Касові операції в запитаннях та відповідях
Тема касових операцій, мабуть, ніколи не втратить своєї актуальності. Адже використанню готівки властиві свої правила і своя «касова» відповідальність (яка часто є ласим шматочком для перевіряючих). А тому сьогодні вкотре звернемося до цієї теми і в запропонованій вашій увазі статті наведемо відповіді на запитання, що стосуються касової дисципліни, які найчастіше надходять до редакції.
Людмила СОЛОШЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
ГКУ
— Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.Закон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.99 р. № 996-ХIV.Закон про РРО
— Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 01.06.2000 р. № 1776-III.Закон № 889
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Положення № 614
— Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Положення № 72
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 19.02.2001 р. № 72.Правила № 200
— Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200.Наказ № 51
— Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» від 15.02.96 р. № 51.Указ № 436
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Нецільове використання готівки
Підприємство з готівки, отриманої в банку на госппотреби, виплатило позику працівнику. Чи буде в цьому випадку застосовуватися штраф за нецільове використання грошових коштів?
Ні
, не буде.На відміну від старого «касового»
Положення № 72, нове Положення № 637 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 64 (набуло чинності з 15 лютого 2005 року, лист НБУ від 29.08.2006 р. № 11-113/3199-9042) вимоги про цільове використання готівкових грошових коштів не містить. Нагадаємо, раніше п. 2.13 старого Положення № 72 передбачав, що отриману з банківських рахунків готівку підприємства (підприємці) мають право витрачати виключно на цілі, зазначені у грошовому чеку на отримання коштів. Сьогодні аналогічної вимоги в Положенні № 637 немає. Отже, підприємства можуть використовувати отриману з банку готівку на будь-які цілі (у тому числі й відмінні від зазначених у банківських документах на отримання коштів). Тому, хоча у ст. 1 чинного Указу № 436, як і раніше, згадується штраф за нецільове використання готівки, проте через відсутність на сьогодні законодавчої вимоги про цільове використання такий штраф до суб’єктів господарювання не застосовується. До речі, на незастосування цього штрафу вказував і НБУ в листі від 01.03.2005 р. № 11-111/680-1907 // «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 19.Щодо можливості накладення цього штрафу за результатами перевірок за періоди дії
старого Положення № 72, то потрібно зауважити, що штрафи, передбачені Указом № 436, є адміністративно-господарськими санкціями, а отже, можуть накладатися на суб’єктів господарювання в строки, установлені ст. 250 ГКУ, тобто протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше ніж через 1 рік з дня такого порушення. Про це зазначав і НБУ в листі від 10.08.2007 р. № 11-113/3036-8220. Отже, ураховуючи, що застосування «готівкових» штрафів (у тому числі і штрафу за нецільове використання готівки) обмежено строками давності, установленими ст. 250 ГКУ, сьогодні (через закінчення строку давності, відведеного для штрафування) можливість накладення такого штрафу за періоди дії старого Положення № 72 також виключено.Висновок:
сьогодні штраф за нецільове використання готівки не застосовується.
Чи потрібно переглядати ліміт каси
У підприємства останнім часом знизилися обсяги виручки. Чи потрібно у зв’язку з цим переглядати ліміт каси?
Положення № 637
не висуває будь-яких вимог про необхідність перегляду ліміту каси (винятки, мабуть, становлять тільки підприємства, що починають свою діяльність, про які йтиметься при відповіді на наступне запитання). Отже, якихось обов’язкових строків перегляду ліміту не встановлено, а переглядати ліміт каси підприємство може тільки за власним бажанням.Підтвердженням тому також є і
п. 5.12 Положення № 637, який передбачає можливість перегляду ліміту. Так, згідно з цим пунктом установлений ліміт каси та строки здачі готівкової виручки можуть переглядатися у зв’язку зі змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об’єктивного характеру (змін у надходженні/виданні готівки, внутрішнього трудового розпорядку тощо). При цьому документи (нормативні акти чи внутрішні документи підприємства), на підставі яких переглянуто ліміт каси, додаються до відповідних наказів, договорів банківського рахунка підприємства. Як бачимо, і в цьому випадку (при виникненні нових обставин) перегляд ліміту є правом, а не обов’язком підприємства.Отже, чинним законодавством не передбачено вимоги про обов’язковий перегляд ліміту каси в разі зниження обсягів надходження готівки. На це вказував і НБУ в
листі від 19.05.2006 р. № 11-113/1903-5427 //«Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 51. Тому підприємство при зниженні обсягів виручки має право самостійно вирішити, переглядатиме воно ліміт каси чи ні.Висновок
: ліміт каси може переглядатися за бажанням підприємства.
Ліміт каси для нових підприємств
Підприємство тільки починає свою діяльність. Як йому встановити ліміт каси?
Для відповіді на це запитання звернемося до
абзацу третього п. 5.2 Положення № 637. Ним передбачено, що підприємства, які починають свою діяльність (а також підприємства, діяльність яких була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками і які починають новий додатковий вид діяльності, що припускає здійснення готівкових розрахунків), на перші 3 місяці роботи встановлюють ліміт каси за прогнозними розрахунками (тобто встановлюють прогнозний очікуваний ліміт). У двотижневий строк після закінчення перших 3 місяців роботи встановлений таким чином прогнозний ліміт каси переглядається підприємством згідно з фактичними показниками діяльності відповідно до норм Положення № 637.Отже, підприємства, що відкриваються, перші 3 місяці працюють з прогнозним (очікуваним) лімітом (при встановленні якого так само, як і в загальному випадку, складається Розрахунок установлення ліміту залишку готівки в касі за формою
додатка 2 до Положення № 637 і видається наказ, який затверджує ліміт), а потім переглядають його, орієнтуючись на реальні результати своєї тримісячної діяльності.Деякі уточнення щодо того,
як при цьому відлічити перші 3 місяці роботи новоствореним підприємствам, також було зроблено в листі НБУ від 09.02.2007 р. № 11-113/543-1414 // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 21. Так, у ньому зазначалося, що, установивши прогнозний ліміт, відлік перших 3 місяців своєї роботи підприємствам, що відкриваються, слід вести з дня проведення першого розрахунку готівкою. Відповідно, визначивши таким чином тримісячний період з початку роботи, після його закінчення підприємству відводиться двотижневий строк для перегляду величини ліміту.Також у
листі нагадувалося, що в разі невстановлення підприємством ліміту каси (незалежно від причин невстановлення) такий ліміт вважається нульовим, а вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана в строки, установлені Положенням № 637, вважається понадлімітною (п. 5.9 Положення № 637).Висновок:
підприємства, які починають свою діяльність, на перші 3 місяці роботи встановлюють прогнозний ліміт.
Касова книга в електронній формі
Підприємство веде облік за допомогою комп’ютера. Чи можна при цьому вести касову книгу в електронній формі?
Можна
, але при дотриманні певних умов. Такі умови обумовлено п. 4.4 Положення № 637.Так, згідно з цим
пунктом підприємства можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. При цьому програмне забезпечення має забезпечувати візуальне відображення та друкування кожної з двох частин листа касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою та змістом повинні відображати форму та зміст касової книги в паперовій формі. Також електронна книга повинна мати всі реквізити, передбачені формою касової книги. Нагадаємо, що форму касової книги затверджено наказом № 51.Касова книга в електронному вигляді
заповнюється в тому ж порядку, що і паперова. Так, записи вносяться до неї на підставі відповідної інформації з касових документів і повинні здійснюватися до початку наступного робочого дня. Сторінки електронної касової книги нумеруються автоматично в порядку збільшення з початку року.Як правило, за підсумками дня касир роздруковує «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», перевіряє правильність складання цих документів, підписує їх і передає «Звіт касира» разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги».
Протягом року «Вкладні аркуші касової книги» накопичуються і зберігаються окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або в міру потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки у хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік посвідчується підписами керівника та головного бухгалтера, а підшивки формуються в книгу, яка скріпляється печаткою підприємства. Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях разом з роздруківками зберігається протягом відведеного для цього строку зберігання (докладніше про строки зберігання — далі).
Отже, при дотриманні перелічених вище умов підприємство може вести касову книгу в електронному вигляді. Також на можливість ведення електронної касової книги при виконанні цих умов свого часу звертав увагу і НБУ (
лист від 30.08.2002 р. № 11-113/1504 // «Податки та бухгалтерський облік», 2002, № 81).Висновок:
при дотриманні певних умов касову книгу можна вести в електронній формі.
Готівка під звіт непрацівникам підприємства
Чи можна видавати готівку під звіт непрацівникам підприємства?
Таке питання, мабуть, виникло у зв’язку з тим, що
Положенням № 637 ця ситуація не конкретизується (проте і не забороняється), а також не уточнюється, кому може бути видано готівку під звіт. Так, у п. 3.5 Положення № 637 тільки зазначається, що видача готівки особам, яких немає в штатному розкладі підприємства, здійснюється (з пред’явленням паспорта чи іншого документа, що посвідчує особу) за видатковими касовими ордерами, які виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю.У зв’язку з цим запит про можливість видачі підприємством готівкових грошових коштів під звіт фізичній особі —
непрацівнику було адресовано НБУ, який свою точку зору з цього приводу виклав у листі від 21.12.2006 р. № 11-113/4734-13871. Так, на думку НБУ, видача готівкових грошових коштів під звіт можлива тільки фізичним особам — працівникам. Проте до того ж далі у своєму листі НБУ за роз’ясненнями з цього питання рекомендував звернутися до Мінфіну. У свою чергу Мінфін листом від 13.02.2007 р. № 31-34000-30-25/2774 роз’яснив, що видача готівкових грошових коштів під звіт непрацівникам підприємства можлива. Для цього:(1) таку ситуацію потрібно застерегти в
наказі про облікову політику по підприємству. Адже згідно з п. 5. ст. 8 Закону про бухоблік облікову політику підприємство визначає самостійно.А отже, воно має право передбачити і можливість здійснення витрат, пов’язаних із господарськими потребами, із залученням непрацівників, згадавши про це в наказі про облікову політику;
(2) з непрацівником укласти
договір доручення (за яким фізособа зобов’язується виконати для підприємства відповідне доручення, у зв’язку з чим підприємство відповідно забезпечує її необхідними для цього грошовими коштами).Отже, оформивши операцію таким чином, підприємство може видавати готівкові грошові кошти і особам, які не перебувають з ним у трудових відносинах. При цьому, звичайно, потрібно пам’ятати, що відзвітувати за
отриманими під звіт сумами непрацівники (так само як і працівники) повинні в загальновстановленому порядку та в установлений п.п. 9.10.2 Закону № 889 триденний строк.Висновок:
готівка під звіт може видаватися і непрацівникам підприємства.
ТМЦ за рахунок працівника
Працівник для потреб підприємства придбав ТМЦ за власні кошти. Коли йому потрібно подати авансовий звіт?
Спершу зауважимо: після появи нового «касового»
Положення № 637, яке не уточнює таку ситуацію, на можливість придбання працівником ТМЦ для потреб підприємства за рахунок власних коштів (з подальшим відшкодуванням таких витрат підприємством) указував НБУ в листах від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206, від 13.04.2005 р. № 11-113/1227-3746 //«Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 64.Разом з тим строки подання авансового звіту* в разі придбання ТМЦ працівником за власні кошти
Положенням № 637 не встановлено. У п. 2.11 Положення № 637 тільки зазначається, що відзвітувати за отримані під звіт готівкові грошові кошти потрібно відповідно до законодавства. А таким законодавством, як відомо, є Закон № 889, п.п. 9.10.2 якого відводить для подання авансового звіту триденний строк. Щоправда, в абзаці «б» цього пункту знову-таки йдеться про ситуацію, коли цивільно-правова операція здійснюється за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт (тобто мається на увазі випадок, коли первісно мала місце видача коштів, відзвітувати за яку належить). Тому формально можна говорити, що на сьогодні строки подання звіту працівником, який придбав для підприємства ТМЦ за свої кошти, законодавством не визначено. А отже, і жодні штрафи за несвоєчасне подання звіту в цьому разі не загрожують. Проте, оскільки факт придбання цінностей в цьому випадку відбувся, вважаємо, що затягувати з поданням звіту працівнику при цьому не варто (про цю ситуацію також зазначалося в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 84).* Повна назва — Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440.
Висновок:
хоча строки подання авансового звіту в разі придбання працівником ТМЦ за свій рахунок законодавчо не встановлено, затягувати з поданням звіту усе ж таки не варто.
Строки зберігання касових документів
Якими є строки зберігання касових документів? Чим їх установлено?
Пунктом 3.13 Положення № 637
передбачено, що касові документи після складання касиром звіту та його оброблення комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов’язок з їх зберігання.Нормативним документом, який установлює
строки зберігання документації, що створюється в ході ведення діяльності підприємства, є Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі — Перелік № 41). Згідно з цим документом для зберігання касової документації на підприємстві відведено 3-річний строк. При цьому:а) протягом 3 років (за умови
завершення перевірки державним податковим органом з питань дотримання податкового законодавства, а в разі виникнення суперечностей, спорів, слідчих та судових справ — до прийняття остаточного рішення) зберігаються такі документи:— касові, банківські документи, повідомлення банків та переказні вимоги, виписки банків (
ст. 315 Переліку № 41);— облікові регістри (головна книга, журнали) (
ст. 321 Переліку № 41);— допоміжні і контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості (
ст. 322 Переліку № 41);— корінці, копії ордерів, рахунків, квитанцій, чекових книжок (
ст. 325 Переліку № 41);— контрольні стрічки РРО, книги обліку розрахункових операцій (КОРО) (
ст. 86Д Переліку № 41);б) протягом 3 років (у цьому випадку умова про завершення перевірки не висувається) зберігаються:
— журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень тощо (ст.
324 Переліку № 41).Також нагадаємо, що згідно з
п. 2.9 Переліку № 41 обчислення строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання документів, датованих 2004 роком, починається з 1 січня 2005 року. І якщо такий строк становить 3 роки, то він закінчиться 1 січня 2008 року.Після закінчення строку зберігання документи знищуються (здаються на макулатуру).
Висновок:
для зберігання касової документації на підприємстві відведено 3-річний строк.
Хто може замінити касира
Чи може (у разі потреби) касові операції з приймання та видачі готівки здійснювати інша, ніж касир, особа?
Так,
може. Таку ситуацію описано в п. 4.8 Положення № 637. Згідно з цим пунктом на підприємствах, що мають одного касира, у разі потреби його тимчасової заміни за письмовим наказом керівника виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника. При цьому на час виконання таким працівником обов’язків касира з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.У тому ж
пункті обумовлено ситуацію, коли на підприємстві штатним розкладом не передбачено посаду касира. У такому разі виконання обов’язків касира за письмовим розпорядженням керівника може покладатися на бухгалтера чи іншого працівника, з яким при цьому укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Зокрема, про можливість поєднання працівником посади бухгалтера з посадою касира також зазначалося в п. 3 листа НБУ від 26.09.2005 р. № 11-113/3262-9602 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 64.Висновок:
замінити касира може будь-який робітник підприємства, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність.
Підприємці не виписують прибутковий касовий ордер
Приватний підприємець працює без РРО і без виписування розрахункових квитанцій. Чи може він при прийманні готівкових грошових коштів виписувати прибутковий касовий ордер?
Хоча форма прибуткового касового ордера за великим рахунком і могла б підійти приватному підприємцю для відображення операції з приймання готівкових грошових коштів, проте варто звернути увагу на думку НБУ з цього питання. Так, у
листі НБУ від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507 зазначалося, що відповідно до п. 4.2 Положення № 637 приватні підприємці касову книгу не ведуть, а вимоги про оформлення касових операцій прибутковими та видатковими касовими ордерами (розділ 3 Положення № 637) стосуються тільки юридичних осіб (підприємств). На цій підставі НБУ робив висновок: виписувати касові ордери приватні підприємці не можуть.Разом з тим, як передбачено
п. 2.2 Положення № 637, підприємці ведуть облік операцій з готівкою у відповідних книгах обліку. Так, для підприємців, які здійснюють готівкові розрахунки з використанням реєстраторів розрахункових операції (РРО) або розрахункових квитанцій (РК), такими книгами є книга обліку розрахункових операцій (КОРО), а також книга обліку доходів та витрат (за ф. № 10). Відповідно в цьому випадку підтвердженням приймання готівкових грошових коштів від покупців на оплату вартості реалізованих товарів (робіт, послуг) є чек РРО або розрахункова квитанція. Нагадаємо, вимоги до оформлення таких розрахункових документів визначено Положенням № 614.Якщо ж підприємець приймає гроші без застосування РРО і РК, то облік операцій з готівкою відображатиметься ним у книзі обліку доходів та витрат (ф. № 10). При цьому, як передбачає
п. 15 ст. 3 Закону про РРО, на вимогу покупця підприємець має видати йому чек, накладну чи інший письмовий документ, що посвідчує такий продаж. У зв’язку з цим варто звернути увагу на лист від 30.12.2005 р. № 13365/6/23-8019 //«Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 37, в якому ДПАУ (через відсутність законодавчо затвердженої форми товарного чека) не заперечує проти виписування в цьому випадку підприємцем товарного чека довільної форми (проте все ж таки рекомендує включати до нього реквізити чеку РРО з п. 3.2 Положення № 614).Висновок:
підприємці касову книгу не ведуть і тому виписувати прибуткові касові ордери не можуть.
Інвалютна готівка
Підприємство у своїй діяльності використовує готівкову іноземну валюту. Як урахувати інвалюту в касі підприємства? Чи потрібно вести для цього окрему касову книгу? Чи потрібно встановлювати інвалютний ліміт?
На жаль, нормативного документа, подібного до
Положення № 637, але який стосується обліку касових операцій з іноземною валютою, у вітчизняному законодавстві немає. Так, Правилами № 200 обумовлено тільки порядок використання готівкової інвалюти на території України. У результаті виходить, що найоптимальніший варіант у цьому випадку — при оформленні операцій з інвалютою керуватися за аналогією нормами Положення № 637 та вести облік інвалютних операцій аналогічно обліку касових операцій у національній валюті.При цьому для оформлення інвалютних касових операцій можна використовувати
типові форми первинного обліку касових операцій, затверджені наказом № 51. Тим більше, що в цьому наказі немає застереження, що ці форми застосовуються виключно для обліку касових операцій у національній валюті. При цьому касові операції в інвалюті оформляються з виписуванням окремих прибуткових та видаткових касових ордерів (мають свою нумерацію), веденням окремого журналу їх обліку, а також веденням за валютними операціями окремої касової книги. До речі, у листі від 27.01.2006 р. № 11-113/353-954 НБУ також роз’яснював, що для обліку операцій в іноземній валюті може вестися окрема касова книга, в якій відповідні суми відображаються як у гривні, так і в інвалюті.Якщо ж підприємство здійснює готівкові розрахунки з використанням
кількох іноземних валют, то на кожну інвалюту доцільно завести окрему касову книгу (і при цьому за кожним з видів валют виписувати свої касові ордери та вести свій журнал їх обліку).Щодо встановлення інвалютного касового ліміту, то згідно з
п. 8.11 Правил № 200 ліміт залишків іноземної валюти в касі встановлюється уповноваженим банком тільки тим суб’єктам господарювання, яким дозволяється використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу, якщо залишки іноземної валюти при цьому залишаються в неробочі години доби в касі (нагадаємо, такі платіжні операції і вичерпний перелік випадків використання на території України готівкової іноземної валюти як засобів платежу наведено в главі 6 Правил № 200). У такому випадку встановлення ліміту понадлімітні залишки готівкової інвалюти підлягають здачі до уповноваженого банку та зарахуванню на поточний інвалютний рахунок. Щоправда, якщо суб’єкти господарювання працюють у вихідні та святкові дні, то вони можуть перевищувати встановлений ліміт залишку іноземної валюти в касі, але не пізніше наступного робочого дня банку повинні здати до уповноваженого банку понадлімітні залишки.А от у всіх інших випадках ліміт каси в іноземній валюті підприємствам не встановлюється, що зазначав і НБУ в
листі від 17.11.2006 р. № 13-123/4285-12303.І на завершення також варто звернути увагу на такі моменти, пов’язані зі здійсненням операцій з готівковою інвалютою:
— відповідно до
п. 8.13 Правил № 200 готівкова іноземна валюта, отримана підприємствами з власних поточних інвалютних рахунків, використовується виключно на цілі, на які вона отримана. Отже, на відміну від касових операцій з національною валютою, щодо іноземної готівки діє вимога про цільове її використання. У разі ж її нецільового використання посадовим особам може загрожувати адмінштраф за ст. 1642 КпАП у розмірі від 8 до 15 нмдг, тобто від 136 грн. до 255 грн. (лист НБУ від 17.11.2006 р. № 13-123/4285-12303). А от штрафи, передбачені Указом № 436 (у тому числі і за нецільове використання), що стосуються національної валюти, до операцій з інвалютою не застосовуються;— згідно з
п. 8.4 Правил № 200 невикористаний залишок готівкової інвалюти, отриманої з поточного рахунка на госппотреби (відрядження, експлуатаційні витрати, пов’язані з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном), має бути здано до банку на поточний інвалютний рахунок підприємства протягом 5 банківських днів з моменту оприбуткування валюти в касі підприємства.Висновок:
облік готівкових операцій в іноземній валюті ведеться в окремій касовій книзі.
