Облік бензину в талонах
Як вести облік бензину, якщо в рахунку-фактурі, видатковій накладній, довіреності зазначається кількість бензину в літрах, а фірма-продавець видає на руки талони на зазначену суму, за якими надалі провадиться заправляння автомобілів установи бензином протягом місяця?
(м. Харків)
Дійсно, на сьогодні трапляються випадки, коли бюджетним установам під час придбання бензину видають так звані «талони на бензин». У разі придбання та обліку ПММ у талонах виникають деякі суперечності. Річ у тому, що
п.п. 4.1.7.27 Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах та в організаціях України, затвердженої спільним наказом Держнафтогазпрому, Мінекономіки, Мінтрансу, Держстандарту, Держкомстату України від 02.04.98 р. № 81/38/101/235/122, використання талонів на паливо як засобу розрахунків на АЗС заборонено. Незважаючи на те що використання талонів на отримання ПММ поставлено фактично «поза законом», на практиці вони все-таки застосовуються.Слід зауважити: щоб не порушувати названу
Інструкцію, АЗС при оформленні документів намагаються уникати слова «талони» і при фактичній видачі талонів і накладної у графі «найменування товару» і «кількість» відповідно формально вписують «бензин (відповідної марки)» і «...літрів». При цьому постачальник бензину дотримується вимог при відпуску ПММ, а проблеми виникають у бюджетної організації, яка фактично придбала талони, а за документами — бензин. Іноді АЗС застосовують у довіреності та накладній формулювання «бензин у талонах», що прийнятніше для замовника, але трапляється не так часто.Відповідно до
Плану рахунків № 114 та Інструкції № 61 оплачені талони на бензин обліковуються на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» і позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворої звітності». Зберігаються талони, як правило, у касі разом з іншими цінностями та грошовими коштами або на складі у матеріально відповідальної особи. Чітких вимог щодо місця їх зберігання немає, і підприємство самостійно вирішує, як і де його організувати.Наказом № 67
затверджено типові форми первинного обліку бланків суворої звітності, які мають застосовуватися на підприємствах усіх форм власності, у тому числі й бюджетними установами. При оформленні операцій з надходження талонів та видачі їх водіям використовують прибутково-видаткову накладну на бланки суворої звітності (форма № СЗ-1).Згідно з
листом Державного казначейства України «Про облік бланків суворої звітності» від 14.10.2004 р. № 07-04/2094-9006 вартість бланків суворої звітності визначається витратами на їх виготовлення і доставку. На практиці ж талони обліковуються за вартістю бензину залежно від номіналу. Причому у зв’язку з тим, що ціни на ПММ змінюються і облік ведеться, як правило, за усередненою ціною, водію видаються талони в літрах, а оцінюються звичайно наприкінці місяця, коли сформовано середню ціну одного літра за місяць.Ураховувати рух талонів на бензин потрібно у прибутково-видатковій книзі щодо обліку бланків суворої звітності (форма № СЗ-2). Її має бути пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою та підписом керівника і головного бухгалтера. Щодо обліку бланків суворої звітності може вестися одна книга, але для різних їх видів виділяється декілька сторінок. Рух талонів на бензин, облік надходження і витрачання відображаються в меморіальному ордері № 16 «Накопичувальна відомість позабалансового обліку» на підставі прибутково-видаткових накладних на бланки суворої звітності.
Протягом місяця талони на ПММ видаються водіям у підзвіт, а в останній день місяця вони складають авансові звіти про використання талонів, що узагальнюються в меморіальному ордері № 8 (форма 386 — «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами»).
Передбачається, що при заправлянні бензином на АЗС замість талонів буде отримано чек, яким водій відзвітує про використання талонів. На практиці все відбувається інакше, оскільки талони придбано за однією ціною, а на момент заправляння вона інша. Та й отримати чек РРО при оплаті бензину «талонами на бензин», які фактично заборонені, просто нереально.
Для підтвердження використання талонів і підстави переведення їх у бензин бюджетні організації, як правило, або домовляються з АЗС про запис у подорожньому листі про заправляння із зазначенням кількості заправлених літрів бензину, або наприкінці місяця АЗС видає облікову відомість із зазначенням дат заправляння, марки машини, кількості пального. Списання ПММ проводиться в меморіальному ордері № 13 (форма 396 — «Накопичувальна відомість використання матеріалів») на підставі акта списання ПММ і подорожніх листів автомобілів відповідно до
Норм витрат палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. № 43.Наведемо основні бухгалтерські проводки щодо обліку та списання ПММ у талонах.
| № | Зміст операції | Дебет | Кредит |
| 1 | Оприбутковано бланки суворої звітності (у тому числі талони на ПММ) | 331 | 675 |
| Одночасно — проводка по позабалансовому рахунку | 08 | — | |
| 2 | Перераховано кошти постачальникам після отримання матеріальних цінностей | 675 | 321, 323 |
| 3 | Талони ПММ видано у підзвіт на підставі прибутково-видаткової накладної — форми СЗ-1 | 362 | 331 |
| 4 | На підставі авансового звіту про використання: талони ПММ переведено в бензин чи інший вид ПММ | 235 | 362 |
| Одночасно — проводка по позабалансовому рахунку | — | 08 | |
| 5 | Списано ПММ | 801 | 235 |
На закінчення ще раз звертаємо увагу, що
використання талонів як засобу розрахунку на АЗС заборонено. Тому бюджетним організаціям, які вже придбали бензин у талонах, можна скористатися викладеними вище рекомендаціями щодо обліку бензину в талонах, але надалі рекомендуємо не користуватися послугами АЗС, які не дотримуються вимог чинного законодавства і всупереч йому продовжують використовувати талони на отримання ПММ.Наталія Севостьянова, заступник начальника — головний бухгалтер управління Державного казначейства в Харківській області
