Облік документів
Як обліковувати чекову книжку
Раніше одержували в казначействі чекову книжку після її оплати без будь-яких виправдних документів. Ураховуючи те, що попередня оплата чекової книжки законодавством не передбачена, просимо роз’яснити порядок одержання чекової книжки в органах Державного казначейства, а також порядок її обліку та списання.
(м. Луцьк)
Порядок отримання чекової книжки в органах Державного казначейства визначено
Порядком № 89. Для отримання готівки з рахунків Державного казначейства розпорядникам видаються грошові чекові книжки.Відповідно до
Порядку № 89 для отримання грошової чекової книжки розпорядник зі свого реєстраційного рахунку здійснює оплату її вартості відповідному банку. Після підтвердження факту оплати (копія платіжного доручення) орган Державного казначейства в установленому порядку отримує в банку чекові книжки та реєструє їх у журналі реєстрації отриманих та виданих чекових книжок.З метою дотримання вимог діючого законодавства, а саме
постанови № 1404, яка не передбачає попередньої оплати за чекову книжку, операції з перерахування коштів за чекову книжку та її отримання, як правило, проводяться одним днем.Стосовно документів, що підтверджують одержання чекової книжки в органах держказначейства, зазначимо таке.
Відповідно до
п. 13.8 Порядку № 89 передача чекової книжки розпоряднику здійснюється на підставі довіреності розпорядника установленої форми шляхом оформлення акта приймання-передачі грошових чекових книжок у двох примірниках. Один примірник залишається в органі Державного казначейства, другий разом із чековою книжкою передається розпоряднику. У журналі реєстрації отриманих та виданих чекових книжок у графі «Передано» зазначається назва розпорядника, номер і дата довіреності, номер і дата акта приймання-передачі чекової книжки. Тобто згідно з Порядком № 89 документом, на підставі якого розпорядник бюджетних коштів може оприбуткувати чекову книжку, є акт приймання-передачі грошових чекових книжок.Але такий варіант оформлення передачі чекових книжок від органу Держказначейства розпорядникам не зовсім правильний. Пояснимо чому.
По-перше, нагадаємо: до бланків суворої звітності віднесено серед інших і документи, що обслуговують грошовий обіг, у тому числі
книжки чекові, депозитні, чеки грошові, майнові, розрахункові. На це вказувало також Державне казначейство України у своєму листі «Щодо обліку бланків суворої звітності» від 18.10.2004 р. № 07-04/2119-9104.По-друге, для обліку, використання та списання бланків суворої звітності діють типові форми первинного обліку бланків суворої звітності, затверджені
наказом № 67.Придбання бланків суворої звітності здійснюється на підставі спеціальної
прибутково-видаткової накладної на бланки суворої звітності (ф. № СЗ-1) і довіреності (ф. № М-2).Прибутково-видаткову накладну на бланки суворої звітності (ф. № СЗ-1)
не віднесено до бланків суворої звітності, тому органи державного казначейства можуть для її друкування використовувати наявні автоматизовані засоби.У такій накладній обов’язково має бути вказано реквізити:
— дату виписування накладної;
— кому відпущено, через кого;
— номер та дату довіреності;
— кількість чекових книжок, серію чекової книжки, номера чеків у книжці з... по...;
— підпис особи, що дозволила відпуск чекової книжки, відпустила її, та особи, що її одержала.
Чекова книжка повинна обліковуватись в установі, що її отримала, як бланк суворої звітності. Бланки суворої звітності, які зберігаються в установі, відображаються в бухгалтерському обліку відповідно до
Плану рахунків № 114 на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» за вартістю затрат на виготовлення (придбання) та доставку. Одночасно вартість бланків суворої звітності обліковується на забалансовому рахунку 08 «Бланки суворої звітності».Облік «суворих» бланків у місцях їх зберігання (як правило, у бухгалтерії) ведуть у
прибутково-видатковій книзі з обліку бланків суворої звітності (ф. № СЗ-2). Вона має бути пронумерована, прошнурована і скріплена сургучевою печаткою та підписами керівника установи (організації) і головного бухгалтера. Для ведення обліку окремих видів «суворих» бланків у книзі виділяється одна або кілька сторінок.Порядок № 89
відзначає, що розпорядники та одержувачі бюджетних коштів списують чекові книжки в загальновстановленому порядку. У загальному випадку (для більшості «суворих» бланків) використовують акт на списання використаних бланків суворої звітності (ф. № СЗ-3), що складається постійно діючою чи спеціально створеною комісією для списання бланків суворої звітності.Основні бухгалтерські операції з придбання, обліку та використання чекових книжок наведено в таблиці.
| № | Зміст операції | Кореспонденція рахунків | Сума, | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Перераховано кошти за чекову книжку | 364 (675) | 321 | 10,00 |
| 2 | Одержано та оприбуткувано чекову книжку (сума без ПДВ) | 331 | 364 (675) | 8,33 |
| Одночасно (сума без ПДВ) | 08 | — | 8,33 | |
| Списано суму ПДВ на витрати | 801 (802) | 364 (675) | 1,67 | |
| 3 | Списано чекову книжку після повного використання чеків на підставі акта на списання | 801 (802) | 331 | 8,33 |
| Одночасно | — | 08 | 8,33 | |
Наталія Севостьянова, заступник начальника — головний бухгалтер управління
Державного казначейства в Харківській області
