Зберігання підприємством трудової книжки працівника, звільненого за прогул
На підприємстві склалася нестандартна ситуація: працівник періодично не приходив на роботу без попередження, на телефонні дзвінки не відповідав. Одного дня він прийшов рано-вранці, коли керівництва ще не було, і залишив заяву на звільнення за власним бажанням, але на роботу продовжував не ходити. Урешті-решт працівника звільнили за прогули і він про це дізнався від своїх знайомих, які працюють тут же, але трудову книжку не забирає. Що робити підприємству з його трудовою книжкою: чи зобов’язане воно її зберігати і як довго?
(м. Харків)
Як видно із запитання, ситуація дійсно непроста, але це пов’язано не стільки зі зберіганням трудової книжки звільненого працівника, скільки з дотриманням процедури звільнення працівника за прогули, та ще й за його відсутності (що може спричинити його поновлення на роботі), тому розглянемо і процедуру звільнення працівника за прогули, і зберігання його трудової книжки.
Нагадаємо, що
прогулом є не просто відсутність на роботі, а відсутність на роботі без поважних причин (як протягом усього робочого дня, так і понад три години безперервно або сумарно протягом робочого дня). Це прямо закріплено в п. 4 ст. 40 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), про що Пленум Верховного Суду України нагадав постановою «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р. № 9 (п. 24). Отже, відсутність на роботі є прогулом тільки в разі, коли у працівника немає на це поважних причин, тому роботодавець зобов’язаний установити ці причини. За наявності поважних причин про прогул узагалі не йдеться, а за їх відсутності підприємство зможе звільнити працівника за прогул, але обов’язково дотримуючись при цьому процедури звільнення, установленої трудовим законодавством.Звільнення за прогул є стягненням
, яке застосовується при порушенні працівником трудової дисципліни (п. 2 ч. 1 ст. 147 КЗпП), тому до його застосування роботодавець має зажадати від працівника письмового пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП) про причини його відсутності на роботі. Що ж робити, якщо працівник продовжує не виходити на роботу і немає можливості отримати від нього письмове пояснення?Роботодавець сам вирішує, як йому діяти, проте може скористатися і загальноприйнятими заходами, які склалися на практиці. Так, наприклад,
роботодавець може направити на адресу працівника цінний лист (з повідомленням і описом вкладення), в якому він може зажадати від нього письмового пояснення про причини його відсутності на роботі та запропонувати йому з’явитися на роботу для вирішення питань, пов’язаних з його подальшою роботою на підприємстві. Поштове повідомлення про вручення працівнику цього листа, отримане роботодавцем, може надалі бути підставою для складання акта про відмову працівника дати письмове пояснення та з’явитися на роботу. За відсутності підпису працівника на поштовому повідомленні або його відмові від отримання листа роботодавець може повторно направити йому такого листа або направити за місцем проживання працівника комісію у складі трьох чоловік для витребування письмового пояснення, а в разі відмови працівника дати таке пояснення — для складання акта про це. У будь-якому випадку до моменту прийняття рішення про звільнення працівника за прогул у роботодавця має бути письмове пояснення працівника, що підтверджує його відсутність на роботі без поважних причин, або акт, що підтверджує відмову працівника дати таке пояснення.Крім цього, потрібно врахувати, що
звільнення працівника з ініціативи роботодавця за прогул (п. 4 ст. 40 КЗпП) допускається тільки в разі отримання попередньої згоди виборного органу (профспілкового представника) первинної профспілкової організації, членом якої є працівник (ст. 43 КЗпП), проте якщо працівник не є членом профспілки або якщо на підприємстві немає первинної профспілкової організації (ст. 431 КЗпП), то таку згоду одержувати не потрібно. Обґрунтоване письмове подання роботодавця про розірвання трудового договору з працівником розглядається виборним органом (профспілковим представником) первинної профспілкової організації в присутності працівника (за його письмовою заявою — у його відсутність) у п’ятнадцятиденний строк, при цьому від імені працівника за його бажанням може виступати інша особа, у тому числі адвокат.Про прийняте рішення виборний орган
первинної профспілкової організації (профспілковий представник) повідомляє роботодавця в письмовій формі в триденний строк після його прийняття. Пропуск цього строку вважається згодою на розірвання трудового договору. Якщо працівник є одночасно членом декількох первинних профспілкових організацій, діючих на підприємстві, згоду на його звільнення дає виборний орган тієї первинної профспілкової організації, до якої звернувся роботодавець.Рішення про відмову в наданні згоди на розірвання трудового договору має бути обґрунтованим
, оскільки в разі відсутності в рішенні такого обґрунтування роботодавець має право звільнити працівника без згоди виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).Згода
виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) на розірвання трудового договору дійсна протягом одного місяця, отже, якщо роботодавець не звільнив працівника протягом цього строку, йому доведеться одержувати її повторно.Крім цього, потрібно врахувати, що
днем звільнення працівника є його останній день роботи (п. 2.26 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58, далі — Інструкція № 58), цього ж дня роботодавець зобов’язаний унести до трудової книжки працівника запис про звільнення (ч. 1 п. 2.4 Інструкції № 58), видати працівнику трудову книжку, копію наказу про звільнення та провести з ним розрахунок (ст. 47 КЗпП).Недотримання згаданої вище процедури звільнення може спричинити поновлення працівника на роботі, виплату йому середнього заробітку за час вимушеного прогулу (
ст. 235 КЗпП) та інші неприємні для роботодавця наслідки.Припустимо, що процедуру звільнення працівника за прогул роботодавцем дотримано, але працівник відсутній на роботі або відмовляється одержувати трудову книжку. Що робити в цьому випадку роботодавцю?
У разі відсутності працівника на роботі в день звільнення роботодавець повинен надіслати йому цього дня поштове повідомлення про необхідність отримання трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою за зазначеною адресою допускається тільки за письмовою згодою працівника (п.4.2 Інструкції № 58). Отже, трудову книжку роботодавець має видати особисто працівнику або за письмовою заявою працівника переслати поштою з доставкою за зазначеною ним адресою, у решті випадків трудова книжка має зберігатися в роботодавця.Щодо строків зберігання,
то трудові книжки, які не отримано працівниками при звільненні, повинні зберігатися протягом двох років у відділі кадрів підприємства (окремо від трудових книжок працівників, що перебувають на роботі), після чого передаються на зберігання до архіву підприємства, де зберігаються 50 років, і лише після цього їх можна знищити в установленому порядку (п.6.2 Інструкції № 58).Георгій Сфінцицкі, юрист
