Про відшкодування витрат за електронними квитками на літак
Лист Міністерства фінансів України від 10.01.2008 р. № 31-18030-07-21/147
Міністерство фінансів України розглянуло <…> лист щодо електронних квитків на літак і в межах компетенції повідомляє.
Виходячи з норм Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 13.03.98 № 59, витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом громадського користування (крім таксі) з урахуванням всіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків та користуванням постільною білизною в поїздах, та страхових платежів на транспорті. При цьому такі витрати відшкодовуються
тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій).Зокрема, згідно із зазначеною Інструкцією підтверджуючими документами є розрахункові документи відповідно до законів України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» і «Про оподаткування прибутку підприємств».
Відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»
розрахунковими документами, що підтверджують факт надання послуг, є зареєстровані в установленому порядку реєстратором розрахункових операцій касовий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо, а у випадках надання послуг без застосування реєстраторів розрахункових операцій — прибуткові та видаткові касові ордери і відповідні квитанції, підписані і завірені печаткою в установленому порядку.Отже, після повернення зі службового відрядження працівник
для підтвердження понесених ним витрат на проїзд має додати до авансового звіту про відрядження проїзні квитки, зареєстровані реєстратором розрахункових операцій, або прибуткові та видаткові касові ордери і відповідні квитанції, підписані і завірені печаткою в установленому порядку. Форма та зміст розрахункових документів відповідно до статті 8 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» встановлюються Державною податковою адміністрацією України.Щодо
роздруку маршруту, то він не є документом, що підтверджує вартість понесених працівником витрат на проїзд, і тому не може бути підставою для відшкодування таких витрат.Заступник міністра В. Матвійчук
коментар редакції
Політ за електронним квитком: потрібні і роздрук маршруту, і чек РРО
Про можливість здійснення авіаперельоту за електронними квитками наші читачі вже знають (див. статтю «Як подорожувати за допомогою Інтернету, не виходячи з офісу» // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 93). І навіть, як свідчать відгуки на неї, активно користуються такою формою придбання авіаквитків (у тому числі і для здійснення службових відряджень). Проте в деяких випадках між бухгалтерією та відрядженими працівниками виникають непорозуміння щодо того, які підтверджуючі документи в цьому випадку необхідно додати до авансового звіту.
Чи достатньо тільки роздруку маршруту, який перевізник видає пасажиру, що подорожує за електронним квитком, для відшкодування витрат на проїзд?У листі, що коментується сьогодні, Мінфін на поставлене вище запитання дає негативну відповідь. І слід зауважити: на те в нього є всі підстави. Річ у тім, що п. 1.12 Інструкції № 59 допускається відшкодування витрат на проїзд до місця відрядження і назад тільки за наявності
документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат (у тому числі транспортних квитків).Так-от, роздрук маршруту, з одного боку, вважається
транспортним квитком в оригіналі*, але з іншого — не є документом, що підтверджує вартість понесених працівником витрат на проїзд. Такий висновок випливає із Загальних положень тієї ж Інструкції, де підтверджуючими документами названо, зокрема, розрахункові документи, видані відповідно до Закону про РРО.* На це прямо вказується в Правилах повітряних перевезень пасажирів та багажу, затверджених наказом Державної служби України з нагляду за забезпеченням безпеки авіації від 14.03.2006 р. № 187.
Власне ж Законом про РРО (див. п. 4 ст. 9) передбачено, що реєстратори розрахункових операцій не застосовуються
при продажу проїзних та перевізних документів із застосуванням бланків суворого обліку на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових та звітних документів. А оскільки електронний авіаквиток, точніше його матеріальна частина — роздрук маршруту, оформляється на звичайному папері, без РРО в цьому випадку не обійтися.Отже, тільки
роздрук маршруту разом з відповідним розрахунковим документом, доданий до авансового звіту, задовольняє усім вимогам мінфінівської Інструкції і має розглядатися як підстава відшкодування витрат на відрядження, а також як підстава включення таких витрат до складу валових відповідно до п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток.Відрядженим же працівникам, які звикли літати з виписуванням звичайного авіаквитка, та засвоїли, що саме такий квиток (і нічого більше) потрібно надавати до бухгалтерії, тепер слід дещо переорієнтуватися на нові вимоги. Прогрес вимагає жертв.
Ігор Хмелевський
