Інвентаризація майна підприємства
У межах цієї статті розглянемо найактуальніші запитання, пов’язані з організаційними особливостями проведення інвентаризації таких об’єктів, як основні засоби, нематеріальні активи, матеріальні цінності, розрахунки, бланки суворої звітності, каса. З’ясуємо, як оформляються результати інвентаризації перелічених об’єктів.
Марина КОВЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Інвентаризація основних засобів
Опишіть порядок інвентаризації основних засобів. Які документи слід при цьому оформити?
Відповідно до
ст. 10 Закону про бухоблік підприємство повинне проводити інвентаризацію всіх своїх активів і зобов’язань з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Не є винятком і необоротні матеріальні активи, до яких, зокрема, належать основні засоби та інші необоротні матеріальні активи. Для зазначених активів установлено єдиний порядок інвентаризації.Основним нормативним документом, яким необхідно керуватися при проведенні інвентаризації основних засобів, є
Інструкція № 69. Згідно з абзацом «б» п. 3 зазначеного документа інвентаризація основних засобів проводиться щорічно з 1 жовтня по 31 грудня. Разом з тим інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних засобів може проводитися один раз на три роки, а бібліотечних фондів — один раз на п’ять років.Важливим є те, що інвентаризації підлягають як
власні основні засоби, розташовані на території підприємства (або передані в оренду, на відповідальне зберігання), так і основні засоби, які підприємству не належать (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання).Основними завданнями інвентаризації основних засобів є перевірка їх фактичної наявності, дотримання правил утримання та експлуатації, виявлення активів, що не використовуються на підприємстві, а також перевірка реальної вартості зарахованих на баланс основних засобів (
п. 7 Інструкції № 69).Згідно з
п. 11.7 Інструкції № 69 при інвентаризації основних засобів перевіряється наявність документів на земельні ділянки, водоймища та інші об’єкти природних ресурсів, які підтверджують право власності підприємства на них. Крім цього, інвентаризаційній комісії слід ознайомитися і з іншими документами, наприклад, договорами купівлі-продажу, оренди, зберігання. Це дозволить з’ясувати, якими саме об’єктами основних засобів розпоряджається підприємство і на якій підставі.Для узагальнення результатів інвентаризації основних засобів (будівель, споруд, передавальних пристроїв машин та устаткування, транспортних засобів, інструменту, обчислювальної техніки, виробничого та господарського інвентарю тощо) застосовується
Інвентаризаційний опис основних засобів (форма № інв-1), затверджений постановою № 241. До заголовної частини форми включено розписку, що всі цінності оприбутковано, а ті, що вибули, — списано на видаток. Її заповнює матеріально відповідальна особа (або група осіб) до початку проведення інвентаризації.Форма інвентаризаційного опису заповнюється членами робочої комісії безпосередньо під час проведення інвентаризації. Однак цей спосіб не зовсім зручний при великій номенклатурі об’єктів, що інвентаризуються. Такий порядок заповнення опису може стати причиною незбігів назв та характеристик основних засобів у бухгалтерському обліку та інвентаризаційному описі. Як свідчить практика, непорозумінь під час проведення інвентаризації можна уникнути, якщо графи 1 — 6 інвентаризаційного опису ще до початку інвентаризації заповнить бухгалтер. Це буде нескладно в умовах автоматизованого обліку.
Інвентаризаційний опис складається комісією в одному примірнику
окремо за кожним місцезнаходженням цінностей та посадовою особою, відповідальною за збереження основних засобів. Окремо опис складається і на основні засоби, прийняті в оренду.Якщо під час інвентаризації виявлено об’єкти основних засобів, не відображені в бухгалтерському обліку, в інвентаризаційному описі наводяться
дані про їх придбання чи спорудження (п. 11.7 Інструкції № 69).Наведемо зразок заповнення Інвентаризаційного опису основних засобів за формою № інв-1 (фрагмент):
Фрагмент Інвентаризаційного опису основних засобів за формою № інв-1
| Номер за порядком | Найменування та стисла характеристика | Рік випуску (спорудження) | Номер | Значиться на « 25» листопада 2008 р. | Відмітка про вибуття | |||||
| фактична наявність | за даними бухгалтерського обліку | |||||||||
| інвентарний | заводський | паспорта* | кількість | вартість | кількість | вартість | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 1 | Шафа для документів | — | 145878 | — | — | 1 | 650,00 | 1 | 650,00 | — |
| 2 | Принтер Canon SELPHY CP740 | — | 146898 | — | — | — | — | 1 | 800,00 | — |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| 31 | Сканер Mustek ScanExpress A3 USB 1200 Pro | — | 125896 | — | — | 1 | 1100,00 | 1 | 1100,00 | — |
| Разом
| 31 | 145256,00 | 32 | 146056,00 | Х | |||||
| *Графа 6 заповнюється на основні засоби, що містять дорогоцінні метали.
| ||||||||||
У процесі інвентаризації робоча комісія дає оцінку фактичного стану об’єкта. Так, наприклад, вона може рекомендувати перевести об’єкти основних засобів до складу інших активів (товарно-матеріальних цінностей або малоцінних необоротних активів), зробити їх переоцінку або списати з балансу (якщо такі цінності не відповідають критеріям визнання активом). Усі висновки та пропозиції робочої інвентаризаційної комісії
фіксуються у протоколі. Протокол інвентаризаційної комісії має бути в 5-денний строк розглянуто та затверджено керівником підприємства. Після цього протокол разом з інвентаризаційною відомістю передається до бухгалтерії підприємства для складання Звіряльної відомості результатів інвентаризації основних засобів за формою № інв-18. У цьому документі відображається інформація про надлишки та нестачі, виявлені при інвентаризації.Звіряльна відомість складається в одному примірнику та зберігається в бухгалтерії підприємства. Саме вона є підставою для відображення інвентаризаційних різниць в обліку підприємства. Заповнюється звіряльна відомість так:
Фрагмент Звіряльної відомості результатів інвентаризації основних засобів (форма № інв-18)
| № з/п | Найменування та стисла характеристика об’єкта | Рік випуску (спорудження) | Номер | Результати інвентаризації | |||||
| інвентарний | заводський | паспорта | надлишок | нестача | |||||
| кількість | вартість | кількість | вартість | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 1
| Принтер Canon SELPHY CP740 | —
| 125896 | —
| —
| —
| —
| 1 | 800,00 |
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
| ...
|
Як інвентаризувати нематеріальні активи
Як можна перевірити фактичну наявність нематеріальних активів? Який первинний документ необхідно використовувати для оформлення результатів інвентаризації?
Процедуру проведення інвентаризації нематеріальних активів в
Інструкції № 69 практично не висвітлено. У згаданому документі зазначено тільки про завдання інвентаризації нематеріальних активів, до яких зокрема належать:— виявлення фактичної наявності нематеріальних активів;
— перевірка законності оприбуткування на баланс нематеріальних активів;
— перевірка реальності вартості нематеріальних активів, що обліковуються.
При розгляді цього питання корисним буде звернутися до
Порядку застосування типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, затвердженого наказом Мінфіну від 22.11.2004 р. № 732. Згідно з п. 4.3 цього документа при інвентаризації об’єктів права інтелектуальної власності їх наявність установлюється так:— або за документами, що були підставою для оприбуткування;
— або додатково за документами, якими оформлено (тобто підтверджуються) майнові права.
Такий підхід конкретизується в
листі Мінфіну від 12.08.2005 р. № 31-04200-10-5/17045, в якому зазначено: з метою ідентифікації об’єктів права інтелектуальної власності інвентаризаційна комісія переконується в наявності та чинності документів, що засвідчують правомірність придбання прав власності, прав використання об’єктів інтелектуальної власності — патентів, свідоцтв, дипломів, ліцензій, договорів тощо.На нашу думку, такий підхід до проведення інвентаризації можна поширити і на решту нематеріальних активів. Нагадаємо: відповідно до
п. 5 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 8 «Нематеріальні активи», затвердженого наказом Мінфіну від 18.10.99 р. № 242, до нематеріальних активів належать:— права користування природними ресурсами (надрами, іншими ресурсами природного середовища, геологічною та іншою інформацією про природне середовище тощо);
— права користування майном (право користування земельною ділянкою згідно із земельним законодавством, право користування будівлею, право на оренду приміщень тощо);
— права на комерційні позначення (права на торговельні марки (знаки для товарів та послуг), комерційні (фірмові) найменування тощо);
— права на об’єкти промислової власності (право на винаходи, корисні моделі, промислові зразки, сорти рослин, породи тварин, компонування (топографії) інтегральних мікросхем, комерційні таємниці, у тому числі ноу-хау, захист від недобросовісної конкуренції тощо);
— авторське право та суміжні з ним права (право на літературні, художні, музичні твори, комп’ютерні програми, програми для електронно-обчислювальних машин, компіляції даних (бази даних), виконання, фонограми, відеограми, передачі (програми) організацій мовлення тощо);
— незавершені капітальні інвестиції в нематеріальні активи;
— інші нематеріальні активи (право на провадження діяльності, використання економічних та інших привілеїв тощо).
Інформація про наявність та рух нематеріальних активів відображається на рахунку
12 «Нематеріальні активи», а також субрахунку 154 «Придбання (створення) нематеріальних активів».Результати інвентаризації нематеріальних активів, як і будь-яких інших активів, відображаються в інвентаризаційному описі. Оскільки форму опису для такого роду активів законодавчо не затверджено, рекомендуємо використовувати інвентаризаційний опис за
формою № інв-1.Щодо результатів інвентаризації прав на використання об’єктів інтелектуальної власності, то вони відображаються в
Інвентаризаційному описі об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4), затвердженому наказом Мінфіну від 22.11.2004 р. № 732.
Особливості проведення інвентаризації ТМЦ
На підприємстві проводиться річна інвентаризація. У чому полягають особливості інвентаризації товарно-матеріальних цінностей? Які форми первинних документів необхідні для проведення та оформлення результатів інвентаризації?
Відповідно до п. 7 Інструкції № 69 інвентаризація товарно-матеріальних цінностей проводиться з метою:
— виявлення їх фактичної наявності;
— установлення надлишків або нестач шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
— виявлення ТМЦ, які частково втратили свою первинну якість, застарілих фасонів і моделей, а також ТМЦ, що не використовуються*.
* Відповідно до п. 5 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 20.10.99 р. № 246, запаси визнаються активом, якщо є вірогідність того, що підприємство
отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням, та їх вартість може бути достовірно визначено. Якщо ТМЦ не відповідають цим умовам, вони списуються за результатами інвентаризації та не відображаються в балансі підприємства.— перевірки дотримання умов та порядку зберігання;
— перевірки реальної вартості ТМЦ, зарахованих на баланс.
Перед проведенням інвентаризації ТМЦ слід підготувати до цієї процедури, а саме: розкласти за групами, сортами, найменуваннями. Це необхідно для нормальної роботи інвентаризаційної комісії та отримання об’єктивних результатів інвентаризації.
Приступаючи безпосередньо до процедури інвентаризації ТМЦ, необхідно дотримуватися правил, установлених п. 11.8 Інструкції № 69. Так, інвентаризаційна комісія здійснює переважування, обмір, підрахунок цінностей в одному приміщенні в порядку їх розміщення. Причому, безладний перехід комісії від одного виду цінностей до іншого не допускається.
При зберіганні ТМЦ у різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опечатується і комісія переходить у наступне приміщення.
Зверніть увагу: під час інвентаризації фактична кількість цінностей визначається не тільки шляхом переважування, обміру та підрахунку. Кількість цінностей та товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів. У цьому випадку обов’язкова перевірка в натурі частини зазначених цінностей.
Якщо під час інвентаризації на підприємство надходять ТМЦ, то матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її представника на прибуткових документах ставить позначку «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, де записано ці цінності.
Бувають ситуації, коли під час інвентаризації необхідно здійснити відвантаження ТМЦ. Відпуск цінностей здійснюється тільки з дозволу керівника та головного бухгалтера підприємства і у присутності членів інвентаризаційної комісії. При цьому у видаткових документах на ТМЦ, що відпущені зі складу під час інвентаризації, робиться відповідна позначка. Відпущені цінності заносяться до окремого опису.
Дані про фактичну наявність товарів інвентаризаційна комісія заносить до інвентаризаційних описів. Згідно з абзацом «б» п. 11.8 Інструкції № 69 інвентаризаційні описи складаються окремо на:
— ТМЦ, що знаходяться в дорозі;
— товари і цінності, відвантажені покупцям і не оплачені ними у строк;
— ТМЦ, що перебувають на складі інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці);
Допускається складання групових інвентаризаційних описів малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в описі.
Результати інвентаризації натуральних залишків ТМЦ, що знаходяться в окремих матеріально відповідальних осіб, за кожним окремим складом, учасником, об’єктом робоча комісія фіксує в Інвентаризаційному описі товарно-матеріальних цінностей за формою № М-21, затвердженою наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193. В описі зазначаються: найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності.
Поряд із формою № М-21 може використовуватися й форма № інв-3, затверджена постановою № 241. Форма № інв-3 містить більше необхідної інформації. Так, наприклад, у ній є графи для порівняння даних про фактичну наявність ТМЦ із даними бухгалтерського обліку, а також розписка матеріально відповідальної особи. Підприємство має право вибрати будь-яку з двох форм. Це підтверджує і Держкомстат у листі від 26.05.2004 р. № 03-04-05/41.
І не забудьте: перед початком інвентаризації кожна матеріально відповідальна особа або група осіб (наприклад, при колективній матеріальній відповідальності) складає розписку. Наведемо приклад складання розписки та інвентаризаційного опису за формою № М-21:
| Розписка
До початку проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на товарно-матеріальні цінності здано до бухгалтерії та всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли під мою (нашу) відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано на видаток.
Матеріально відповідальна особа:
|
Щодо інвентаризації ТМЦ, які знаходяться в дорозі, то для виявлення їх кількості та вартості застосовується Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі (форма № інв-6). Акт заповнюється в одному примірнику на підставі документів, що підтверджують знаходження матеріалів і товарів у дорозі, підписується та передається до бухгалтерії (постанова № 241).
Майно, що перебуває на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), також є об’єктом інвентаризації. Перевірити його фактичну наявність шляхом переважування, обмірювання, підрахунку, як правило, неможливо. Причини цього досить різноманітні: віддаленість складу іншого підприємства, використання матеріальних цінностей у періоді проведення інвентаризації у виробничому процесі (якщо вони передані на переробку) тощо. У зв’язку з цим інвентаризація ТМЦ, що перебувають поза територією підприємства, здійснюється шляхом перевірки документів, які підтверджують передачу цих цінностей на відповідальне зберігання, комісію чи переробку.
Для оформлення результатів інвентаризації майна, що перебуває на складах інших підприємств, використовують Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № інв-5). Щоправда, у зазначеному документі не буде ні розписки матеріально відповідальної особи про те, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на ТМЦ здано до бухгалтерії, ні її підпису, адже матеріально відповідальна особа є працівником іншого підприємства. Опис складається в одному примірнику, підписується членами інвентаризаційної комісії та передається до бухгалтерії.
Заповнені і підписані всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами інвентаризаційні описи і акт передаються до бухгалтерії підприємства. При виявленні надлишків та нестач ТМЦ на підставі цих документів у бухгалтерії складається Звіряльна відомість результатів інвентаризації (форма № інв-19). За ТМЦ, що перебувають на відповідальному зберіганні, складається окрема звіряльна відомість.
І ще один момент. У п. 11.8 Інструкції № 69 зазначено про складання окремого інвентаризаційного опису на відвантажені, але не оплачені ТМЦ. На нашу думку, їх інвентаризацію проводити не потрібно. І от чому. На дату відвантаження товарів покупцям, підприємство відображає дохід від реалізації товарів (при виконанні умов, перелічених у п. 8 П(С)БО 15). Одночасно з визнанням доходу ТМЦ списуються з балансу на витрати підприємства, а отже, інвентаризувати просто нема чого.
Якщо на підприємстві є невласні ТМЦ
Чи потрібно проводити інвентаризацію цінностей, прийнятих за договором комісії?
Так, потрібно.
Відповідно до
п. 5 Інструкції № 69 у випадках, коли проведення інвентаризації є обов’язковим (зокрема, перед складанням річної фінансової звітності), інвентаризації підлягають майно та матеріальні цінності, які не належать підприємству, але облік яких ведеться на позабалансових рахунках.Для обліку цінностей, які тимчасово перебувають на підприємстві і не є його власністю, прийняті на комісію, у переробку, для монтажу, у довірче управління, призначено позабалансовий рахунок
02 «Активи на відповідальному зберіганні». Субрахунки, які відкриваються до цього рахунка, а також їхарактеристику наведемо в табличній формі:
Активи на відповідальному зберіганні
| Субрахунок | Характеристика субрахунку |
| 021 «Устаткування, прийняте для монтажу» | Застосовується підрядною організацією для обліку устаткування, пристроїв та інших товарно-матеріальних цінностей, що надійшли від замовника та прийняті для монтажу |
| 022 «Матеріали, прийняті для переробки» | Призначено для обліку руху надходження сировини та матеріалів від замовника, що прийнято для переробки (давальницька сировина) і не оплачуються одержувачем, та їх вибуття (у тому числі в іншому матеріальному вигляді) |
| 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні» | На цьому субрахунку відображаються товарно-матеріальні цінності, прийняті на відповідальне зберігання з приводу відмови від акцепту розрахункових документів постачальників; отримані від постачальників, але неоплачені товарно-матеріальні цінності (ТМЦ), заборонені до витрачання до їх оплати; отримані ТМЦ понад кількість, зазначену у видаткових документах постачальників; оплачені покупцями товарно-матеріальні цінності, які дозволено, як виняток, залишати на відповідальному зберіганні, оформлені охоронними розписками та не вивезені з причин, не залежних від підприємства, тощо |
| 024 «Товари, прийняті на комісію» | Призначено для обліку товарів, отриманих у межах договорів комісії (консигнації), поруки та інших цивільно-правових договорів, що уповноважують підприємство здійснювати продаж товарів від імені та за дорученням іншої особи без передачі права власності на такі товари |
| 025 «Матеріальні цінності довірителя» | Використовується повіреним для обліку товарно-матеріальних цінностей, що надійшли від третіх осіб при виконанні доручення довірителя на підставі договору доручення |
Таким чином, перед складанням річної фінансової звітності підприємство має провести інвентаризацію не тільки належного йому майна, а й цінностей, прийнятих у межах договорів
комісії, відповідального зберігання, доручення тощо. Усі ці цінності об’єднані в Інструкції № 291 під загальною назвою «активи на відповідальному зберіганні».При інвентаризації таких ТМЦ застосовується
Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № інв-5). Записи до опису проводяться інвентаризаційною комісією на підставі перевірки та підрахунку цінностей в натуральних величинах. Оформлений належним чином опис (підписаний усіма членами комісії та матеріально відповідальною особою) передається до бухгалтерії підприємства.Далі наведемо приклад її заповнення.
Інвентаризація «суворих» бланків
У чому полягають особливості проведення інвентаризації бланків суворого обліку?
Перш ніж перейти безпосередньо до інвентаризації «суворих» бланків, пригадаймо, які саме бланки є «суворими».
Загальний перелік документів суворого обліку наведено в Номенклатурі бланків цінних паперів та документів суворого обліку, що виготовляються за ліцензією Мінфіну (додаток до постанови КМУ «Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів та документів суворого обліку» від 19.04.93 р. № 283). До них, зокрема, належать:
— документи, що посвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт; свідоцтво про народження, укладення та розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка та вкладиш до неї; посвідчення водія, службові, військові, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності тощо);
— проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому та повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; товарно-транспортні накладні на переміщення спирту етилового, високооктанових кисневмісних домішок та алкогольних напоїв; військові проїзні документи тощо);
— знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);
— документи, що використовуються для обслуговування грошового обігу (книжки ощадні, чекові, депозитні; чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; довіреність на видачу коштів, пенсій; сертифікати якості, на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії тощо);
— бланки квитків тиражних та миттєвих лотерей;
— бланки атестата на торговельні партії оброблених або необроблених алмазів.
Зверніть увагу: з набуттям чинності постановою КМУ «Про внесення зміни в додаток до постанови Кабінету Міністрів України від 19 квітня 1993 р. № 283 та визнання такою, що втратила чинність, постанови Кабінету Міністрів України від 6 червня 2007 р. № 809» від 17.04.2008 р. № 381 із переліку документів суворого обліку виключено бланки прибуткових та видаткових касових ордерів , а також бланки довіреностей на видачу майна (довіреностей на одержання цінностей). Про те, які бланки касових ордерів та довіреностей слід використовувати тепер, можна дізнатися з редакційного коментаря до наказу Держкомстату «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» від 09.06.2008 р. № 186 // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 54, а також статті «Що робити із залишками бланків довіреностей, які перестали бути суворими?» // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 44, с. 49.
Бланки суворого обліку є матеріальними цінностями і підлягають інвентаризації.
Перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа повинна здати до бухгалтерії підприємства прибутково-видаткові накладні (ф. № СЗ-1) та акти на списання використаних бланків суворої звітності (ф. № СЗ-3), а також надати розписку, що всі «суворі» бланки, які надійшли, оприбутковано, а ті, що вибули, — списано на видаток.
Під час проведення інвентаризації робоча комісія перевіряє фактичну наявність «суворих» бланків, підраховує вартість (за номінальною або фактичною вартістю), установлює правильність оформлення бланків (за наявності необхідних реквізитів). Крім цього, комісія перевіряє, як здійснюється контроль за рухом «суворих» бланків: чи ведеться журнал їх реєстрації, чи правильно і своєчасно заповнюються первинні документи спеціальних типових форм, затверджені наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67.
Результати інвентаризації «суворих» бланків відображаються в Інвентаризаційному описі цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № інв-16), затвердженому постановою № 241. До заголовної частини форми № інв-16 уключено розписку матеріально відповідальної особи. В основній частині форми наводиться інформація про бланки суворого обліку за найменуваннями, одиницями вимірювання, зазначається фактичний залишок «суворих» бланків та залишок за даними бухгалтерського обліку.
Інвентаризаційний опис складається у двох примірниках, один з яких передається до бухгалтерії підприємства, а другий — залишається в матеріально відповідальної особи. При цьому обидва примірники має бути підписано всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.
Розглянемо приклад заповнення Інвентаризаційного опису цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № інв-16).
Проводимо інвентаризацію розрахунків
Опишіть порядок інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості.
Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості є однією з етапів річної інвентаризації, в ході якої встановлюється наявність такої заборгованості, її реальна величина, вживаються заходи щодо усунення розбіжностей за виявленими сумами.
При проведенні інвентаризації розрахунків необхідно керуватися
п. 11.11 Інструкції № 69, а також нормами П(С)БО 10 та П(С)БО 11, в яких розкриваються правила визнання та оцінки дебіторської і кредиторської заборгованості. Докладно порядок проведення інвентаризації дебіторської заборгованості було розглянуто в листі Мінфіну від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896.Насамперед при інвентаризації
дебіторської заборгованості підприємство-кредитор відправляє дебіторам скріплені підписом та печаткою виписки (акти звірки), в яких зазначаються номер договору, дата і сума перерахування коштів або дата відвантаження продукції (виконання робіт, надання послуг). Зрозуміло, акт звірки повинен містити всі реквізити первинного документа, наведені в п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.У свою чергу дебітору протягом
10 днів із дня отримання виписки (акта звірки) слід повернути підписаний акт з підтвердженням заборгованості або з аргументованими запереченнями.Так само підтверджуються суми
кредиторської заборгованості. Щоправда, для підтвердження кредиторської заборгованості за невідфактурованими поставками* після їх перевірки бухгалтерія повинна вимагати від постачальників розрахунково-платіжні документи. Постачальники зобов’язані надати покупцям такі документи або повідомити про причини їх ненадання (або про відсутність такої заборгованості).*Невідтфактурованими поставками вважаються матеріальні запаси, що надійшли до організації, на які відсутні розрахункові документи (рахунок, платіжна вимога, платіжна вимога-доручення чи інші документи, прийняті для розрахунків з постачальником).
Після інвентаризації
на рахунках бухгалтерського обліку розрахунків з покупцями та замовниками, постачальниками та підрядниками, іншими дебіторами та кредиторами повинні залишатися виключно узгоджені суми. Разом з тим в окремих випадках, коли до кінця звітного року розбіжності не усунуто або залишилися не з’ясованими, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку, та визнаються нею правильними. При цьому зацікавлена сторона передає матеріали про такі розбіжності для прийняття рішення до господарського суду.Щодо
розрахунків із установами банків, фінансовими та податковими органами, то вони також повинні бути узгоджені з ними, адже відображення в обліку неврегульованих сум не допускається.Як уже зазначалося, заборгованість, не підтверджена дебіторами (кредиторами), відображається в балансі підприємства виходячи із записів у бухгалтерському обліку. Тут велике значення має правильна класифікація заборгованості та правильне її відображення на рахунках бухгалтерського обліку.
Нагадаємо: відповідно до
п. 4 П(С)БО 2 та п. 4 П(С)БО 10 заборгованість (дебіторська та кредиторська) за строками її погашення поділяється на:—
поточну заборгованість, яку буде погашено протягом 12 місяців із дати балансу чи операційного циклу;—
довгострокову заборгованість, яка не є поточною. Інакше кажучи, строк погашення такої заборгованості перевищує 12 місяців чи один операційний цикл.Правильність класифікації заборгованості можна підтвердити тільки після перевірки договорів з контрагентами та додаткових угод до них.
Для відображення поточної та довгострокової дебіторської (кредиторській) заборгованості у плані рахунків бухгалтерського обліку передбачено окремі рахунки.
Крім перевірки класифікації заборгованості, а також правильності її відображення на рахунках бухгалтерського обліку, інвентаризаційна комісія повинна оцінити її якість. Так, дебіторську заборгованість можна розділити на три групи: нормальну, сумнівну та безнадійну. У свою чергу кредиторська заборгованість ділиться на дві групи — нормальну та безнадійну.
При виявленні в ході інвентаризації
безнадійної дебіторської заборгованості вона списується на витрати підприємства або за рахунок резерву сумнівних боргів. Щодо безнадійної кредиторської заборгованості, то вона потрапляє до складу інших операційних доходів. Найпоширеніший випадок визнання заборгованості безнадійною — це закінчення строку позовної давності. Згідно з абзацом «д» п. 11.11 Інструкції № 69 суми дебіторської та кредиторської заборгованості зі строком позовної давності, що минув, відображаються в довідці, яка додається до акта інвентаризації.Для узагальнення результатів інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості служить
Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № інв-17) . Підставою для його заповнення є Довідка (додаток до форми № інв-17), яка складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.Довідку може бути замінено
оборотно-сальдовою відомістю за рахунками розрахунків з дебіторами та кредиторами. Однак за заборгованістю зі строком позовної давності, що минув, усе ж таки слід скласти довідку за формою додатка до форми № інв-17, адже про це прямо зазначається в Інструкції № 69. У довідці наводиться інформація про осіб, винних у закінченні строку позовної давності дебіторської заборгованості, а також найменування та адреси дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати та підстави виникнення заборгованості.Далі наведемо приклад заповнення Акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № інв-17) та довідки до цього акта.
Інвентаризація каси підприємства
Як проводиться інвентаризація каси? Що є об’єктом такої інвентаризації?
Інвентаризація каси проводиться з метою контролю за збереженням готівкових коштів на підприємстві. Відповідно до
п. 1.2 Положення № 637 каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових грошових коштів, інших цінностей, касових документів. Строки проведення інвентаризації каси встановлює керівник підприємства (як правило, один раз на місяць або один раз на квартал).При проведенні інвентаризації каси необхідно керуватися
п. 4.10 Положення № 637 та загальними вимогами Інструкції № 69. Згідно з нормами зазначених документів об’єктами інвентаризації каси є:— грошові кошти (вони можуть знаходитися безпосередньо в касі підприємства, у скриньці РРО або в дорозі);
— грошові документи (проїзні квитки, путівки, поштові марки тощо);
— цінні папери (векселі, акції, інвестиційні сертифікати);
— чекові книжки.
До початку інвентаризації каси в матеріально відповідальної особи беруть
розписку про те, що всі видаткові та прибуткові документи на кошти, які здано до бухгалтерії, та всі кошти, що надійшли під її відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано на видаток. Якщо підприємство використовує в розрахунках з покупцями РРО, то перед перевіркою фактичної наявності грошових коштів матеріально відповідальна особа повинна роздрукувати денний Х-звіт РРО.Інвентаризаційна комісія
покупюрно перелічує готівкові кошти, що зберігаються в касі, та порівнює їх з даними обліку за книгами обліку. У разі використання підприємством у розрахунках РРО сума наявної готівки на місці проведення розрахунків звіряється із сумою, зазначеною в денному Х-звіті РРО.Зверніть увагу: важливо, щоб грошові кошти, які знаходяться в касі підприємства, було
підтверджено первинними документами (прибутковими касовими ордерами). У противному разі вони вважатимуться надлишками. Надлишки грошових коштів прибуткуються в касі підприємства (через прибутковий касовий ордер) або проводяться через РРО за допомогою операції «Службове внесення». В обліку надлишки грошових коштів відображаються у складі доходів підприємства.Якщо готівки в касі підприємства чи скриньці РРО виявилося менше ніж за даними обліку, виникає нестача, яку відшкодовує матеріально відповідальна особа. Суми виявлених під час інвентаризації надлишків чи нестач фіксуються в акті інвентаризації. У ньому ж зазначаються і причини їх виникнення.
Під час інвентаризації перевіряється не тільки фактична наявність грошових коштів, а і правильність складання касових документів, а також дотримання касової дисципліни. Зауваження інвентаризаційної комісії щодо цього знайдуть відображення в протоколі.
Інвентаризація
грошових документів проводиться в тому ж порядку, що і готівкових грошових коштів.Щодо
грошових коштів у дорозі, то вони також підлягають інвентаризації. Для цього суми, зазначені в документах, за якими передавалися грошові кошти (копії супровідних відомостей до сумки інкасатора, оригінали банківських квитанцій), порівнюються з даними бухгалтерської відомості з обліку грошових коштів. У результаті може бути виявлено надлишки чи нестачі. Результати інвентаризації грошових коштів у дорозі відображаються в акті.Щодо
цінних паперів необхідно зазначити, що їх інвентаризують поштучно. Інвентаризація проводиться за окремими емітентами із зазначенням назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків погашення цінних паперів. При цьому встановлюється їх фактична наявність; правильність оформлення та реальність вартості відображення в балансі підприємства; повнота та своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.Підсумки інвентаризації каси відображаються в
Акті про результати інвентаризації готівкових коштів (додаток 1 до Положення № 637). Складається він у двох примірниках та підписується членами інвентаризаційної комісії, а також матеріально відповідальною особою. Один примірник акта залишається в матеріально відповідальної особи, а другий — передається до бухгалтерії підприємства. Заповнюється акт про результати інвентаризації готівкових коштів так:
На цьому завершуємо розгляд питань, пов’язаних з інвентаризацією майна підприємства. Сподіваємося, що цей матеріал допоможе Вам у проведенні цієї важливої та неминучої інвентаризаційної кампанії.
