Позабалансові рахунки
У цій статті розглянемо, які матеріальні цінності та інші активи обліковуються на позабалансових рахунках. А також звернемо увагу на деякі нюанси проведення бухгалтерських операцій з використанням позабалансових рахунків
Наталія СЕВОСТЬЯНОВА, заступник начальника — головний бухгалтер управління Державного казначейства у Харківській області
Документи статті
ЦКУ
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.План рахунків
— План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджені наказом Головного управління Державного казначейства України та Міністерства фінансів України від 10.12.99 р. № 114.Інструкція № 90
— Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 № 90.Інструкція № 232
— Інструкція про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей, затверджена наказом Державного казначейства України від 16.12.2002 № 232.Інструкція № 55
— Інструкція про порядок забезпечення застрахованих осіб і членів їх сімей путівками на санаторно-курортне лікування, які придбані за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджена постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 02.06.2005 № 55.Методичні рекомендації № 48
— Методичні рекомендації по заповненню звіту про нараховані внески, перерахування та витрати, пов’язані з загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, за формою Ф4-ФССзТВП та додатка до нього за формою Ф14 «Звіт про путівки на санаторно-курортне лікування та путівки до дитячих оздоровчих закладів», затверджені постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.05.2006 № 48.Відповідно до
Плану рахунків позабалансові рахунки належать до класу 0 розділу II Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ.Позабалансові рахунки — це рахунки, сальдо яких не входить до бухгалтерського балансу. Облік на цих рахунках ведеться за простою системою, тобто без використання подвійного запису.
На позабалансових рахунках обліковуються матеріальні цінності, інші активи та зобов’язання, що належать установі або перебувають у тимчасовому розпорядженні.
Для обліку зазначених цінностей застосовуються такі позабалансові рахунки:
| № | Номер рахунка | Назва рахунка | Що відображається |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | 01 | Орендовані необоротні активи | У бухгалтерському обліку орендаря орендовані необоротні активи |
| 2 | 02 | Активи на відповідальному зберіганні | 1. Матеріальні цінності, прийняті установою на відповідальне зберігання. |
| 3 | 04 | Непередбачені активи і зобов’язання | 1. Перехідні призи, прапори, кубки, які засновані різними організаціями і отримані від них для нагороди команд-переможців. |
| 4 | 05 | Гарантії і забезпечення | 1. Заборгованість за учнями і студентами за не повернене ними обладнання, білизну, інструменти та інші цінності. |
| 5 | 06 | Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованого постачання | Матеріальні цінності, придбані за централізованим постачанням |
| 6 | 07 | Списані активи | Обліковується дебіторська заборгованість для нагляду за можливістю її стягнення у разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів |
| 7 | 08 | Бланки суворого обліку | 1. Бланки суворого обліку, що перебувають на зберіганні і видаються в підзвіт (квитанційні книжки, атестати, дипломи, бланки посвідчень тощо). |
| 8 | 09 | Призначення та зобов’язання | 1. Сільські, селищні, міські (міст районного підпорядкування) ради обліковують суми коштів загального та спеціального фондів. |
Усі товарно-матеріальні цінності, а також орендовані основні засоби, що обліковуються на позабалансових рахунках, підлягають інвентаризації в порядку та в терміни, установлені для цінностей, які обліковуються на балансі.
Аналітичний облік матеріальних цінностей ведеться в оборотній відомості з позначенням кожного рахунку окремо, проведенням по ньому оборотів за дебетом та кредитом і виведенням залишку на кінець місяця.
Бухгалтерські операції з надходження та вибуття об’єктів, що відносяться до позабалансових рахунків, проведені протягом місяця відображаються у меморіальному ордері № 16 «Накопичувальна відомість позабалансового обліку», затвердженому
наказом Державного казначейства України від 05.06.2003 № 117, що підписується виконавцем, бухгалтером, який перевіряє ордер, та головним бухгалтером, усі первинні документи пронумеровуються та додаються до ордера.Дані ордера заносяться до книги «Журнал-головна» та відображаються у розшифровці до форми № 1 «Баланс».
НЮАНСИ ЗАСТОСУВАННЯ ДЕЯКИХ РАХУНКІВ
Рахунок 01 «Орендовані необоротні активи»
На рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» обліковуються орендовані необоротні активи, у тому числі основні засоби, за вартістю, визначеною договором оренди.
Для зручності ведення аналітичного обліку таких основних засобів орендар може застосовувати картки типової форми № ОЗ-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах», затвердженої
наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.97 № 125/70. Картки заводять на кожний об’єкт із зазначенням інвентарного номера, присвоєного орендодавцем, та індивідуальних характеристик цього об’єкта з поміткою, що це орендоване майно. Ці картки зберігаються окремо від карток інших основних засобів.Так, наприклад, на підставі договору оренди бюджетна організація від іншої бюджетної організації отримала автобус. У бухгалтерському обліку орендаря таку операцію буде відображено за дебетом рахунка 01 «Орендовані необоротні активи» в меморіальному ордері № 16 «Накопичувальна відомість позабалансового обліку» та відповідно у книзі «Журнал-головна». По закінченні строку договору та повернення автобуса орендодавцю вартість автобуса відображається за кредитом рахунка 01 «Орендовані необоротні активи».
Також необхідно пам’ятати, що в договорі оренди потрібно визначити сторону, яка буде нести всі видатки, пов’язані з поточною експлуатацією орендованого автобуса (наприклад, витрати на проведення технічного огляду та сплату податку з власників транспортних засобів), що передбачено
п. 5.13 Типової форми договору оренди, затвердженого наказом Фонду державного майна України від 23.08.2000 № 1774 (у редакції наказу Фонду державного майна України від 09.08.2007 №1329).Рахунок 02 «Активи на відповідальному зберіганні»
При прийнятті установою товарно-матеріальних цінностей на відповідальне зберігання такі цінності обліковуються на рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні».
Для обліку таких цінностей необхідно укласти договір відповідального зберігання між двома сторонами — зберігачем та поклажодавцем. У договорі потрібно зазначити, на підставі яких документів передається майно, термін його зберігання, кількість та загальна вартість цих цінностей.
Відповідно до такого договору зберігач несе відповідальність за збереження та цілісність майна з моменту передання на зберігання до моменту його повернення. Такі договори можуть укладатися як з установами, так із робітниками, чиї особисті речі тимчасово знаходяться в установі.
Аналітичний облік таких цінностей ведеться в кожній організації та установі-поклажодавцю і працівнику, за видами і місцями зберігання.
Зупинимося на проведенні інвентаризації прийнятих та переданих матеріальних цінностей. При проведенні інвентаризації прийнятих цінностей їх перевірка проводиться шляхом перерахунку в натурі, та на підставі цього проводиться занесення даних до Інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання
(додаток 11 до Інструкції № 90).Відповідно до
п. 14.2 Інструкції № 90 цінності, які знаходяться на відповідальному зберіганні в іншій установі, під час проведення інвентаризації записуються в опис на підставі документів, що підтверджують їх передачу на відповідальне зберігання. Також у листі від 20.02.2007 № 3.4-04/575-2209 Державне казначейство України зазначало, що дотримання вимог Інструкції № 90 надає повну та достовірну інформацію про облікову і фактичну наявність майна, у зв’язку з чим проведення інвентаризації шляхом перерахунку цінностей в натурі не потрібно.Однак зазначимо, що для виконання головної мети інвентаризації — забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку — перевірку фактичної наявності цінностей в місцях відповідального зберігання
провадити все ж необхідно.При цьому в договорі відповідального зберігання слід передбачити пункт, який зобов’язує організацію, де зберігаються цінності:
— за вимогою установи забезпечити доступ до них з метою перевірки їх збереження;
— перед проведенням річної інвентаризації інформувати установу відносно терміну її проведення з метою забезпечення участі в інвентаризації як члена комісії власника цінностей.
Такі умови договору відповідатимуть нормам
ст. 959 ГКУ.Для відображення усієї необхідної інформації щодо активів бюджетної установи до форми інвентаризаційної відомості, наведеної в
додатку 11 до Інструкції № 90, можна ввести додаткову графу, в якій відобразити фактичну наявність переданих на зберігання цінностей.Для відображення відхилень облікових даних від фактично наявних цінностей (якщо такі будуть виявлені) можна користуватися формою Порівняльної відомості результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів та запасів (
додаток 6 до Інструкції № 90) з включенням до неї підписів представників обох сторін.Оформлені таким чином інвентаризаційна і порівняльна відомості,
по-перше, послужать підставою для відображення результатів інвентаризації на балансових рахунках в бюджетній установі, а по-друге — вагомим письмовим доказом у випадку виявлення недостачі цінностей, чого не можна виключати.На рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні» відображаються ще й
матеріальні цінності, отримані безоплатно розпорядниками бюджетних коштів державного бюджету від органів місцевого самоврядування.Зазвичай, коли розпорядника коштів державного бюджету визначають виконавцем програми соціально-економічного та культурного розвитку області або району, видатки на її реалізацію передбачаються в рішенні про місцевий бюджет. У такому випадку розпорядники коштів державного бюджету отримують кошти на виконання таких програм.
Але трапляються ситуації, коли органами місцевого самоврядування відповідно до рішень рад, прийнятих на виконання програм, придбаваються і передаються матеріальні цінності (спецавтотранспорт, комп’ютерна техніка тощо) розпорядникам коштів державного бюджету (Контрольно-ревізійні відділи, Управління праці та соціального захисту населення, Фінансові управління, Управління внутрішніх справ МВС України тощо). В органах місцевого самоврядування при придбанні матеріальних цінностей проводяться касові видатки та при оприбуткуванні цих цінностей відображаються фактичні видатки.
На думку Державного казначейства України, що висловлена в листі
від 29.08.2006 № 3.4-04/2032-8234, придбані матеріальні цінності на виконання рішень відповідних рад повинні обліковуватися органами місцевого самоврядування, які є виконавцями програм. Матеріальні цінності, отримані розпорядниками бюджетних коштів державного бюджету від органів місцевого самоврядування, можуть використовуватися ними в роботі, але при цьому їх необхідно обліковувати на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні».Також звернемо увагу на те, що на рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні» відображається вартість
особистих речей працівників бюджетних установ, які використовуються ними в процесі роботи. На це звертало увагу Державне казначейство України у листі від 26.04.2007 № 3.4-10/1084. Більш детально з порядком обліку особистих речей можна ознайомитись у консультації «Виявлення особистих речей працівника при інвентаризації» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 53, с. 51).Рахунок 05 «Гарантії і забезпечення»
Розглянемо порядок застосування рахунка 05 «Гарантії і забезпечення». Як зазначалося вище, на цьому рахунку враховується заборгованість за учнями і студентами за не повернене ними обладнання, білизну, інструменти та інші цінності.
Списання з балансу навчального закладу матеріальних цінностей, які числяться за учнями та студентами, що вибули, проводиться на підставі наказу про їх відрахування.
Не повернені учнями і студентами матеріальні цінності приймаються на позабалансовий облік і до них пред’являється позов у встановленому чинним законодавством порядку.
Насамперед це стосується цінностей, що видаються студентам, які під час навчання мешкають у гуртожитках. Необхідно звернути увагу на те, що комендант гуртожитку веде облік виданих матеріальних цінностей у картках за кожною кімнатою та за кожним видом цінностей із зазначенням прізвища студента, якому видано цінності, та його підписом, який підтверджує отримання. При відрахуванні студента комендант повинен підписати йому обхідний листок, тобто проконтролювати повернення студентом отриманих матеріальних цінностей.
У випадках неповернення матеріальних цінностей учнями і студентами керівництво навчального закладу відповідно до
ст. 257 ЦКУ протягом3 років повинно пред’явити до них позов у встановленому чинним законодавством порядку.
До рахунка 05 «Гарантії і забезпечення» ще відносяться втрати і недостачі матеріальних цінностей понад норми природних втрат. Наприклад, інвентаризаційною комісією за результатами проведеної інвентаризації виявлено недостачу і не встановлено винну особу. У випадках коли здійснено крадіжку майна, інвентаризаційною комісією установи в день встановлення такого факту обов’язково проводиться інвентаризація.
Протягом 5 днів після встановлення факту крадіжки матеріали передаються до правоохоронних органів.
Відповідно до
абзацу 5 п. 17.1 Інструкції № 90 такі суми зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи досудового слідства за цими справами.Рахунок 06 «Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованого постачання»
Відповідно до
п. 2.3 Порядку № 232 на рахунку 06 «Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованого постачання» відображаються матеріальні цінності, придбані шляхом централізованого постачання.Так, згідно з
цим пунктом операції з централізованого постачання, які проводяться за рахунок власних надходжень спеціального фонду кошторису установою-закупником (установою вищого рівня або створеним установою вищого рівня окремим уповноваженим органом — управління, відділ матеріально-технічного забезпечення), у бухгалтерському обліку відображаються:— придбані матеріальні цінності до передачі установам-замовникам обліковуються на позабалансовому рахунку 06 «Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованого постачання»;
— передані матеріальні цінності списуються з позабалансового рахунка 06 «Матеріальні цінності, закуплені шляхом централізованого постачання».
Для зарахування коштів та проведення операцій з централізованого постачання установі-закупнику в органах Державного казначейства України відкривається окремий рахунок. Оплата витрат на проведення централізованих закупок здійснюється за наявності плану використання бюджетних коштів, який затверджується керівником установи, що визначила установу-закупника.
Операції з централізованого постачання, які проводяться на окремому рахунку, до доходів та видатків спеціального фонду кошторису установи-закупника
не включаються.Рахунок 07 «Списані активи та зобов’язання»
На рахунку 07 «Списані активи та зобов’язання» обліковується дебіторська заборгованість з моменту списання її з балансу протягом
п’яти років. Списання заборгованості на позабалансовий рахунок здійснюється у зв’язку з неплатоспроможністю дебітора та протягом всього строку її обліку керівництвом установи провадиться робота з повернення боргу, тому що майновий стан боржника може змінитися.Однак, коли керівництву установи в результаті проведення претензійної роботи стало відомо, що організація ліквідована, то підставою для списання такої заборгованості з позабалансового рахунка можуть бути листи від податкових або статистичних органів, що підтверджують факт ліквідації організації-боржника.
Виявлення простроченої заборгованості здійснюється шляхом проведення інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами, яка відповідно до
п.п. 1.5.15 Інструкції № 90 проводиться не менше двох разів на рік.Списання дебіторської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, списується з балансу установи за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів та видатків за минулий рік (
п.п. 11.5 Інструкції № 90).Рахунок 08 «Бланки суворого обліку»
Банки суворої звітності обліковуються водночас на основних рахунках бухгалтерського обліку (субрахунок 331 «Грошові документи у національній валюті») за вартістю, яка складається з витрат на їх виготовлення або придбання та доставку, і на позабалансовому
рахунку 08 «Бланки суворого обліку».При цьому на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку» вони відображаються за:
—
номінальною вартістю, зазначеною на цих бланках;—
вартістю, що встановлена законодавством (наприклад, довіреності оприбутковуються за ціною 1 грн. 50 коп. за один бланк незалежно від дати придбання та надходження до установи. Такі роз’яснення було надано Міністерством фінансів України в листі від 22.10.2007 №31-34000-10-10/21625);—
фактичною вартістю придбання, якщо не вказано їх номінальну вартість або вартість не встановлено законодавством.Аналітичний облік бланків суворого обліку здійснюється за кожним видом бланків та місцем їх зберігання.
Необхідно звернути увагу, що з
1 січня 2008 року набрала чинності постанова КМУ «Про доповнення додатка до постанови Кабінету Міністрів України від 19 квітня 1993 р. № 283» від 06.06.2007 № 809, якою внесено зміни до переліку бланків суворої звітності, а саме: до бланків суворої звітності тепер віднесено касові прибуткові та видаткові ордери. Це означає, що з 1 січня 2008 року всі касові операції повинні оформлятися з використанням «суворих» прибуткових та видаткових касових ордерів. Бланки цих ордерів треба обліковувати з дотриманням вимог, установлених для обліку бланків суворої звітності.ОСОБЛИВОСТІ ОБЛІКУ ПУТІВОК НА САНАТОРНО-КУРОРТНЕ ЛІКУВАННЯ
На рахунку 08 «Бланки суворого обліку» відображаються також
путівки. Путівка на санаторно-курортне лікування є грошовим документом, який гарантує її власнику отримання послуг у санаторно-курортних закладах. Путівки отримуються установою безоплатно від фондів, громадських та профспілкових організацій.Зупинимося на отриманні путівок від Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, яке здійснюється відповідно до
Інструкції № 55.Порядок отримання путівки
Отримання путівки працівником здійснюється за
основним місцем роботи в бухгалтерії установи відповідно до прийнятого рішення комісії із соціального страхування установи на підставі особистої заяви та медичної довідки про потребу санаторно-курортного лікування за формою № 070/о, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров’я України від 27.12.99 № 302. Також необхідно мати на увазі, що відповідно до п. 4.8 Інструкції № 55 комісією може прийматися рішення про надання путівки і члену сім’ї, який працює на іншому підприємстві (якщо він теж є застрахованою особою, тобто сплачує внески), але він повинен подати довідку з місця основної роботи, що не користувався цією соціальною послугою протягом двох календарних років.Путівка для санаторно-курортного лікування надається в
період відпустки, а до санаторію-профілакторію — без відриву від виробництва. Студентам вищих навчальних закладів та учням професійно-технічних училищ — у період навчання або канікул.Часткова оплата путівки та її видача
Путівка у
двомісний номер може надаватися застрахованій особі з частковою оплатою в розмірі 10, 20, 30, 50 відсотків її вартості з урахуванням матеріального стану працівника, а в одномісний – 50 відсотків (незалежно від матеріального стану працівника).Часткова оплата вартості путівки до санаторію вноситься до каси установи. Прийняття часткової оплати оформлюється прибутковим касовим ордером, корінець якого повертається працівнику.
За відсутності касового ордера путівка працівнику не видається.У путівці обов’язково заповнюється прізвище, ім’я по батькові, місце роботи працівника, найменування установи, яка видала путівку, дані засвідчуються підписом відповідальної особи і скріплюються печаткою. Якщо в путівці допущено помилки, вони виправляються і засвідчуються підписом відповідальної особи та скріплюються печаткою.
Після повернення з лікування працівник
повинен повернути в установу заповнений талон путівки або довідку про строк перебування в санаторно-курортному закладі, засвідчену підписом керівника та скріплену печаткою оздоровниці. На підставі таких документів робиться запис у книзі обліку путівок до санаторно-курортних закладів (Ф13-ФСС з ТВП), яка повинна бути прошнурована, пронумерована, скріплена печаткою та підписом керівника установи.Накладні щодо путівок, рішення комісії із соціального страхування, прибуткові касові ордери про часткову оплату за путівку, книга обліку путівок, талони путівок, що повертаються, та довідки про строк перебування в санаторно-курортному закладі повинні зберігатися на рівні з касовими документами.
Відображення отриманих путівок у бухгалтерському обліку і звітності
Установа щоквартально наростаючим підсумком з початку року не пізніше 20-го числа звітує своїй виконавчій дирекції відділення Фонду за формою Ф4-ФСС з ТВП та подає до неї додаток Ф14
«Звіт про путівки на санаторно-курортне лікування та путівки до дитячих оздоровчих закладів», який заповнюється на підставі Методичних рекомендацій № 48.Також слід зазначити, що відповідно до
п. 3.2 Інструкції із статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 до фонду оплати праці не належить оплата путівок на санаторно-курортне лікування та оздоровлення, які надаються за рахунок коштів фондів державного соціального страхування.У фінансовій звітності установи розрахунки з Фондом соціального страхування за отримані путівки відображаються в
Довідці про суми дебіторської та кредиторської заборгованості установи за операціями, які не відображаються у формі № 7д, № 7м «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами».Розглянемо відображення в бухгалтерському обліку отримання та видачі путівки працівнику з урахуванням роз’яснень, наданих Державним казначейством України в
листі від 05.10.2005 № 07-04/1902-8176:
| № | Зміст операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Отримано від ФССзТВП путівку на санаторно-курортне лікування | 331 | 652 | 2500 |
| Одночасно вартість путівки відображено на позабалансовому рахунку | 08 | — | 2500 | |
| 2 | Отримано кошти від працівника за путівку (10 % вартості путівки) | 301 | 364 | 250 |
| 3 | Видано путівку: | |||
| — на вартість путівки, сплачену працівником | 364 | 331 | 250 | |
| — на вартість путівки, сплачену за рахунок коштів ФССзТВП | 652 | 331 | 2250 | |
| 4 | Одночасно вартість путівки списано з позабалансового рахунка | — | 08 | 2500 |
| 5 | Зараховано на спеціальний реєстраційний рахунок кошти, отримані в касу за путівку | 328 | 301 | 250 |
| 6 | Перераховано ФССзТВП кошти за путівку | 652 | 328 | 250 |
Зазначимо також, що відповідно до
п. п. 4.3.24 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 № 889-IV вартість путівок на відпочинок, оздоровлення та лікування на території України працівника або його дітей віком до 18 років, які надаються йому безоплатно або зі знижкою (у розмірі такої знижки) за рахунок коштів відповідного фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування, не включається до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу працівника, тобто не обкладається податком з доходів фізосіб.
