Формуємо річний звіт щодо персоніфікації в АРМ-ЗС
У газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 12 на с. 51 ми розглянули основні нюанси формування персоніфікованих форм звітності за допомогою спеціалізованого програмного комплексу АРМ-2.37. Ми згадали, зокрема, що цей програмний комплекс знято з підтримки і розробник перестає підтримувати свою програму. Це пов’язане з тим, що у 2007 році ПФУ започаткував проект стосовно подання щомісячної звітності в електронному вигляді з використанням програми «
Автоматизоване робоче місце — Звіт страхувальника» (АРМ-ЗС). Саме цю програму працівники ПФУ рекомендують застосовувати при формуванні відомостей про застраховану особу для персоніфікованої системи обліку пенсійних внесків за 2007 рік. Особливості роботи в цій програмі й розглянемо у сьогоднішній статті.
Наталія ГРИГОР’ЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Отримання та установлення
Основний регламентуючий документ при заповненні та формуванні персоніфікованих форм звітності —
Порядок формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затверджений постановою ПФУ від 10.06.2004 р. № 7-6. (Порядок № 7-6). У п.п. 1.3.6 цього Порядку зазначено, що електронні носії з первинною звітністю для системи персоніфікованого обліку формуються страхувальником з використанням спеціального комплексу програм «АРМ-Р», актуальні версії якого безкоштовно надаються страхувальникам у територіальних органах Пенсійного фонду за місцем реєстрації.Відповідно на місцях у районних відділеннях ПФУ вам не мають права відмовити в наданні безкоштовної робочої програми для створення звітів до ПФУ. Якщо у вас є доступ до Інтернету, ви також можете завантажити програму з офіційних сайтів цього відомства. На офіційному сайті ПФУ за адресою
www.pfu.gov.ua ви знайдете посилання для завантаження АРМ-ЗС у розділі «Программное обеспечение». Скопіювати настановні файли для «старої» програми АРМ-2.37 можна також на цьому сайті.У підприємства «Інформаційний центр персоніфікованого обліку ПФУ» також є офіційне представництво в Інтернеті. Сайт розташовано за адресою www.spov.com.ua (рис. 1). Тут на бічній
панелі вікна ви знайдете розділ «Програмне забезпечення», що містить повну інформацію для завантаження та оновлення програмного комплексу АРМ-ЗС версії 8.50.1. Якщо ви вперше встановлюєте АРМ-ЗС, то вам необхідно скопіювати дистрибутив з пункту «Базова версія 8.50» (рис. 1). Файл завантаження досить значний за об’ємом і сягає близько 90 Мбайт. Тому, якщо у вас немає хорошого з’єднання з Інтернетом або ж оплата послуг провайдера залежить від кількості трафіка, радимо вам усе ж таки відвідати своє районне відділення ПФ та отримати базову версію програми на електронному носії. Після установлення базової версії достатньо копіювати лише актуальні пакети оновлень програми, що не забере у вас багато часу і не потребуватиме великих грошей.
Програму АРМ-ЗС розроблено на основі платної версії програми «Бест-Звіт Плюс». Фактично це усічений варіант цього програмного продукту. Установивши «АРМ-ЗС», ви можете подивитися, які можливості існують у платній версії «Бест-Звіт Плюс», однак не зможете використовувати нічого, крім функцій щодо створення та відправлення файлів звітності до ПФУ і деяких можливостей стосовно податкової звітності. Також не варто лякатися рекламних банерів, що з’являються після запуску програми, з пропозиціями про купівлю платної версії «Бест-Звіт Плюс», цифрового підпису чи оновлень. Сміливо закривайте цей банер, не забувши поставити галочку напроти реквізиту, що забороняє показувати це вікно при запуску програми. Можливості програми АРМ-ЗС на практиці дещо ширші, ніж просто формування звітності до ПФУ. Тут ви можете створювати і роздруковувати форму № 1ДФ для подання до податкової, використовувати нормативно-правову базу для пошуку необхідних для роботи законів і постанов, накладати ЕЦП на електронні документи і переглядати бухгалтерський календар з термінами подання звітності.
АРМ-ЗC не висуває значних вимог до мінімальної конфігурації комп’ютера користувача:
— процесор Pentium-166 або вище;
— оперативна пам’ять — не менше 32 Мбайт;
— вільне місце на жорсткому диску об’ємом не менше 230 Мбайт;
— привід для читання CD-дисків.
Також на комп’ютерах має бути встановлено операційну систему Windows не нижче 95-ї версії.
УстановЛЕННЯ АРМ-ЗС
На початку роботи програми інсталятора вам потрібно знайти файл
Setup.exe і запустити його подвійним натисненням миші. Після цього з’явиться вікно вітання програми-установки. Для переходу до наступного етапу натискуємо на кнопку «Далі». У вікні «Ліцензійна угода» вибираємо кнопку «Так» і переходимо у вікно «Вибір типу» з пропозицією вибрати варіант установлення. За умовчанням вибираємо «Локальний варіант " Далі». Мережний варіант установлення також можливий, однак його за потреби рекомендується здійснювати у присутності як мінімум системного адміністратора. На наступній закладці вказуємо шлях до каталогу установлення або погоджуємося з варіантом, запропонованим програмою, — це «С:\Program Files\ARMZVIT». Після закінчення установлення «АРМ-ЗС» рекомендуємо перезавантажити комп’ютер. На відміну від свого попередника АРМ-2.37, програма не потребує установлення будь-яких додаткових бібліотек і прикладних програм на ваш комп’ютер.
Настроювання АРМ-ЗС
Запуск програмного комплексу АРС-ЗС здійснюється з меню «
Пуск " Програми " АРМ-ЗВІТ Страхувальника». Перед початком роботи програма запропонує вам провести настроювання. На екрані з’явиться вікно таблиці «Вибір підприємства» (рис. 2), в якому ви за допомогою кнопки «+» додаєте ваше підприємство.
У програмі існує можливість формувати звітність відразу для кількох підприємств чи суб’єктів підприємницької діяльності. Для додавання нової картки підприємства скористаймося кнопкою «
+» на панелі вікна. У вікні «Вибір конфігурації підприємства» позначаємо пункт «Загальна конфігурація» для будь-якого типу підприємств. У пункті «Оберіть комплект форм для використання» необхідно зазначити відповідний комплект форм залежно від типу вашого підприємства.У вікні «
Карта підприємства» (рис. 3), що з’явилося, потрібно уважно заповнити всі реквізити підприємства, які надалі використовуватимуться при заповненні форм звітності.
Інформацію у вікні «
Карта підприємства» логічно структуровано та розміщено на кількох закладках. Для переходу на інші закладки можна використовувати комбінацію клавіш «Ctrl+Tab» або клацнути мишкою по заголовку закла-док.
Після внесення інформації про підприємство програма повністю готова до роботи і заповнення інших актуальних довідників.
Заповнюємо довідники
Для цілей створення звіту щодо персоніфікації найважливішим довідником, який нам потрібно заповнити, є довідник працівників «
Довідники " Реєстр співробітників». Структура всіх довідників програми однакова: будь-який напис складається з коду і найменування. Для сортування довідника за алфавітом або за збільшенням кодів необхідно клацнути мишкою по найменуванню стовпця. Для полегшення пошуку необхідного запису в довіднику передбачено вікно пошуку: залежно від того, який стовпець активізовано (найменування підсвічується синім кольором), пошук провадиться за кодом запису або за назвою.Заповнення інформації в довіднику «
Реєстр співробітників» можливе кількома способами. Найпростіший, але найефективніший — це внесення кожного елемента довідника за допомогою діалогової форми програми. Для відкриття цієї форми потрібно скористатися піктограмою «+» в меню вікна «Реєстр співробітників». Поля «П.І.Б.» заповнюємо виходячи з даних на українській сторінці паспорта працівника. Обов’язково заповнюйте поле «Прийнято» і поле «Наявність трудової книжки», якщо ваше підприємство є основним місцем роботи для цього працівника. У разі якщо працівник має підстави для зарахування стажу без сплати страхових внесків, позначайте пункт «Без сплати внесків». Дані довідника «Реєстр співробітників» використовуються в багатьох звітах, тому до заповнення слід поставитися уважно.Другий спосіб заповнення довідника працівників — виходячи з даних програми АРМ-Р 2.37 за попередні періоди. Для цього в програмі «АРМ-ЗС» скористаймося командою «
Документи " Імпорт " Даних із АРМ-Р (ПФУ)» і зазначимо шлях до каталогу, що містить файли звітів (drfo t.zip, indani t.zip), сформовані в АРМ-Р 2.37. Після цього натиснемо на кнопку «ОК».Програма вивантажить дані довідників і документи, після чого виведе повідомлення про успішне завершення операції.
Але є в цього методу і серйозний недолік: можна імпортувати відомості лише про тих осіб, яких уже було занесено до АРМ-Р2.37 у минулому році, тобто лише дані звіту за минулий рік. Це, безумовно, зекономить час на введення інформації щодо працівників, однак дані працівників, прийнятих на роботу у 2007 році, доведеться внести вручну, як описано вище.
Вивантаження до файлу з розширенням *.DBF
І ще один спосіб для користувачів бухгалтерських програм 1С версій 7.7 та 8. Як і в програмі АРМ-Р2.37, в АРМ-ЗС передбачено завантаження інформації, підготовленої в робочій бухгалтерській базі 1С у вигляді
DBF-файлу. У попередній статті ми вже докладно описували, як створити файли звітів в 1С:7.7. Хочемо звернути вашу увагу, що для коректного завантаження до АРМ-ЗС даних про список працюючих осіб (з датами прийняття/звільнення для кожного працівника) необхідно використовувати реліз звітності «№ 2 за 4 квартал 2007 року» до конфігурацій «1С:Бухгалтерський облік для України 7.7» та «1С:Бухгалтерія + Торгівля + Склад + Зарплата + Кадри для України 7.7». Зареєстровані користувачі можуть отримати цей комплект звітності у партнерів фірми 1С. Після того як ви підготували DBF-файли звітів (APM A.DBF і APM І.DBF), в 1С можна приступати до імпорту цих даних до АРМ-ЗС. Для цього в головному меню програми «Документ» вибираємо команду «Імпорт " Даних із АРМ-Р(ПФУ)», після чого вказуємо каталог з DBF-звітами APM A.DBF та APM І.DBF.
Звертаємо вашу увагу, що дані про спеціальний стаж працівників не можна підготувати в 1С. Ці звітні форми слід формувати безпосередньо в АРМ-ЗС уручну.
Вивантаження до файлу з розширенням *.ZDI
У конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.0 для України», починаючи з релізу 1.0.13, реалізовано можливість експорту даних у спеціальному форматі даних для АРМ-ЗС. У меню «
Отчеты " Регламентированные отчеты» необхідно створити звіт «Персонифицированные формы», зазначивши організацію та період формування звіту (рис. 6).
Потім слід вибрати звіти, які потрібно вивантажити («
Список лиц» та «Индивидуальные ведомости»). Для цього достатньо вибрати відповідну закладку звіту, після чого натиснути на кнопку «Заполнить» (рис. 7). Після того, як звіт сформовано і ви візуально переконалися у правильності звітних даних, натискуємо на кнопку «Выгрузить в АРМ ЗС». На екрані з’являється програма «Мастер выгрузки данных регламентированной отчетности». За допомогою кнопки «Далее» відкриваємо вікно для зазначення шляху до каталогу, куди буде поміщено файли з розширенням *.ZDI і звіти, які необхідно експортувати (рис. 7).
Після вивантаження звітів завантажуємо ці ж файли до АРМ-ЗС за допомогою команди «
Документ " Імпорт " Файлів передачі даних(.ZDI)», зазначивши каталог вивантаження і файл.
Редагування та створення звіту для ПФУ
Етап роботи зі створення звіту в АРМ-ЗС починаємо зі створення документа звіту. Для створення нового звіту в АРМ-ЗС вибираємо в головному меню пункт «
Документ " Створити», у дереві каталогу вказуємо період звітності (у нашому випадку — це 2007 рік) і вибираємо зі списку звітів необхідний нам звіт. Наприклад, список осіб, які працювали в роботодавця у звітному році.Натискуємо на «
Створити», якщо ви створюєте новий звіт, то на екрані з’явиться форма бланка, що заповнюється (рис. 8). Якщо ж ви попередньо завантажили цю форму з будь-яких зовнішніх джерел, то програма видасть вам реєстр форм для вибору з уже заповнених бланків такого звіту з позначками про наявність помилок. Будь-яку з пропонованих форм можна відредагувати у вікні форми звіту. Змінювати дані в полях звіту можна, переміщаючись курсором полями форми та вводячи відповідні дані. При цьому поля, доступні для змін, підсвічуються зеленим кольором, а поля, дані яких заповнюються з довідників, виділено сірим. У формі доступні функції копіювання рядків та автоматичного перерахунку. Після внесення виправлень форму можна зберегти і закрити.
АРМ-ЗС здійснює автоматичну перевірку структури і правильності заповнення звіту перед збереженням. Перевірити заповнення бланка на логічні помилки можна і в процесі роботи над формою. Для цього можна скористатися кнопкою «
F4» або командою «Документ " Перевірити». У разі виявлення помилки програма виведе перелік зауважень унизу вікна і позначить рядки документа червоним кольором.Після збереження документ потрапляє до журналу «
Реестр документов». Щоб його відкрити, необхідно в головному меню вибрати «Документ " Відкрити» або на панелі інструментів натискувати на кнопку .Аналогічно в цьому ж періоді створюється форма ІНДАНІ для всіх працівників підприємства.
Після того як усі звіти у списку буде виправлено та підготовлено до відправлення, можна приступати до експорту звітності для подання до ПФУ. Команда «
Документ " Експорт "У Пенсійний фонд» (рис. 9) відкриває вікно з переліком звітності, сформованої в журналі «Реестр документов».
Напроти потрібного звіту встановлюємо мишкою позначку і натискуємо на кнопку «
ОК», не забувши показати програмі шлях до каталогу експорту файлів. Це не обов’язково має бути дискета, для цих цілей можна використовувати флеш-брелок, диск або навіть карту пам’яті фотоапарата.Після успішного експортування файлів звіту на диск можна повернутися назад до журналу «
Реестр документов» і роздрукувати форми звітів разом із бланками ярликів для пачок документів.Створення звіту вперше і знайомство з програмою може вимагати від вас певного часу та зусиль, але повірте, це не забере більше часу, ніж написати форми вручну або залучити сторонніх фахівців до підготовки звіту. Тим більше, що в перспективі використовувати навички роботи з програмою вам доведеться частіше, ніж раз на рік. Адже запровадження щомісячної форми звітності щодо персоніфікації планується на середину літа 2008 року. Тому ігнорувати вимоги ПФУ про подання даних в електронному вигляді нам навряд чи вдасться, оскільки штрафні санкції за відомості, подані не за встановленою формою або недостовірні, прирівнюються до неподання або несвоєчасного подання таких відомостей. Штраф для страхувальника становить 10 % суми страхових внесків, які були сплачені або підлягали сплаті за відповідний звітний період, за кожний повний чи неповний місяць затримки подання відомостей, але не менше 170 грн., а в разі повторного протягом року такого порушення — у розмірі 20 % зазначеної суми і не менше 340 грн. (
п. 5 ч. 9 ст. 106 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV).Ми сподіваємося, що наша публікація допоможе вам опанувати нове програмне забезпечення для формування звітності. І робота з АРМ-ЗС стане для вас такою ж звичною справою, як і робота у вашій бухгалтерській програмі.
