Міністерства та відомства України
Про затвердження методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів
Наказ від 27 березня 2008 року № 321/0/16/-08
(витяг)
Відповідно до ст. 18 Закону України «Про бібліотеки та бібліотечну справу» та Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», з метою встановлення єдиних вимог до обліку бібліотечних фондів
наказую:1.
Затвердити Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, що додаються.<...>
Міністр В. Вовкун
Затверджено наказом Міністерства культури і туризму України від 27 березня 2008 р. № 321/0/16/-08
Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів
I. Загальні положення
1. Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів (далі — Методичні рекомендації) визначають теоретично-методологічні засади відображення в бухгалтерському обліку бібліотечних фондів.
2.
Норми Методичних рекомендацій застосовуються:а) бібліотеками та органами науково-технічної інформації, що утримуються за рахунок бюджетних коштів та надходжень від основної діяльності (далі — бібліотеки
групи А),б) бібліотеками, що знаходяться на балансі госпрозрахункових підприємств (далі — бібліотеки
групи Б).3. У Методичних рекомендаціях наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:
документ
— об’єкт обліку бібліотечного фонду, матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носії,примірник
— одиниця обліку бібліотечного фонду, кожна окрема одиниця документа, яка включається до складу бібліотечного фонду або вибуває з нього,основний фонд
— фонди бібліотек, що складаються з документів, призначених для видачі в тимчасове користування,обмінний фонд
— фонди бібліотек, що використовуються для обміну, перерозподілу, безкоштовної передачі. Документи обмінного фонду не обліковуються на рахунках та не використовуються для обслуговування користувачів,резервний фонд
— організований в складі обмінного фонду фонд, що використовується для заміни в основному фонді бібліотеки втрачених або зношених документів,первісна вартість
— історична собівартість примірника в сумі грошових коштів або справедливої вартості інших активів, витрачених для придбання (створення),вільна ринкова вартість
— вартість примірника, встановлена комісією з числа компетентних фахівців бібліотеки з урахуванням діючих цін на аналогічні документи.
II. Визнання та оцінка бібліотечних фондів
4. Для цілей бухгалтерського обліку бібліотечні фонди відносяться до
інших необоротних матеріальних активів.За актуальністю та ступенем використання, визначених спеціально створеною комісією з числа працівників бібліотеки, бібліотечні фонди
класифікуються на:основний
фонд,обмінний
фонд.В складі обмінного
фонду може бути виділений резервний фонд.Основні
фонди класифікуються за видами, галузями знань, мовами. В розрізі основних фондів документи обліковуються із застосуванням субрахунків аналітичного обліку.5. Документи
основного фонду (крім періодичних видань) обліковуються на балансових рахунках. Вартість придбаних періодичних видань для бібліотек групи А списується на видатки в періоді оплати, бібліотек групи Б — рівномірно протягом періоду передплати. У наступних періодах періодичні видання обліковуються на рахунках позабалансового обліку.6. Бібліотечні фонди оприбутковуються за вартістю придбання. Документи, що надходять без зазначеної вартості, оцінюються комісією з оцінки документів.
Придбані
бібліотечні фонди обліковуються за первісною вартістю з урахуванням сум, сплачених постачальникам, або вартості інших форм погашення заборгованості без урахування непрямих податків, інших витрат, пов’язаних з придбанням.7.
Об’єктом обліку бібліотечних фондів є документ. Облік здійснюється згідно Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженої наказом МКТ України від 03.04.2007 р. № 22 (зареєстрована в Міністерстві юстиції України 23.05.2007 р. за № 530/13797).8. Одержані документи оприбутковуються за встановленою в акті прийому-передачі чи накладній вільною ринковою вартістю на дату отримання (що і є їх первісною вартістю).
Первісною вартістю
бібліотечних фондів, внесених до статутного капіталу підприємства, на балансі якого є бібліотека (для бібліотек групи Б), визнається погоджена засновниками їх вільна ринкова вартість.9.
Первісною вартістю бібліотечних фондів, виготовлених власними силами, визнається собівартість їх виготовлення з урахуванням витрат, безпосередньо понесених на операції з їх виготовлення.10. Документи обліковуються в
кількісному виразі і за цінами оприбуткування.11. Витрати, пов’язані з
початковими палітурними роботами, збільшують первісну вартість бібліотечних фондів. Витрати, пов’язані з наступними палітурними роботами, списуються на адміністративні витрати для бібліотек групи Б, на видатки загального або спеціального фонду (в залежності від джерела фінансування операцій придбання бібліотечних фондів) — для бібліотек групи А.12.
Безоплатна передача документів іншим бібліотекам, в основному та обмінному фондах здійснюється згідно законодавства.13.
Знос (амортизація) на бібліотечні фонди:для бібліотек
групи А — не нараховується,для бібліотек
групи Б — застосовуються методи, передбачені П(С)БО 7 «Основні засоби».Списання документа
(в тому числі до обмінних фондів) здійснюється за документально підтвердженим фактом непридатності до подальшого використання (фізичного та морального зношення, втрати актуальності, або як непрофільних маловикористовуваних та дублетних документів).Операції списання документа з балансового обліку здійснюються та обліковуються:
у відповідності до чинних нормативних актів Державного казначейства України — для бібліотек
групи А ,у відповідності до Положень (стандартів) бухгалтерського обліку — для бібліотек
групи Б.14. У випадку втрати документа його заміна на аналогічний здійснюється шляхом списання документа по балансовій вартості, а оприбуткування — за вільною ринковою вартістю.
15.
Кошти від реалізації документів для бібліотек:групи А
— залишаються в розпорядженні бібліотеки з правом подальшого використання на поповнення бібліотечного фонду,групи Б
— є іншим операційним доходом підприємства, на балансі якого утримується бібліотека.Реалізація документів здійснюється відповідно до галузевих інструкцій.
16.
Інвентаризація бібліотечних фондів здійснюється в такі терміни:найбільш цінні фонди, що зберігаються в сейфах чи з закритих шафах, —
щорічно,рідкісні, цінні фонди —
один раз на 5 років,фонди бібліотек обсягом до 100 тис. облікових одиниць —
один раз на 5 років,фонди бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць —
поетапно, один раз на 7 років,фонди бібліотек від 200 до 600 тис. облікових одиниць —
поетапно, один раз на 10 років,фонди бібліотек від 600 тисяч облікових одиниць до 1 млн облікових одиниць —
поетапно, один раз на 12 років,фонди понад 1 млн облікових одиниць —
поетапно, один раз на 15 років.Інвентаризація бібліотечних фондів здійснюється шляхом звірки даних Інвентарної книги бібліотечного фонду та даних бухгалтерського обліку з наявними у фонді документами та записами у формулярах користувачів.
17. Кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку бібліотечних фондів наведено в додатку 1.
Начальник управління фінансування, обліку та звітності В. Жук
Додаток 1
до п. 17 наказу Міністерства культури і туризму України
від 27 березня 2008 р. № 321/0/16/-08
Таблиця 1: Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку бібліотечних фондів для бібліотек, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів, а також надають платні послуги
| № з/п | Зміст операцій | Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку | |
| Дт | Кт | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Придбання в постійне користування документів, придбаних за рахунок коштів загального або спеціального фонду |
|
|
| 1.1. | При попередній оплаті за поставку | 112 | 364 |
| 1.2. | Якщо оплата була проведена після отримання книг | 112 | 675 |
| 1.3. | Облік за вартістю придбання в залежності від джерела фінансування видатків |
|
|
| — при оплаті коштами загального фонду | 801, 802 | 401 | |
| — при оплаті коштами спеціального фонду | 811 — 813 | 401 | |
| 1.4. | Сума ПДВ (якщо бібліотека зареєстрована як платник ПДВ): |
|
|
| — при оплаті коштами загального фонду | 801, 802 | 401 | |
| — при оплаті коштами спеціального фонду |
|
| |
| ПДВ не включено до податкового кредиту | 811 — 813 | 364, 675 | |
| ПДВ включено до податкового кредиту (бібліотека зареєстрована як платник ПДВ і має право на податковий кредит) | 641 | 364, 675 | |
| 2. | Безоплатне отримання документів (крім централізованого постачання та внутрішнього переміщення в межах головних розпорядників бюджетних коштів) |
|
|
| — на суму вільної ринкової вартості | 112 | 712 | |
| — водночас проводиться другий запис | 812 | 401 | |
| 3. | Безоплатне надходження у вигляді централізованого постачання та внутрішнього переміщення в межах головних розпорядників бюджетних коштів |
|
|
| — на суму вільної ринкової вартості | 112 | 401 | |
| 4. | Отримання документів за операціями з централізованого постачання, які проводяться за рахунок власних надходжень спеціального фонду кошторису |
|
|
| — оприбуткування документів на суму первісної вартості | 112 | 684 | |
| — водночас проводиться другий запис | 811, 812 | 401 | |
| 5. | Списано витрати понесені в операціях придбання документів |
|
|
| — придбання здійснюється за рахунок загального фонду | 801, 802 | 364, 675, 661, 651 — 654. | |
| — придбання здійснюється за рахунок спеціального фонду | 811 — 813 | 364, 675, 661, 651 — 654. | |
| 6. | Відображено витрати, понесені на виготовлення документів власними силами: |
|
|
| 6.1. | — при фінансуванні коштами загального фонду | 112, 801, 802 | 201, 661, 651 — 653, 401 |
| 6.2. | — при фінансуванні коштами спеціального фонду | 112, 811 — 813 | 201, 661, 651 — 653, 401 |
| 7. | Списано літературу (списані на підставі акта документи як такі, що зношені, втратили актуальність, застарілі, загублені читачами та втрачені з інших причин) | 401 | 112 |
Таблиця 2: Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку бібліотечних фондів для бібліотек, які є на балансі госпрозрахункових підприємств
| № з/п | Зміст операцій | Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку | |
| Дт | Кт | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Одержано документи в постійне користування | 153 | 631 |
| 2. | Введено в експлуатацію бібліотечні фонди | 111 | 153 |
| 3. | Списано витрати, понесені в операціях придбання документів | 23, 91 — 94 | 631, 372, 661, 651 — 653 |
| 4. | Одержано документи в тимчасове користування (облік на позабалансових рахунках) | 023 |
|
| 5. | Списано фактичні видатки на палітурні роботи | 92 | 201, 202, 661, 651 — 653 |
| 6. | Відображено витрати, понесені на виготовлення документів власними силами: |
|
|
| — облік фактичних витрат на виготовлення документів | 153 | 201, 661, 651 — 653 | |
|
| — виготовлено документи оприбутковані в складі фонду (на підставі акта) | 111 | 153 |
| 7. | Списано документи, не придатні до використання (на підставі акта) | 976 | 111 |
| 8. | Нараховано знос бібліотечних фондів | 13 | 111 |
| 9. | Повернуто документи, що були в тимчасовому користуванні |
| 023 |
коментар редакції
Облік бібліотечних фондів
Незважаючи на те що документ призначено для бібліотек (бюджетних, госпрозрахункових, балансових структурних підрозділів підприємств), його деякі положення будуть цікаві і для інших підприємств, які придбавають літературу та періодику для використання у власній діяльності без її передачі в користування третім особам. Саме для таких підприємств виділимо основні положення Методрекомендацій:
1.
На рахунку 111 «Бібліотечні фонди» обліковуються документи, тобто матеріальна форма отримання, зберігання, використання та розповсюдження інформації (зафіксовані на папері, магнітному, кіно-, фотоплівці, оптичному диску чи іншому носії). Звичайно, корисний строк використання таких документів повинен перевищувати рік, інакше літературу не може бути класифіковано як необоротний актив (докладніше див. статтю «Корисна література і не тільки: відображаємо в обліку» // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 14, с. 20). У Методрекомендаціях зазначено, що придбані бібліотечні фонди обліковуються за первісною вартістю (п. 6). З цим ми повністю згодні, проте не згодні з другим абзацом цього пункту (і відповідно з проводкою 3 у таблиці 2), де зазначено, що в первісній вартості не враховуються інші витрати, пов’язані з придбанням. Адже це суперечить П(С)БО 7 «Основні засоби». При цьому далі зроблено абсолютно справедливий висновок щодо обліку палітурних робіт (п. 11): витрати на початкові палітурні роботи збільшують первісну вартість бібліотечних фондів, а на подальші (повторні) палітурні роботи — відображаються у складі адмінвитрат.2.
Як справедливо зазначено в Методрекомендаціях знос (амортизація) на бібліотечні фонди нараховується згідно з методами, передбаченими П(С)БО 7. Інакше кажучи, використовуються прямолінійний метод, виробничий метод, 50/50 % (амортизація нараховується в першому місяці використання у розмірі 50 % вартості, решта 50 % — у місяці списання з балансу), 100 % (амортизація нараховується в першому місяці використання у розмірі 100 % вартості) — п. 27 П(С)БО 7.3.
Витрати на періодичні видання списуються рівномірно протягом періоду передплати (п. 5 Методрекомендацій). У статті «Корисна література і не тільки: відображаємо в обліку» // «Податки і бухгалтерський облік», 2008, № 14 ми рекомендували вчиняти так само: авансову оплату відображати на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів» з подальшим списанням на рахунки витрат (рах. 91, 92, 93, 94) у міру надходження видання.4.
Автори Методрекомендацій у п. 15 урахували новини в обліку реалізації необоротних активів, (див. П(С)БО 27 «Необоротні активи, утримувані для продажу, та припинена діяльність») і нагадали, що доходи в цьому випадку є іншими операційними. Для них згідно з останніми змінами в Плані рахунків передбачено рахунок 712 «Дохід від реалізації інших оборотних активів». Докладніше див. статті «Бухоблікові новації-2008 (коментар до наказу Мінфіну № 353)» // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 28 і № 30; «Якщо продані ОЗ повернено» // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 42.І на завершення декілька слів
про податковий облік: на відміну від бухгалтерського, витрати на будь-яку літературу, у тому числі й періодику, включаються до валових витрат підприємства згідно з п.п. 5.4.2 Закону про податок на прибуток. Головне, щоб така література була пов’язана з господарською діяльністю підприємства (докладніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 14, с. 20).Наталія Яновська
