«Трудові» довідки найманих працівників єдиноподатника
Чинним законодавством установлено, що на кожного свого найманого працівника єдиноподатник має одержувати в податковій інспекції довідку про трудові відносини фізичної особи з платником єдиного податку за встановленою формою. Що являє собою ця довідка, як її оформити, що з нею робити, якщо працівник звільнився, що робити якщо її загублено? Відповіді на ці та деякі інші запитання ви знайдете в цій публікації.
Тетяна АНТОНОВА, консультант газети «Податки та бухгалтерський облік»
Єдиноподатники та їх наймані працівники
Як відомо, сплата єдиного податку здійснюється на підставі
Указу № 727. Згідно з цим документом перехід на сплату єдиного податку відбувається шляхом отримання підприємцем Свідоцтва про сплату єдиного податку (далі — Свідоцтво).Свідоцтвом підтверджується, що підприємець є платником єдиного податку (тобто підтверджуються його права та обов’язки як платника єдиного податку). Порядок видачі Свідоцтва та його форму затверджено
наказом ДПАУ від 29.10.99 р. № 599.Таке Свідоцтво видається органами державної податкової служби на підставі поданої приватним підприємцем
заяви про право переходу на застосування спрощеної системи оподаткування за встановленою формою. Заява подається не пізніше ніж за 15 днів до початку того календарного кварталу, з якого підприємець має намір перейти на спрощену систему оподаткування.** Новостворений (тільки зареєстрований) підприємець може перейти на єдиний податок відразу після взяття його на облік у податковому органі (підприємцю не потрібно чекати початку найближчого календарного кварталу). Для цього заяву про перехід на єдиний податок потрібно подати при взятті на облік у податковому органі.
Для отримання Свідоцтва до заяви необхідно додати документ, що підтверджує сплату суми єдиного податку (квитанцію, копію платіжного доручення з відміткою банку). Отже, перш ніж подавати заяву,
необхідно сплатити «аванс» щодо єдиного податку за майбутній перший місяць роботи. Розрахунок суми єдиного податку здійснюється на підставі ставки, установленої для цього конкретного виду діяльності місцевими радами.Якщо підприємець використовує у своїй діяльності найману працю (у тому числі членів своєї сім’ї), то ставка податку
збільшується на 50 % за кожного працівника. Зверніть увагу: доплата здійснюється тільки за осіб, які перебувають з підприємцем у трудових відносинах, тобто за тих, з якими він уклав трудовий договір.За громадян, які надають підприємцю послуги (роботи) за цивільно-правовими договорами, доплата єдиного податку не провадиться.
Якщо заяву складено правильно, суму єдиного податку сплачено в належній сумі і немає інших перешкод для переведення підприємця на єдиний податок, орган державної податкової служби протягом 10 робочих днів безоплатно видає заявнику Свідоцтво.
На додаток до Свідоцтва на кожного працівника видається
Довідка про трудові відносини фізичної особи з платником єдиного податку (далі — Довідка).Свідоцтво і Довідки є документами суворої звітності.
Виготовленням та розповсюдженням бланків Свідоцтв і Довідок займається виключно ДПАУ.
Бланк Довідки заповнюється уповноваженою на це особою податкового органу, підписується керівником чи заступником керівника цього відомства і завіряється печаткою.
Свідоцтво і Довідки видаються
на строк, зазначений у заяві, але в межах календарного року.Довідки повинні знаходитися на робочому місці найманих працівників і пред’являтися працівникам контролюючих органів, які мають відповідні функціональні повноваження на проведення перевірки. Довідка дійсна за наявності документа, що засвідчує особу. Видані працівникам платника єдиного податку Довідки не можна передавати іншим особам, крім тих, на чиє ім’я їх виписано.
Якщо в підприємця «прибуло в полку»
У разі
збільшення чисельності працівників протягом строку дії Свідоцтва єдиноподатник повинен доплатити за кожного такого нового працівника єдиний податок (по 50 % ставки) з розрахунку не менше ніж за повний місяць з початку діяльності таких працівників та отримати Довідки для цих працівників.Наприклад, з працівником укладено договір 14 травня. У такому разі за цього працівника потрібно сплатити єдиний податок (50 % ставки, за якою сплачує єдиний податок підприємець) за цілий місяць (за травень) і отримати на нього Довідку.
На що слід звернути увагу:
1. Строк унесення плати за перший місяць роботи щойно прийнятого працівника ніяк не пов’язано з граничним строком сплати єдиного податку (не пізніше 20 числа). Пояснимо на прикладі. Припустимо, працівника прийнято на роботу 16 травня. Це зовсім не означає, що підприємець доплату за цього працівника повинен внести не пізніше 20 травня — у строк сплати єдиного податку за червень. Таких приписів чинне законодавство не містить. Та і не може містити — адже як можна заздалегідь знати, що в такий-то строк буде укладено трудовий договір з працівником?
За щойно прийнятого працівника єдиний податок, на наш погляд,
заплатити потрібно не пізніше дня підписання з ним трудового договору*. Цього ж дня слід звернутися до податкового органу для отримання Довідки на такого працівника.* Трудовий договір між підприємцем та фізичною особою укладається в письмовій формі. При складанні такого договору обов’язково повинні виконуватися вимоги, установлені наказом Міністерства праці та соціальної політики України «Про затвердження Форми трудового договору між працівником та фізичною особою і Порядку реєстрації трудового договору між працівником та фізичною особою» від 08.06.2001 р. № 260.
У будь-якому випадку відповідальність за «несвоєчасне»** внесення доплати єдиного податку в цій ситуації законом не передбачено. Щоправда, податківці іноді з цим не погоджуються і нараховують пеню.
** Законодавством точний строк унесення доплати єдиного податку за щойно прийнятого працівника не визначено.
2. Перелік документів, які необхідно подати для отримання Довідки на щойно прийнятого найманого працівника законодавством не встановлено. На нашу думку, це повинні бути
заява за формою відповідно до додатка 1 до Порядку № 599 і документ про сплату єдиного податку за такого працівника.Очевидно, якщо працівника прийнято на роботу після 20 числа місяця, доплату єдиного податку за такого працівника потрібно внести за два місяці — за місяць, в якому з працівником укладено трудовий договір, і за наступний місяць (строк сплати єдиного податку за який уже настав).
3. Якщо з працівником трудовий договір укладено, але працівник до виконання своїх трудових обов’язків не приступив, це зовсім не означає, що підприємець не повинен виконати обов’язки, про які йшлося вище (сплатити за працівника єдиний податок та отримати на нього Довідку). Підкреслимо: за основу слід брати строк укладення трудового договору, а не інші події на кшталт реєстрації трудового договору, унесення запису до трудової книжки, фактичного допуску працівника до виконання обов’язків за трудовим договором.
Якщо працівник звільнився
Відповідно до
Порядку № 599 якщо працівник звільняється, то виписану на нього Довідку підприємець зобов’язаний повернути до органу податкової служби.Власне це в інтересах самого підприємця, оскільки зі здаванням Довідки пов’язана сплата єдиного податку за найманого працівника (який іде від підприємця).
Так, у
п. 4 Порядку № 599 зазначено, що при втраті Довідки доплату за працівника може бути припинено тільки починаючи з наступного кварталу.Інакше кажучи, якщо здати Довідку до податкового органу підприємець не може (наприклад, довідку загублено), то навіть у разі звільнення працівника за нього доведеться доплачувати єдиний податок аж до кінця поточного кварталу. Наприклад, працівник звільнився у квітні, при цьому видана на нього Довідка вважається загубленою (працівник залишив її в себе). У такому разі єдиний податок і за травень, і за червень підприємець вимушений буде сплачувати з урахуванням доплати за фактично відсутню особу. Позбавити себе таких витрат підприємець зможе, якщо ще до звільнення працівника отримає в податківців дублікат загубленої Довідки, а після звільнення здасть його податківцям. Проте погодьтеся, видача дубліката Довідки на вже звільненого працівника з подальшим здаванням цього документа виглядає не зовсім логічно. Отже, подібний «трюк» податківці навряд чи пропустять.
Припустимо, звільнення відбулося за правилами і Довідка є в наявності. Давайте подивимося, що слід урахувати в такому разі.
Найголовніше — згідно з
Указом № 727 єдиний податок сплачується з розрахунку не менше ніж за один місяць. Тобто попрацював підприємець першого числа календарного місяця, а потім усе «кинув», єдиний податок має бути сплачено за весь цей календарний місяць повністю. Така сама ситуація і з найманим працівником: якщо працівник пропрацює в якомусь календарному місяці в єдиноподатника хоча б один день, то 50 % ставки єдиного податку за нього доведеться сплатити за весь місяць.При цьому обов’язково слід звернути увагу на такий момент.
Дату, з якої працівник припиняє трудові відносини з підприємцем, логічно визначати за відповідною відміткою у трудовому договорі. Проте на практиці податківці часто вважають по-іншому: «для нас, мовляв, головне, коли ви нам повернули Довідку, видану на працівника, який звільнився. Усе інше не важливе». Отже, якщо вже таке принципове значення має навіть один день, підприємцю краще здавати Довідку в день розірвання трудового договору з найманим працівником.
Резюмуємо викладене вище. Якщо виникли такі обставини, то розстатися з працівником краще
до закінчення календарного місяця. При цьому Довідку до податкового органу краще здавати в день розірвання трудового договору. Якщо вийшло, що працівник звільнився в кінці місяця, а Довідку здано до податкового органу вже в наступному місяці, не виключено нерозуміння цього податківцями. У такій ситуації потрібно буде доводити, що працівник припинив трудові відносини з підприємцем не з моменту здачі Довідки, а з дати розірвання трудового договору, зазначеної у трудовому договорі. Проте майте на увазі: довести це часто буває непросто.Звертаємо увагу ще на деякі моменти, пов’язані з датою звільнення працівника:
1. Працівник звільняється до 20 числа поточного місяця. У цьому випадку особливих питань не виникає. Але все-таки, щоб уникнути будь-яких претензій з боку податківців, Довідку
краще здати не пізніше 20 числа поточного місяця. Якщо довідку буде здано після 20 числа, то підприємцю слід до 20 числа принаймні повідомити податківців про те, що в наступному місяці працівник уже не працюватиме і Довідку буде повернено. Це послужить поясненням, чому за працівника не сплачено єдиний податок за наступний місяць.2. Працівник звільняється після 20 числа поточного місяця. Тут усе залежатиме від того, в який момент підприємець дізнався про звільнення працівника:
— до настання строків сплати єдиного податку за наступний місяць;
— після настання строків сплати (сплата єдиного податку проводиться щомісячно не пізніше 20 числа місяця, що передує місяцю, за який сплачується єдиний податок).
Так, якщо підприємець дізнається про звільнення працівника до 20 числа поточного місяця і про те, що працівник в наступному місяці вже не працюватиме, цілком логічно не сплачувати за нього 50 % ставки єдиного податку за наступний місяць. При цьому бажано, щоб трудовий договір з працівником було розірвано останнім днем поточного місяця і цього ж дня Довідку було здано до податкового органу (зрозуміло, якщо її не загублено).
Хоча і такий логічно правильний підхід не завжди влаштовує вартових податкового порядку.
Коли закінчується граничній строк сплати єдиного податку за наступний місяць, податківці починають хвилюватися: як же так — у підприємця значаться три працівники, а податок сплачено тільки за двох? Вони вважають, що поки Довідка про трудові відносини знаходиться на руках у найманого працівника, за нього необхідно платити. Тому дуже часто, не дочекавшись кінця місяця, податківці починають вимагати від підприємця доплати. Звичайно ж вони не мають рації.
Щоб не провокувати подібних дій, підприємцю бажано заздалегідь (до настання граничного строку сплати)
попередити свою податкову інспекцію, що такий працівник у кінці поточного місяця звільняється.Інша ситуація, коли працівник повідомляє підприємця про своє звільнення вже після того, як за нього було сплачено 50 % ставки єдиного податку за наступний місяць (після 20 числа поточного місяця). У цьому випадку частина єдиного податку, сплачена за цього працівника, вважається надмірно сплаченою і підлягає поверненню або зарахуванню в рахунок майбутніх платежів.
Щоб не втратити переплачені гроші, крім Довідки, підприємцю потрібно буде подати до податкової служби заяву з проханням повернути або зарахувати в рахунок майбутніх платежів надмірно сплачені кошти. Повернення — досить клопітка та громіздка процедура, тому реальніше і практичніше «попросити» зарахувати суму переплати в рахунок майбутніх платежів за єдиним податком.
Ще раз підкреслимо: у передоплаченому місяці працівник не повинен пропрацювати жодного дня. Інакше гроші підприємцю правомірно можуть не повертати.
Якщо відбувається заміна одного працівника іншим
Якщо замість звільненого протягом календарного місяця працівника в цьому ж місяці на роботу
приймається інший, за такого нового працівника доплачувати єдиний податок не потрібно. У такій ситуації потрібно тільки отримати нову Довідку. Такий висновок випливає з листа ДПАУ від 31.03.2000 р. № 4570/7/17-0517. У ньому, зокрема, зазначено, що якщо протягом строку дії отриманого Свідоцтва зменшується чисельність працівників, платник єдиного податку повинен повернути Довідки на звільнених працівників. Але в разі якщо платник єдиного податку замість звільнених працівників приймає інших у тому самому періоді, сплачена сума єдиного податку у вигляді збільшення ставки єдиного податку на 50 % за звільненого працівника поверненню не підлягає і не збільшується до кінця періоду, за який здійснено сплату за звільненого працівника. У такому разі на кожного нового працівника видається нова Довідка, оскільки Довідки, як і Свідоцтво, видані платнику єдиного податку, не може бути передано іншим особам, крім зазначених у них.Цілком згодні з ДПАУ.
Якщо Довідку загублено
Напевно з усього викладеного вище вам стало зрозуміло, що Довідки, видані найманим працівникам, є для податківців свого роду орієнтиром для перевірки правильності нарахування та сплати єдиного податку. Видано три Довідки — отже, доплату має бути проведено за трьох працівників.
Проте Довідки, як і будь-які інші документи, можуть рватися, розмокати, горіти, і головне — загублюватися.
Що робити, якщо Довідку загублено?
Податківці реєструють інформацію про видані працівникам єдиноподатника Довідки і занесені до них відомості до спеціального облікового регістру (журналу обліку видачі Свідоцтв). Отже, усі відомості, зазначені в Довідці, у них
дублюються та зберігаються.Якщо загублено «потрібну» Довідку (працівник продовжує працювати у підприємця), податковий орган має видати дублікат. Підставою для видачі дубліката Довідки є
письмова заява підприємця. Тільки майте на увазі: дублікат видається на підставі довідки органів МВС України. Просто так прийти і сказати, що Довідку загублено, видайте мені іншу, не можна — потрібні докази. Отже, у всіх, так би мовити, форс-мажорних ситуаціях насамперед слід звернутися до міліції.Проте іноді буває, що працівник підприємця зникає разом із Довідкою. Виходить, що ні працівника, ні Довідки в підприємця немає, а обов’язок зі сплати 50 % єдиного податку до кінця поточного кварталу залишається. Позбутися такого обов’язку, як уже зазначалося, можна тільки починаючи з наступного кварталу.
Сподіваємося, що викладена в цій статті інформація допоможе вам грамотно вирішити «трудові» питання як з найманими працівниками, так і з представниками податкових органів.
