Про здійснення розрахункових операцій бюджетними установами
До каси бюджетної установи надійшла нецільова благодійна допомога в сумі 5000 грн. Чи можна ці кошти не здавати на рахунок у цей день, а видати їх частину підзвітній особі на господарські потреби або витрати на відрядження?
Ні, так учинити не можна. Пояснимо, чому.
По-перше, у цьому випадку буде порушено один із принципів використання бюджетних коштів, установлених
ст. 7 Бюджетного кодексу України від 21.06.2001 р. № 2542-III (далі — БКУ), згідно з яким бюджетні кошти використовуються тільки на цілі, визначені бюджетними призначеннями.На момент надходження благодійної допомоги в кошторисі установи цю суму не затверджено. Тому перш ніж її використовувати потрібно внести зміни до кошторису відповідно до
Порядку складання, розгляду та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.По-друге,
п. 11.3 Порядку обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затвердженого наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89, передбачає: «всі суми коштів, що надходять готівкою до кас установ, повинні спочатку бути обов’язково зараховані на спеціальні реєстраційні рахунки установ, відкриті в органах Державного казначейства. Після цього вони можуть використовуватися за призначенням відповідно до кошторису установи».Ураховуючи цю вимогу, бюджетна установа має спочатку здати всі кошти, отримані до каси, на спеціальний реєстраційний рахунок з обліку власних надходжень, унести зміни до кошторису. І тільки після цього воно має право зареєструвати зобов’язання за цими коштами, отримати з рахунка необхідну суму готівки та витратити її на господарські потреби і відрядження та інші видатки згідно із затвердженим кошторисом.
На рахунок бюджетної організації надійшли кошти в рахунок погашення дебіторської заборгованості, що виникла торік:
— від винної особи в рахунок погашення суми заподіяної шкоди;
— від постачальників як повернення надмірно перерахованих сум.
Як ураховувати такі кошти і куди їх можна витратити?
Як відомо, бюджетний період для всіх бюджетів становить один календарний рік, який починається з 1 січня кожного року і закінчується 31 грудня того ж року, що встановлено у
ст. 3 БКУ.Усі рахунки, відкриті бюджетним установам у поточному бюджетному періоді, не пізніше за 31 грудня або в останній день іншого бюджетного періоду закриваються (
ч. 1 ст. 57 БКУ і п. 7.1. Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства України, затвердженого наказом Держказначейства України від 02.12.2002 р. № 221).Відновлення касових видатків можливе тільки протягом одного бюджетного року
(лист Держказначейства України від 01.08.2006 р. № 3.4-04/1369-7213). Однак ця вимога стосується тільки сум, що надходять бюджетним установам на відновлення касових видатків, здійснених за рахунок коштів загального фонду бюджету.Щодо коштів спеціального фонду, то на них це правило не поширюється. Якщо на кінець бюджетного року в бюджетній установі значилися залишки коштів за субрахунками 323, 324, то органи Держказначейства зберігають такі кошти для покриття відповідних видатків у наступному бюджетному періоді з урахуванням їх цільового призначення
(ч. 2 ст. 57 БКУ). І тому в наступному бюджетному періоді установи мають право витрачати такі кошти на цілі, передбачені кошторисом.Як передбачено
п. 3.2 Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 26.12.2003 р. № 242, суми коштів, що надходять на відновлення касових видатків загального фонду, проведених у минулих бюджетних періодах, перераховуються до доходу відповідного бюджету (код доходів бюджетної класифікації 21080500 «Інші надходження»). Такі кошти не може бути відображено в обліку як відновлення касових видатків.Наприклад, так обліковуються щомісячні стягнення із заробітної плати винних осіб за заподіяну шкоду (
лист Держказначейства України від 09.03.2006 р. № 3.4-22/498-2143). Такі суми підлягають перерахуванню до доходу відповідного бюджету (код доходів 21080600 «Суми, стягнуті з винних осіб, за шкоду, заподіяну державі, підприємству, установі, організації»).У бухгалтерському обліку такі операції відображаються такими записами:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | |
| дебет | кредит | ||
| 1 | Надійшли до каси від винної особи кошти в рахунок погашення суми нестачі | 301 | 363 |
| 2 | Зараховано на рахунок установи суму нестачі | 323 | 301 |
| 3 | Перераховано до доходу бюджету відповідні суми | 642 | 323 |
Щодо сум, отриманих від постачальників у рахунок погашення дебіторської заборгованості минулого року, то такі кошти також необхідно буде перерахувати до бюджету як кошти минулого року. Державне казначейство України у своєму
листі від 01.08.2006 р. № 3.4-04/1369-7213 також підкреслювало, що відновлення касових видатків можливе тільки в межах одного бюджетного періоду.
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | |
| дебет | кредит | ||
| 1 | Погашено дебіторську заборгованість | 321 | 364 |
| 2 | Перераховано до доходу бюджету отримані кошти | 642 | 321 |
Винятком є кошти спеціального фонду в частині власних надходжень. При надходженні коштів у рахунок погашення дебіторської заборгованості, що виникла торік за рахунок коштів спецфонду, на спеціальні реєстраційні рахунки для обліку власних надходжень такі операції буде відображено такими записами:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | |
| дебет | кредит | ||
| 1 | Погашення дебіторської заборгованості | 323,32 | 363 |
| 2 | Відновлення доходів спеціального фонду з власних надходжень | 432 | 711, 712, 714 |
Вікторія Матвєєва, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
