Виконання працівниками додаткових обов’язків
Усім працюючим громадянам знайома ситуація, коли необхідно замінити колегу, який пішов у відпустку, виїхав у відрядження, захворів або ж коли виникла необхідність виконання більшого обсягу робіт у зв’язку зі звільненням іншого працівника. Перед роботодавцем у такому разі стоїть завдання — підібрати гідну кандидатуру для заміщення тимчасово відсутнього або звільненого працівника. Про те, як оформити такі трудові відносини і як оплачується виконання працівником додаткових обов’язків, розповідається в цій статті.
Катерина СКРИПКІНА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.Постанова № 1145
— постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145.Постанова № 1545
— постанова Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.Роз’яснення № 30/39
— роз’яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці та заробітної плати і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.65 р. № 30/39.Інструкція № 5
— Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.Генеральна угода
— Генеральна угода між Кабінетом Міністрів України, всеукраїнським об’єднанням організацій роботодавців і підприємств та всеукраїнськими профспілками і профоб’єднаннями на 2008 — 2009 роки від 15.04.2008 р. // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 50.
Захворів працівник, пішов у відпустку, виїхав у відрядження, працівниця пішла в декретну відпустку, звільнили працівника... Фактично обсяг робіт на період ситуації, яка склалася, залишається тим самим при кількості кадрів, що скоротилася. Це означає, що комусь із працівників необхідно буде виконувати роботу тимчасово відсутнього або звільненого працівника.
Чинним законодавством передбачено такі способи виконання працівниками додаткових обов’язків:
1) виконання обов’язку тимчасово відсутнього працівника;
2) тимчасове замісництво;
3) суміщення професій (посад);
4) розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваної роботи.
Незважаючи на те що всі зазначені способи виконання працівниками додаткових обов’язків схожі за своєю суттю, кожний з них має свої особливості. Який зі способів побудови трудових відносин вибрати, має вирішити керівник, попередньо встановивши причини виникнення необхідності збільшення трудового навантаження на працівника. Наприклад, якщо один із працівників перебуває у відпустці або хворіє, то слід вибирати перший чи другий спосіб виконання додаткових обов’язків, а при появі на підприємстві вакантної посади прийнятний третій або четвертий спосіб.
При збільшенні трудового навантаження на працівника слід мати на увазі, що власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (
ст. 31 КЗпП). При визначенні кола обов’язків працівника основним чинником є його спеціальність (посада). Трудові обов’язки працівників зазначені в Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженому наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336.У зв’язку з викладеним
Мінпраці в листі від 08.08.2005 р. № 06-2/196 звертає увагу, що право власника розширити коло обов’язків працівника обмежене. Є тільки два варіанти:— отримати згоду працівника на розширення кола його обов’язків;
— розширити коло обов’язків працівника за наявності підстав згідно з
ч. 3 ст. 32 КЗпп. Відповідно до зазначеної норми КЗпП допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю чи посадою у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці. Про це працівника має бути повідомлено не пізніше ніж за два місяці. У разі відмови працівника продовжувати роботу в нових умовах трудовий договір із ним припиняється на підставі п. 6 ст. 36 КЗпп.У разі виникнення необхідності залучення працівника до додаткової роботи роботодавець повинен керуватися такими документами:
КЗпП, постановою № 1145, роз’ясненням № 30/39, Генеральною угодою.Слід зауважити, що
постанову № 1145 та роз’яснення № 30/39 прийнято за часів СРСР, однак на підставі постанови № 1545 зазначені документи продовжують діяти в частині, що не суперечить законодавству України, як базові документи, що містять загальні норми, принципи та визначення способів виконання працівниками додаткових обов’язків, оскільки в Україні досі не прийнято нові нормативні документи. Це підтверджується в листі Мінпраці від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17.Ці документи втратили чинність тільки відносно обмежень на суміщення професій (посад), правил введення суміщення та оплати роботи, що виконується в порядку суміщення або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Це зумовлено тим, що згідно з
ч. 1 ст. 21 КЗпП виконувана робота визначається угодою між працівником та роботодавцем, а розміри доплат за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника відповідно до ст. 105 КЗпП установлюються в колективному договорі.Тепер перейдемо до розгляду порядку оформлення та оплати кожного зі способів виконання додаткових обов’язків.
Виконання обов’язку тимчасово відсутнього працівника та тимчасове замісництво
Відповідно до
ст. 105 КЗпП і п. 2 постанови № 1145 під виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника розуміється виконання поряд зі своєю основною роботою, передбаченою трудовим договором, обов’язків іншого, тимчасово відсутнього, працівника.Як уже зазначалося, цей спосіб виконання додаткових обов’язків прийнятний у разі, якщо необхідно замінити працівника, який перебуває у відпустці, хворіє або відсутній з іншої причини, але за ним зберігається місце роботи (посада).
При цьому як випливає з визначення цього способу виконання додаткових обов’язків:
— у період виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника працівник, який його замінює, не звільняється від виконання своєї основної роботи;
— робота за себе і за тимчасово відсутнього працівника здійснюється
в межах одного трудового договору і протягом робочого дня (зміни), з урахуванням нормальної тривалості робочого часу, установленої КЗпп.Роботодавець здійснює вибір працівника, який виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього працівника, з урахуванням його реальних можливостей виконувати такі обов’язки. Це означає, що в такого працівника має бути відповідна професійна підготовка та наявність часу для виконання додаткової роботи разом зі своєю.
При цьому роботодавець повинен пам’ятати, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається
тільки з відома працівника (п. 2 постанови № 1145).Покладання на працівника обов’язків тимчасово відсутнього працівника оформлюється наказом керівника.
Працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, здійснюється відповідна доплата (
ст. 105 КЗпП).Розмір та умови здійснення доплати працівникам підприємство встановлює
в колективному договорі.Щодо дотримання вимог
Генеральної угоди при встановленні розміру доплат зазначимо таке.Згідно з роз’ясненнями Мінпраці (див.
лист від 04.07.2008 р. № 435/13/84-08) виконувати положення Генеральної угоди зобов’язані тільки ті підприємства, представники яких через уповноважених осіб брали участь у підписанні Генеральної угоди. Решта підприємств установлює умови та розміри оплати праці з дотриманням мінімальних гарантій, передбачених чинним законодавством. Водночас, як зазначає Мінпраці, законодавством не заборонено використовувати норми Генеральної угоди при укладенні колективного договору.Відповідно до
додатка 3 до Генеральної угоди за виконання обов’язку тимчасово відсутнього працівника встановлюється доплата в розмірі до 100 % тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника*.* Для працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників установлюється в розмірі до 50 % посадового окладу (тарифної ставки). На це вказує Мінпраці у своєму листі від 07.03.2007 р. № 65/06/186-07, посилаючись на п.п. 3 п. 3 постанови КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організації окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 р. № 1298.
Конкретний розмір доплати вказується
в наказі (розпорядженні) керівника про доручення працівнику виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника.Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника включається до фонду оплати праці згідно з
п.п. 2.2.1 Інструкції № 5, відповідно ця виплата у складі заробітної плати обкладається внесками до фондів соціального страхування та податком з доходів фізичних осіб.Зауважимо, що відповідно до
п. 15 постанови № 1145 не мають права на доплату за виконання обов’язку тимчасово відсутнього працівника керівники підприємств, установ та організації, їх заступники і помічники, головні спеціалісти, керівники структурних підрозділів, відділів, цехів, служб та їх заступники.Однак, як роз’яснює Мінпраці у своєму
листі від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17, доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників не встановлюється керівникам бюджетних установ, закладів та організації, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організації, їх заступникам. Щодо госпрозрахункових підприємств, то вони самостійно вирішують питання покладання на керівників всіх рівнів та їх заступників виконання разом з основною роботою обов’язків тимчасово відсутнього працівника та встановлення розміру доплати.Такий спосіб виконання додаткових обов’язків, як
тимчасове замісництво, будучи окремим випадком виконання обов’язку тимчасово відсутнього працівника, має свої особливості.Згідно з
абз. 1 п. 1 роз’яснення № 30/39 тимчасовим замісництвом вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це викликано виробничою необхідністю. Відмінною рисою тимчасового замісництва є те, що на цей період тимчасовий замісник виконує тільки обов’язки іншого працівника. Від виконання своїх обов’язків, обумовлених трудовим договором, він звільняється.Як зазначає Мінпраці в
листі від 20.01.2005 р. № 18-23, тимчасове замісництво на вищій посаді (замісництво керівників усіх рівнів — підприємств, виробництв, цехів, відділів) є одним зі способів перевірки на практиці потенційних можливостей працівника для просування по службі.Згідно з
п. 2 роз’яснення № 30/39 призначення працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою не допускається. Отже, цей спосіб виконання додаткових обов’язків прийнятний тільки в разі коли необхідно замінити працівника, який перебуває у відпустці, захворів або виїхав у відрядження.При призначенні працівника на тимчасове замісництво необхідно враховувати, що тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором,
допускається тільки за його згодою (ст. 33 КЗпП).Тимчасове замісництво на посаді відсутнього працівника оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Відповідно до
абз. 2 п. 1 роз’яснення № 30/39 за тимчасове замісництво працівнику виплачується доплата в розмірі різниці між його фактичним окладом та посадовим окладом працівника, якого він заміщує.Не мають права на різницю в окладах штатні заступники
або помічники відсутнього працівника (за відсутності посади заступника). Зауважимо, що в разі, якщо у керівника є декілька помічників, штатним заступником вважається перший, старший помічник. Не виплачується різниця в окладах також головним інженерам підприємств, установ чи організацій у період тимчасового заміщення керівника.Водночас підприємство має право передбачити в колективному договорі можливість виплати різниці в окладах згаданим категоріям працівників.
Звертаємо увагу: якщо тимчасово відсутнього працівника замінює інший працівник, який не є його заступником згідно зі штатним розписом, то такому працівнику повинна здійснюватися доплата в розмірі різниці в окладах.
Відповідно до
абз. 3 п.п. «б» п. 1 роз’яснення № 30/39 тимчасові замісники преміюються за умовами і в розмірах, установлених за посадою працівника, якого вони заміщають. При цьому премія нараховується на посадовий оклад замісника.І доплата, і премія за тимчасове замісництво включаються до фонду оплати праці відповідно до
пп. 2.2.1 та 2.2.2 Інструкції № 5 і відповідно обкладаються всіма внесками до фондів соціального страхування та податком з доходів фізичних осіб.
Суміщення професій (посад) та розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт)
На відміну від виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, такий спосіб виконання додаткових обов’язків, як суміщення професій (посад), застосовується в разі, коли є необхідність виконання обов’язків
за вакантною посадою.Під
суміщенням професій (посад) розуміється виконання працівником разом зі своєю основною роботою, передбаченою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) (п. 2 постанови № 1145).Слід мати на увазі, що згідно з
ч. 3 ст. 32 КЗпП суміщення професій (посад) вважається зміною істотних умов праці, а це означає, що воно можливе тільки в разі, якщо:— суміщення професій (посад)
пов’язано зі змінами в організації виробництва і праці;—
працівника було повідомлено про введення суміщення професій (посад) не пізніше ніж за два місяці.Якщо роботодавець виконує зазначені умови, але працівник при цьому відмовляється від роботи в нових умовах (у цьому випадку — від суміщення професій або посад), трудовий договір з ним може бути розірвано на підставі
п. 6 ст. 36 КЗпп.Якщо працівник дав згоду на виконання додаткового обов’язку в порядку суміщення професій (посад), це оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Відповідно до
ст. 105 КЗпП працівникам, які виконують на тому ж підприємстві додаткову роботу за іншою професією (посадою) без звільнення від основної роботи, здійснюється доплата за суміщення професій (посад).Розмір доплати за суміщення професій (посад) установлюється в кожному конкретному випадку окремо на умовах, передбачених колективним договором.
Для підприємств, на які поширюється дія Генеральної угоди, розмір доплати одному працівнику не обмежується максимальним розміром і визначається наявністю економії за тарифною ставкою та окладом посади, що суміщується (
додаток 3 до Генеральної угоди).Ще одним
способом виконання додаткових обов’язків за вакантною посадою є розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваної роботи).Під розширенням зони обслуговування або збільшенням обсягу виконуваної роботи слід розуміти виконання працівником
разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу роботи за тією самою професією або посадою.Таким чином, якщо при суміщенні професій (посад) працівник повинен виконувати додатковий обсяг роботи за кількома спеціальностями або посадами, передбаченими штатним розписом, то при розширенні зони обслуговування або збільшенні обсягу виконуваної роботи працівник виконує додатковий обсяг роботи в межах однієї професії (посади).
Як і в усіх попередніх випадках, покладання на працівника підприємства додаткового обов’язку в разі розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваної роботи) оформляється шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) керівника підприємства.
Працівникам, яким розширено зону обслуговування (збільшено обсяг робіт), здійснюється доплата. Розмір доплати встановлюється відповідно до колективного договору.
Якщо на підприємство поширюється дія Генеральної угоди, то при встановленні розміру доплати за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваної роботи слід мати на увазі, що він не обмежується максимальним розміром та визначається наявністю економії за тарифними ставками та окладами, які могли б виплачуватися за умови дотримання нормативної чисельності працівників (
додаток 3 до Генеральної угоди).І доплата за суміщення професій (посад), і доплата за розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) уключаються до фонду оплати праці згідно з
п.п. 2.2.1 Інструкції № 5. Отже, у складі заробітної плати ці виплати обкладаються внесками до фондів соціального страхування та податком з доходів фізичних осіб.Для зручності в роботі викладену інформацію наведемо в табличній формі.
| Характеристики | Способи виконання додаткових обов’язків | |||
| якщо працівник тимчасово відсутній, але за ним зберігається місце роботи (посада) | якщо працівника звільнено | |||
| виконання обов’язку тимчасово відсутнього працівника | тимчасове замісництво | суміщення професій (посад) | розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Суть способу | Виконання разом з основною роботою, обумовленою трудовим договором, обов’язків тимчасово відсутнього працівника | Виконання службового обов’язку за посадою тимчасово відсутнього працівника зі звільненням від виконання основної роботи | Виконання разом з основною роботою, передбаченою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) | Виконання разом з основною роботою, передбаченою трудовим договором, додаткового обсягу роботи за тією ж професією чи посадою |
| Порядок оформлення | Наказ (розпорядження) керівника підприємства про покладання додаткових функцій з виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника | Наказ (розпорядження) керівника підприємства про покладання додаткових обов’язків у порядку тимчасового замісництва | Наказ (розпорядження) керівника підприємства про покладання додаткових функцій у порядку суміщення професій (посад) | Наказ (розпорядження) керівника підприємства про покладання додаткових функцій у порядку розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) |
| Розмір доплати | Конкретний розмір доплати встановлюється відповідно до колективного договору та зазначається в наказі керівника.Для працівників підприємств, на які поширюються вимоги Генеральної угоди, розмір доплати становить до 100 % тарифної ставки (посадового окладу) відсутнього працівника | Доплата виплачується в розмірі різниці між фактичним окладом працівника-замісника та посадовим окладом працівника, якого він заміщає | Конкретний розмір доплати встановлюється з урахуванням вимог колективного договору та зазначається в наказі (розпорядженні) керівника.Для працівників підприємств, на які поширюються вимоги Генеральної угоди, розмір доплати максимальним розміром не обмежується і визначається наявністю економії за тарифними ставками і окладами посад працівників, що суміщаються | Конкретний розмір доплати встановлюється з урахуванням вимог колективного договору та зазначається в наказі (розпорядженні) керівника.Для працівників підприємств, на які поширюються вимоги Генеральної угоди, розмір доплати не обмежується максимальним розміром і визначається наявністю економії за тарифними ставками та окладами, які могли б виплачуватися за умови дотримання нормативної чисельності працівників |
Сподіваємося, що в разі якщо на підприємстві виникне необхідність виконання працівниками додаткових обов’язків, матеріал цієї статті допоможе керівнику визначитися, як саме слід оформити трудові відносини та оплатити додаткове навантаження.
