Персоніфікована звітність за 2008 рік

Одним із видів річної звітності, яку зобов’язані подати всі підприємства, зареєстровані в територіальних органах Пенсійного фонду, є персоніфікована звітність. Про те, в яких випадках і в які строки вона подається, а також про особливості заповнення окремих бланків ітиметься в цій статті.

Катерина СКРИПКІНА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Документи статті

Закон № 1058

Порядок № 7-6

Інструкція № 16-6

Інструкція № 21-1

Що таке персоніфікований облік і для чого подається персоніфікована звітність?

Відповідно до

Інформація про страховий стаж конкретної фізичної особи, а також про суму пенсійних внесків, що надійшли на її користь, необхідна для визначення розміру пенсії такої особи, міститься в системі персоніфікованого обліку в органах Пенсійного фонду.

Під персоніфікованим обліком розуміється організація та ведення обліку відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування.

Облік усіх застрахованих осіб та персоніфікований облік надходження страхових внесків ведуть органи Пенсійного фонду. Вони ж створюють і забезпечують функціонування єдиного державного автоматизованого банку відомостей про застрахованих осіб. Інформація для формування інформаційної бази надходить, зокрема, від роботодавців у вигляді персоніфікованої звітності.

Персоніфікована звітність являє собою комплект документів, що містить інформацію про кожну застраховану особу, стаж її роботи, а також про заробітну плату та розмір нарахованих і утриманих внесків до Пенсійного фонду. У міру подання звітності всі необхідні дані про застрахованих осіб накопичуються в їх персональних облікових картках та враховуються при розрахунку трудової пенсії.

Хто належить до осіб, зобов’язаних подавати персоніфіковану звітність?

Надання персоніфікованій звітності є обов’язком страхувальників, перелік яких наведено у

Зокрема, персоніфікацію зобов’язані подавати роботодавці — юридичні особи:

— підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, об’єднання громадян, профспілки, політичні партії;

— колективні та орендні підприємства, сільськогосподарські кооперативи та фермерські господарства, у тому числі ті, що вибрали особливий спосіб оподаткування;

— дипломатичні представництва, консульські установи України, філії, представництва, інші відокремлені підрозділи підприємств та організацій (у тому числі міжнародних), які мають відокремлений баланс та самостійно здійснюють розрахунки із застрахованими особами;

— інші особи, зазначені у

Звертаємо увагу: подавати персоніфіковану звітність зобов’язані всі підприємства, навіть якщо протягом року вони не вели господарську діяльність, не мали найманих робітників та не укладали цивільно-правові договори. Водночас на практиці працівники Пенсійного фонду пропонують таким підприємствам замість комплекту персоніфікованої звітності, заповненої з прокресленнями, скласти довідку про відсутність діяльності та найманих працівників у звітному періоді.

В які строки потрібно подати персоніфікацію?

Річ у тім, що персоніфікована звітність подається в декількох випадках. Від того, в якому з передбачених законодавством випадку подається персоніфікація, залежать строки подання до територіального органу Пенсійного фонду за місцем реєстрації. Так, страхувальник повинен подати персоніфіковану звітність:

—

— якщо працівник (колишній працівник) підприємства звернувся за призначенням пенсії (у комплекті документів, необхідних для призначення пенсії) —

— якщо страхувальник подає заяву про зняття з обліку в територіальному органі Пенсійного фонду —

— якщо виявлено

Щодо строків подання річної персоніфікації слід зазначити, що кожний територіальний орган Пенсійного фонду за місцем реєстрації страхувальника складає графік подання персоніфікованої звітності в межах граничного строку, який настає 31 березня 2009 року. У першу чергу звітують платники, які мають невелику чисельність найманих працівників.

В якому вигляді подається персоніфікація?

Форма подання персоніфікованої звітності залежить від кількості найманих працівників. Так, підприємства, на яких працює

Якщо кількість працівників підприємства

Для подання персоніфікованої звітності в електронному вигляді всім страхувальникам у територіальному органі ПФУ за місцем реєстрації безоплатно надається програма «АРМ-ЗС».

Зверніть увагу: якщо страхувальник подає персоніфікацію в електронному вигляді, він одночасно подає роздрукований примірник, завірений підписом керівника та скріплений печаткою.

Що потрібно подавати в комплекті персоніфікованої звітності?

Перелік документів, що входять до комплекту персоніфікованої звітності, наведемо в таблиці.

Усі форми персоніфікованої звітності заповнюються

Стисло розглянемо особливості заповнення деяких із перелічених документів.

«Ярлик-розписка» формується на кожну пачку первинної звітності у СПОВ. У пачку комплектуються однотипні документи, а саме: ІНДАНІ — не більше 25 аркушів у пачці, СП, СПП — не більше 4 аркушів у пачці. Ярлик підписує тільки особа, відповідальна за подання персоніфікованій звітності.

Відповідальний за приймання звітності з персоніфікації працівник Пенсійного фонду проставляє на Ярлику всі необхідні реквізити та завіряє його печаткою одержувача — територіального органу Пенсійного фонду. Відривна частина ярлика з відміткою одержувача передається підприємству-страхувальнику.

«Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році (СП)» подається на всіх працівників тільки у випадку, якщо підприємство за підсумками 2008 року вперше звітує в органі Пенсійного фонду. Якщо персоніфікація подається не вперше, то до форми СП включаються тільки відомості про:

— новоприйнятих у 2008 році працівників;

— тих, в яких протягом звітного року змінилися прізвище, ім’я, по батькові або ідентифікаційний номер.

Відомості про осіб, раніше подані до територіального органу Пенсійного фонду, повторно не подаються.

«Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначенні пенсії (СПП)» зобов’язані подавати тільки підприємства, на яких працюють застраховані особи, які мають право на пільгову пенсію. Правила заповнення форми СПП зазначено в

«Анкета застрахованої особини (АНКЕТА)» заповнюється безпосередньо працівником у таких випадках:

— при прийманні на роботу фізичних осіб, які не пред’явили роботодавцю свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;

— за необхідності коригування чи скасування відомостей раніше переданих до органу ПФУ анкет;

— за необхідності обміну чи одержання дубліката страхового свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Страхувальник передає Анкету до територіального органу Пенсійного фонду за місцем реєстрації.

Які особливості має заповнення форми ІНДАНІ?

Форма ІНДАНІ містить дані про заробітну плату, страховий стаж та сплачені страхові внески всіх застрахованих осіб, які працювали на підприємстві протягом 2008 року на основному місці роботи, за сумісництвом, а також за цивільно-правовими договорами. Заповнюється зазначена форма відповідно до

Річна форма подається з кодом періоду — 0. Звітний рік визначається за нарахуванням заробітної плати. Інакше кажучи, у персоніфікованій звітності за 2008 рік відображається заробітна плата, нарахована у 2008 році.

При поданні персоніфікації за 2008 рік позначка «Х» проставляється в графі «Початкова».

Якщо для працівника це підприємство є основним місцем роботи, позначку «Х» необхідно проставити в рядку «Ознака: «трудова книжка знаходиться у цього страхувальника».

У графі «Код типу ставки страхового збору» зазначається код, згідно з яким нараховувалися страхові внески. Усі коди вказано в Таблиці відповідності, яку наведено в

У графі «Усього» форми ІНДАНІ за місяцями 2008 року зазначається база для нарахування та утримання внесків до Пенсійного фонду згідно зі

Нагадаємо: до бази обкладення пенсійними внесками включаються суми фактичних витрат на оплату праці, які включають витрати на виплату основної і додаткової заробітної плати та інших заохочувальних і компенсаційних виплат, у тому числі в натуральній формі, виплати винагород фізичним особам за виконання робіт (послуг) за договорами цивільно-правового характеру, що підлягають обкладенню податком з доходів фізичних осіб, а також суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги по тимчасовій непрацездатності.

При визначенні бази для нарахування та утримання внесків до Пенсійного фонду слід керуватися

Виняток становлять суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги по тимчасовій непрацездатності, які відповідно до

Щодо сум наданої у 2008 році матеріальної допомоги, то відображати слід тільки суми допомоги, що обкладається пенсійними внесками. Нагадаємо: до фонду оплати праці включається і відповідно обкладається пенсійними внесками матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників: наприклад, на оздоровлення до відпустки.

Не підлягає відображенню у формі ІНДАНІ матеріальна допомога разового характеру, що надається окремим працівникам за сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання.

До графи «Ураховується для пенсії» включаються ті самі суми, що й до графи «Усього», але з урахуванням максимальної величини доходу, з якого справляються пенсійні внески.

У 2008 році величина максимального розміру заробітної плати, з якої справляються внески до фондів соціального страхування

— січні — березні —

— квітні — червні —

— липні — вересні —

— жовтні — грудні —

У графі «Сума лікарняних» окремо відображаються суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги по тимчасовій непрацездатності, що входять до складу сум, відображених у графах «Усього» та «Ураховується для пенсії».

Таблиця «У тому числі, відомості про підстави для обліку спеціального стажу» форми ІНДАНІ заповнюється тільки в разі, якщо застрахована особа має право на пільгову пенсію згідно з чинним законодавством.

Слід зауважити: якщо протягом року працівник досяг пенсійного віку і на нього подавалася форма ІНДАНІ для оформлення пенсії, у комплекті річної звітності на такого працівника подається форма ІНДАНІ з даними за весь 2008 рік.

Як відображаються у формі ІНДАНІ «перехідні» виплати?

При відображенні у формі ІНДАНІ «перехідних» виплат слід ураховувати вимогу

Щодо

Якщо вся сума перехідних відпускних

Наприклад, якщо відпускні було нараховано працівнику в червні 2008 року за червень — липень 2008 року, то частина відпускних, що припадає на червень, відображається у формі ІНДАНІ у складі заробітної плати червня 2008 року, а частина відпускних, що припадає на липень 2008, — у складі заробітної плати липня 2008 року. Особливу увагу слід звернути на відпускні, нараховані у грудні 2008 року за грудень 2008 року — січень 2009 року. У цьому випадку до персоніфікації за 2008 рік повинна потрапити тільки сума відпускних, нарахованих за дні відпустки, що припадають на грудень 2008 року.

Увага: не забудьте відобразити відпускні, нараховані у грудні 2007 за січень 2008 року в персоніфікованій звітності за 2008 рік.

Сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги по тимчасовій непрацездатності також відображаються у формі ІНДАНІ в місяці, за який їх нараховано. На відміну від відпускних, лікарняні нараховуються в місяці надання листка непрацездатності. Якщо період тимчасової непрацездатності припадає на два і більше місяці, сума виплат, нарахована за дні тимчасової непрацездатності, уноситься до поля відповідного місяця нарахування лише в сумі, що припадає на дні тимчасової непрацездатності в цьому місяці. Сума оплати лікарняного за дні наступного місяця включається до поля наступного місяця. Аналогічні роз’яснення надано в

У формі ІНДАНІ у складі доходу грудня 2008 року має бути відображено лікарняні, нараховані в січні 2009 року, що припадають згідно з графіком роботи підприємства на робочі дні грудня 2008 року.

При нарахуванні та утриманні пенсійних внесків із сум «перехідних» виплат, а також при відображенні їх у формі ІНДАНІ, необхідно враховувати такі правила:

—

— застосовується

Наприклад, якщо виплати за період тимчасової непрацездатності, який припадав на вересень, — жовтень 2008 року, було нараховано в жовтні 2008 року, з метою визначення суми пенсійних внесків сума лікарняних, що припадає на вересень 2008 року, у складі заробітної плати за вересень 2008 року порівнюється із сумою 9735 грн., а сума лікарняних, що припадає на жовтень 2008 року, у складі заробітної плати за жовтень 2008 року — із сумою 10035 грн.

Приклад.

Заробітна плата, нарахована за грудень 2008 року, — 886,96 грн. Сума нарахованих на заробітну плату за грудень 2008 року пенсійних внесків склала 294,47 грн., утриманих — 17,74 грн.

У січні 2009 року працівнику нараховано заробітну плату за 15 відпрацьованих днів січня 2009 року в сумі 900 грн., а також оплата листка непрацездатності за 6 робочих днів грудня 2008 року та 5 робочих днів січня 2009 року в сумі 613,91 грн.

Для заповнення на працівника форми ІНДАНІ за 2008 рік необхідно визначити суму лікарняних, що припадають на робочі дні грудня 2008 року.

Розрахуємо суму лікарняних, що припадають на 6 робочих днів грудня 2008 року:

613,91 грн. : 11 роб. дн. х 6 роб. дн. = 334,86 грн.

Сума пенсійних внесків, сплачених із суми лікарняних, що припадають на грудень 2008 року, складає:

— у частині нарахувань: 334,86 грн. х 33,2 % = 111,17 грн.

— у частині утримань: 334,86 грн. х 2 % = 6,70 грн.

При заповненні форми ІНДАНІ за 2008 рік слід:

— у графі «Усього» за грудень 2008 року зазначити суму заробітної плати за грудень 2008 року та лікарняних, що нараховані в січні 2009 року, але припадають на робочі дні грудня 2008 року, — 1221,82 грн. (886,96 грн. + 334,86 грн.);

— у графі «Ураховується для пенсії» також зазначити суму 1221,82 грн., оскільки вона не перевищує максимальний розмір доходу, з якого справляються пенсійні внески (10035 грн.);

— у графі «Сума лікарняних» указати суму 334,86 грн.;

— у графі «Сума внеску з нарахованого заробітку» за грудень 2008 року відобразити суму 24,44 грн. (17,74 грн. + 6,70 грн.);

— у графі «Сума страхового збору за звітний період, нарахованого роботодавцем на зарплату застрахованої особи» у складі загальної суми нарахованих пенсійних внесків за 2008 рік зазначити суму пенсійних внесків, нарахованих на суму лікарняних, що припадають на робочі дні грудня 2008 року, і на суму заробітної плати за грудень 2008 року.

Суму лікарняних, що припадають на робочі дні січня 2009 року, має бути відображено в персоніфікованій звітності за 2009 рік.

В яких випадках необхідно заповнювати на одного працівника дві форми ІНДАНІ?

Дві форми ІНДАНІ заповнюються на одного працівника лише в декількох випадках.

Так, якщо для застрахованої особи протягом 2008 року

До першої форми ІНДАНІ вносяться відомості про заробітну плату, нараховану до отримання працівником інвалідності. Внески до Пенсійного фонду в цьому випадку нараховуються за ставкою 33,2 %.

У другому звіті відображаються відомості про заробітну плату, нараховану після отримання працівником інвалідності. На заробітну плату працівника-інваліда внески нараховуються за ставкою 4 %. Нагадаємо: підставою для застосування ставки 4 % є завірена копія виписки з акта огляду в медико-соціальній експертній комісії (

Окремі форми ІНДАНІ заповнюються також на працівників, які мали право одночасно на звичайну і наукову пенсію згідно із

Звертаємо увагу: якщо працівник протягом року

Як заповнюється ІНДАНІ на працівників, звільнених протягом 2008 року?

У разі звільнення працівника окрема форма ІНДАНІ на нього не подається. Заповнити та подати зазначений документ необхідно з комплектом річної персоніфікованої звітності. При цьому в даних про трудові відносини у звітному році зазначається фактичний час роботи у 2008 році, тобто вказується дата початку трудових відносин (якщо працівника було прийнято на роботу в минулих роках, то зазначається дата 01.01.2008) і дата закінчення трудових відносин, тобто дата звільнення.

Слід мати на увазі, що у формі ІНДАНІ зазначаються тільки виплати, на які нараховувалися і з яких утримувалися внески до Пенсійного фонду. Тобто відображаються виплати, нараховані під час дії трудового договору.

Щодо виплат, нарахованих працівнику вже після звільнення (наприклад, премія за минулий місяць, квартал), то на них пенсійні внески не нараховуються і з них не утримуються, оскільки на момент нарахування виплати особа не перебувала з підприємством у трудових відносинах, тобто не була застрахованою особою. Отже, виплати, нараховані колишньому працівнику, у формі ІНДАНІ не відображаються.

Аналогічний висновок міститься в

Чи передбачено відповідальність за неподання персоніфікованої звітності?

Так, чинним законодавством передбачено відповідальність за неподання персоніфікації. На те, що за несвоєчасне подання персоніфікованої звітності передбачено відповідальність, указує Пенсійний фонд у

Відповідно до

У разі повторного порушення протягом року до страхувальника застосовується штраф у розмірі 20 % від суми страхових внесків, сплачених або таких, що підлягають сплаті, за відповідний звітний період, за кожний повний або неповний місяць затримки подання відомостей, але не менше 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (340 грн.).

При цьому під недостовірними відомостями, що використовуються в системі персоніфікованого обліку, слід розуміти невідповідність даних про розмір заробітної плати, страхових внесків, підстави пільгового обчислення страхового стажу, періоди, за які нараховано внески, зазначених страхувальником в індивідуальних відомостях про застраховану особу, даним, які містяться в документах первинного обліку страхувальника та інших документах, що підтверджують підстави для обліку страхового стажу, невідповідність ідентифікаційного номера в індивідуальній відомості про застраховану особу до ідентифікаційного номера згідно з довідкою ДПАУ, невідповідність прізвища, імені, по батькові до паспортних даних тощо (

У своєму

У випадках, якщо у звітному році передували інші порушення обов’язків страхувальника, фінансова санкція для таких платників визначається у розмірі 10 % суми страхових внесків, які було сплачено або підлягали сплаті за звітний період

Для посадових осіб підприємства, які порушили порядок подання персоніфікованої звітності, передбачено

Бажаємо всім роботодавцям здати персоніфікацію з першого разу і без помилок! Сподіваємося, що наведений матеріал допоможе в цьому.