Хто підписує прибуткові та видаткові ордери філії
Філія має касову книгу і виписує ПКО та ВКО. Хто має підписувати ВКО — директор філії або директор підприємства? Хто підписує ВКО філії та ПКО головного підприємства, якщо філія здає виручку головному підприємству і головний бухгалтер виконує функції касира?
(м. Київ)
Щодо кола осіб, які мають право підписувати касові ордери, у
Положенні № 637 зазначено досить скупо:«
3.3. Приймання готівки до каси виконується за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.<...>
3.4. Видача готівки з кас виконується за
видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником».Згадка у тому самому
Положенні про відокремлені підрозділи (філії), що здійснюють операції з приймання і видачі готівки з оформленням відповідних касових ордерів, узагалі не містить подробиць про осіб, які мають право такі ордери підписувати.Здоровий глузд підказує, що підписання зазначених «філійних» касових ордерів
саме і лише керівником та/або головним бухгалтером підприємства (читай — «головного» підприємства) перетворить відповідний документообіг філії на вкрай незграбний і важкий. Тому виникає бажання скористатися для цих цілей згаданою в процитованих фрагментах можливістю існування особи, уповноваженої керівником підприємства на підписання (або, точніше, навіть осіб).Тлумачити закладену в
пп. 3.3 та 3.4 Положення № 637 привабливу, але дещо розмиту можливість (чи може уповноважена особа замінити лише головного бухгалтера, чи допустиме існування ще й особи, уповноваженої підписувати ордери замість керівника підприємства? Або ж узагалі йдеться про одну особу, уповноважену на підписання замість головного бухгалтера та керівника одночасно?) дозволяє лист НБУ від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75.У зазначеному
листі , зокрема, зауважено: «…певні обов’язки керівника, не визначені законом як виключна компетенція, можуть покладатися в порядку, передбаченому законодавством про працю та цивільним законодавством, на інших працівників за наказом (розпорядженням) керівника, довіреністю тощо.Отже, заступник керівника підприємства, керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу підприємства можуть підписувати видаткові касові ордери
за умови наділення їх відповідними повноваженнями та закріплення цих повноважень внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства»*.* Повний текст листа та редакційний коментар до нього див. у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 82, с. 13.
Отже, внутрішніми розпорядчими документами підприємства може бути встановлено повноваження окремих осіб, яким дозволяється підписання обговорюваних документів (за умовчанням зрозуміло, що такими особами є керівник і головний бухгалтер підприємства). Критеріями у визначенні кола уповноважених осіб-«підписантів» мають бути як зручність у організації відповідного етапу документообігу підприємства (філії), так і ступінь відповідальності конкретної особи за операції з готівкою, що супроводжуються оформленням касових ордерів, які ним підписуються.
Щодо операцій зі здавання виручки філією головному підприємству, то для встановлення осіб, які підписують касові ордери, що виникають при цьому, з кожною зі сторін, на додаток до вже викладеного можна скористатися такою нормою, що міститься у
п. 4.3 Положення № 637:«Підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції з відображенням їх в касовій книзі і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства — юридичної особи,
внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства (юридичної особи) відповідно до вимог законодавства України, зокрема визначення часу робочих змін, забезпечення бухгалтерського обліку касових операцій тощо».Цілком очевидно, що
внутрішнім документом (наказом, порядком, положенням) можна визначити взаємодію відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства не лише в разі, коли не збігається їх режим роботи, але і в будь-якому іншому випадку, що вимагає врегулювання. До таких випадків може бути віднесено і покладання повноважень на підписання касових ордерів на осіб, які обіймають певні посади в головному підприємстві, та на філії (з урахуванням штатного розпису, суміщення посад тощо).
Олександр Ключник, консультант газети
«Податки та бухгалтерський облік»
