Витрати на відрядження відшкодовуються лише за оригіналами документів
Лист Державної податкової адміністрації України від 16.02.2009 р. № 1300/6/17-0716
Державна податкова адміністрація України розглянула в межах своєї компетенції лист і повідомляє, що з питання методології відряджень як по Україні, так і за кордон, можете звернутись до Міністерства фінансів України, до компетенції якого, відповідно до Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 грудня 2006 року № 1837 «Про затвердження Положення про Міністерство фінансів України», відносяться ці питання.
Разом з цим повідомляємо, що відповідно до п.п. 4.3.2 п. 4.3 ст. 4 Закону України від 22.05.2003 № 889 «Про податок з доходів фізичних осіб»
сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням положень п. 9.10 ст. 9 Закону, не включається до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку і не відображається в його річній податковій декларації.Одночасно зазначаємо, що згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, відрядженому працівникові
відшкодовуються витрати лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість таких витрат.Відповідно до ст. 5 Закону України від 22.05.2003 № 851 «Про електронні документи та електронний документообіг»
електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Також, відповідно до п. 1.4 Розділу II Інструкції за час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати, зокрема, на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження та на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також уключених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером,
можуть бути відшкодовані лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб’єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій) страхових полісів тощо. Документи, що підтверджують вартість таких витрат, проведених за кордоном, оформлюються відповідно до законодавства країни відрядження.
Заступник голови ДПА України С. Лекарь
