Відсутні відмітки в закордонному паспорті: чи зберігаються ВВ за добовими при відрядженні за кордон?
Приводом для написання цієї статті стало запитання, що надійшло до редакції, пов’язане з відрядженням за кордон. Так, після закінчення відрядження з’ясувалося, що в закордонному паспорті працівника не проставлено відмітки про в’їзд-виїзд, у зв’язку з чим виникло питання про добові.
Людмила СОЛОШЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВВ.Закон № 889
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59.
Наведемо ситуацію докладніше.
Ситуація
. Після повернення працівника із відрядження за кордон до Італії (країни, з якою встановлено повний прикордонний митний контроль) виявилось, що відмітки контрольно-перепускних пунктів України в закордонному паспорті відсутні. Це викликало запитання: чи можна добові за таким відрядженням віднести до валових витрат?Для відповіді на нього звернемося до
п. 1.5 «закордонного» розділу II «відряджувальної» Інструкції № 59. Він обумовлює порядок підтвердження фактичного часу перебування у відрядженні за кордон, який, у свою чергу, залежить від того, установлено з країною відрядження повний чи спрощений прикордонний контроль. Так, згідно з цим пунктом фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:(а)
у разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, — за відмітками контрольно-перепускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;(б)
у разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, — згідно з відмітками сторони, що відправляє, та сторони, що приймає, у посвідченні про відрядження.У разі невиконання цих умов та відсутності зазначених відміток добові витрати відрядженому працівнику
не відшкодовуються ( п.п. «в» п. 1.5 р. II Інструкції № 59; лист Мінфіну від 28.12.2007 р. № 31-26030-12-27/29180 // спецвипуск «Службові відрядження», 2009, № 11).Ситуація, що розглядається в запитанні, підпадає під норми
п.п. «а» (оскільки з Італійською Республікою встановлено повний прикордонний контроль). А отже, ураховуючи такі вимоги «відряджувальної» Інструкції № 59 щодо наявності відповідних відміток у закордонному паспорті, відрядженому про це слід потурбуватися. Мабуть, про це варто було заздалегідь попередити працівника, який відряджається, та попросити «зібрати» потрібні відмітки на закордонному паспорті при поїздці за кордон. Тим більше, що для працівника це також має значення. Адже, як передбачено п. 1.15 р. II Інструкції № 59, складаючи звіт про використання витрачених коштів після повернення з відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, до звіту також потрібно додати завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта або документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону та візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим). Інакше право на добові може виявитися під сумнівом.Водночас, з іншого боку, слід зауважити, що випадок, який описується в запитанні (пов’язаний з непроставлянням в закордонному паспорті українських прикордонних відміток), зустрічається на практиці з тієї причини, що (на відміну від «відряджувальних» правил) він сповна допускається положеннями «прикордонного» законодавства. Насамперед, на це прямо вказує
ч. 3 ст. 12 Закону України «Про прикордонний контроль» від 05.11.2009 р. № 1710-VI*, згідно з якою відмітки про перетин державного кордону не проставляються, зокрема, у паспортних документах громадян України, за винятком випадків їх особистого звернення про проставляння такої відмітки. Отже, додержуючись «прикордонних» правил, важливі для відрядження відмітки про перетин кордону не проставляються автоматично, а отримати їх, навпаки, можна тільки безпосередньо звернувшись за їх отриманням. У зв’язку з цим працівника заздалегідь має бути попереджено про це, щоб він своєчасно міг вимагати їх проставляння.* До цього Закону ситуація регулювалася п. 8 Правил перетину державного кордону громадянами України, затверджених постановою КМУ від 27.01.95 р. № 57, які також передбачали можливість непроставляння відміток у паспорті, зокрема, установлюючи, що «на підставі особистого звернення громадянина в пункті пропуску відмітка «Виїзд» («В’їзд») у паспорті не проставляється або проставляється в іншому документі».
Інша справа, якщо працівник прямує у відрядження
до країн з якими не встановлено або спрощений прикордонний контроль (наприклад, такі як Росія, Білорусь, Молдова та деякі інші країни СНД). У такому разі при перетині кордону громадянам достатньо пред’явити замість закордонного паспорта документи, обумовлені відповідними міжнародними договорами, укладеними з Україною (останній абзац ст. 2 Закону України «Про порядок виїзду з України та в’їзду в Україну громадян України» від 21.01.94 р. № 3857-ХII, п. 8 Правил перетину державного кордону громадянами України, затверджених постановою КМУ від 27.01.95 р. № 57). У зв’язку з цим і для визначення фактичного строку перебування працівника за кордоном у цьому випадку будуть важливими (як обумовлено в п.п. «б» п. 1.5 р. II Інструкції № 59) відмітки, проставлені в посвідченні про відрядження. Але це вже не наш випадок.А як же бути, якщо відряджений працівник, як у ситуації, що розглядається, усе ж повернувся
без відміток у закордонному паспорті? У такому разі платник податків, додержуючись Інструкції № 59, навряд чи зважиться на відшкодування добових та відображення за ними валових витрат. При цьому ми рекомендуємо працівнику все-таки повернути валюту підприємству, оскільки вона купувалася в банку для оплати добових. А якщо підприємство бажає відшкодувати витрати працівнику, то краще це зробити у гривнях із супутнім утриманням податку з доходів згідно з п.п. 4.2.9 Закону № 889 як з додаткового блага, отриманого від роботодавця. Водночас інші, пов’язані з відрядженням за кордон витрати, такі як витрати на проїзд, харчування, проживання, оплату телефонних рахунків, платник податків згідно з п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток та п. 1.4 р. II Інструкції № 59 зможе віднести на валові витрати за наявності підтверджуючих документів в оригіналі у вигляді транспортних квитків, рахунків готелів та інших підтверджуючих документів.А бажаючим усе ж спробувати зберегти валові витрати у цій ситуації з добовими, насамперед, можна говорити, що про підтвердження факту відрядження, що відбулося, звичайно ж, свідчитимуть інші, пов’язані з відрядженням документи (транспортні квитки, рахунки на проживання, відмітки в посвідченні про відрядження, звіти про виконане в ході відрядження завдання тощо). У зв’язку з чим факт перебування працівника за кордоном за виробничою необхідністю незаперечний. На додачу, якщо звернутися до валововитратного «відряджувального»
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток, то схожа норма про добові в ньому встановлює, що в разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, сума добових визначається «згідно з відмітками органів прикордонного контролю у паспорті або документі, що його замінює». Як бачимо, на відміну від Інструкції № 59, у Законі не йдеться про наявність відміток саме українських органів прикордонного контролю. Тому, якщо в закордонному паспорті відсутні українські прикордонні відмітки, але такі відмітки при цьому проставлені, наприклад, іноземними органами прикордонного контролю, то, віддаючи пріоритет Закону, як нормативному документу, що має порівняно з підзаконною інструкцією вищу силу, можна говорити про те, що його вимоги для валововитратності в цьому випадку виконуються. Тут доречно пригадати випадок з витратами на бронювання готелів, коли податківці віддають перевагу саме Закону (що не конкретизує такі витрати в числі відряджувальних) та, ігноруючи при цьому положення «відряджувальної» Інструкції № 59 (яка, навпаки, можливість таких витрат прямо обумовлює), відмовляють платникам податків у валововитратності бронювання (докладніше про це див. лист ДПАУ від 23.09.2009 р. № 20575/7/15-0217 // « Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 84).Та все ж на завершення, повторимося, щоб уникнути спірних ситуацій, краще заздалегідь інформувати працівників про необхідність «збирати» потрібні прикордонні відмітки в ході відрядження за кордон.
