Щодо документального забезпечення записів у бухгалтерському обліку
Лист Міністерства фінансів України від 29.05.2009 р. № 31-34000-10-16/14618
Міністерство фінансів України на запит щодо первинних документів повідомляє.
Статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88, установлено, що
підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій і мають містити визначені обов’язкові реквізити.Калькуляція собівартості
одиниці виготовленої продукції за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки нею не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції.
Заступник міністра М. Полудьонний
коментар редакції
Рахунок (рахунок-фактура) та калькуляція собівартості
продукції не відповідають ознакам первинного документа
Статтею 9 Закону про бухоблік установлено, що
підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. При цьому первинні документи мають містити такі обов’язкові реквізити:— назву документа (форму);
— дату та місце складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
— особистий підпис чи інші дані, які дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Як зазначає Мінфін у наведених листах, ні
рахунок (рахунок-фактура), ні калькуляція собівартості одиниці продукції не відповідають ознакам первинного документа, оскільки ними не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження чи дозвіл на проведення господарської операції.Дійсно, рахунок (рахунок-фактура) має виключно інформаційний характер. У ньому застерігаються склад, кількість і ціна передбачуваної чи вже здійсненої поставки товарів (робіт, послуг), але він не підтверджує факт здійснення самої господарської операції.
Калькуляція
— це представлений у табличній формі бухгалтерський розрахунок витрат у грошовому вираженні на виробництво одиниці виробу чи партії виробів, а також на виконання робіт і послуг (п. 597 Методичних рекомендацій з формування собівартості продукції (робіт, послуг) у промисловості, затверджених наказом Міністерства промислової політики України від 09.07.2007 р. № 373). Таким чином, будучи за своєю суттю розрахунком, калькуляція є основою для визначення середніх витрат виробництва та встановлення собівартості продукції, але жодної господарської операції (тобто дії чи події, що викликає зміни у структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства) вона не підтверджує.Разом із зазначеним, Мінфін нагадує, що
відповідальність за:—
організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе власник (власники) чи уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік);—
несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи (ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік).
