Відрядження працівника, який живе та працює в іншому місті, до центрального офісу
Менеджер з продажів живе і працює в іншому місті, не за місцезнаходженням головного підприємства. Іноді виникає необхідність його виклику до головного офісу. Чи можна таку поїздку оформити як відрядження?
(м. Дніпропетровськ)
Докладно нюанси оформлення трудових відносин у ситуаціях, коли працівник та роботодавець знаходяться в різних населених пунктах, ми вже розглядали (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 56, с. 22).
Нагадаємо моменти, про які слід пам’ятати при направленні такого працівника у відрядження.
Згідно з
абзацом другим Загальних положень Інструкції № 58 у випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Наведене поняття місця постійної роботи використовується для встановлення того, чи є поїздка на визначений строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення відрядженням. Відповідно, місцем постійної роботи може вважатися філія чи структурний підрозділ підприємства, або ж місце його роботи вдома, якщо з працівником укладено договір про надомну роботу. Тому поїздки до інших населених пунктів з міста, в якому живе та працює працівник, можуть вважатися відрядженнями.Складність у цьому питанні пов’язана з необхідністю
правильного оформлення посвідчення про відрядження. Нагадаємо, що згідно з Інструкцією № 58 направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником та оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди направляється працівник, строку та мети відрядження (п. 1.1). Наказ про направлення працівника у відрядження з міста проживання до міста, в якому знаходиться головний офіс, видає керівник підприємства чи інші уповноважені ним особи. Працівника з таким наказом може бути ознайомлено за допомогою засобів зв’язку.Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження про вибуття з місця постійної роботи та прибуття до місця постійної роботи. Такі відмітки завіряються печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для посвідчення підпису відповідної посадової особи, на яку наказом керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та повертаються з нього (
п. 1.3). Це може бути проста кругла печатка управління (відділу) кадрів, інших структурних підрозділів підприємства.Відсутність відповідних положень в
Інструкції № 58, які б ураховували специфіку направлення у відрядження працівників, які працюють не за місцезнаходженням головного підприємства, зовсім не свідчить про те, що такі поїздки не повинні вважатися відрядженнями. Це радше недогляд Мінфіну, який, можливо, з часом буде виправлено. Насамперед, проблема полягає у необхідності проставляння та завірення відміток про вибуття та прибуття в посвідченні про відрядження печаткою.Можна використовувати такий варіант: відповідні повноваження з реєстрації вибуття у відрядження працівників та прибуття з нього може бути покладено керівником підприємства на одного з працівників відокремленого або структурного підрозділу (якщо такі є в місті проживання працівника і він працює саме в них) або ж на самого працівника окремим наказом з видачею йому для цих цілей простої круглої печатки.
Сьогодні на практиці також широко використовується варіант, коли працівник самостійно проставляє відмітки про своє фактичне вибуття та прибуття, які потім посвідчуються печаткою головного підприємства: відмітка про вибуття зі структурного підрозділу одночасно з відміткою про прибуття до головного підприємства, відмітка про прибуття до структурного підрозділу після передачі працівником за допомогою засобів зв’язку посвідчення про відрядження, авансового звіту та підтверджуючих документів (див. також «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 19, с. 18). Такий варіант оформлення посвідчення про відрядження, на наш погляд, цілком прийнятний, оскільки
Інструкція № 58 не встановлює, в який момент має відбуватися посвідчення відмітки про вибуття або прибуття. Водночас підприємство, виходячи з наданих працівником документів, зокрема квитків, має можливість переконатися в достовірності зазначених у посвідченні про відрядження дат та завірити їх правильність.Утім, варіант, коли одному з працівників відокремленого або структурного підрозділу або ж самому працівнику-надомнику видається проста кругла печатка, формально може більше сподобатися податківцям, оскільки на посвідченні про відрядження стоятиме не чотири однакових печатки, а дві різних.
Але вирішення проблеми з оформленням посвідчення про відрядження не вирішує питання з
підтвердженням витрат на відрядження. Нагадаємо, Закон про податок на прибуток та Інструкція № 58 дублюють положення, згідно з яким витрати на відрядження можна відносити на валові витрати тільки за умови наявності підтверджуючих документів, зокрема у вигляді запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податків, укладеного договору (контракту), інших документів, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини, документів, які підтверджують участь працівника в переговорах, конференціях або симпозіумах. Однак, як справедливо зазначають суди, установлений законодавцем перелік підтверджуючих зв’язок із госпдіяльністю документів не є вичерпним, доповнюючи цю позицію твердженням, що і досягнення мети службової поїздки для того, щоб вважати її відрядженням, не обов’язково (див. ухвалу ВАСУ від 11.06.2007 р. ). Це дає підстави говорити, що як підтверджуючий документ цілком може розглядатися наказ із зазначенням службового завдання, для виконання якого працівнику необхідно здійснити поїздку до головного підприємства.
Олена Уварова, юрист
