Реєстр отриманих і виданих податкових накладних: загальні положення
З необхідністю ведення Реєстру отриманих і виданих податкових накладних платники ПДВ зіткнулися вперше в середині 2005 року. З того часу до законодавства з ПДВ уносилося безліч змін, а форма Реєстру не змінювалася, що створювало для підприємств певні незручності під час заповнення декларації з ПДВ. І от головний податковий орган наприкінці минулого року вирішив усунути ці невідповідності, унісши наказом від 29.10.2009 р. № 582 і до форми Реєстру, і до порядку його ведення істотні зміни, що набули чинності 01.01.2010 р. Про основні особливості заповнення Реєстру з урахуванням таких нововведень і розповімо в цій статті.
Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Що являє собою Реєстр
Згідно з
п.п. 7.2.8 Закону про ПДВ платники податку на додану вартість зобов’язані вести окремий облік операцій поставки та придбання товарів (послуг), що обкладаються ПДВ, звільнені від оподаткування відповідно до ст. 5 або які не є об’єктом оподаткування згідно зі ст. 3 цього Закону.Податковий облік таких операцій здійснюється на підставі податкових накладних та інших документів, які згідно з
п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ дають право на нарахування податкового кредиту.Облік отриманих і виданих податкових накладних та інших документів, що підтверджують право на податковий кредит, ведеться в Реєстрі отриманих і виданих податкових накладних (далі — Реєстр). Цю норму закріплено в
п.п. 7.2.8 Закону про ПДВ. При цьому правила ведення платниками Реєстру встановлено Порядком № 244.Реєстр ведеться в документальному або електронному вигляді на вибір платника ПДВ і повинен зберігатися протягом строку давності, установленого законом. При цьому необхідно пам’ятати: якщо Реєстр ведеться в електронному вигляді, платник ПДВ повинен на свій вибір використовувати будь-яку з найпоширеніших в Україні операційних комп’ютерних систем, які буде запропоновано центральним податковим органом.
У Реєстрі зазначаються порядковий номер податкової накладної, дата її виписки (отримання), загальна сума та сума нарахованого податку, а також реєстраційний номер постачальника, який видав податкову накладну покупцю.
Реєстр повинен мати порядковий номер, дату початку та закінчення ведення.
Реєстр є основою для відображення зведених результатів такого обліку в податкових деклараціях з ПДВ. Підбиття підсумків у Реєстрі здійснюється у звичайному порядку: щомісяця, якщо йдеться про місячного платника ПДВ, щомісяця та щокварталу, якщо — про квартального. Крім того, окремо підбиваються підсумки для уточнюючих розрахунків (див.
п. 12 Порядку № 244).Реєстр містить
два розділи, у першому розділі відображаються отримані податкові накладні, а у другому — видані податкові накладні, тому в цьому документі окремо обліковуються операції (див. п. 6 Порядку № 244):— з
придбання товарів (послуг) з метою використання в господарській діяльності платника податків для здійснення операцій, що обкладаються ПДВ за ставкою 20 % або 0 %, звільнених від оподаткування, таких, що не є об’єктом оподаткування, а також тих, які не призначено для використання в господарській діяльності платника податків;— з
поставки товарів (послуг), що обкладаються ПДВ за ставкою 20 % або 0 %, звільнених від оподаткування й таких, що не є об’єктом оподаткування.Підставою для здійснення записів у
розділі I Реєстру є:—
податкова накладна — якщо придбання товарів (послуг) супроводжувалося випискою цього документа;—
розрахунки коригувань до податкових накладних, які може бути отримано від постачальника товарів (послуг) у випадках, застережених у п. 4.5 Закону про ПДВ. За таких обставин дані в Реєстр заносяться з відповідним знаком «+» або «-»;—
вантажна митна декларація — при імпорті товарів.— належним чином оформлений
товарний чек, інший платіжний або розрахунковий документ, що підтверджує прийняття платежу з визначенням загальної суми такого платежу, суми податку та податкового номера постачальника — у разі поставки товарів (послуг) за готівку або з розрахунками картками платіжних систем, банківськими чи персональними чеками в межах граничної суми, установленої Національним банком України для готівкових розрахунків (тобто в межах 10000 грн.);—
транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, що виставляється платнику податку за послуги зв’язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, які містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, за винятком тих, форму яких установлено міжнародними стандартами;—
касовий чек, що містить суму поставлених товарів (послуг), загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера, але без визначення податкового номера постачальника), за умови, що загальна сума поставлених товарів (послуг) не перевищує 200 грн. на день (без урахування ПДВ);—
заява зі скаргою на постачальника товарів (послуг) у разі його відмови видати податкову накладну (п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ);—
податкова накладна, виписана покупцем-резидентом самому собі в разі отримання послуг від нерезидента на митній території України, якщо такий покупець є податковим агентом щодо нерезидента-постачальника (п.п. «а» ст. 6 Закону про ПДВ);—
документи, що свідчать про придбання товарів (послуг) без ПДВ, у разі придбання таких товарів (послуг) в осіб, не зареєстрованих платниками ПДВ.Підставою для здійснення записів у
розділі II Реєстру є:—
податкові накладні, виписані платником ПДВ — продавцем при продажу ним товарів (послуг). Такі накладні оформляються та заносяться до Реєстру в день виникнення податкових зобов’язань (див. п. 7.3 Закону про ПДВ);—
розрахунки коригувань до виданих раніше податкових накладних. У цьому випадку запис у Реєстрі повинен містити відповідний знак «+» чи «-»;—
вантажні митні декларації;—
податкові накладні за щоденними підсумками операцій. Такі податкові накладні виписуються у випадках, передбачених п. 8.4 Порядку № 165;—
податкові накладні, виписані на суму перевищення звичайної ціни над фактичною.Зазначимо: якщо покупець товарів (послуг) не є платником ПДВ, то в графі 6 розділу II Реєстру продавець проставляє позначку «Х».
Нова форма Реєстру
Форму Реєстру затверджено
наказом № 244, а завдяки наказу ДПАУ «Про внесення змін до форми Реєстру отриманих та виданих податкових накладних та Порядку ведення реєстру отриманих та виданих податкових накладних, затверджених наказом ДПА України від 30.06.2005 № 244» від 26.10.2009 р. № 582 вона набула нового вигляду. Реєстри в новому вигляді почали «працювати» з 1 січня 2010 року (див. лист ДПАУ від 02.12.2009 р. № 26761/7/16-1117). Давайте розглянемо, у чому ж відмінність нової форми Реєстру від тієї, що діяла раніше.Почнемо з
розділу I Реєстру.По-перше
, його доповнено двома новими графами:1)
графою 3, в якій відображається дата виписки отриманої податкової накладної (або документа, який її замінює), що допоможе в заповненні додатка 5 до декларації з ПДВ;2)
графою 5, в якій відображається вид документа згідно із запровадженими п. 9.5 Порядку № 244 позначеннями: ПН, РК, ВМД, ЧК, ТК, ГР, ПЗ, ПО, ЗП (детальніше див. с. 28 цього номера).По-друге
, до розділу I додано варіанти заповнення графи (зараз це графа 7), в якій зазначається індивідуальний податковий номер (ІПН) постачальника. Нагадаємо, що раніше це була графа 5 і в ній зазначався або ІПН, або за його відсутності, якщо постачальник не є платником ПДВ, проставлялася позначка «Х». З 01.01.2010 р. у графі 7 необхідно відображати в тому числі й умовний ІПН:—
100000000000, якщо підставою для нарахування податкового кредиту є касовий чек без ІПН постачальника;—
200000000000, якщо товари (послуги), придбані в нерезидента, не призначаються для госпдіяльності або використовуються для надання послуг, місце надання яких за межами України, або послуг, місце надання яких визначається відповідно до абзацу «д» п. 6.5 Закону про ПДВ. Нагадаємо, що серед останніх: передача авторських прав, патентів, ліцензій, торгових марок; рекламні послуги та інші послуги з просування товарів; послуги консультантів, інженерів, адвокатів, аудиторів, актуаріїв, інші аналогічні послуги, послуги з обробки даних та надання інформації, у тому числі з використанням комп’ютерних систем; надання зобов’язань щодо непроведення окремих видів діяльності; послуги з поставки персоналу; оренда рухомого майна; агентські послуги щодо послуг, перерахованих в абзаці «д» п. 6.5 Закону про ПДВ;—
300000000000, якщо товари (послуги) придбано в нерезидента;—
400000000000, якщо товари (послуги) придбано в неплатника ПДВ.Щодо
розділу II Реєстру, то його доповнено новою графою 4, в якій відображається вид документа згідно із запровадженими п. 11.2 Порядку № 244 позначеннями:—
ПН — податкова накладна;—
РК — розрахунок коригування;—
ВМД — вантажна митна декларація;—
ПП — податкова накладна за щоденними підсумками операцій;—
ЗЦ — податкова накладна на суму перевищення звичайної ціни над фактичною.Тепер поговоримо про зміни, що однаково стосуються обох розділів Реєстру:
—
згідно з п. 12 Порядку № 244 і в розділі I, і в розділі II крім загальних підсумків за період, окремо мають виділятися підсумки за уточнюючими розрахунками;— у
п. 9.6 Порядку № 244 і в самій формі Реєстру (графа 6 розділу I, графа 5 розділу II) назву постачальника/покупця перейменовано в найменування постачальника/покупця. Нагадаємо, що поняття «найменування» ширше за поняття «назва». Так, перше включає, крім назви («Ліра», «Колос» тощо), ще й вид організаційно-правової форми (ТОВ, АТ тощо), тобто найменування для юридичних осіб повинне мати вигляд: ТОВ «Ліра», АТ «Колос» (у скороченому чи повному варіанті — залежно від того, як зазначено в установчих документах). Щодо фізичних осіб — підприємців у цьому плані нічого не змінилося: у відповідних графах Реєстру зазначаються прізвище, ім’я та по батькові фізособи — платника ПДВ (постачальника або покупця).
Особливості заповнення Реєстру для сільгосппідприємств та філій
Сільгосппідприємства.
Ви знаєте, що для платників податків, які провадять діяльність у сфері сільського й лісового господарства та рибальства, а також переробних підприємств усіх форм власності, що реалізують молоко та молочну продукцію, м’ясо і м’ясопродукти, ст. 81і п. 11.21 Закону про ПДВ передбачають застосування спеціального режиму обкладення ПДВ, а отже, і ведення окремого податкового обліку.Таким чином, платники ПДВ, які застосовують сільгоспспецрежим
, повинні вести два окремі Реєстри: один — за звичайною діяльністю, другий, — за спецрежимною. При цьому при складанні Реєстру за спецрежимною діяльністю в його спеціальному полі «Спеціальний режим оподаткування» робиться відповідна позначка із посиланням на норми Закону про ПДВ. Цю норму встановлено п. 2 Порядку № 244.Філії.
У п. 2 Порядку № 244 також зазначено: якщо в підприємства є філії або інші структурні підрозділи, не зареєстровані платниками ПДВ, які самостійно здійснюють придбання/поставку товарів (послуг) та проводять розрахунки з постачальниками/споживачами (нагадаємо, філії не можуть бути платниками ПДВ), то їм може бути делеговано право ведення Реєстру.Для цього головне підприємство повинне кожній філії та структурному підрозділу присвоїти окремий код (номер, шифр), про що письмово повідомити податковий орган за місцем своєї реєстрації.
З урахуванням установленого коду (номера, шифру) присвоюється номер Реєстру, що заповнюється філією або структурним підрозділом. Цей номер (за аналогією з номером податкової накладної) записується через дріб, тобто в чисельнику проставляється порядковий номер Реєстру, а в знаменнику — присвоєний філії або структурному підрозділу код (номер, шифр).
Помилки в Реєстрі
Порядок виправлення.
Порядок виправлення помилок у Реєстрі прописано в п. 1 Порядку № 244. Згідно з ним виправлення помилки в Реєстрі здійснюється за правилами, передбаченими для бухгалтерського обліку, а отже, відповідно до п. 4 Положення № 88.Так, застосовують два способи виправлення помилок:
коректурний спосіб і метод «сторно».Нагадаємо, що
коректурний спосіб виправлення помилок полягає в такому:— закреслюється неправильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою, щоб можна було прочитати закреслене;
— над закресленим надписується правильний текст або цифри;
— робиться напис «Виправлено», що підтверджується підписами осіб, уповноважених вести Реєстр, із зазначенням дати виправлення.
Цей спосіб прийнятний, якщо Реєстр заповнюється від руки. Причому його застосування допускається тільки щодо реквізитів, виправлення яких
не призводить до змін показників Реєстру. Тобто виправляти коректурним способом, швидше за все, можна помилки минулих періодів, що не вплинули на підсумкові (числові) показники (наприклад, ІПН, дата отримання чи дата виписки документа), або будь-які помилки поточного періоду до підбиття підсумків.Помилки за минулий звітний період виправляються методом «сторно».
Метод «сторно» застосовується для виправлення помилок минулих періодів, коли зведено підсумки. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в якій запис, зроблений раніше або який повторюється червоним чорнилом (пастою кулькових ручок тощо), або ж заноситься чорнилом (пастою кулькових ручок тощо) темного кольору в дужках, що означає віднімання суми, вже відображеної раніше в облікових регістрах. Потім наводиться звичайний правильний запис із правильною сумою. У результаті внесенням цих даних до реєстру в місяці виявлення помилки ліквідується неправильний запис та відображається правильний із правильною сумою.
Підчистки ж і незастережені виправлення тексту та цифр не допускаються.
Виправлення помилкових записів у Реєстрі описаними способами не призводить до необхідності формування нових (уточнюючих) реєстрів.
Якщо податкову накладну не внесено до Реєстру.
Багато платників податків хвилює запитання: чи може бути визнано недійсною податкову накладну, не внесену продавцем до розділу II Реєстру? Чи не виникнуть у зв’язку з цим проблеми з нарахуванням податкового кредиту в покупця?На нашу думку, якщо податкову накладну було своєчасно складено та належним чином оформлено продавцем, вона
не може вважатися недійсною. Адже умови п.п. 7.2.3 Закону про ПДВ було повністю виконано: продавець виписав податкову накладну в момент виникнення податкових зобов’язань, заповнивши належним чином її реквізити, і передав її оригінал покупцю. Отже, це дійсний документ податкового обліку.Складніше з тим, що
помилково відомості про таку податкову накладну вчасно не було внесено продавцем до Реєстру (адже це безпосередньо могло вплинути на суму податкових зобов’язань звітного періоду, якщо, наприклад, таку накладну також помилково не було враховано і при складанні декларації з ПДВ).Якщо ця помилка виявиться одразу
в періоді складання податкової накладної, її можна буде виправити, уключивши таку накладну до розділу II Реєстру. Якщо ж це виявиться пізніше — коли звітний період виписки такої податкової накладної вже минув і звітність за ним уже подано — то виправити таку допущену помилку, пов’язану із заниженням податкових зобов’язань, платник податків може через уточнюючий розрахунок або в поточній декларації, якщо помилку було допущено в попередньому періоді (з відображенням суми помилки в рядку 8.1 декларації та її розшифровкою в додатку 1 до декларації), зі сплатою 5 % самоштрафу в разі недоплати податку.Відповідні виправлення має бути внесено й до Реєстру. Для цього підійде метод «сторно» зі складанням бухгалтерської довідки та внесенням запису про своєчасно невраховану податкову накладну (окремим рядком) до Реєстру в тому звітному періоді, в якому виправляється помилка.
Отже, в цьому випадку можна говорити про
помилку, пов’язану з порушенням порядку ведення податкового обліку, але не з недійсністю податкової накладної. До речі, така накладна не може розцінюватися як недійсна й у світлі формулювання, наведеного в самій її формі після табличної частини, а саме: «Суми ПДВ, нараховані (сплачені) у зв’язку з поставкою товарів (послуг), зазначених у цій накладній, визначені правильно, відповідають сумі податкових зобов’язань продавця та включені до реєстру отриманих і виданих податкових накладних». Адже це твердження, по суті, описує те , яким має бути належний подальший порядок обліку виписаної податкової накладної (з подальшим уключенням її до Реєстру та до складу податкових зобов’язань, що декларуються платником податків), опускаючи при цьому можливість здійснення платником податків помилкових дій.Проте співробітники податкового відомства дивляться на це інакше. Так, у їх консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2008, № 35, с. 34, зазначено, що податкова накладна, виписана й не включена до Реєстру на дату виписки,
не може вважатися належно оформленою. Таке порушення, на їх думку, призводить до заниження податкових зобов’язань не тільки у продавця, але й у покупця. А це означає, що покупець втрачає право на податковий кредит за такою податковою накладною.Ми з цією позицією податківців не погоджуємося. Адже відповідно до
п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ підставою для відображення покупцем податкового кредиту є податкова накладна, видана постачальником. Таким чином, наявність податкової накладної є достатньою підставою для відображення податкового кредиту. Жодних інших умов для цього Закон про ПДВ не висуває і не ставить податковий кредит покупця в залежність від дотримання вимог податкового законодавства іншим суб’єктом господарювання — постачальником товарів (послуг), зокрема, від відображення податкової накладної продавцем у Реєстрі. Навпаки, у п.п. 7.4.5 Закону про ПДВ зазначено тільки про один випадок невідображення податкового кредиту — відсутність податкової накладної. Отже, за наявності належно оформленої податкової накладної в покупця є всі законні підстави відобразити податковий кредит. Такий висновок підтверджують і ухвали ВАСУ від 19.06.2007 р. у справі № 7/89-2005 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 4) і від 02.10.2008 р. № К-9921/07 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 5).Водночас звертаємо увагу ще на одну норму
Закону про ПДВ. Так, аналогічну ситуацію, проте вже щодо покупця, який не зробив відповідний запис у Реєстрі, прямо врегульовано п.п. 7.2.8 Закону про ПДВ. Згідно з цим підпунктом за наявності оригінала податкової накладної невключення її до Реєстру не є підставою для відмови в зарахуванні суми податку, зазначеної в такій податковій накладній, до складу податкового кредиту такого платника податків. Вважаємо, що такий же справедливий підхід аналогічно повинен діяти і щодо продавця.
Відповідальність за неправильне ведення Реєстру
Відповідальність за ведення Реєстру з порушеннями.
При визначенні покарання за ведення Реєстру з порушеннями слід виходити, перш за все, з виду порушення.Якщо платник податків, наприклад, помилково не записав до Реєстру податкову накладну або будь-який інший документ із перерахованих у
п. 8 або п. 10 Порядку № 244, але при цьому включив зазначені в них суми ПДВ до декларації, то покарання за таку провину, як правило, зводиться до адмінштрафу, що накладається на посадових осіб підприємства за порушення порядку ведення податкового обліку згідно зі ст. 1631 КпАП. Розмір такого штрафу — від 5 до 10 нмдг (від 85 до 170 грн.), а за повторне порушення протягом року — від 10 до 15 нмдг (від 170 до 255 грн.).А от якщо підприємство, крім того, що не включило до Реєстру певний документ, ще й забуло нарахувати за ним податкові зобов’язання, одним адмінштрафом не обійтися, доведеться сплатити ще й штраф згідно з
п.п. 17.1.3 Закону № 2181 за заниження податкових зобов’язань.Відповідальність за неподання Реєстру разом з декларацією.
Багато платників податків при поданні до податкового органу декларації з ПДВ стикаються з його вимогою надати й копії реєстрів. Чи правомірна така вимога? Звісно, ні, адже в Законі про ПДВ немає подібної норми.Реєстр не є обов’язковим компонентом податкової звітності з ПДВ, склад якої визначено
Порядком № 166. Перелік усіх додатків, які має бути подано разом з ПДВ-декларацією, наведено в самому її бланку (на сторінці 4). Такого додатку, як «Реєстри (копії Реєстрів) отриманих і виданих податкових накладних» або, наприклад, «Інші документи», там немає.Більше того, у
п. 3 Порядку № 244 чітко зазначено, що платник податків має право тільки за власним бажанням подавати Реєстри органу податкової служби:— в електронному вигляді;
— на магнітних носіях з копіями документів на паперових носіях;
— на паперових носіях.
Нагадаємо, що вимогу про подання реєстрів при проведенні
камеральної перевірки в разі заяви бюджетного відшкодування платником ПДВ виключено з п. 3.1 Методрекомендацій № 350 (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 93, с. 4).При проведенні документальної (планової або позапланової виїзної) перевірки на платника податків покладається обов’язок забезпечити працівникам податкового органу доступ до Реєстру
, а в разі ведення його в електронному вигляді — надати носій електронної інформації за власний рахунок (див. п.п. 7.2.8 Закону про ПДВ).Відповідальність за ведення Реєстру за старою формою.
Що очікує платника податків, який продовжує вести Реєстри за старою формою, що діяла до 01.01.2010 р.? На жаль, у Порядку № 244 з цього приводу нічого не говориться, але, ураховуючи норми Закону про ПДВ і Порядку № 166, такі дії, на нашу думку, загрожують платнику податків тільки адмінштрафом , що накладається на його посадових осіб за порушення порядку ведення податкового обліку, згідно зі ст. 1631 КпАП.Оскільки Реєстр не входить до складу документів, які подаються разом з декларацією з ПДВ в обов’язковому порядку, його ведення не за встановленою формою, на відміну від декларації, не призводить до визнання його недійсним згідно з
п.п. 4.1.2 Закону № 2181 і накладення на платника податків штрафів, визначених у цьому Законі.
Строки зберігання Реєстру
Згідно з
п. 3 Порядку № 244 платник ПДВ повинен зберігати Реєстр протягом строку давності, установленого законом.Нагадаємо, що строки зберігання первісних документів, облікових регістрів, документів податкової звітності та іншої подібної документації визначено в
Переліку № 41.Більшість документів, які суб’єкт господарювання використовує у своїй господарській діяльності, мають строк зберігання
3 роки.Водночас щодо окремих категорій документів у
Переліку № 41 установлено додаткові обмеження, які полягають у тому, що знищити такі окремі види документів можна тільки після завершення перевірки державних податкових органів. Тобто про ліквідацію певних документів можна говорити тільки після закінчення встановлених строків їх зберігання та за умови, що період, до якого вони належать, перевірено податківцями в межах планової перевірки. Уточнимо, що період, за який проводиться перевірка, працівники податкового відомства зобов’язані вказати в акті перевірки.Так, згідно зі
ст. 315 Переліку № 41 строк зберігання 3 роки, але за умови завершення податкової перевірки, застосовується до таких категорій документів: первісні документи та додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій та є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку й податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків та перевідні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання та списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку ТМЦ, авансові звіти тощо).За всіма ознаками
реєстри належать якраз до зазначених категорій документів і щодо них діє трирічний строк зберігання .Згідно з
Переліком № 41 обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання документів, датованих 2009 роком, починається з 1 січня 2010 року, а закінчиться, за умови завершення перевірки їх податківцями, 1 січня 2013 року.Такі загальні положення ведення Реєстру, а про нюанси його заповнення за різними конкретними операціями читайте далі.
