Виправлення помилок у пенсійній звітності
Починаючи зі звіту за січень 2010 року роботодавці заповнюють та подають щомісячну звітність до Пенсійного фонду за новою формою, що містить інформацію про суми заробітної плати застрахованих осіб, про суми нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне страхування, а також інформацію про страховий стаж працівників. Як і при заповненні будь-якого звіту, при формуванні пенсійної звітності ніхто не застрахований від помилок. У межах цієї статті йтиметься про відповідальність за помилки, допущені при формуванні пенсійної звітності, а також про порядок виправлення загальних помилок.
Катерина СКРИПКІНА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
КпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Закон № 2181
— Закон України «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. 2181-III.Закон № 1058
— Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.03 р. № 1058-IV.Порядок № 26-1
— Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування органам Пенсійного фонду України, затверджений постановою правління ПФУ від 05.11.09 р. № 26-1.Інструкція № 21-1
— Інструкція про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затверджена постановою правління ПФУ від 19.12.03 р. № 21-1.Інструкція № 16-6
— Інструкція про порядок обчислення і сплати підприємствами, установами, організаціями та громадянами збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, інших платежів, а також обліку їх надходження до Пенсійного фонду України, затверджена постановою правління ПФУ від 19.10.01 р. № 16-6.
Порядку виправлення помилок у щомісячному
додатку 4 до Порядку № 26-1 «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (грошового забезпечення, доходу) застрахованих осіб та суми нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до органів Пенсійного фонду України» (далі — додаток 4) присвячено всього лише три підпункти Порядку № 26-1 — пп. 2.15 — 2.17, які не охоплюють увесь перелік можливих помилок. Офіційних методичних рекомендацій щодо заповнення нової пенсійної звітності, які могли б прояснити чималу кількість запитань щодо порядку виправлення помилок, досі немає. Тому, крім нечисленних положень Порядку № 26-1, керуватимемося усними консультаціями працівників Пенсійного фонду, а також програмним забезпеченням, яке Пенсійний фонд рекомендує використовувати для заповнення пенсійної звітності.
Види можливих помилок
Помилки, які можуть допустити страхувальники, можна умовно розподілити на такі види:
1) помилки в персональних даних (прізвищі, імені, по батькові застрахованої особи), а також помилки в даних про дату прийняття або звільнення працівників (стосуються реквізитів
Таблиці 5 );2) загальні помилки (стосуються реквізитів
Таблиць 5, 6, 7, 8). До них належать помилки в:— коді страхувальника (реквізит «
Код ЄДРПОУ/ідентифікаційний номер»);— звітному місяці (реквізит «
Звіт за місяць, рік»);— номері облікової картки застрахованої особи (ідентифікаційному номері згідно з довідкою ДПІ або серії і номері свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування — для осіб, які відмовилися від номера з релігійних міркувань та в яких є відповідна позначка в паспорті) (
графа 6 Таблиць 5, 6, 7 і 8);— коді підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (для
Таблиці 8);3) помилки у грошових показниках (стосуються реквізитів
Таблиць 1, 6, 7):— неправильне відображення бази обкладення внесками до Пенсійного фонду, у тому числі неправильне застосування максимальної величини заробітної плати (доходу), з якої сплачуються внески до Пенсійного фонду.;
— застосування неправильного розміру ставок для визначення страхових внесків.
Крім того, у страхувальника може виникнути необхідність у перерахунку (уточненні) доходів, нарахованих у минулих періодах, наприклад, у таких випадках:
— працівнику було нараховано заробітну плату за дні хвороби (листок непрацездатності надано після нарахування заробітної плати);
— хвороба працівника настала в період відпустки.
Тепер розглянемо, які штрафні санкції загрожують підприємству та посадовим особам за допущені помилки.
Штрафні санкції
Допущені помилки, унаслідок яких було занижено зобов’язання зі сплати внесків до Пенсійного фонду, спричинюють накладення штрафних санкцій.
Суми страхових внесків, своєчасно не нараховані та/або не сплачені страхувальниками, у тому числі обчислені територіальними органами Пенсійного фонду, вважаються
недоїмкою та стягуються з нарахуванням пені та застосуванням фінансових санкцій (ч. 2 ст. 106 Закону № 1058).У разі самостійного виявлення помилки, допущеної в попередніх звітних періодах, унаслідок якої виникла недоїмка, відповідно до
ч. 1 ст. 106 Закону № 1058 страхувальник зобов’язаний самостійно обчислити і сплатити суму недоїмки з нарахуванням пені. Розмір штрафу розраховується фахівцями органів Пенсійного фонду. Сума штрафу підлягає сплаті протягом десяти робочих днів із дня отримання відповідного рішення Пенсійного фонду. Зауважимо, що на практиці пеня також нараховується працівниками органів Пенсійного фонду.Розміри штрафних санкцій та їх кількість залежать від виду допущеної помилки.
Наведемо в таблиці штрафні санкції, які загрожують підприємству та його посадовим особам за допущені помилки.
| № з/п | Вид порушення | Фінансові санкції | Адміністративний штраф | Підстава | ||
| правопорушення вчинено вперше | правопорушення вчинено повторно | правопорушення вчинено вперше | правопорушення вчинено повторно | |||
| 1 | Донарахування територіальним органом Пенсійного фонду або страхувальником сум своєчасно не обчислених та не сплачених страхових внесків | Штраф у розмірі 5 % донарахованих сум за кожний повний або неповний місяць, за який донараховано ці суми* | Штраф у розмірі від 20 до 30 нмдг (від 340 до 510 грн.) | Штраф у розмірі від 30 до 40 нмдг (від 510 до 680 грн.) | П. 4 ч. 9 ст. 106 Закону № 1058, ч. 1, 2 ст. 1651 КпАП | |
| Пеня нараховується на суми недоїмки та своєчасно не сплачених штрафних санкцій у розмірі 0,1 % зазначених сум за кожний день прострочення платежу** | ||||||
| 2 | Надання недостовірних відомостей, які використовуються в системі персоніфікованого обліку*** та іншої звітності, передбаченої законодавством | Штраф у розмірі 10 % сум страхових внесків, які було сплачено або підлягали сплаті за відповідний звітний період, за кожний повний або неповний місяць затримки подання звітності, але не менше 10 нмдг (170 грн.)**** | Штраф у розмірі 20 % сум страхових внесків, які було сплачено або підлягали сплаті за відповідний звітний період, за кожний повний або неповний місяць затримки подання звітності, але не менше 20 нмдг (340 грн.)**** | Штраф у розмірі від 20 до 30 нмдг (від 340 до 510 грн.) | Штраф у розмірі від 30 до 40 нмдг (від 510 до 680 грн.) | П. 5 ч. 9 ст. 106 Закону № 1058, ч. 1, 2 ст. 1651 КпАП |
| * Наявність переплати не звільняє від 5 % штрафу (лист Головного управління ПФУ в м. Києві від 11.06.07 р. № 9688/03). Водночас, за наявності переплати, що перевищує суму недоїмки, відсутні підстави для нарахування пені. ** На практиці пеня розраховується працівниками органів Пенсійного фонду. *** Під недостовірними відомостями, які використовуються в системі персоніфікованого обліку, слід розуміти невідповідність даних про розмір заробітної плати, страхових внесків, підстав пільгового обчислення страхового стажу, періодів, за які нараховані внески, зазначених страхувальником у звіті, даним, що містяться в документах первинного обліку страхувальника та інших документах, які підтверджують підставу для обліку страхового стажу, неправильно зазначені суми лікарняних та суми нарахувань за час відпусток, невідповідність ідентифікаційного номера в звіті ідентифікаційному номеру згідно з довідкою Державної податкової адміністрації України тощо (лист Пенсійного фонду від 25.02.2009 р. № 3165/05-10). Фінансові і адміністративні санкції не застосовуються, якщо помилку було допущено в написанні прізвища, ім’я, по батькові застрахованої особи. **** Згідно з роз’ясненнями Пенсійного фонду (див. лист від 25.02.2009 р. № 3165/05-10 // «Податки та бухгалтерський облік», 2009, спецвипуск № 8) при застосуванні штрафу за надання недостовірних відомостей для розрахунку суми штрафу відсутня складова «кількість повних (неповних) місяців затримки подання відомостей». У зв’язку з цим сума штрафу в такому разі становитиме 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 грн.), а при повторному протягом року такому порушенні — не менше 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (340 грн.). | ||||||
У разі коли внаслідок помилки було надмірно сплачено страхові внески, згідно з
п.п. 11.17 Інструкції № 21-1 вони повертаються страхувальнику або за його згодою зараховуються в рахунок майбутніх платежів страхових внесків. Надмірно або помилково сплачені суми пені за заявою повертаються страхувальнику або за його згодою зараховують у рахунок сплати майбутніх платежів страхових внесків (п.п. 10.10 Інструкцій № 21-1).Строки давності
щодо стягнення недоїмки, штрафів та пені для помилок, допущених після 01.01.2004 р., не застосовуються (ч. 15 ст. 106 Закону № 1058).А от помилки, допущені до 01.01.2004 р., виправленню вже не підлягають. Річ у тім, що до 1 січня 2004 року збір до Пенсійного фонду входив до системи загальнодержавних податків (зборів, обов’язкових платежів) і на нього поширювалася дія
Закону № 2181, згідно з яким накладалися і фінансові санкції (див. лист Пенсійного фонду від 03.10.2005 р. № 12146/03-20 // «Податки та бухгалтерський облік, 2006, № 80). Відповідно до п.п. 15.3.1 Закону № 2181 заяви на повернення надмірно сплачених податків, зборів (обов’язкових платежів) або на їх відшкодування у випадках, передбачених податковими законами, можуть подаватися не пізніше 1095 дня, наступного за днем здійснення такої переплати або отримання права на таке відшкодування. Зазначений строк сплив у 2007 році.
Загальні правила виправлення помилок
Звертаємо увагу страхувальників:
Порядком № 26-1 передбачена можливість повторного подання додатка 4 за звітний місяць у разі виявлення помилок у звіті до кінцевого строку його подання. Так, згідно з п. 2.15 Порядку № 26-1 у разі виявлення помилки у звіті, підприємство (підприємець) має право до кінцевого строку подання цього звіту повторно сформувати та подати звіт до органу Пенсійного фонду. При цьому діючим вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення строків подання звітності. При формуванні повторного додатка 4 його подають у повністю правильному вигляді з позначками типу звіту « Початкова» у всіх Таблицях.Нагадаємо: згідно з
п. 2.1 Порядку № 21-1 додаток 4 подається не пізніше ніж через 20 календарних днів із дня закінчення базового звітного місяця. Якщо такий останній день припадає на вихідний, святковий та інший неробочий день, то граничний строк подання додатка переносять на перший після нього робочий день (п. 2.7 Порядку № 26-1).Відповідно до
п. 2.16 Порядку № 26-1 якщо недостовірні відомості про застрахованих осіб, які подано та/або накопичено в електронних базах даних персоніфікованого обліку, виявили працівники Пенсійного фонду, то вони про це повідомлять роботодавця протягом 2 робочих днів. Роботодавцю слід подати необхідні коригуючі чи скасовуючі документи щодо недостовірних даних протягом наступних 10 робочих днів.Граничні строки
для виправлення помилок у разі їх самостійного виявлення Порядком № 26-1 не встановлено.Порядок виправлення кожного з наведених вище видів помилок, а також проведення уточнень у
додатку 4 має свої особливості. У цілому можна виділити два підходи до виправлення помилок залежно від їх типу.1. Помилки в персональних даних, а також в реквізитах
Таблиць 5, 6, 7, 8, що не стосуються грошових показників (загальні помилки), виправляються шляхом подання Таблиць, в яких було допущено помилки типу «Скасовуюча» та «Коригуюча» (для Таблиці 5), складених за період, за який виправляють допущену помилку (п. 2.17 Порядку № 26-1). При такому способі виправлення помилок дані про суми заробітку застрахованої особи та суми внесків у виправленому документі мають бути ідентичні даним, які було надано раніше. Таблиця 1 у цьому випадку не формується і не подається. Порядок виправлення таких помилок описано в п. 2.17 Порядку № 26-1.2. Помилки, унаслідок яких було неправильно відображено грошові показники,
виправляються через додаток 4 за поточний звітний місяць, в якому такі помилки виявлено та виправлено. Виправлення здійснюється шляхом заповнення в Таблиці 1 рядка 6 або 7 та заповнення Таблиці 7, до якої вносяться персоніфіковані дані з кодом типу нарахувань 4 або 5 та вказується місяць, у якому допущено помилку. Таблиці додатка 4 типу «Скасовуюча» або «Коригуюча» (для Таблиці 5) у цьому випадку не формуються.І в першому, і в другому випадку до сформованих таблиць необхідно скласти
Перелік таблиць звіту.Якщо
помилку було допущено у грошових показниках поданого додатка 4 та в інших реквізитах, то такі помилки слід виправити кожну окремо з використанням зазначених підходів.З урахуванням викладеного далі розглянемо порядок виправлення помилок у П. І. Б. застрахованих осіб та у відомостях про період трудових відносин.
Виправляємо помилки у П. І. Б. застрахованих осіб та у відомостях про період трудових відносин
Якщо виявлено помилку в
П. І. Б. застрахованої особи, яку було допущено в минулих періодах, при її виправленні слід керуватися положеннями п.п. 2.17.1 Порядку № 26-1. Помилка виправляється шляхом подання коригуючих відомостей, зазначених у Таблиці 5 додатка 4 з позначкою «Коригуюча». Таблиця 5 з такою позначкою є підставою для заміни значень реквізитів відповідної Таблиці, яка раніше була подана в орган Пенсійного фонду. На підставі Таблиці 5 типу «Коригуюча» проводиться технологічна заміна попередньо накопичених даних в обліковій картці особи на актуальні дані, які подано страхувальником у Таблиці з позначкою «Коригуюча». Оскільки на підставі Таблиці 5 типу «Коригуюча» автоматично змінюється П. І. Б. працівника в базі застрахованих осіб Пенсійного фонду, в цьому випадку відсутня необхідність у коригуванні даних Таблиць 6, 7, 8 .Таблицю 5
з позначкою «Коригуюча» необхідно подати також у разі, коли до неї не було своєчасно внесено дані про дату початку або припинення трудових відносин із працівником, а також якщо було внесено неправильні дати прийняття та/або звільнення працівників.Якщо в минулих періодах
приймалися та/або звільнялися працівники, але помилково не було подано Таблицю 5 з позначкою «Початкова», також формується та подається Таблиця 5 типу «Коригуюча» за звітний місяць, в якому сталася помилка. Вважається, що додаток 4 за цей звітний місяць уже подано і Таблиці, що його змінюють, можуть бути або коригуючими (позначка «Коригуюча») або скасовуючими (позначка «Скасовуюча»).Отже, якщо в минулих звітних періодах було допущено помилки в П. І. Б. працівників, даних про початок або припинення трудових відносин або не зазначено відомості про прийнятих та звільнених працівників, страхувальник виправляє такі помилки так:
1) складає
Таблицю 5 з позначкою «Коригуюча», до якої вносяться правильні дані про застраховану особу, у П. І. Б. якої було допущено помилку, правильні дані про дату початку (припинення) трудових відносин або інформацію, яку не внесли до Таблиці 5 за звітний місяць. У реквізиті « Звіт за місяць» зазначають місяць, у звіті за який допущено помилку;2) складає супроводжуючий
Перелік таблиць звіту. У реквізиті « Звіт за місяць» зазначають місяць, у звіті за який допущено помилку. Зауважимо, що у спеціальному програмному забезпеченні Перелік таблиць звіту формується автоматично.Звертаємо увагу: якщо помилку допущено в персональних даних
за періоди до 2010 року, необхідно коригувати раніше поданий Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році (додаток 15 до Інструкції № 16-6) за відповідний рік у порядку, передбаченому для виправлення помилок у персоніфікованій звітності, поданій страхувальниками до 2010 року. Таблицю 5 додатка 4 в цьому випадку не формують і не подають.Розглянемо порядок виправлення цієї групи помилок на конкретному прикладі.
Приклад 1
. У березні 2010 року на підприємстві мав місце рух кадрів, а саме:— 15 березня 2010 року прийнято Цимбалюк Олену Миколаївну (ідентифікаційний номер — 2792185848);
— 16 березня 2010 року звільнено працівника Сидоренка Ігоря Олеговича (ідентифікаційний номер — 2873755278);
— 26 березня 2010 року звільнено Тимченко Ганну Сергіївну (ідентифікаційний номер — 2654565659).
При формуванні Таблиці 5 додатка 4 за березень 2010 року допущено такі помилки:
— неправильно зазначено прізвище новоприйнятої працівниці: замість «Ц
имбалюк» зазначено «Цімбалюк»;— зазначено неправильну дату звільнення Сидоренка І. О.: замість «1
6» зазначено «19»;— не внесено запис про звільнену працівницю Тимченко Г. С.
Помилку виявлено після закінчення граничного строку подання додатка 4 за березень 2010 року.
У цьому випадку необхідно скласти
Таблицю 5 за березень 2010 року з позначкою «Коригуюча» та Перелік таблиць звіту.Після внесення правильного прізвища працівниці Цимбалюк О. М. воно автоматично заміниться в базі застрахованих осіб, тому інші
Таблиці додатка 4 за березень 2010 року не коригуються.
Виправляємо загальні помилки
Відповідно до
п.п. 2.17.2 Порядку № 26-1 помилки, допущені в минулих періодах у реквізитах Таблиць 5, 6, 7, 8 (у коді страхувальника, звітному місяці, ідентифікаційному номері застрахованої особи, коді підстави для обчислення спеціального стажу тощо), виправляються шляхом формування Таблиць 5, 6, 7 і 8 типу «Скасовуюча» з неправильними даними та формування відповідних Таблиць додатка 4 типу «Початкова».Отже, у разі виявлення помилки, яка стосується реквізитів
Таблиць 5, 6, 7, 8, страхувальник повинен виконати такі дії:1) скласти
Таблиці 5, 6, 7, 8 (залежно від того, в яких таблицях було допущено помилки) з позначкою «Скасовуюча» за звітні періоди, в яких було подано неправильні дані. При цьому в Таблицях додатка 4 повторюються неправильні реквізити. У реквізитах «Звіт за місяць», «Звітний місяць» зазначається місяць, у звіті за який допущено помилку;2) скласти відповідні
Таблиці 5, 6, 7, 8 типу «Початкова» із зазначенням правильних реквізитів за звітні періоди, у даних яких було допущено помилку. У реквізитах «Звіт за місяць», «Звітний місяць» указується місяць, у звіті за який допущено помилку;3) скласти супроводжуючий
Перелік таблиць звіту, зазначивши в реквізиті «Звіт за місяць» місяць, у звіті за який допущено помилку.Якщо помилку, що належить до загальних, було допущено при формуванні персоніфікованої звітності за періоди до 2010 року, страхувальник повинен відкоригувати раніше поданий
Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році (додаток 15 до Інструкції № 16-6) Індивідуальні відомості про застраховану особу — ІНДАНІ (додаток 13 до Інструкції № 16-6), Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначенні пенсії — СПП (додаток 14 до Інструкції № 16-6) за відповідний рік у порядку, передбаченому для виправлення помилок у персоніфікованій звітності, поданій страхувальниками до 2010 року.Слід мати на увазі, що при виправленні загальних помилок
не допускається зміна у грошових показниках (у сумах нарахованого заробітку, сумах страхових внесків за звітний місяць). Такі показники повинні залишитися незмінними.Приклад 2.
15 березня 2010 року на підприємство було прийнято працівника Філіпенка Михайла Андрійовича (ідентифікаційний номер 2785672345).При формуванні даних про прийнятого працівника до програмного забезпечення було неправильно занесено ідентифікаційний номер: замість 27856723
45 указано номер 2785672354. У березні 2010 року Філіпенку М. А. нараховувалася тільки заробітна плата за фактично відпрацьований час у сумі 1772,73 грн. Сума утриманих внесків до Пенсійного фонду склала 35,45 грн.Таким чином, у Таблицях 5, 6 додатка 4 за березень 2010 року було наведено дані про працівника з неправильним ідентифікаційним номером.
Помилку виявлено після закінчення граничного строку подання додатка 4 за березень 2010 року.
У зв’язку з тим, що працівника прийнято в березні 2010 року і в цьому місяці йому було нараховано тільки заробітну плату, дані на нього з неправильним ідентифікаційним номером було відображено в
Таблицях 5 і 6 додатка 4.Тому виправити помилку, допущену при формуванні
додатка 4 за березень 2010 року, необхідно так:1) складаються
Таблиці 5 і 6 за березень 2010 року з позначкою «Скасовуюча», в яких повторюються тільки неправильні дані на працівника Філіпенка М. А. з неправильним ідентифікаційним номером 2785672354, наведені в раніше поданому звіті;2) складаються
Таблиці 5 і 6 за березень 2010 року з позначкою «Початкова», в яких зазначаються дані на працівника Філіпенка М. А. з правильним ідентифікаційним номером 2785672345;3) складаємо супроводжуючий Перелік таблиць звіту, указавши в реквізиті «Звіт за місяць» місяць, за який виправляється помилка (березень 2010 року).
У наступному номері нашої газети буде розглянуто порядок виправлення помилок, допущених у грошових показниках, а саме помилок, пов’язаних з неправильним відображенням бази обкладення внесками до Пенсійного фонду, у тому числі з неправильним застосуванням максимальної величини заробітної плати (доходу), з якої сплачуються внески до Пенсійного фонду, а також помилок, що виникли внаслідок застосування неправильного розміру ставок для визначення страхових внесків.
