Річна інвентаризація: дотримуємося порядку проведення

Річна інвентаризація: дотримуємося порядку проведення

 

Те, що підприємства щорічно повинні проводити інвентаризацію своїх активів та зобов’язань, ні для кого не є відкриттям. Яка ж мета цієї процедури? В якому порядку і в які строки вона проводиться? Як формується інвентаризаційна комісія? Відповіді на ці запитання ви знайдете у статті.

Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Інвентаризація: мета проведення, періодичність, об’єкти

 

Чи є проведення інвентаризації обов’язковим перед складанням річної фінансової звітності?

Необхідність проведення інвентаризації встановлено

Законом про бухоблік. Згідно зі ст. 10 цього Закону підприємства з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності зобов’язані проводити інвентаризацію своїх активів та зобов’язань. Під час цієї процедури перевіряються і документально підтверджуються наявність, стан та оцінка таких активів і зобов’язань.

 

В які строки має проводитися інвентаризація?

Об’єкти та періодичність проведення інвентаризації встановлює

керівник підприємства (один раз на рік, на півріччя, на квартал, на місяць, з іншою періодичністю). Виняток становлять випадки, коли інвентаризація є обов’язковою відповідно до законодавства.

Це стосується, наприклад, контролю за використанням дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та виробів із них, а також дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, що містяться у відходах та брухті (див.

п. 9 Інструкції № 69). На підставі п. 5.15 Інструкції № 84 інвентаризація цих матеріальних цінностей проводиться двічі на рік станом на 1 січня і на 1 липня. У гальванічних цехах (ділянках) та на іншому переробному виробництві, пов’язаному з отриманням та використанням дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, — один раз на місяць, а в окремих, технічно обґрунтованих, випадках — в інші строки, але не рідше ніж один раз на півроку.

Проведення інвентаризації активів та зобов’язань підприємства —

одна з обов’язкових умов, яка повинна дотримуватися при складанні річної фінансової звітності (п. 12 Порядку № 419). Причому в ситуації, коли на підприємстві встановлено міжінвентаризаційний період, що дорівнює року, дату початку такої інвентаризації доцільно призначити після 1 жовтня поточного року. Інакше, якщо планову інвентаризацію було проведено до 1 жовтня, підприємству потрібно буде провести повторну інвентаризацію в період з 1 жовтня по 31 грудня. Це випливає з абзацу «б» п. 3 Інструкції № 69.

Крім того,

Інструкція № 69 дозволяє проводити інвентаризацію будинків, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів один раз на три роки, а бібліотечних фондів — за рішенням керівника підприємства один раз на п’ять років або щорічно з охопленням інвентаризацією не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов’язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом тридцяти днів. Зауважимо: п. 16 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затверджених наказом Міністерства культури і туризму України від 27.03.2008 р. № 321/0/16-08, установлено чіткі строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів, якими підприємствам і слід керуватися.

Максимальний міжінвентаризаційний період інших активів та зобов’язань підприємства становить

рік.

 

Які об’єкти підлягають інвентаризації?

Під час інвентаризації перевіряється фактична наявність:

1)

основних засобів та інших необоротних матеріальних активів;

2)

нематеріальних активів. Результати перевірки фактичної наявності цих цінностей, що є об’єктами прав інтелектуальної власності, оформляються інвентаризаційним описом об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. № НА-4), затвердженим наказом № 732. Щодо інших нематеріальних активів, то у зв’язку з відсутністю для них спеціального інвентаризаційного опису можна використовувати інвентаризаційний опис основних засобів (ф. № інв-1) або розробити такий опис самостійно на базі форми № НА-4;

3)

товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ);

4)

незавершеного виробництва;

5)

незавершеного капітального будівництва та капітального ремонту. При інвентаризації незавершеного капітального ремонту основних засобів (будівель, споруд, машин, устаткування) в акті інвентаризації незавершених ремонтів (ф. № інв-10) фіксують вид виконуваних робіт, кошторисну та фактичну вартість виконаного ремонту, різницю між фактичною та кошторисною вартістю;

6)

каси: готівки, грошових документів;

7)

бланків суворої звітності;

8)

дорогоцінних металів, каміння. Нагадаємо, що інвентаризація дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння проводиться відповідно до Інструкції № 84.

Зверніть увагу: інвентаризацію дорогоцінних металів, які містяться в приладах, обладнанні та інших виробах, слід проводити одночасно з інвентаризацією цих матеріальних цінностей та у строки, установлені для їх інвентаризації згідно з

Інструкцією № 69. Інвентаризувати потрібно всі наявні дорогоцінні метали, дорогоцінне каміння, вироби з них, а також усі матеріальні цінності, що їх містять, у тому числі цінності, які не належать підприємству, а отримані для переробки та знаходяться в нього на відповідальному зберіганні (п. 5.16 Інструкції № 84);

9)

розрахунків з контрагентами.

Як бачимо, інвентаризації підлягає

все майно підприємства незалежно від його місцезнаходження (передане на відповідальне зберігання, в оренду, лізинг, ремонт тощо) і всі види фінансових зобов’язань. Крім того, згідно з п. 5 Інструкції № 69 інвентаризації підлягає майно і матеріальні цінності, які не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках (орендоване, що знаходиться на відповідальному зберіганні, отримане для переробки тощо), а також не враховане з різних причин.

 

Склад інвентаризаційної комісії та її функції

 

Як формується інвентаризаційна комісія?

Для проведення інвентаризації на підприємстві має бути створена

постійно діюча інвентаризаційна комісія (п.п. 11.1 Інструкції № 69). Склад такої комісії затверджує керівник підприємства, а входять до неї керівники підрозділів та головний бухгалтер. Цю комісію очолює керівник підприємства або його заступник.

Необхідність введення до складу інвентаризаційної комісії

головного бухгалтера зумовлена тим, що в ході інвентаризації може бути виявлено нестачі або втрати майна внаслідок розкрадання чи псування, у результаті чого буде потрібно списання їх з балансу, як це передбачає Інструкція № 291. А згідно зі ст. 7 Закону про бухоблік матеріали, пов’язані з нестачею або відшкодуванням втрат від нестачі, розкрадання та псування активів підприємства, оформляються саме за участі головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Постійно діюча інвентаризаційна комісія працює на підприємстві

цілий рік, але самостійно не проводить інвентаризацію, а виконує здебільшого організаційні, регулюючі та контрольні функції, перелічені в п.п. 11.3 Інструкції № 69.

Безпосередньо проведенням інвентаризації займається

робоча інвентаризаційна комісія. Її очолює представник керівника. Майте на увазі: головою робочої комісії при інвентаризації у тих самих матеріально відповідальних осіб не дозволяється протягом двох років підряд призначати ту саму особу. Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії й у присутності матеріально відповідальної особи.

Утім, якщо член інвентаризаційної комісії

відсутній з поважної причини, наприклад, у зв’язку з хворобою або відрядженням, керівник підприємства або особа, яка його заміняє та яка затвердила склад інвентаризаційної комісії, відповідним розпорядженням може провести його заміну. На це звертає увагу Міністерство фінансів України в листі від 15.12.2003 р. № 31-04200-30-23/191.

Якщо через великий обсяг робіт для проведення інвентаризації однієї комісії недостатньо, керівник підприємства може розпорядитися про створення робочих комісій у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.

На великих підприємствах функції постійно діючої і робочої комісій різні: перша організовує роботу та приймає рішення за результатами інвентаризації, а друга — власне і проводить інвентаризацію.

Водночас на малих підприємствах можливо, щоб члени постійно діючої комісії

самостійно проводили інвентаризацію, тобто одночасно були і членами робочої комісії. Однак відповідно до розпорядження керівника все одно має бути створено постійно діючу комісію. Перед початком інвентаризації в такому разі слід видати наказ про створення робочої комісії, до якої і входитимуть члени постійно діючої комісії.

 

Які функції інвентаризаційних комісій?

Для зручності перелічимо функції постійно діючої та робочої інвентаризаційних комісій у таблиці.

 

Перелік функцій інвентаризаційних комісій

Постійно діюча інвентаризаційна комісія	Виконує такі функції: — організує проведення інвентаризації; — проводить інструктаж з членами робочих інвентаризаційних комісій; — здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період; — перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліку пересортиці цінностей; — розглядає письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей; відображає у протоколі свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач та втрат, а також заліку пересортиці. У протоколі має бути наведено відомості про причини та про осіб, винних у нестачах, втратах і надлишках, та вжиті до них заходи; — проводить профілактичну роботу із забезпечення збереження цінностей, заслуховує на своїх засіданнях керівників підрозділів з цього питання	П.п. 11.3 Інструкції № 69
Робоча інвентаризаційна комісія	Виконує такі функції: — проводить інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва в місцях зберігання та виробництва; — бере участь разом з бухгалтерією підприємства у визначенні результатів інвентаризації та розробляє пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку; — вносить пропозиції щодо впорядкування приймання, зберігання та відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна; — несе відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризацій згідно з наказом керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках; — оформляє протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації та висновків щодо них, пропозицій про залік нестач і надлишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також наднормативних нестач та втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам	П.п. 11.3 Інструкції № 69

 

Як скласти наказ про проведення інвентаризації?

Склад постійно діючої інвентаризаційної комісії затверджується

наказом керівника підприємства. Те саме стосується і робочої комісії, але її склад, як правило, закріплюють в одному наказі на проведення інвентаризації.

Наведемо зразок такого наказу.

 

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Меркурій»

Наказ

18.11.2010

м. Київ

№ 62

 

Про проведення інвентаризації

У зв’язку з підготовкою до складання річної фінансової звітності, керуючись положеннями Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV та Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків , затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69, Порядком подання фінансової звітності, затвердженим постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419, а також іншими нормативними документами, що регулюють порядок проведення інвентаризації, з метою підтвердження правильності та достовірності відображення даних у річній фінансовій звітності

НАКАЗУЮ:

1. Провести повну інвентаризацію активів і зобов’язань підприємства з перевіркою їх фактичної наявності та документального підтвердження станом на 1 грудня 2010 року з обов’язковим складанням відповідних інвентаризаційних описів. Інвентаризацію провести в такі строки:

а) товарно-матеріальних цінностей на складах, у незавершеному виробництві та залишках готової продукції, а також відвантажених і таких, що перебувають у дорозі, — з 1 по 10 грудня 2010 року;

б) грошових коштів у касі, грошових документів та цінних паперів — раптово у визначений комісією день у період з 1 по 8 грудня 2010 року;

в) бланків суворої звітності — 3 грудня 2010 року;

г) основних засобів, незавершених ремонтів основних засобів, бібліотечних фондів, нематеріальних активів, фінансових інвестицій — з 1 по 14 грудня 2010 року;

д) розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами — з 1 по 8 грудня 2010 року;

е) витрат майбутніх періодів та забезпечення майбутніх витрат і платежів — з 1 по 7 грудня 2010 року.

2. Проведення інвентаризації покласти на інвентаризаційну постійно діючу комісію, склад якої затверджено наказом від 12.01.2009 р. № 5.

3. Для безпосереднього проведення інвентаризації призначити робочу інвентаризаційну комісію у складі:

голова комісії — начальник відділу збуту Кулик В. П.;

члени комісії:

бухгалтер Ревун С. А.

менеджер відділу збуту Рябошапко П. В.

товарознавець Холод І. П.

4. Інвентаризацію провести у присутності матеріально відповідальних осіб:

завідувача складу Громико О. Т.;

комірника Лемішко І. М.

касира Величко М. М.

5. Головному бухгалтеру Демченко В. С. перед початком інвентаризації забезпечити членів робочої комісії інвентаризаційними описами у необхідній кількості.

6. Постійно діючій інвентаризаційній комісії в п’ятиденний строк після закінчення інвентаризації передати матеріали інвентаризації на затвердження керівнику.

7. Заступнику директора Сушко С. І. ознайомити зі змістом наказу під підпис усіх працівників, пов’язаних з проведенням інвентаризації.

8. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

 

Директор	/Міщенко/	Міщенко І. С.
З наказом ознайомлені:
18.11.2010	/Кулик/	Кулик В. П.
18.11.2010	/Ревун/	Ревун С. А.
18.11.2010	/Рябошапко/	Рябошапко П. В.
18.11.2010	/Холод/	Холод І. П.
18.11.2010	/Громико/	Громико О. Т.
18.11.2010	/Лемішко/	Лемішко І. М.
18.11.2010	/Величко/	Величко М. М.
18.11.2010	/Демченко/	Демченко В. С.
18.11.2010	/Сушко/	Сушко С. І.

 

Візьміть до відома: строки проведення інвентаризації конкретних об’єктів установлюються в наказі вже

після дати, на яку призначено інвентаризацію. Тобто якщо в цьому випадку інвентаризацію призначено на 1 грудня, то строк її проведення, наприклад щодо основних засобів, буде з 1 по 14 грудня 2010 року. Причому інвентаризаційні описи також складають на 1 грудня 2010 року.

І ще один момент. Якщо строки та обсяг проведення інвентаризації, а також порядок подання звіту про її результати встановлено в наказі про облікову політику (інвентаризація має плановий характер), додатково видавати наказ про проведення інвентаризації не потрібно. У цьому випадку безпосередньо перед початком проведення інвентаризації наказом призначається робоча інвентаризаційна комісія або декілька таких комісій (при значному обсязі роботи).