Інвентаризуємо товарно-матеріальні цінності
Приступаючи до інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, важливо знати, в якому порядку вона проводиться, а також які форми первинних документів при цьому заповнюються. Отримати таку інформацію ви можете з цієї статті.
Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Порядок інвентаризації власних ТМЦ
Як правильно провести інвентаризацію ТМЦ?
До проведення інвентаризації ТМЦ слід належно підготуватися: розкласти їх за найменуваннями, сортами, групами. Це допоможе в роботі інвентаризаційній комісії, прискорить процес та дасть можливість отримати максимально об’єктивні дані.
Приступаючи до інвентаризації ТМЦ (і запасів у цілому), потрібно врахувати, що відповідно до
П(С)БО 9 запаси визнаються активом, якщо існує імовірність отримання в майбутньому економічних вигод, пов’язаних з їх використанням, і якщо їх вартість може бути достовірно визначена. Якщо ТМЦ не відповідають цим критеріям, вони не можуть бути відображені у фінансовій звітності у складі активів. Інвентаризаційна комісія може запропонувати їх списати.Правила інвентаризації ТМЦ установлено
п.п. 11.8 Інструкції № 69 та полягають у такому:1) переважування, обмір, підрахунок ТМЦ проводяться
в порядку розміщення цінностей у цьому приміщенні, не допускаючи безладного переходу комісії від одного виду цінностей до іншого. При зберіганні ТМЦ у різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбується і комісія переходить до наступного приміщення;2) інвентаризаційні описи складаються
окремо на:— ТМЦ, що знаходяться на підприємстві;
— товари відвантажені, строк оплати яких не настав (форма № інв-4);
— товари відвантажені, але не оплачені у строк (форма № інв-4);
— ТМЦ, що знаходяться на складі інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці) (форма № інв-5);
— ТМЦ, прийняті на відповідальне зберігання (на комісію, у переробку) (форма № інв-5);
— матеріали та товари, що знаходяться в дорозі (наприклад, у разі передачі ТМЦ між структурними підрозділами підприємства) (форма № інв-6);
3) кількість цінностей і товарів, що зберігаються в
непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів. При цьому обов’язковій перевірці в натурі піддається частина зазначених цінностей;4) на прибуткових документах на ТМЦ, що
надійшли на об’єкт і прийняті під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її представника проставляє відмітку «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, до якого включено ці цінності;5) на видаткових документах на ТМЦ, які
відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства і головного бухгалтера у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови, проставляється відмітка і вони заносяться до окремого опису в порядку, аналогічному для цінностей, що надійшли під час інвентаризації;6) допускається складання
групових інвентаризаційних описів малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особисті картки) з їх розпискою в описі.Щодо
бібліотечних фондів, то при їх інвентаризації:а) інвентаризаційною комісією визначається спосіб проведення інвентаризації; виявляються помилки, допущені при шифруванні документів, розстановці фонду, оформленні видачі документів користувачам, а також установлюється заборгованість користувачів перед бібліотекою, виявляються дублетні документи, документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу чи бібліотеки в цілому, та документи, що потребують ремонту, оправи тощо;
б) у разі встановлення факту відсутності документа проводиться його розшук у строк, установлений правилами користування бібліотекою, але не більше 30 днів.
Перед початком інвентаризації від кожної матеріально відповідальної особи або групи осіб (наприклад, при колективній матеріальній відповідальності) береться
розписка, яку може бути включено до заголовної частини інвентаризаційного опису.
Відображення даних інвентаризації в інвентаризаційному описі
В якій формі інвентаризаційного опису (формі № М-21 чи формі № інв-3) потрібно фіксувати дані інвентаризації ТМЦ?
Згідно з
наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.96 р. № 193 при знятті натуральних залишків ТМЦ, що перебувають в окремих матеріально відповідальних осіб, за кожним окремим складом, дільницею, об’єктом складається інвентаризаційний опис за формою № М-21. У цьому описі вказуються: найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності. Його підписують усі члени комісії та матеріально відповідальні особи. Однак ця форма не містить розписки матеріально відповідальних осіб, тому перед початком інвентаризації таку розписку з них потрібно взяти окремо.Разом із тим, існує
Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № інв-3), затверджений постановою № 241. Ця форма «перекочувала» до сучасного українського обліку з радянських часів завдяки постанові Верховної Ради України від 12.09.91 р. № 1545-XII, що дозволяє дію в Україні нормативних актів СРСР до прийняття відповідних українських нормативних актів.І хоча, як зазначено вище, для проведення інвентаризації ТМЦ затверджено українську форму № М-21, багатьом підприємствам усе ж зручніше використовувати опис за формою № інв-3. Це пов’язане з тим, що вона містить більше необхідної інформації: у ній, зокрема, є графи для порівняння даних про фактичну наявність ТМЦ з даними бухгалтерського обліку, а також розписка матеріально відповідальної особи. Держкомстат проти такого використання
не заперечує і зазначає, що підприємство на свій розсуд може застосовувати будь-яку з цих двох форм або навіть розробити для себе свій інвентаризаційний опис (див. листи від 26.05.2004 р. № 03-04-05/41 і від 15.07.2010 р. № 14/2-18/72).Нам форма № інв-3 також здається більш інформативною, тому наводимо зразок її заповнення (див. с. 11).
Інвентаризація ТМЦ, що не належать підприємству
Як провести інвентаризацію ТМЦ, що не належать підприємству (наприклад, прийнятих на відповідальне зберігання), та ТМЦ, що зберігаються на складах інших підприємств?
Вище зазначалося, що інвентаризації перед складанням річної бухгалтерської звітності підлягають також майно та матеріальні цінності,
що не належать підприємству та що обліковуються на позабалансових рахунках. При інвентаризації таких ТМЦ, а також ТМЦ, переданих підприємством на відповідальне зберігання, використовується Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (форма № інв-5).При інвентаризації ТМЦ,
прийнятих на відповідальне зберігання, записи до форми № інв-5 вносяться інвентаризаційною комісією на підставі перевірки та перерахунку цінностей у натуральних величинах.А от підставою для занесення до зазначеного інвентаризаційного опису товарів та матеріалів,
що зберігаються на складах інших підприємств, є документи, які підтверджують передачу цих цінностей на відповідальне зберігання (комісію, переробку).Заповнена та підписана членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою форма № інв-5 передається до бухгалтерії.
