Проводимо інвентаризацію каси
Інвентаризація каси — серйозна процедура, яка повинна проводитися за певними правилами. Про них зараз і розповімо.
Ніна КОСТЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Порядок проведення інвентаризації каси
При інвентаризації каси необхідно враховувати вимоги
Інструкції № 69 і Положення № 637.Так, згідно з
п. 7 Інструкції № 69 основними завданнями інвентаризації каси, зокрема, є:— виявлення фактичної наявності коштів;
— установлення надлишку або нестачі коштів шляхом порівняння фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
— перевірка дотримання умов та порядку зберігання грошових коштів.
Інвентаризація каси проводиться у строки, установлені керівником.
Ця процедура включає перерахунок фактичної наявності:
—
грошових коштів (вони можуть знаходитися безпосередньо в касі підприємства, у скриньці РРО або в дорозі);—
грошових документів (поштових марок, оплачених проїзних квитків, оплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо);—
цінних паперів (векселів, акцій, інвестиційних сертифікатів);—
чекових книжок.Перед інвентаризацією матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що до початку інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на кошти, здані до бухгалтерії, та всі кошти, що надійшли під її відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано за видатками. Форму такої розписки наведено в
додатку 7 до Положення № 637.Якщо на момент перевірки в касі є цінності інших юридичних або фізичних осіб, касир зобов’язаний зафіксувати це в розписці, указавши необхідні реквізити цих осіб (найменування юридичної особи, прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи, адреси тощо), кількість та вартість конкретних цінностей, які за ними значаться. Якщо на момент перевірки у приміщенні каси знаходяться особисті гроші або інші цінності касира (наприклад, проїзні квитки, путівки або цінні папери), їх кількість та суму також має бути зазначено в розписці.
У ході інвентаризації всі
готівкові кошти, що зберігаються в касі, перераховуються покупюрно. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, касир-оператор РРО звіряє готівку, що є на місці проведення розрахунку, із сумою, зазначеною в денному Х-звіті РРО.Готівка в
іноземній валюті вноситься до акта із зазначенням назви та суми іноземної валюти, курсу НБУ, що діє на день інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку у грошову одиницю України. Цей запис може виглядати, наприклад, так: «Залишок іноземної валюти в касі становить 100 (сто) доларів США, що за курсом НБУ (7,911 грн. за 1 долар США) на день складання акта дорівнює 791 грн. 10 коп.».Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається
надлишком. Якщо готівкових коштів у касі зберігається менше, ніж за даними обліку, — це нестача.При виявленні під час інвентаризації надлишку або нестачі готівки з’ясовуються обставини їх виникнення. При цьому
надлишок прибуткується в касі шляхом виписування прибуткового касового ордера або шляхом проведення через РРО за допомогою операції «Службове внесення». Сума надлишку зараховується в дохід підприємства (на це, зокрема, указано в п. 2.5.19 листа ДПАУ від 06.07.2009 р. № 14083/7/23-7017/572), а сума нестачі стягується з винної особи (як правило, це касир, з яким має бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність).В умовах автоматизованого ведення касової книги проводиться перевірка правильності роботи програмних засобів обробки касових документів.
При інвентаризації
грошових коштів у дорозі (грошових сум, унесених до кас банків, ощадних кас або поштових відділень для подальшого їх зарахування на поточні чи інші рахунки підприємства) звіряються суми, що значаться на субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та/або 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті», з даними квитанцій установ банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку.Грошові документи
перевіряють у тому самому порядку, що і готівка: їх кількість повинна збігатися з даними обліку.Щодо
цінних паперів, то їх інвентаризують поштучно, акцентуючи увагу на:— фактичній наявності;
— правильності оформлення та реальності їх вартості, відображеної в балансі підприємства;
— повноті та своєчасності відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.
Інвентаризація цінних паперів проводиться окремо за емітентами із зазначенням назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків їх погашення.
Якщо підприємство зберігає цінні папери в
депозитарії, то їх наявність підтверджується випискою депозитарію, на яку і слід орієнтуватися при проведенні інвентаризації.Робота комісії з інвентаризації каси завершується складанням
Акта про результати інвентаризації готівкових коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637 .Цей акт складається
у двох примірниках, його підписують члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа (тобто касир). Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, а другий — залишається у матеріально відповідальної особи.Наведемо зразок заповнення Акта про результати інвентаризації готівкових грошових коштів.
