Нове Положення замість старого: що змінилося для бухгалтера в порядку використання КПК
На перший погляд може здатися, що Положення № 137, як і Положення № 223, яке недавно прийшло йому на заміну, — вузькоспецифічні документи, що встановлюють переважно внутрішньобанківські правила емісії платіжних карток. Якщо ж взяти до уваги, що використання таких платіжних інструментів, як корпоративні платіжні картки (КПК), відбувається на стику готівкових та безготівкових розрахунків, то стає зрозумілим ступінь впливу цих нормативних актів на звичайних суб’єктів господарювання. Розглянемо в цій статті основні зміни, які з появою Положення № 223 слід ураховувати в роботі бухгалтеру підприємства, що має КПК.
Ігор ХМЕЛЕВСЬКИЙ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», i.khmelevskiy@id.factor.ua
Від БПК до СПЗ: крок НБУ назустріч прогресу
Загальне враження від першого ознайомлення з
Положенням № 223 — прагнення його розробників якщо не випередити час, то хоча б крокувати в ногу з ним. Такий підхід до розробки нового документа, який на найближчі декілька років покликаний регламентувати загальні вимоги до емісії вітчизняними банками та філіями іноземних банків спеціальних платіжних засобів, а також порядок здійснення операцій з їх використанням, цілком виправданий. Адже прогрес у цьому секторі банківських послуг розвивається нестримно, що означає необхідність у межах нового нормативного документа НБУ відобразити зміни, які відбулися з моменту виходу попереднього, і хоча б спробувати передбачити майбутні зміни.Деякою мірою така спроба авторам
Положення № 223 удалася, про що можна судити навіть із назви, в якій уже йдеться про емісію спеціальних платіжних засобів (СПЗ), а не тільки банківських платіжних карток (БПК), як раніше. У такому ж дусі змінилася і загальна ідеологія документа, для більш глибокого розуміння якої наведемо декілька визначень.Так, згідно з
п. 1.4 нового Положення спеціальний платіжний засіб — платіжна картка, мобільний платіжний інструмент, інший платіжний інструмент, що виконує функцію засобу ідентифікації, за допомогою якого держатель цього інструменту здійснює платіжні операції з рахунка платника або банку, а також інші операції, установлені договором.Як бачимо,
сфера регулювання нового Положення значно розширилася та включає, крім платіжних карток, мобільні та інші платіжні інструменти. Що розуміється під останніми, поки що невідомо, але, як нам здається, це і є той заділ, який дозволить охопити таким терміном новинки в банківській сфері, що можуть з’явитися в майбутньому. А от що таке мобільний платіжний інструмент відомо вже зараз — це спеціальний платіжний засіб, реалізований в апаратно-програмному середовищі мобільного телефону або іншого бездротового пристрою користувача, які обслуговує оператор телекомунікацій.Чесно кажучи, на сьогодні мобільні платіжні інструменти навряд чи користуються достатньою популярністю у корпоративних клієнтів, радше, цей засіб більше годиться для звичайних фізосіб, а також фізосіб-підприємців. Проте
п. 2.2 Положення № 223 містить норму про те, що емітент, тобто в загальному випадку — банк, має право надавати суб’єкту господарювання корпоративні спеціальні платіжні засоби, до числа яких входить і корпоративний мобільний платіжний інструмент, і звична КПК, тобто корпоративна платіжна картка.Оскільки корпоративні СПЗ дозволяють їх держателям здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання, то, насмілимося припустити, не за горами той час, коли замість традиційної КПК довірена особа підприємства розпоряджатиметься його поточним рахунком за допомогою такої ж абревіатури, що розшифровується як «кишеньковий персональний комп’ютер», або смартфона чи мобільного телефону.
Поки ж звичайна картка не втратила колишніх позицій (слід визнати, що в Україні вона ще навіть і не завоювала їх настільки, як це прийнято у світі), поговоримо далі про ті зміни, які після 19.07.2010 р. (дати набуття чинності
Положенням № 223) повинен знати бухгалтер підприємства, що використовує у своїй діяльності корпоративну платіжну картку.
Що було
Насамперед зауважимо, що
Положення № 223, на відміну від нечинного сьогодні Положення № 137 , не містить норм щодо:1) напряму використання платіжних карток (див.
п. 3.5 скасованого Положення);2) підстав для зняття готівки за корпоративними платіжними картками та обмежень на їх використання (див.
пп. 3.10 і 3.11 того ж документа);3) підзвітності сум, списаних із картрахунка з використанням корпоративних платіжних карток та перерахованих на особисті платіжні картки (
пп. 3.12 і 3.13 Положення № 137).Нагадаємо, що згідно з
п. 3.5 Положення № 137 клієнти та їх довірені особи раніше могли використовувати платіжні картки відповідно до умов договору з емітентом як засіб для:— безготівкової оплати за товари (послуги), у тому числі в системах електронної торгівлі (комерції);
— перерахування коштів зі своїх картрахунків на інші власні рахунки та на рахунки інших осіб;
— одержання готівки в касах банків, інших фінансових установ, торговців та через банкомати.
Крім того, цим же
пунктом установлювалася заборона на здійснення за допомогою платіжних карток інвестицій в Україну та за її межі.Далі,
п. 3.10 цього Положення було чітко визначено цілі, на які можна використовувати кошти з корпоративної картки, а саме:—
одержання готівки у гривнях для здійснення розрахунків, пов’язаних з виробничими (господарськими) потребами, у тому числі для оплати витрат на відрядження в межах України, з урахуванням обмежень, установлених чинним законодавством, а також чистого доходу фізичними особами — підприємцями;—
здійснення розрахунків у безготівковій формі у гривнях за умови, що розрахунки пов’язано зі статутною та господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України;— отримання готівки в іноземній валюті за межами України та в установленому порядку на території України для оплати витрат на відрядження;
— здійснення розрахунків у безготівковій формі в іноземній валюті за межами України за умови, що такі розрахунки пов’язані виключно з витратами на відрядження та витратами представницького характеру.
Водночас
п. 3.11 скасованого Положення встановлювалася категорична заборона на використання КПК для отримання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, а також для здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами).І нарешті, найважливіші норми з
Положення № 137 (див. пп. 3.12 і 3.13), аналогів яким тепер немає в новому Положенні , полягали в тому, що кошти, списані з картрахунка юридичної особи або фізичної особи — підприємця за операціями, здійсненими з використанням корпоративних платіжних карток, вважалися виданими під звіт держателю платіжної картки. Ці кошти могли бути використані виключно за цільовим призначенням. Щодо особистих платіжних карток, то кошти, перераховані підприємством на такі картки, наприклад, як аванс на відрядження, вважалися виданими під звіт уже в момент зарахування на особистий картрахунок працівника.Зрозуміло, що за відсутності в
Положенні № 223 норм, аналогічних наведеним вище, у бухгалтера виникає низка запитань, найважливішим з яких є, звісно, запитання про те, чи зберігся зараз за грошовими коштами, знятими за допомогою КПК або витраченими з неї безготівковим способом на госппотреби чи відрядження, їх колишній підзвітний статус? Хоча, звичайно, не менш цікаво знайти пояснення, на що слід орієнтуватися бухгалтеру в питаннях напряму використання платіжних карток, підстав для зняття готівки за корпоративними платіжними картками та обмежень на їх використання.
Що буде
Відповідаючи на запитання про використання корпоративних платіжних карток у нових умовах, слід насамперед звернути увагу на ті зміни, які одночасно з прийняттям
Положення № 223 було внесено до Інструкції № 492. Суть зазначених змін зводиться до того, що в цьому документі тепер не використовується термін «картковий рахунок». Замість таких рахунків суб’єктам господарювання тепер відкриватимуться поточні рахунки, операції за якими можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів.Зауважимо, що і картрахунки свого часу теж належали до поточних рахунків, але при цьому їх статус до повноцінного поточного рахунка все ж не дотягував. Про це свідчить хоча б те, що
п. 3.10 Положення № 137 установлював конкретні цілі, на які можна було використовувати кошти з картрахунка, інструментом управління яким була КПК.Тепер же, унаслідок того, що
операції з використанням спеціальних платіжних засобів відбуватимуться за поточним рахунком зі звичайним режимом функціонування, зникла необхідність окремої регламентації випадків, коли держателі корпоративних платіжних карток мають право з їх допомогою здійснювати операції з безготівкової оплати товарів (послуг) чи одержувати готівку. Інакше кажучи, шукати в новому Положенні конкретний перелік із зазначенням можливих напрямів використання платіжних карток (аналога п. 3.5 Положення № 137) більше немає сенсу.До речі, непряме підтвердження цієї думки знаходимо в
п. 8.2 Інструкції № 492, де зазначено, що поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, використовується відповідно до визначених цією Інструкцією режимів поточних рахунків з урахуванням установлених нею ж обмежень.Як бачимо, певні заборони на застосування КПК у госпдіяльності підприємства все ж залишилися, тільки тепер їх наведено не в
Положенні № 223, а в Інструкції № 492. Дійсно, в п. 8.3 цієї Інструкції містяться такі самі обмеження, які було раніше перелічено в пп. 3.5 (щодо заборони інвестування) і 3.11 Положення № 137 (щодо заборони на отримання зарплати, інших соцвиплат, а також на здійснення розрахунків у ЗЕД).Залишилися також
обмеження і на використання коштів з поточного рахунка в іноземній валюті за допомогою спеціального платіжного засобу виключно для:— одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
— здійснення розрахунків в безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.
Повернемося до обговорення ситуації довкола виключення із вживання в тексті
Інструкції № 492 поняття «картковий рахунок». З аналізу положень гл. 8 цієї Інструкції створюється враження, що нею допускається як відкриття підприємством додаткового поточного рахунка, операції за яким здійснюватимуться з використанням спеціальних платіжних засобів, так і надання вже існуючому поточному рахунку додаткових функцій, для чого слід укласти з банком договір про отримання та використання СПЗ. Про це зазначено в останньому абзаці п. 8.1 цього документа.Проте, як нам здається, практика, що сформувалася дотепер, залишиться без змін ще надовго, тобто підприємства вважатимуть за краще мати додатковий поточний рахунок для операцій з корпоративною платіжною карткою, на який, як вони це робили в період існування карткових рахунків, перераховуватимуться певні суми коштів, спеціально виділених держателю КПК на госппотреби або на відрядження.
Вочевидь, що при такому підході грошові кошти, перераховані на поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, повинні обліковуватися, як і раніше, на субрахунках 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» або 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».
Завершуючи огляд змін у порядку використання КПК, розглянемо найбільш резонансне питання про підзвітність грошових коштів, витрачених за допомогою корпоративної картки.
Чим серце заспокоїться
Отже, як уже зазначалося, у новому
Положенні № 223 про статус грошових коштів, витрачених довіреною особою — держателем КПК, не сказано жодного слова. Однак не варто похапцем робити з цього передчасні висновки про те, що тепер щодо операцій за корпоративними платіжними картками не потрібно дотримуватись відомих норм щодо строків подання звіту про використання підзвітних сум, строків повернення невикористаних коштів, сплати штрафу за їх несвоєчасне повернення тощо. Звісно, потрібно, оскільки зазначені норми, незважаючи на їх відсутність у спеціальному Положенні № 223, залишаються загальними нормами податкового законодавства та законодавства про готівкові та безготівкові розрахунки, причому там вони не зазнали ані найменших змін.А відправним пунктом, що свідчить про необхідність безумовного їх дотримання, є норма
Закону № 889, що поширює порядок оподаткування сум надмірно витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт та не повернених у встановлений строк, на витрати, пов’язані з відрядженням або виконанням окремих цивільно-правових дій, які було оплачено з використанням, зокрема, КПК (див. п.п. 9.10.4).При цьому слід мати на увазі, що без змін на сьогодні залишається і порядок ведення касових операцій у національній валюті України підприємствами (підприємцями), який установлено
Положенням № 637. Згідно з п. 2.12 цього Положення фізособи — довірені особи підприємств (юросіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з карткового рахунка із застосуванням, зокрема, КПК, використовують такі кошти за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтверджуючими документами в установлені строки та порядку, визначеними для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про отримання готівки з карткового рахунка (чек банкомата, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію платіжного термінала тощо) разом із невитраченим залишком готівки.Згідно з
п.п. 9.10.2 Закону № 889 зазначений звіт у загальному випадку подається до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, коли платник податків (підзвітна особа) завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок підприємства. За наявності надмірно витрачених (невикористаних) коштів їх суму має бути повернено до або під час подання звіту, тобто не пізніше третього банківського дня, наступного за днем, в якому підзвітна особа виконала цивільно-правову дію (придбала товарно-матеріальні цінності).Зауважимо, що
п.п. 9.10.4 Закону № 889 , який уже згадувався, установлює окремі особливості подання авансового звіту щодо грошових коштів, витрачених за допомогою платіжних карток, а саме:а) якщо при застосуванні платіжних карток під час службових відряджень відрядженою особою було одержано готівку, то платник податків подає звіт про використання наданих на відрядження засобів та повертає суму надмірно витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
б) якщо при застосуванні платіжних карток під час службових відряджень відрядженою особою — платником податків
здійснювалися розрахунки в безготівковій формі, строк подання платником податків звіту про використання наданих на відрядження коштів — не пізніше 10 днів, а за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питань про виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).Гадаємо, з усього викладеного висновок зрозумілий: оскільки
після зняття грошових коштів з корпоративної картки довірена особа — держатель КПК стає підзвітною особою, а подальші розрахунки такими коштами є звичайними готівковими розрахунками, то і всі вимоги законодавства щодо подання авансового звіту повинні, як і раніше, дотримуватися нею беззаперечно, причому без жодних застережень щодо відсутності таких вимог у Положенні № 223.Певні сумніви можуть виникнути з приводу необхідності дотримання цих же вимог у разі, коли розрахунки за допомогою КПК здійснювалися виключно в безготівковій формі.
Оскільки в період дії
Положення № 137 кошти, списані з картрахунка (зауважте: будь-які кошти, без уточнення, готівкові чи безготівкові!) юридичної особи або фізичної особи — підприємця за операціями, здійсненими з використанням корпоративних платіжних карток, вважалися виданими під звіт держателю платіжної картки, то і авансовий звіт подавався в усіх випадках. Сьогодні, без наявності такої ж норми в Положенні № 223, однозначно вимагається подання звіту про використання підзвітних сум тільки щодо знятої з КПК готівки (див. п. 2.12 Положення № 637).Більше того, навіть у
Законі № 889 немає чітких вимог про безумовне подання звіту за безготівкові витрати за допомогою платіжної картки. Водночас зі змісту п.п. 9.10.4 «б» цього Закону, текст якого наведено вище, можна припустити, що законодавець у принципі допускає необхідність відзвітувати в усіх випадках використання КПК, а не тільки тоді, коли йдеться про її застосування у відрядженні.Нам, у свою чергу, такий підхід теж здається виправданим хоча б тому, що інакше підприємство втратило б контроль за безготівковим витрачанням коштів своєю довіреною особою. До того ж, без подання авансового звіту неможливо було б підтвердити доцільність проведених витрат такою особою чи не погодитися з їх виробничою необхідністю та зобов’язати держателя КПК відшкодувати підприємству такі невиправдані витрати.
Таким чином, ми б радили дотримуватися в цьому питанні практики, що склалася раніше, вимагаючи від працівників, які мають право розпоряджатися корпоративною карткою, подання звіту незалежно від форми розрахунків з її допомогою.
І останній нюанс, про який також слід пам’ятати бухгалтеру. Як уже зазначалося,
п. 3.12 Положення № 137 пов’язував набуття підзвітного статусу грошовими коштами, що знаходяться на картрахунку, не з видачею довіреній особі власне платіжної картки та не з фактом здійснення безготівкових розрахунків з її допомогою або зняття з неї готівки, а зі списанням коштів з картрахунка юридичної особи.Зараз же для тотожності «списання = видача під звіт» у новому
Положенні № 223 місця не знайшлося. Отже, нічого не залишається, крім як згадані 3 банківські дні для подання звіту відлічувати за загальним правилом, установленим п.п. 9.10.2 «б» Закону № 889, тобто з наступного дня за днем, коли працівник завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням підприємства.Ось поки що і все, що слід зазначити про зміни у правовому режимі використання КПК. Решту продиктує саме життя, у тому числі й через ті реальні виробничі ситуації, які перед вами, шановні читачі, напевно, постануть. Ми ж, у свою чергу, готові підставити вам плече вже зараз.
