Використовувати КПК для погашення заборгованості перед підзвітною особою, як і раніше, не можна
Зважаючи на відсутність грошових коштів на поточному рахунку підприємства директор за власні гроші придбав у липні поточного року товарно-матеріальні цінності для господарських потреб. ТМЦ було оприбутковано на підставі авансового звіту, що спричинило утворення кредиторської заборгованості перед ним як перед підзвітною особою. Після стабілізації фінансового стану підприємства директор у вересні цього року зняв з корпоративної платіжної картки готівку в рахунок погашення зазначеної заборгованості. Чи відповідають такі господарські операції чинному законодавству?
(м. Кременчук)
Відповідь на запитання, чи можна зняти готівку з корпоративної платіжної картки та погасити нею заборгованість підприємства, що раніше утворилася перед довіреною особою — держателем КПК, яка за власні грошові кошти здійснила ті чи інші дії на користь підприємства без його доручення, але з подальшим схваленням, свого часу вже розглядалася на шпальтах нашого видання (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 18, с. 62).
Стисло нагадаємо, що чинне цивільне законодавство (див.
ч. 1 ст. 1160 ЦКУ) установлює право особи, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, вимагати відшкодування фактично здійснених витрат, якщо вони виправдані обставинами, за яких вчинені дії. Інакше кажучи, право на зазначене відшкодування з’явиться у працівника тільки тоді, коли підприємство підтвердить доцільність понесених витрат (на практиці — у момент затвердження керівником підприємства авансового звіту). На правомірність такого підходу неодноразово вказували різні держоргани (див., наприклад, листи НБУ від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206 та Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266).Водночас в умовах дії
Положення № 137 погашення заборгованості підприємства перед підзвітною особою шляхом отримання готівкових грошових коштів з корпоративної платіжної картки не допускалося. Таке погашення можна було здійснити тільки через касу підприємства .Пояснювалося це тим, що
п. 3.10 Положення № 137 (яке, нагадаємо, на сьогодні втратило чинність) було визначено цілі, на які дозволялося використовувати кошти з корпоративної картки. У переліку, наведеному в зазначеному пункті , такий напрям використання готівки, як їх зняття з КПК для погашення вже існуючої заборгованості перед підзвітною особою, був відсутній.Більше того,
п. 3.12 цього ж Положення встановлювалося, що кошти, списані з картрахунка юридичної особи або фізичної особи — підприємця за операціями, здійсненими з використанням корпоративних платіжних карток, вважаються виданими під звіт держателю платіжної картки (довіреній особі). Зі змісту цієї норми випливало, що отримання готівки з використанням КПК навіть тією самою особою, перед якою підприємство вже має заборгованість за придбані нею за власні кошти ТМЦ, формально є видачею такої готівки під звіт з метою вчинення іншої цивільно-правової дії, а не погашенням існуючої заборгованості. Це, у свою чергу, потребувало від підзвітної особи своєчасного подання відповідного звіту про використання таких коштів, що в разі погашення цими коштами заборгованості, яка виникла раніше, не могло бути виконано.Після набуття чинності новим
Положенням № 223 закономірним є запитання про те, чи дозволяється сьогодні використовувати КПК як інструмент для погашення заборгованості перед підзвітною особою. Вимушені засмутити: незважаючи на певні зміни у правовому режимі використання корпоративних платіжних карток, послаблень у цьому питанні не відбулося.Як уже зазначалося (див. статтю на с. 4 сьогоднішнього номера), відсутність у новому
Положенні правил, що встановлюють підстави для зняття готівки з корпоративних платіжних карток та підзвітність сум, списаних з картрахунка за допомогою КПК (аналогічних тим, що містилися відповідно в пп. 3.10 і 3.12 Положення № 137), означає лише те, що ці ситуації тепер урегульовано загальними нормами законодавства про готівкові розрахунки, якими і слід керуватися.Як відомо, порядок ведення касових операцій у національній валюті України підприємствами (підприємцями) установлено сьогодні
Положенням № 637, п. 2.12 якого передбачено, що фізособи — довірені особи підприємств (юросіб), які відповідно до законодавства України отримали готівку з карткового рахунка із застосуванням, зокрема, КПК, використовують такі кошти за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтверджуючими документами в установлені строки та в порядку, визначеному для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про отримання готівки з карткового рахунка (чек банкомата, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію платіжного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.Із наведеного можна зробити висновок, що незважаючи на відсутність відповідних норм у
Положенні № 223, статус грошових коштів, знятих довіреною особою з корпоративної платіжної картки, залишився тим самим. Це означає, що зараз, як і раніше, потрібне обов’язкове подання звіту про такі суми готівки і не дозволяється ними розпорядитися інакше, ніж використати на вчинення нової цивільно-правової дії.Таким чином, в умовах дії
Положення № 223 правове регулювання операції, описаної у запитанні, не змінилося: використовувати КПК для погашення заборгованості перед підзвітною особою не можна.Водночас і раніше, і зараз
є можливість спрямувати зняті з КПК грошові кошти на погашення старої заборгованості, не порушуючи законодавчі обмеження, якщо цю операцію оформити документально таким чином: довірена особа — держатель КПК знімає гроші з картки, після чого, пославшись на неможливість виконання даного йому доручення через ті чи інші об’єктивні обставини (наприклад, відсутність необхідного підприємству товару в роздрібній торговельній мережі), повертає їх до каси підприємства як невикористаний аванс.Виходячи з
п. 2.12 Положення № 637, невитрачений залишок готівки, отриманої з картрахунка підприємства з використанням КПК, повертається разом з авансовим звітом. Надмірно витрачені кошти повертаються підзвітною особою до каси або зараховуються на банківський рахунок підприємства, яке їх видало до або під час подання авансового звіту (п.п. 9.10.2 Закону № 889). Нагадаємо, що п. 2.11 Положення № 637 установлений строк видачі готівки на господарські потреби — не більше 2 робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.Повернену та оприбутковану до каси готівку можна того ж дня, не здаючи в банк, видати за видатковим ордером підзвітній особі, перед якою є заборгованість, або використати на будь-які інші цілі (для видачі зарплати, авансу на відрядження, госппотреби тощо).
У разі, якщо через необізнаність чи необачність підприємство допустило помилку у використанні корпоративної платіжної картки, а граничний строк повернення знятої з КПК готівки до каси підприємства вже пропущено, слід пам’ятати
про необхідність сплати штрафу та податку з доходів фізичних осіб.Так,
п.п. 9.10.3 Закону № 889 установлено: якщо підзвітна особа повертає суму надмірно витрачених коштів пізніше дня подання звіту, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного строку, то така особа сплачує штраф у розмірі 15 % суми надмірно витрачених коштів, який стягується за процедурою утримання податку, установленою п.п. 9.10.1 цього Закону.Якщо
ж підзвітна особа не повертає суму надмірно витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк подання звіту, то, крім сплати 15 % штрафу, така сума підлягає оподаткуванню за правилами, установленими п.п. 9.10.1 Закону № 889. При подальшому поверненні надмірно витрачених сум перерахунок податкових зобов’язань не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується. Ці норми поширюються і на витрати, сплачені за допомогою корпоративних платіжних карток (п.п. 9.10.4 цього Закону).Як бачимо, суми, не повернені в установлений строк, визнаються доходом підзвітної особи
тільки в кінці місяця, в якому має бути подано звіт . Розмір отриманого доходу визначається з урахуванням п. 3.4 Закону № 889, тобто із застосуванням «натурального» коефіцієнта, який застосовується й до несвоєчасно повернених підзвітних сум.
Ігор Хмелевський, економіст-аналітик
