Міністерства та відомства України
Про затвердження форми звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників» та інструкції щодо її заповнення
Наказ від 14.07.2011 р. № 279
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 3 серпня 2011 р. за № 946/19684
Відповідно до пункту 4 статті 20 Закону України «Про зайнятість населення», абзацу другого пункту 2 частини другої статті 35 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття»
Наказую:
1.
Затвердити:1.1.
Форму звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників».1.2.
Інструкцію щодо заповнення форми звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників».2. Визнати такими, що
втратили чинність:2.1.
Форму звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників», затверджену наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 19.12.2005 № 420, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.12.2005 за № 1534/11814;2.2.
Інструкцію щодо заповнення форми звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників», затверджену наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 19.12.2005 № 420, зареєстровану у Міністерстві юстиції України 21.12.2005 за № 1537/11817.Підпункт 1.4
пункту 1 та підпункт 2.4 пункту 2 наказу Міністерства праці та соціальної політики України від 19.12.2005 № 420 «Про затвердження форм звітності та інструкцій щодо їх заповнення», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 21.12.2005 за № 1534/11814, виключити.<…>
5. Цей наказ набирає
чинності з дня його офіційного опублікування.Віце-прем'єр-міністр України – Міністр
С. Тігіпко
Затверджено наказом Міністерства соціальної політики України
14.07.2011 р. № 279
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 3 серпня 2011 р. № 946/19684
ІНСТРУКЦІЯ
щодо заповнення форми звітності № 5-ПН
«Звіт про прийнятих працівників»
I. Загальні положення
1.1. Відповідно до Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» на власників підприємств, установ, організацій або уповноважені ними органи незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, а також фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників (далі – роботодавці), покладено обов'язок подавати виконавчій дирекції Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття відомості про прийняття на роботу працівників.
1.2. Роботодавці, які здійснюють прийом працівників на роботу (у тому числі іноземців та осіб без громадянства),
подають форму звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників» (далі – форма) до центру зайнятості тієї самої адміністративно-територіальної одиниці, на території якої вони зареєстровані як платники єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.Відокремлені підрозділи (філії, представництва, відділення тощо), які є платниками єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та мають право самостійно здійснювати прийом працівників та розрахунки з ними, подають форму до центру зайнятості за місцем своєї реєстрації як платника єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
В інших випадках форму за структурні підрозділи (відокремлені підрозділи) складає роботодавець і подає до центру зайнятості за місцем своєї реєстрації як платника єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування. При цьому у графі 8 форми зазначаються найменування структурного підрозділу (відокремленого підрозділу) та його місцезнаходження, якщо воно не збігається з місцезнаходженням роботодавця.
1.3.
Форма складається та подається не пізніше 10 календарних днів з дня прийому працівника на роботу (першого робочого дня працівників). Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку подачі звіту є перший за ним робочий день.У разі відсутності
факту прийняття на роботу працівників форма не подається.1.4.
До форми включаються працівники, які перебувають з роботодавцем у трудових відносинах, незалежно від того, чи перебуває працівник у штаті роботодавця або є позаштатним працівником (працює на умовах строкового трудового договору чи за сумісництвом).До форми не включаються
дані стосовно працівників, прийнятих роботодавцем на оплачувані громадські роботи та на робочі місця з наданням дотації на підставі договорів, укладених між центром зайнятості та роботодавцем.II. Порядок заповнення форми
2.1. У
графі 1 зазначаються українською мовою відповідно до паспортних даних (для іноземців та осіб без громадянства – згідно з їхнім паспортним документом) прізвища, імена та по батькові всіх громадян, прийнятих на роботу (без скорочення).2.2. У
графі 2 вказується реєстраційний номер облікової картки платника податків прийнятого працівника (до 01.01.2011 – ідентифікаційний номер) або серія та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті.2.3. У
графі 3 зазначається зареєстроване місце проживання прийнятого на роботу працівника (Автономна Республіка Крим, м. Київ, м. Севастополь, область, район, населений пункт, район у місті). Для іноземців та осіб без громадянства допускається зазначення місця перебування.2.4. У
графі 4 наводиться найменування професії (посади), на яку прийнято працівника, відповідно до Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.07.2010 № 327 (далі – КП).2.5. У
графі 5 наводиться код професії (посади) відповідно до КП.2.6. У
графі 6 вказуються номер та дата наказу про прийняття на роботу працівника (для фізичних осіб – дата трудового договору, а також номер і дата його реєстрації у центрі зайнятості згідно з книгою реєстрації трудових договорів – за наявності).2.7. У
графі 7 вказується дата, з якої працівник фактично приступив до роботи (перший робочий день).2.8. У
графі 8 вказуються найменування та місцезнаходження структурного підрозділу (відокремленого підрозділу), до якого було прийнято працівника. Заповнюється у випадку, якщо форму за структурний підрозділ (відокремлений підрозділ) складає роботодавець, якому він підпорядкований.2.9. Заповнення граф є обов'язковим. Якщо місцезнаходження
структурного підрозділу (відокремленого підрозділу) збігається з місцезнаходженням роботодавця, для графи 8 допускається позначка «-».2.10. У
графі 9 проставляється відмітка «V», якщо працівника прийнято на новостворене робоче місце. Новостворене робоче місце – це робоче місце, яке утворено внаслідок реєстрації підприємства, установи, організації або після здійснення відповідних технологічних, організаційних та інвестиційних заходів, спрямованих на впровадження або розширення нових видів виробництва (робіт, послуг) та зміну умов праці. Графа не заповнюється фізичними особами, які використовують найману працю.2.11. Форма підписується керівником (власником) підприємства (установи, організації, відокремленого
підрозділу) або фізичною особою, яка використовує працю найманих працівників. Зазначаються прізвище, ініціали і номер телефону виконавця, дата складання звіту, яка має збігатися з датою на формі, та ставиться печатка (для фізичних осіб – за наявності).
В. о. директора Державного центру зайнятості
К. Гранік
коментар редакції
Звіт про прийнятих працівників за новою формою
Чутки про те, що буде затверджено нову форму звіту про прийнятих працівників, точилися вже давно. Більше того, деякі наші читачі зіткнулися з тим, що особливо завзяті працівники центрів зайнятості на місцях новою Інструкцією про заповнення форми звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників» почали керуватися ще тоді, коли вона мала статус тільки проекту. Були й такі, які тільки усними зауваженнями не обмежилися, наполягаючи на наявності підстав для застосування штрафів за несвоєчасне подання звіту. Прояснимо ситуацію.
Обов'язок подання до центрів зайнятості звітів про прийнятих і звільнених працівників і до 01.01.2011 р. було передбачено Законом України «Про зайнятість населення» від 01.03.91 р. № 803-XII (далі – Закон про зайнятість). Так, згідно з п. 4 ст. 20 Закону про зайнятість підприємства, установи та організації незалежно від форми власності в десятиденний строк подають звіт
про всіх прийнятих працівників у порядку, установленому законодавством. Однак за ненадання зазначених даних відповідальності передбачено не було.З 01.01.2011 р. набрала чинності нова редакція ст. 1653 Кодексу про адміністративні правопорушення, що передбачає штраф за несвоєчасне подання чи неподання визначених Законом України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» від 02.03.2000 р. № 1533-III (далі – Закон № 1533) відомостей у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (
від 136 до 255 грн.), за ненадання зазначених відомостей особою, яка протягом року вже притягувалася до адміністративної відповідальності за ст. 1653 КпАП, розмір штрафу може скласти від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.). Закон № 1533, у свою чергу, встановлює обов'язок надання роботодавцем відомостей про прийняття на роботу працівників у порядку, передбаченому законодавством (п. 2 ч. 2 ст. 35), і при цьому жодних конкретних строків подання звіту не зазначає.На цей момент і до набуття чинності документом, що коментується, залишається чинною Інструкція щодо заповнення форми звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників», затверджена наказом Мінпраці від 19.12.2005 р. № 420 (далі – Інструкція № 420). Згідно з Інструкцією № 420 форма складається за періоди: з 1 до 10 числа звітного місяця, з 11 до 20 числа звітного місяця, з 21 по останнє число звітного місяця та
подається не пізніше 3-го дня після закінчення звітної декади. У разі відсутності прийнятих працівників протягом звітної декади форма не подається. Однак на практиці, як ми вже зазначали, центри зайнятості частенько закривали очі на вказаний припис Інструкції № 420 і, посилаючись на п. 4 ст. 20 Закону про зайнятість, а також на подальші зміни самої Інструкції, наполягали на необхідності подання звіту за формою № 5-ПН протягом 10 днів із дня прийняття працівника на роботу (див. також «Звіти про прийнятих і звільнених працівників: коли подавати?» // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 53).Ще раз підкреслимо: підстави для подібних тверджень з'являться тільки з моменту набуття чинності документом, що коментується. Нова Інструкція щодо заповнення форми звітності № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників», затверджена наказом Мінсоцполітики від 14.07.2011 р. № 279, дійсно передбачає
необхідність подання звіту не пізніше 10 календарних днів, які рахуються з першого дня роботи нового працівника.Звернемо увагу на основні нововведення:
1.
Тепер звіт за формою № 5-ПН подається також фізособами, які використовують найману працю, зокрема фізособами-підприємцями. Старою Інструкцією їх серед суб'єктів, зобов'язаних подавати зазначену форму звітності, не було названо. І це в цілому було логічно, оскільки інформацію про прийнятого ним працівника центр зайнятості отримує під час обов'язкової реєстрації трудового договору, укладеного між ними: згідно з п. 2 Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затвердженого наказом Мінпраці в редакції від 14.10.2010 р. № 320, укладений у письмовій формі трудовий договір фізична особа – підприємець має подати на реєстрацію до державної служби зайнятості за місцем свого проживання в тижневий строк із моменту фактичного допуску працівника до роботи. Фізособи-роботодавці не тільки повинні подати звіт за формою № 5-ПН, а й зазначити у графі 6 дату договору, а також номер і дату його реєстрації в центрі зайнятості. Юрособи-роботодавці у цій графі зазначають номер і дату наказу про прийняття працівника на роботу (раніше для цих відомостей було передбачено графу 5).Для фізосіб-роботодавців зроблено тільки один виняток: їм не потрібно заповнювати графу 9 («Новостворене робоче місце»).
Вимога про необхідність проставляння печатки на звіті поширюється на фізосіб-підприємців тільки за її наявності. Якщо підприємець провадить діяльність без печатки, достатньо його підпису.
2.
Нова редакція Інструкції зумовлює особливості заповнення звіту за формою № 5-ПН у тих випадках, якщо працівник – іноземець чи особа без громадянства. Раніше за зазначеними працівниками також доводилося подавати звіт, однак порядок його заповнення не враховував того, що така особа може не мати зареєстрованого місця проживання в Україні. Крім того, Інструкція № 420 без усяких застережень вимагала зазначати прізвище, ім'я та по батькові працівника відповідно до даних паспорта українською мовою, що також створювало труднощі при наданні звітності щодо іноземців та осіб без громадянства.3. Зміна строків подання звітності спричинила також те, що якщо раніше звіт складався за період (зазначалося, із якого та по яке число охоплюється період, за який подається звіт), то тепер звіт подається на певну дату. При цьому дата, зазначена в шапці звіту як дата, на яку подається звіт, має збігатися з датою заповнення форми. Між датою заповнення звіту та датою, зазначеною у графі 7 звіту (дата, з якої працівник фактично приступив до роботи), має пройти не більше 10 календарних днів. Звернемо увагу, що дані, що підлягають зазначенню у графі 7 оновленої форми звіту за формою № 5-ПН, – це теж нововведення. Раніше було досить зазначення дати наказу про прийом на роботу.
4. Суб'єктів господарювання порадує той факт, що порядок зазначення місцезнаходження роботодавця розкрито прямо в затвердженій формі звіту (поштовий індекс, область/Автономна Республіка Крим, м. Київ, м. Севастополь, район, населений пункт, вулиця/провулок, площа тощо, № будинку/корпуса № квартири/офісу).
5. Окремо
застережено особливості подання звітів відокремленими підрозділами юрособи (див. абзаци другий та третій п. 1.2, пп. 2.8 та 2.9 Інструкції № 279), які знайшли відображення і в самій формі звіту: у графі 8 в застережених Інструкцією випадках тепер зазначаються найменування та місцезнаходження структурного чи відокремленого підрозділу, до якого було прийнято працівника.6. Нова форма звіту № 5-ПН більше не передбачає необхідності зазначення інформації про те, чи приймався працівник на роботу за направленням центру зайнятості. Більше того, якщо працівника прийнято на робоче місце з поданням дотації на підставі договору, укладеного із центром зайнятості, то звіт можна не подавати. Не включаються до звіту й дані про працівників, прийнятих на оплачувані суспільні роботи.
Оновлена Інструкція та нова форма звіту № 5-ПН наберуть чинності з дня їх офіційного опублікування.
Звітувати до центру зайнятості за новими правилами, на нашу думку, необхідно буде щодо тих працівників, які будуть прийняті на роботу після набуття чинності документом, що коментується. Якщо факт прийняття на роботу мав місце до зазначеної дати, звіт подається ще за старими правилами. Не можемо поручитися, що центри зайнятості виходитимуть з аналогічного розуміння ситуації, а не займуть позицію, згідно з якою будь-який звіт за формою № 5-ПН після набуття чинності його новою формою має надаватися вже за новими правилами.Олена Уварова
