Звільнення працівника: документальне оформлення
Розставатися з працівником потрібно не лише гідно, а й дотримуючись вимог чинного законодавства. При цьому важливо правильно документально оформити розірвання трудового договору з працівником. Про те, як це зробити, розповімо в цій статті.
Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Які документи є підставою для звільнення
Розірвання трудового договору з працівником оформляється наказом (розпорядженням) керівника про припинення трудового договору. При цьому підставою для видання такого наказу (розпорядження) мають бути відповідні документи. Їх перелік залежить від підстави звільнення, передбаченої
КЗпП. Наведемо їх у таблиці.
| Причина звільнення (стаття КЗпП) | Перелік документів, що є підставою для звільнення |
| 1 | 2 |
| Угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП) | Заява працівника |
| Закінчення строку трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП) | Трудовий договір, наказ про прийняття на роботу |
| Призов або вступ на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову службу) (п. 3 ст. 36 КЗпП) | Заява працівника. |
| Переведення працівника, за його згодою, на інше підприємство, в установу, організацію | Заява працівника. |
| Перехід працівника на виборну посаду (п. 5 ст. 36 КЗпП) | Заява працівника. |
| Відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством, установою, організацією, а також відмова від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП) | Письмове повідомлення власника або уповноваженого ним органу про майбутнє переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією або про зміну істотних умов праці з підписом працівника про відмову від продовження роботи у зв'язку з настанням зазначених причин або письмова заява працівника про відмову від продовження роботи у зв'язку зі змінами істотних умов праці або від переведення на роботу в іншу місцевість |
| Набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім випадків звільнення від відбування покарання з випробуванням) до позбавлення волі або до іншого покарання, що унеможливлює продовження цієї роботи (п. 7 ст. 36 КЗпП) | Копія вироку суду, що набрав законної сили, або документально підтверджена судом інформація про набрання вироком суду законної сили |
| Підстави, передбачені контрактом (п. 8 ст. 36 КЗпП) | Контракт чи інші документи, які згідно з умовами контракту можуть бути підставою для звільнення |
| Розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, з ініціативи працівника (звільнення за власним бажанням) (ст. 38 КЗпП) | Заява працівника із зазначенням причини звільнення, якщо така є |
| Розірвання строкового трудового договору з ініціативи працівника (ст. 39 КЗпП) | Заява працівника із зазначенням причини звільнення |
| Розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв'язку з: |
|
| — змінами в організації виробництва і праці (п. 1 ст. 40 КЗпП) | Рішення власника або уповноваженого ним органу. |
| — невідповідністю працівника обійманій посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації (п. 2 ст. 40 КЗпП) | Акти, доповідні записки начальника працівника на ім'я керівника, пояснювальні записки працівника, висновок атестаційної комісії, атестаційні листи тощо. |
| — невідповідністю працівника обійманій посаді або виконуваній роботі за станом здоров'я (п. 2 ст. 40 КЗпП) | Висновок медико-соціальної експертної комісії (далі — МСЕК) або лікарсько-консультаційної комісії (далі — ЛКК) і письмова відмова працівника від переведення на легшу роботу, відповідну трудовій рекомендації, наданій МСЕК або ЛКК. Також підставою для звільнення може бути медичний висновок про невідповідність виконуваній роботі за станом здоров'я працівника, зобов'язаного проходити періодичні медичні огляди, та відмова працівника від переведення на іншу роботу. |
| — систематичним невиконанням трудових обов'язків (п. 3 ст. 40 КЗпП) | Доповідні записки начальника працівника на ім'я керівника, пояснювальні записки працівника тощо. |
| — прогулом без поважних причин | Акт про відсутність працівника на робочому місці, доповідна записка начальника працівника на ім'я керівника, пояснювальна записка працівника, письмові свідчення інших працівників тощо. |
| — нез'явленням на роботу протягом більше чотирьох місяців підряд унаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні (п. 5 ст. 40 КЗпП) | Листок непрацездатності. |
| — поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу | Рішення суду (якщо працівника, який раніше виконував цю роботу, було звільнено без законних підстав) або рішення відповідного органу державної інспекції України з питань праці, письмова відмова працівника від переведення на іншу роботу |
| — появою на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп'яніння | Акт довільної форми із зазначенням зовнішніх ознак стану сп'яніння, підписаний декількома свідками, медичний висновок (за наявності), свідчення свідків, письмові пояснення працівника тощо. |
| — вчиненням за місцем роботи розкрадання майна (п. 8 ст. 40 КЗпП) | Вирок суду, що набрав законної сили, постанова суду про накладення адміністративного стягнення |
| — одноразовим грубим порушенням трудових обов'язків керівником підприємства, установи, організації всіх форм власності, його заступниками, головним бухгалтером підприємства, установи, організації всіх форм власності, його заступниками (п. 1 ст. 41 КЗпП) | Рішення власника або уповноваженого ним органу |
| — втратою довіри з боку власника або уповноваженого ним органу зумовленою винними діями працівника, який безпосередньо обслуговує грошові, товарні або культурні цінності (п. 2 ст. 41 КЗпП) | Акти перевірок, що підтверджують допущені порушення з боку працівника. |
| — вчиненням працівником, який виконує виховні функції, аморального проступку, не сумісного з продовженням цієї роботи (п. 3 ст. 41 КЗпП) | Підтвердні документи. |
| Звільнення за результатами випробування (ст. 28 КЗпП) | Письмові пояснення працівника про причини невиконання або несвоєчасного виконання доручених йому завдань із зазначенням причин та обставин, що перешкоджали виконанню, доповідні записки безпосереднього начальника працівника на ім'я керівника, в яких зазначені факти невиконання, неякісне або несвоєчасне виконання доручених завдань тощо |
Документи, що є підставою для складання наказу (розпорядження) про звільнення працівника
, передаються керівнику підприємства, який їх розглядає та проставляє відповідну резолюцію. Якщо на документах зазначена резолюція «в наказ», то, як правило, такі документи направляються до відділу кадрів. Як оформляється такий наказ, розглянемо далі.
Наказ (розпорядження) про звільнення
Відділ кадрів відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства на документах, що були підставою для звільнення, перелік яких наведений вище,
оформляє наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) за типовою формою, затвердженою наказом № 489 (форма № П-4) (приклад складання наказу (розпорядження) наведений нижче). Водночас на практиці чимало підприємств не використовують зазначену типову форму, а користуються власними внутрішніми формами. Однак у будь-якому разі в наказі (розпорядженні) про звільнення працівника має бути чітко згідно з КЗпП сформульовано причину звільнення працівника із зазначенням відповідної норми КЗпП, а в разі звільнення працівника за власним бажанням (ст. 38, 39 КЗпП) за причинами, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг, — із зазначенням таких причин.Належно оформлений
наказ (розпорядження) про звільнення підписується керівником підприємства, після чого з ним ознайомлюється під підпис працівник. Якщо працівник відмовляється поставити підпис, складається відповідний акт.У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу в день звільнення працівнику в обов'язковому порядку має бути видано
копію наказу (розпорядження) про звільнення. У решті випадків такий наказ видається на вимогу працівника.
Особиста картка та трудова книжка працівника
На підставі підписаного наказу (розпорядження) працівник відділу кадрів
в особистій картці працівника, який звільняється (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495/656, заповнюється на всіх працівників підприємства, незалежно від того, є це місце роботи для працівника основним чи він працює за сумісництвом), робить такі записи:— у рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» вказує дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженняи) та причину звільнення з посиланням на відповідний пункт і статтю
КЗпП;— у рядку «Працівник кадрової служби» проставляє свою посаду, підпис, що засвідчує зроблений запис, прізвище ім'я та по батькові.
У день звільнення до трудової книжки
працівника точно відповідно до формулювання наказу (розпорядження), підписаного керівником, із зазначенням причини та з посиланням на відповідний пункт і статтю КЗпП уноситься запис про звільнення. Такий запис робиться з урахуванням таких правил:— у графі 1 указується порядковий номер запису;
— у графі 2 — дата звільнення;
— у графі 3 — причина звільнення;
— у графі 4 — документ, що є підставою для внесення запису (наказ, розпорядження тощо), його дата і номер.
Заповнення трудової книжки здійснюється у відповідних розділах
українською і російською мовами кульковою ручкою чорнилом синього, чорного або фіолетового кольору.Після запису про звільнення до трудової книжки працівника працездатного віку вносяться записи про підвищення кваліфікації, якщо працівник протягом останніх двох років перед звільненням проходив таке підвищення (
п. 4.1 Інструкції № 58).Усі записи про роботу та винагороди, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, які були внесені до трудової книжки за час роботи на підприємстві,
посвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої на це особи та скріплюються печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.Наведемо приклад заповнення трудової книжки.
| № | Дата | Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу та про звільнення (із зазначенням причин та з посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | ||
| число | місяць | рік | |||
| 1 | 2 |
|
| 3 | 4 |
| … | |||||
| 28 | 23 | 06 | 2011 | Звільнена за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України | Наказ від 10.06.2011 р. № 97-к |
|
|
|
|
| Інспектор з кадрів Усова Усова Л. Л. |
|
Трудова книжка з унесеним до неї записом про звільнення видається працівнику
в день звільнення (ст. 47 КЗпП, п. 4.1 Інструкції № 58). При отриманні трудової книжки працівник розписується в:—
Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма № П-10 затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 р. № 277);—
Особистій картці працівника.Якщо працівник у день звільнення відсутній на роботі, роботодавець цього дня зобов'язаний направити йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за наявності
письмової згоди працівника (п. 4.2 Інструкції № 58).Звертаємо увагу роботодавця: у разі порушення ним строку видачі трудової книжки працівнику
виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення працівника видається наказ (розпорядження), раніше зроблений запис у трудовій книжці працівника визнається недійсним у порядку, установленому п. 2.10 Інструкції № 58, запис про новий день звільнення вноситься до трудової книжки та особистої картки працівника.Згідно зі
ст. 47 КЗпП власник або уповноважений ним орган зобов'язаний у день звільнення:— видати працівнику
копію наказу про звільнення з роботи (видається в обов'язковому порядку в разі звільнення з ініціативи власника або уповноваженого ним органу, при звільненні за іншими підставами — на вимогу працівника);— видати працівнику належно оформлену
трудову книжку;— провести з працівником
остаточний розрахунок.У загальному випадку днем звільнення є останній день роботи працівника, а якщо перед звільненням працівник скористався правом на відпустку, днем звільнення буде останній день відпустки.
Сподіваємося, що наведений матеріал допоможе роботодавцю належно оформити розірвання трудового договору з працівником. А про те, як здійснити остаточний розрахунок з працівником, який звільняється, читайте у статті «Остаточний розрахунок при звільненні».
