Розмір добових: якою може бути мінімальна межа?

Розмір добових: якою може бути мінімальна межа?

 

Найзапекліші дискусії у зв'язку зі зміною законодавчого регулювання відряджень викликали запитання про розмір добових, якими необхідно забезпечити працівника. Пропонуються різноманітні варіанти — від готовності сприймати як законодавчо передбачений мінімум установлену податковим законодавством межу віднесення добових до витрат аж до пропозицій виплачувати добові на рівні 10 грн. Як знайти оптимальний баланс, розповімо в цій статті.

Ніна КОСТЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Яким актом має бути передбачено мінімальні добові?

Відповідно до

ч. 2 ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, оплачуються вартість проїзду до місця призначення та назад і витрати на наймання житлового приміщення в порядку та розмірах, установлених законодавством.

Як бачимо, за задумом законодавця порядок та розмір добових, а також відшкодування інших витрат на відрядження мало б бути встановлено на рівні законодавчих актів.

Інструкція № 59 та постанова № 663 тривалий час виконували роль тих нормативно-правових актів, про які йдеться у ст. 121 КЗпП. При цьому, як усі пам'ятають, постанова № 663, яку було прийнято з метою реалізації норм Закону про податок на прибуток, передбачала граничний розмір добових, що застосовується для цілей оподаткування. Однак, по-перше, за відсутності іншого нормативного акта, який би встановлював розмір добових, по-друге, у зв'язку з наявністю в Інструкції № 59 норми, згідно з якою розмір добових, що виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами всіх форм власності, не може бути нижчим за норми добових витрат, що установлені працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, саме встановлені в постанові № 663 розміри добових було визнано тим гарантованим державою мінімумом, нижче за який добові виплачуватися не можуть (див. лист Мінфіну від 16.05.2001 р. № 041-407-349/13-3295, листи Держкомпідприємництва від 24.05.2002 р. № 2-221/2855, від 27.02.2003 р. № 1-221/1113).

Тепер ситуація більш неоднозначна.

Інструкція № 59 на госпрозрахункові підприємства не поширюється і норму про розмір добових для працівників таких підприємств, аналогічну тій, що була в попередній редакції, не закріплює. Водночас ПКУ встановлює тільки верхню межу розміру добових (із формулюванням «не більше ніж…» та «не вище…») і лише для цілей включення до витрат і для цілей обкладення податком на доходи фізичних осіб.

Отже, у чинному на сьогодні законодавстві

відсутній нормативно-правовий акт, який би встановлював мінімальний розмір добових для працівників підприємств, що не фінансуються за рахунок бюджетних коштів.

Розглянемо можливі варіанти вирішення питання про визначення розміру добових на підприємстві.

 

I. Затвердити в положенні про відрядження норми добових у розмірі, передбаченому для бюджетних організацій

Як зазначалося у статті на с. 4, у ситуації, що склалася, для підприємства оптимальним виходом будуть розробка і затвердження після попереднього погодження із трудовим колективом внутрішнього положення про відрядження як додатка до колдоговору, в якому буде застережено всі важливі питання, що виникають при направленні працівників у службові поїздки. Один з розділів такого положення може бути присвячено нормам добових, що виплачуються при відрядженні.

Варіант, який сьогодні викличе, напевно, найменшу кількість заперечень, — затвердити добові в розмірі, аналогічному встановленому

постановою № 98 (див. на с. 56 цього номера), тобто 30 грн. — для відряджень у межах України, а для відряджень до інших держав — відповідно до затвердженої шкали.

 

II. У внутрішньому положенні про відрядження встановити добові в розмірі, розрахованому підприємством самостійно

Як відомо, виплата добових має на меті компенсувати працівнику ті витрати, які він несе у зв'язку з перебуванням поза місцем свого проживання, перш за все витрати на харчування.

Однак не слід сприймати добові як якусь абсолютну величину: вони не передбачені для покриття всіх витрат працівника в кожному конкретному відрядженні. Це певний усереднений показник (оскільки ті самі витрати на харчування в різних населених пунктах можуть дуже відрізнятися), який має сприйматися скоріше як соціальна гарантія, допомога, ніж як відшкодування витрат за затвердженим кошторисом. Водночас така свобода дій, надана роботодавцю у зв'язку з відсутністю законодавчо визначених норм, не повинна призводити до іншої крайності — до затвердження добових у невиправдано маленькому розмірі, що явно не може покрити витрати працівника, які він несе у зв'язку з відрядженням та які не буде покрито окремо (у вигляді відшкодування витрат на проїзд і проживання).

Зважаючи на викладені вище аргументи, роботодавець може погодити з профспілкою певний, прийнятний для обох сторін, розмір добових (наприклад, 100 грн.) і включити його до положення про відрядження. Щоб виплата добових у зазначеному розмірі не сприймалася перевіряючими як надане працівнику додаткове благо, обґрунтування розміру добових краще викласти там же — у положенні про відрядження.

 

III. У внутрішніх документах загального значення не встановлювати розмір добових

Такого документа, як внутрішнє положення про відрядження, на підприємстві просто може не бути. А серед підприємств, на яких є колективний договір, мало хто встиг уключити до нього норми про розмір добових.

Однак напередодні виїзду працівника у відрядження йому обов’язково має бути виплачено добові, інакше підприємство допустить порушення трудового законодавства. Установлювати розмір добових на власний розсуд і довільно змінювати їх розмір керівник не може. Розмір добових або порядок його визначення має бути встановлено певним актом загального характеру, зміст якого наперед відомий працівнику (це може бути як нормативно-правовий акт, прийнятий держорганом, так і внутрішній акт підприємства), але не наказом керівника.

Тому в ситуації відсутності інших орієнтирів керівнику нічого не залишиться, як наказати виплатити добові в розмірі, установленому в

постанові № 98. Хоча цей варіант і не можна назвати цілком однозначним, але його потрібно визнати найбільш обґрунтованим, оскільки раніше (до внесення змін до Інструкції № 59) працівникам мали виплачуватися добові в розмірі не менше встановленого постановою № 663 (попередник постанови № 98) і про будь-яку зміну розміру добових працівників повідомлено не було, тож добові повинні виплачуватися в колишньому розмірі.

 

IV. Установити розмір добових у розмірі, передбаченому

ПКУ

Такі пропозиції також звучать. Аргументи прихильників такої соціально орієнтованої позиції зводяться до того, що

ПКУ на сьогодні є єдиним нормативним актом, який називає норми добових, не обмежуючи їх дію лише бюджетниками: 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня податкового року, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінзарплати. Тому, як стверджується, держоргани захочуть визнати таку «податкову» максимальну межу мінімальною соціальною гарантією трудових прав працівника.

Така позиція видається малопереконливою і, відверто кажучи, важкореалізовуваною, тим більше, що законодавчих підстав вимагати від роботодавця виплати добових у розмірі, установленому виключно для податкових цілей, немає.

Утім, якщо роботодавець вважає той чи інший розмір добових для себе прийнятним, то він може встановити їх у розмірі, що навіть перевищує названі цифри. Однак при цьому він має розуміти, що суму добових, яка перевищує 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня податкового року, для відряджень у межах України, а для відряджень за кордон — така, що перевищує 0,75 розміру мінзарплати, не може бути віднесено до витрат і з неї доведеться сплатити ПДФО.

 

V. Не встановлювати конкретного розміру добових, але передбачити обов'язок роботодавця відшкодувати певний набір витрат

Ідеться про варіант, коли роботодавець заявляє про свою готовність відшкодувати певні витрати (крім уже передбачених законодавством витрат на проїзд і проживання), перелік яких може бути встановлено за погодженням із трудовим колективом. Наприклад, це можуть бути витрати на триразове харчування та відвідування платних туалетів у громадських місцях. Розмір понесених працівником витрат має бути підтверджено відповідними первинними документами.

Надто розширювати цей перелік не варто: має дотримуватися умовний критерій необхідності та розумності понесених витрат.

Мусимо звернути увагу: унаслідок того, що такий варіант установлення розміру добових практично не використовується, він, найімовірніше, викличе додаткові запитання в перевіряючих.

 

VІ. Установити добові різного розміру залежно від певних критеріїв

Найбільш очевидною та виправданою підставою для встановлення різного розміру добових можуть бути населені пункти, до яких направляється працівник. Пояснити різницю в розмірі добових у цьому випадку можна посиланням на різний рівень цін у різних регіонах країни, що підтверджується даними органів статистики. Крім того, до аналогічного методу вдаються і самі держоргани, установлюючи різні добові залежно від країни, до якої відряджається працівник (

постанова № 98).

Якщо на підприємстві практикується направлення працівників у службові поїздки до курортних регіонів країни, то розмір добових може залежати від періоду відрядження (у сезон чи ні), оскільки від цього також залежить рівень цін у населених пунктах.

Передбачити різні розміри добових можна також і залежно від того, чи буде включено вартість харчування до готельного рахунка, зробивши про це спеціальне застереження у внутрішніх документах підприємства та ознайомивши з ним працівника. Як орієнтир можна взяти норми

постанови № 98: розмір добових зменшується на вартість харчування і становить 80 відсотків при одноразовому харчуванні, 55 відсотків — при дворазовому, 35 відсотків — при триразовому харчуванні.

Якщо подібного застереження про зменшення розміру добових у разі включення до готельного рахунка вартості харчування не буде, то, вважаємо, добові має бути виплачено в повному розмірі. Звертаємо увагу: податкові органи визнають, що для підприємств, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, розмір добових, який підприємство може віднести до складу витрат, не зменшується на вартість харчування, уключену до рахунка на проживання і проїзд (див. Єдину базу податкових знань, підрозділ 110.07.14, порядок визначення витрат та їх склад: витрати на відрядження).

Застереження про різний розмір добових може стосуватися також випадків, коли працівник, наприклад, вирушає у службову поїздку до іншого населеного пункту на півдня або повертається до свого населеного пункту рано-вранці, а отже, не несе тих витрат, для компенсації яких передбачено добові. Для таких ситуацій можна передбачити, що працівнику виплачуються добові в розмірі 50 відсотків від установленого загального розміру.

Найскладніше обґрунтувати встановлення різного розміру добових для різних категорій працівників, оскільки, імовірно, вони мають на меті компенсувати витрати працівника для задоволення тих потреб, які в усіх людей однакові незалежно від організації та посади. Водночас підтвердженням допустимості такого підходу є сама

постанова № 98 , в якій для окремих категорій держслужбовців передбачено надбавки до затвердженого розміру добових. Підприємство може піти аналогічним шляхом.

 

Оскарження працівником установленого розміру добових

Якщо варіант виплати добових, на якому зупиниться підприємство, не влаштує працівника, він може скористатися своїм правом на оскарження дій роботодавця в суді. Для цього йому необхідно буде звернутися до суду з позовом, до якого включити вимогу про компенсацію понесених у відрядженні витрат у тому розмірі, який працівник вважає за прийнятний. Суди, розглядаючи подібні позови, напевно звертатимуть увагу на те, який розмір добових спочатку було вказано працівником у його звіті щодо відрядження і чи був такий звіт у повній сумі затверджено роботодавцем.

Запитання, що залишається дискусійним: які строки позовної давності мають використовуватися при зверненні працівників до суду з подібними позовами? Однозначності немає навіть не рівні рішень Верховного Суду України: у його практиці є як рішення, в яких він висловлюється за те, що в подібних спорах має застосовуватися тримісячний строк давності (див., наприклад,

ухвалу ВСУ від 25.12.2008 р.), який відлічується з моменту, коли працівник дізнався про порушення свого права (таким моментом потрібно вважати отримання працівником відмови в затвердженні звіту щодо відрядження в повній сумі), так і рішення, що базуються на позиції, згідно з якою порушення вимог щодо виплати добових має прирівнюватися до порушення законодавства про оплату праці, а отже, звернутися до суду можна без обмеження строком давності (ухвала ВСУ від 11.08.2004 р.).