Гарантії відрядженому працівнику
Працівнику, який направляється у відрядження, законодавство надає певні гарантії, відхилитися від надання яких роботодавець не може. Про що слід пам'ятати роботодавцю, який направляє працівника у службову поїздку, розповімо в цій статті.
Олена УВАРОВА, юрист Видавничого будинку «Фактор»
Отже, при направленні працівника у службове відрядження йому
гарантуються:—
збереження місця роботи (посади);—
оплата його праці згідно з трудовим або колективним договором, але не нижче середнього заробітку;—
відшкодування витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням, зокрема витрат на проїзд, на наймання житлового приміщення, додаткових витрат, пов'язаних із проживанням поза місцем постійного проживання (виплата добових), інших витрат, здійснених працівником з дозволу або відома роботодавця.Зупинимося на кожній із гарантій докладніше.
Збереження місця роботи (посади)
Ця гарантія означає, що в період відрядження працівника не може бути звільнено за ініціативи роботодавця, за винятком випадків ліквідації організації.
Дні відрядження позначаються в табелі обліку використання робочого часу організації. Форму цього табеля № П-5 затверджено
наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Дні відрядження працівника позначаються літерами «ВД» або цифрами «07».Щодо заповнення табеля виникають два запитання:
1. Як позначити вихідні дні, що припадають на період відрядження, — як вихідні або як відрядження?
Код «РВ» або цифри «06» (Години роботи у вихідні та святкові дні) проставляються відповідно до встановленого графіка роботи. Однак за наявності документів, що пояснюють іншу причину відсутності працівника на робочому місці, замість коду «РВ» (або «06») указується відповідний код. При відрядженні на підставі наказу про направлення працівника у відрядження ставиться код «ВД» (або «07»).
Працівник вважається таким, який перебуває у відрядженні, увесь зазначений у наказі про направлення його у відрядження період часу, уключаючи вихідні та неробочі святкові дні.
2. Як позначати дні від'їзду у відрядження та прибуття з нього, якщо в ці дні працівник перебував на робочому місці частину дня або весь робочий день?
Днем виїзду (приїзду) у відрядження вважається дата відправлення (прибуття) транспортного засобу до місця постійної роботи. Питання про з’явлення працівника на роботу в день виїзду у відрядження або в день повернення може бути застережено в колективному договорі або у внутрішньому положенні про відрядження (наприклад, до зазначених актів може бути включено умову про обов'язок працівника вийти на роботу в день виїзду у відрядження, якщо виїзд здійснюється після 15.00, із правом працівника залишити робоче місце за дві години до відправлення транспортного засобу, яким він вирушає у відрядження) або вирішується за домовленістю з роботодавцем. В останньому випадку роботодавцю доцільно також застерегти відповідну умову в наказі про відрядження.
Зазвичай підставою для нарахування заробітної плати працівнику є табель обліку робочого часу. Тому від того, яким кодом позначено «подвійний» день (роботи й відрядження), залежатиме оплата праці працівника в цей день. Крім того, за день відрядження працівник має отримати добові. При цьому необхідно, щоб наказ про направлення у відрядження і табель обліку робочого часу фіксували ті самі дані. Тому якщо в наказі буде зазначено, що працівник має вийти на роботу в день виїзду у відрядження або прибуття з нього, то в табелі обліку використання робочого часу повинні стояти дві позначки «Р/ВД». Що стосується виплат працівнику за цей день, то день від'їзду у відрядження входить до загального періоду перебування у відрядженні, а отже, працівнику в будь-якому разі
має бути виплачено добові. Стосовно оплати праці в день, коли працівник і працював на своєму робочому місці, і перебував у відрядженні, то тут можливі такі підходи:1) оплачувати цей день залежно від виробітку при відрядній оплаті праці або від відпрацьованих годин при тарифній оплаті (незалежно від того, буде така оплата нижча або вища від середнього заробітку працівника);
2) розрахувати за такий день заробітну плату працівника і порівняти її із середнім заробітком такого працівника та виплатити більшу з величин.
Оплата праці відрядженого працівника
При направленні працівника у відрядження виникає запитання про те, в якому розмірі має здійснюватися оплата праці такого працівника за час перебування у відрядженні, зокрема чи підлягає виплаті зарплата за дні перебування в дорозі? Раніше чинна редакція
ст. 121 КЗпП передбачала, що за працівником, направленим у відрядження, протягом усього часу відрядження зберігається середній заробіток. Такий середній заробіток обчислювався виходячи з виплат за два календарні місяці, що передували місяцю, в якому почалося відрядження, тобто працівник виїхав у відрядження (див. абзац третій п. 2 розділу ІІ Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабміну від 08.02.95 р. № 100). Це означало, що середня заробітна плата виплачувалася відрядженим працівникам не лише за період проїзду до місця відрядження і назад, а й за безпосереднє виконання трудового завдання під час відрядження.Інакше кажучи, у деяких випадках (наприклад, якщо в цей період був лікарняний) могла виникати ситуація, коли за виконання трудових обов'язків у відрядженні працівник отримував нижчу оплату порівняно зі своєю ж заробітною платою.
Ситуацію було виправлено законодавцем. До
ст. 121 КЗпП було внесено зміни, що встановили обов'язок роботодавця з виплати за виконувану під час відрядження роботу заробітної плати в повному розмірі, передбаченому трудовим або колективним договором (див. також «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 35, с. 3). Інакше кажучи, тепер дні відрядження оплачуються, як й інші робочі дні місяця, за винятком випадків, коли така оплата буде менше середнього заробітку працівника (наприклад, якщо в попередні місяці він отримував премії та надбавки). У такій ситуації виплачується середній заробіток, оскільки він є більшою з величин.Утім, змушені констатувати, що формулювання нових приписів
ст. 121 КЗпП навряд чи може вважатися ідеальним. Ще на етапі розробки та розгляду в парламенті законопроекту експерти відзначали, що використання словосполучення «за виконану роботу» за відсутності спеціального застереження про оплату днів перебування в дорозі може на практиці призвести до оплати роботодавцями виключно тих днів, коли працівник виконував свої трудові обов'язки у місці відрядження, а не всіх днів відрядження. Вважаємо такий підхід неправомірним, оскільки власне направлення у відрядження охоплюється трудовими обов'язками працівника. Залишається сподіватися, що при застосуванні ст. 121 КЗпП з урахуванням унесених до неї змін пріоритет буде віддано все-таки змістовному, а не буквальному її тлумаченню.
Відшкодування пов'язаних з відрядженням витрат
Працівнику при направленні його у відрядження видаються грошовий аванс на оплату витрат на проїзд і наймання житлового приміщення, а також добові.
Нагадаємо: добові виплачуються працівнику за кожен день перебування у відрядженні (включаючи день від'їзду і прибуття) з урахуванням вихідних та неробочих святкових днів, а також за дні перебування в дорозі, у тому числі за час вимушеної зупинки або затримки в дорозі, що теж необхідно підтвердити документально.
Грошовим авансом працівника має бути забезпечено до його від'їзду у відрядження (див. також
лист Мінпраці від 06.12.2005 р. № 31-18030-07-10/26217 ), але після видання наказу про його направлення до нього. Якщо роботодавець направить працівника у відрядження, так і не виплативши йому грошовий аванс, це може бути розцінено перевіряючими як порушення трудового законодавства із застосуванням до посадових осіб підприємства штрафу в розмірі від 510 до 1700 грн. (ст. 41 КУпАП). Строк давності для застосування такого штрафу становить два місяці з дня, коли аванс буде виплачено.Про нюанси документального підтвердження понесених витрат, визначення їх розміру та порядок відшкодування докладніше див. на с. 26.
Гарантії при направленні у відрядження у вихідний день
За загальним правилом, працівник у вихідний день вільний від виконання трудових обов'язків, він має право використовувати цей день на свій розсуд. Більше того,
КЗпП установлює загальну заборону на роботу у вихідні дні, з якої, утім, є винятки.Оплата праці працівника в разі його залучення до роботи у вихідні або неробочі святкові дні здійснюється в такому порядку (
ст. 72 КЗпП):— роботодавець має оплатити роботу в такі дні не менш як у подвійному розмірі;
— за бажанням працівника робота оплачується в одинарному розмірі, але з наданням іншого дня відпочинку, що не підлягає оплаті.
Якщо за розпорядженням адміністрації працівник вирушає у відрядження (повертається з нього) у вихідний день, але не виконує при цьому своєї трудової функції, йому надається інший день відпочинку. Якщо ж працівник у відрядженні працює у свій вихідний день, то йому після повернення надається інший день відпочинку в установленому порядку або здійснюється оплата праці як за роботу у вихідні та неробочі святкові (тобто в подвійному розмірі). Бажано, щоб при цьому працівник надав документи, які підтверджують, що він працював у зазначений день, за який здійснюється компенсація (наприклад, довідка з підприємства, до якого працівника було направлено у відрядження). Зазначену умову (про роботу у вихідний день) також доцільно включити до наказу про направлення працівника у відрядження (див. лист Мінпраці від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08).
