Наднормативні добові: оподаткування та облік

Наднормативні добові: оподаткування та облік

 

Порядок відряджання працівників у межах України та за кордон викликає у наших читачів чимало запитань. Отже, незважаючи на те що попередній номер газети «Податки та бухгалтерський облік» було повністю присвячено цій темі, сьогодні ми знову повертаємося до неї. У цій статті розглянемо особливості оподаткування наднормативних добових витрат, що виплачуються працівникам, які відряджаються.

Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Документи статті

ПКУ

— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон № 2464

— Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.

Інструкція № 5

— Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5.

Перелік № 1170

— Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.

 

Добові витрати

— це витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної відрядженої особи, що не потребують документального підтвердження (абзац четвертий п.п. 140.1.7 ПКУ).

Розмір добових витрат роботодавець визначає самостійно

у внутрішніх документах, що регулюють питання відряджання працівників у межах України та за кордон. Суми добових може бути встановлено роботодавцем:

—

в єдиному розмірі для всіх працівників підприємства;

—

окремо для кожної категорії працівників;

—

для кожного працівника окремо тощо.

Водночас

п.п. 140.1.7 ПКУ затверджено граничні норми добових витрат, які може бути включено платником податку на прибуток до складу витрат на відрядження:

— не більше 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку на кожний календарний день такого відрядження (у 2011 році —

188,20 грн.) — для відряджень у межах України;

— не більше 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку на кожний календарний день такого відрядження (у 2011 році —

705,75 грн.) — для відряджень за кордон.

Сума перевищення добових витрат, що виплачується працівнику понад норми, установлені

п.п. 140.1.7 ПКУ, є його доходом, отриманим від роботодавця, у вигляді додаткового блага, обкладається податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) та не включається до складу витрат роботодавця — платника податку на прибуток. Тобто наднормативними добовими є добові, що виплачуються понад норми, установлені ПКУ.

При визначенні

бази оподаткування слід ураховувати таке: як правило, у документі, що встановлює розмір добових витрат, роботодавець вказує «чисту» суму добових, яку слід виплатити працівнику на руки. Отже, база обкладення ПДФО повинна визначатися з урахуванням «натурального» коефіцієнта, установленого п. 164.5 ПКУ.

Оскільки наднормативні добові не є заробітною платою працівника, то вони не враховуються при визначенні граничного розміру заробітної плати, що дає право на податкову соціальну пільгу (далі — ПСП), і

ПСП до них не застосовується.

Сума наднормативних добових

обкладається ПДФО за ставками, установленими п. 167.1 ПКУ, а саме — 15 (17) %.

Щодо строків утримання та перерахування ПДФО із суми наднормативних добових зазначимо таке. Положення

ПКУ не містять вказівок, в які саме строки роботодавцю слід утримати ПДФО із суми наднормативних добових та перерахувати його до бюджету. На нашу думку, при видачі авансу на відрядження утримувати ПДФО із суми наднормативних добових не потрібно, оскільки сума такого авансу в момент видачі не є доходом працівника. Достовірно відомою сума витрат працівника на відрядження (у тому числі й добових) стає після затвердження його Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), який подається працівником за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. № 996. Відповідно і сума доходу працівника у вигляді наднормативних добових буде відома в день затвердження звіту. Тому найбезпечніше для роботодавця утримати та перерахувати до бюджету ПДФО із суми наднормативних добових саме цього дня.

Якщо ж

аванс на відрядження працівнику не видавався, то утримання ПДФО із суми наднормативних добових здійснюється в день затвердження Звіту, а перерахування до бюджету — у момент погашення кредиторської заборгованості перед працівником за Звітом (п.п. 168.1.2 ПКУ), але не пізніше 30 числа місяця, наступного за останнім днем місяця нарахування доходу (затвердження Звіту) (п.п. 168.1.5 ПКУ).

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ

сума наднормативних добових відображається з ознакою доходу «126».

Що стосується

єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ), то із суми наднормативних добових він не справляється. Пояснимо, чому. З положень Закону № 2464 випливає, що до бази для справляння ЄСВ, зокрема, уключаються виплати, які належать до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5 та не зазначені в Переліку № 1170. Оскільки сума добових (у тому числі наднормативних) не належить до фонду оплати праці відповідно до п. 3.15 Інструкції № 5 і зазначена серед виплат, на які не нараховується ЄСВ згідно з п. 6 розд. І Переліку № 1170, то ЄСВ із них не утримується та на них не нараховується.

Як уже зазначалося, сума добових понад норми, установлені

п.п. 140.1.7 ПКУ розд. III ПКУ, не включаться до складу витрат роботодавця.

Розглянемо на прикладі порядок практичного застосування наведених вимог законодавства.

Приклад

. Підприємство направило заступника директора Вовченка В. В. (ідентифікаційний номер — 2727272727) у відрядження з м. Харкова до м. Києва для проведення переговорів та укладення договору. Строк відрядження згідно з наказом становить 3 дні (з 26.09.2011 р. по 28.09.2011 р.). Аванс на відрядження було видано працівнику 12.09.2011 р. в розмірі 2000,00 грн.

Звіт до бухгалтерії було подано працівником 29.09.2011 р. До Звіту додано такі документи:

1) рахунок готелю, податкова накладна та касовий чек на оплату послуг проживання — 900,00 грн., у тому числі ПДВ — 150 грн.;

2) залізничні квитки на проїзд до м. Києва і назад — 132,56 грн., у тому числі ПДВ — 17,94 грн.

Підприємство відшкодовує працівнику добові витрати в сумі 600,00 грн. (200 грн.*

х 3 дн.).

* 188,20 грн. — добові в межах норм, 11,80 грн. — наднормативні добові.

Загальна сума витрат на відрядження склала 1632,56 грн.

Звіт затверджено керівником підприємства 29.01.2011 р. у повній сумі.

Невикористані у відрядженні кошти повернено до каси підприємства в день затвердження Звіту

.

Наведемо заповнений Звіт працівника.

 

 

У бухгалтерському та податковому обліку витрати на відрядження підприємство відобразить так:

 

Дата	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків		Сума,грн.	Витрати, грн.
		Дт	Кт
1	2	3	4	5	6
12.09.2011	Видано аванс працівнику на відрядження	372	301	2000,00	—
29.09.2011	Затверджено Звіт та списано:
	— добові в межах норм (188,20 грн. х 3 дн)	92	372	564,60	564,60
	— витрати на проїзд			114,62	114,62
	— витрати на проживання			750,00	750,00
29.09.2011	Відображено суму наднормативних добових (11,80 грн. х 3 дні)	663	372	35,40	—
29.09.2011	Нараховано дохід працівника в сумі наднормативних добових з урахуванням «натурального» коефіцієнта (35,40 х 1,176471)	92	663	41,65	—
29.09.2011	Утримано ПДФО із суми наднормативних добових (41,65 х 15 : 100)	663	641/ПДФО	6,25	—
29.09.2011	Відображено податковий кредит з ПДВ, сплаченого у складі вартості проживання та проїзду	641/ПДВ	372	167,94	—
29.09.2011	Перераховано до бюджету ПДФО із суми наднормативних добових	641/ПДФО	311	6,25	—
29.09.2011	Повернено працівником до каси невитрачений залишок авансу	301	372	367,44	—

 

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2011 року підприємство відобразить суму наднормативних добових так.

 

Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2011 року

1	2	3а		3		4а		4		5	6	7	8	9
<…>
16	2727272727	41	65	41	65	6	25	6	25	126	—	—	—	—
<…>