Про внесення змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон

Про внесення змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон

Наказ від 07.07.2012 р. № 807

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24 липня 2012 р. за № 1245/21557

(витяг)

З метою приведення у відповідність зі статтею 121 Кодексу законів про працю України та постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (із змінами)

1. Затвердити Зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362), що додаються*.

* Зміни не публікуються, оскільки витяг із зазначеної Інструкції наводимо нижче у кодифікованому вигляді з урахуванням унесених змін. Зміни в тексті виділено так: нові норми — напівжирним курсивом, вилучені — світлим із прокресленням. — Прим. ред.

<…>

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

<…>

Міністр Ю. Колобов

Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59

(у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 р. № 362)

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 р. № 218/2658

(із змінами і доповненнями, останні з яких унесено наказом Міністерства фінансів України від 07.07.2012 р. № 807)

(витяг)

<…>

8. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

<…>

14. За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження, в тому числі й часу перебування в дорозі.

Працівнику, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом оплата праці здійснюється підприємствами, що направляли працівника у відрядження, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між цими підприємствами за згодою між ними.

<…>

1. Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

[Строк відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об’єктів.

Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

Строк відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні, не повинен перевищувати шість місяців, а аспірантів і докторантів — два місяці.]

<…>

5. Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.

<…>

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.

Якщо працівник, відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням організаторами таких заходів або якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, зокрема 80 відсотків — при одноразовому, 55 відсотків — дворазовому, 35 відсотків — триразовому харчуванні.

<…>

1. Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

[Строк відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не повинен перевищувати один рік.

Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), забезпечують належні соціально-побутові умови, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для виконання робіт, зазначених в абзаці другому цього пункту.

Строк відрядження працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об’єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об’єднаних Націй, не повинен перевищувати шість місяців.

Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати період проведення таких заходів.

Строк відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, — 18 місяців.

Строк відрядження працівників органів державної податкової служби та органів внутрішніх справ, направлених на навчання, не повинен перевищувати 90 днів.

Строк відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ за кордоном, не повинен перевищувати шість місяців, а аспірантів і докторантів — два місяці.]

<…>

Заступник директора Департаменту фінансів
 соціальної сфери — начальник
 Управління фінансів органів
 державного управління
О. Вовченко

коментар редакції

Нюанси відрядження

Як повелося, яким би докладним не було правове регулювання, на практиці все одно виникають запитання, на які немає відповіді в нормативних актах. Більше того, чим докладніше регулювання, тим таких запитань, як правило, більше. Куди простіше, коли держава віддає вирішення тих чи інших ситуацій на відкуп самим учасникам відносин.

Щодо відряджень, то для суб’єктів господарювання, як і раніше, залишається незвичним той факт, що, незважаючи на наявність Інструкції про службові відрядження, вона от уже майже півтора року має для них виключно рекомендаційний характер, зберігаючи обов’язковість тільки для бюджетних установ (див. докладніше «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 80). У своїй повсякденній діяльності всі роботодавці прагнуть вирішувати питання щодо відрядження, як мінімум, з оглядкою на Інструкцію.

Цього разу правового врегулювання вимагало запитання про дату початку та дату закінчення відрядження. Напевне, багатьом бухгалтерам знайома ситуація, коли дати початку та закінчення відрядження в наказі про направлення в нього працівника не збігаються з датами, зазначеними в транспортних квитках, наданих працівником, який повернувся з відрядження. Інколи буває так, що через не завжди ідеально прийнятний розклад руху громадського транспорту виїхати у відрядження доводиться заздалегідь або ж повертатися трохи пізніше запланованого. Як бачимо з документа, що коментується, Інструкція про відрядження тепер прямо застерігає, що дата від’їзду, зазначена на транспортному квитку, має збігатися з днем початку відрядження, обумовленого в наказі керівника, а дата прибуття — з днем закінчення відрядження.

Тоді виникає інше запитання: якими можуть бути наслідки неспівпадання зазначених дат? І якій із них слід надати пріоритет? Адже, як і раніше, залишається чинним абзац перший п. 8 Інструкції, згідно з яким днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу. У зв’язку з цим госпрозрахунковим підприємствам не зайвим буде окремо застерегти подібну ситуацію у внутрішніх документах (положенні про відрядження, колективному договорі), указавши, що в разі затримки у відрядженні без поважних причин працівнику за час затримки не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові, витрати з найму житлового приміщення та інші витрати. Виходом із такої ситуації може бути надання працівником пояснювальної записки з викладенням причин неспівпадання в датах квитків та датах відрядження. Якщо такі причини буде розцінено керівником як поважні, він може видати додатковий наказ, що змінює дати відрядження.

Не можна виключати того, що податкові органи розцінять унесені зміни як аргумент на користь позиції про відсутність підстав для відшкодування працівнику в цій ситуації транспортних витрат. Це означатиме, що у випадках, коли працівник, наприклад, затримується в місці відрядження чи в транзитному місці через свої особисті причини або ж, навпаки, виїжджає у відрядження завчасно, він втрачає право на компенсацію транспортних витрат, якщо в результаті таких дій дати виїзду чи повернення, зазначені в транспортних квитках, не будуть збігатися з датами відрядження. Роботодавець, який іде назустріч працівнику та відшкодовує такі витрати, у розрізі такого трактування вважатиметься таким, який надає працівнику додаткове благо, що є оподатковуваним доходом. Зарахувати зазначені витрати до податкових витрат він не зможе.

На нашу думку, законодавчих підстав для подібних заяв із боку перевіряючих немає, оскільки Податковий кодекс України не ставить відшкодування транспортних витрат, понесених працівником на проїзд до місця відрядження й назад, у залежність від будь-яких додаткових умов, зокрема від дат відрядження, зазначених у наказі. Працівнику достатньо надати квиток. Незалежно від причин затримки витрати на зворотний проїзд (за наявності підтвердних документів — транспортних квитків) відшкодовуються працівнику на загальних підставах та в податковому обліку підприємство має право зарахувати їх до податкових витрат.

Документом, що коментується, також унесено зміни до п. 14 розділу І Інструкції про службові відрядження, що стосуються умов оплати праці працівника під час відрядження. Нагадаємо, більше року тому до ст. 121 Кодексу законів про працю було внесено зміни, що гарантують оплату праці працівникам, направленим у відрядження, на умовах трудового або колективного договору, але не менше середнього заробітку (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 39, с. 5). А от попередня редакція ст. 121 КЗпП, що діяла до 13.05.2011 р., гарантувала працівнику оплату його праці в розмірі середнього заробітку. Мінфін фактично приводить п. 14 Інструкції у відповідність із редакцією чинної ст. 121 КЗпП, указуючи на необхідність оплати праці працівника за весь період відрядження на умовах згідно з трудовою чи колективною угодою, але не нижче за його середній заробіток. Більше того, запропоноване Мінфіном формулювання не передбачає подвійного тлумачення, що виникало під час прочитання ст. 121 КЗпП у зв’язку з тим, що в ній фігурує застереження про оплату праці «за виконану роботу» (див. також лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12 // «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 47).

Щодо останніх змін, то вони спрямовані на виключення дублюючих один одного положень нормативно-правових актів. У цьому випадку йдеться про Інструкцію про службові відрядження та про постанову Кабміну від 02.11.2011 р. № 98 «Про суми і склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».

Щодо ситуації, коли до рахунка на оплату вартості проживання включено вартість харчування чи коли харчування співробітника бере на себе приймаюча сторона, підприємство має право не зменшувати добові працівника на вартість харчування. Претензій із боку податківців бути не повинно (розділ 110.07.14 Єдиної бази податкових знань): вони визнають, що передбачені постановою № 98 обмеження поширюються тільки на роботодавців, які фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Останні ж можуть вирішувати це питання на свій розсуд, окремо застерігши цей нюанс у внутрішніх документах підприємства (положенні про відрядження, колективному договорі тощо).

Олена Уварова