Про необов'язковість видачі авансу та звітування за витраченими власними коштами

Про необов’язковість видачі авансу та звітування за витраченими власними коштами

Лист від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169

Міністерство доходів і зборів України <…> щодо надання роз’яснення стосовно деяких проблемних питань застосування норм Податкового кодексу України повідомляє таке.

Пунктом 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) передбачено оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98 (далі — Постанова № 98). На виконання п. 12 Постанови № 98 наказом Міністерства фінансів України від 17.03.2011 № 362 змінено редакцію Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція).

Зазначена Інструкція є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Тобто бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов’язково має видати їм аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення, і добові витрати (п. 5 розділу першого та п. 11 розділу другого Інструкції № 59).

Такого обов’язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють. Статтею 121 Кодексу законів про працю України передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати. Тобто працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати відповідні витрати.

Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов’язок видавати аванс у власному положенні про відрядження. Такий обов’язок може встановлюватися також наказами про відрядження.

Таким чином, інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати (згідно з Інструкцією) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 05.12.2012 № 1276 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (далі — Порядок 1276), при цьому головною умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналів документів, що підтверджують вартість таких витрат (квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо).

Тобто працівнику, який витратив власні кошти на відрядження, у разі подання звіту про використання коштів на відрядження згідно з Порядком № 1276 та відповідних документів, що підтверджують вартість понесених витрат, відшкодовуються витрати на відрядження.

Таким чином, незалежно від того, видавався аванс на відрядження чи витрати під час відрядження здійснювались за власні кошти, працівник підприємства зобов’язаний подати звіт про використані кошти, видані на відрядження або під звіт, у терміни, встановлені п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

З питання терміну подання працівником звіту про витрачені кошти під час відрядження, зняті з корпоративної платіжної карти підприємства, повідомляємо наступне.

Дія п. 170.9 ст. 170 ПКУ поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженнями чи використанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:

а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосував платіжні картки для повернення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Пунктом 2.12 глави 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 № 637, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 за № 40/10320 (далі — Положення), визначено, що фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом з підтвердними документами в установлені строки і в порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

Отже, якщо під час службових відряджень відряджена особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Перший заступник Міністра С. Дериволков

коментар редакції

Міндоходів вважає, що видавати аванс відрядженим не обов’язково

Умовно висновки листа, що коментується, можна розділити на три категорії.

1. Найрезонансніший із них полягає в підході податківців до дотримання трудових гарантій при відрядженнях (при цьому незрозуміло, навіщо та на якій підставі вони взагалі почали роз’яснювати норми трудового права). Нагадаємо: згідно зі ст. 121 КЗпП до таких гарантій належить обов’язок роботодавця з виплати працівникам, які направляються у відрядження, добових та сум, що покривають вартість проїзду до місця призначення і назад, а також найму житлових приміщень (так званий аванс).

У частині розміру наведених вище сум та порядку їх виплати зазначена стаття посилається на законодавство. У зв’язку з цим з метою реалізації цієї норми в частині порядку виплати авансу традиційно використовувалася Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59): нагадаємо, що нею передбачається попереднє забезпечення працівників авансом (щоправда, без установлення строків його видачі*). При цьому, як відомо, з квітня 2011 р. цей документ було викладено в новій редакції, унаслідок чого його застосування стало обов’язковим лише для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (докладно про ці зміни див. у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 29, с. 40). Разом із тим, для всіх інших підприємств його норми із зазначеної дати мають виключно рекомендаційний характер.

* Роботодавець може встановити такий строк самостійно, при цьому з метою уникнення проблем ми рекомендуємо видавати аванс після видання наказу про направлення працівника у відрядження (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 30).

Про це було відомо і до появи листа, що коментується, у тому числі від самих податківців (див. лист ДПСУ від 31.03.2012 р. № 5742/6/15-1415), суспільний резонанс викликало інше: їх вказівка на те, що для небюджетних підприємств* нормативні документи не встановлюють обов’язку з видачі авансу працівникам, які направляються у відрядження (на їх думку, обов’язковість такої видачі матиме місце за умови її закріплення в положенні про відрядження на підприємстві або в наказі про направлення у відрядження). У свою чергу, на роботодавця згідно зі ст. 121 КЗпП покладається лише обов’язок з відшкодування подібних витрат.

* У листі податківці використали саме цей термін («небюджетні підприємства»), що, зауважимо, не зовсім коректно — у цій частині слід говорити про підприємства (установи, організації), які не утримуються/фінансуються за рахунок бюджету ні повністю, ні частково.

Водночас, на наше переконання, на цю проблему слід дивитись інакше. По-перше, про необхідність саме попередньої видачі авансу свідчить формулювання частини другої ст. 121 КЗпП. По-друге, пригадаємо, що відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на визначений строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення за межами місця його постійної роботи (п. 1 розд. I Інструкції № 59). Отже, будь-яке відрядження здійснюється:

1) в інтересах роботодавця — про це, до речі, свідчить і те, що в документах, які підтверджують понесені у відрядженні витрати, має фігурувати найменування роботодавця (а не П. І. Б. відрядженого працівника) — зрозуміло, там, де це передбачено;

2) у межах трудових відносин, що регулюються трудовим законодавством.

У зв’язку з цим зауважимо: трудове законодавство не передбачає для роботодавця можливості зобов’язати працівника здійснювати будь-які витрати за свій рахунок (навіть якщо йдеться про виконання трудової функції), але в інтересах такого роботодавця**. У тому числі цей висновок підтверджується змістом трудового договору (ст. 21 КЗпП), а також забороною вимоги виконання роботи, не обумовленої ним (ст. 30 КЗпП). Інша річ, що за необхідності відряджений працівник може за своєю ініціативою понести певні витрати на користь роботодавця (наприклад, якщо суми виданого авансу не вистачило), підтвердженням чому є зафіксоване у ст. 121 КЗпП право на відшкодування відповідних витрат. При цьому, вважаємо, що в подібному випадку (при витрачанні працівником власних коштів в інтересах роботодавця) мають місце вже не трудові, а цивільно-правові відносини: доручення (глава 69 ЦКУ) або вчинення дій у майнових інтересах іншої особи (ст. 1158 — 1160 ЦКУ) — навіть незважаючи на те, що право працівника на відшкодування відповідних витрат прописане саме у КЗпП.

Вище було наведено лише законодавчі аргументи. Якщо ж вийти за межі норм і просто уявити, як підприємство направляє працівника у відрядження, наприклад, в інший кінець країни та не видає при цьому жодної копійчини авансу, абсурдність цієї ситуації стає більш ніж очевидною.

Ураховуючи викладене, висновок податківців про можливість направлення працівників у відрядження без попередньої видачі авансу, на нашу думку, є неправомірним. Крім того, вважаємо, що такі дії можна кваліфікувати як порушення трудового законодавства з накладенням відповідних санкцій згідно зі ст. 41 КУпАП (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 30) — причому посилання на цей лист навряд чи допоможуть, оскільки податківці не є компетентним органом у частині цього питання. У зв’язку з цим було б цікавіше дізнатися, що з цього приводу думає Мінсоцполітики.

2. У другій частині листа вартий уваги висновок податківців про те, що працівник, який витратив у відрядженні власні кошти, повинен подати звіт:

1) за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276 (так званий авансовий звіт). Про його заповнення див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 22, с. 16;

2) у строк, передбачений п. 170.9 ПКУ (у загальному випадку, до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем закінчення відрядження).

У зв’язку з цим слід зауважити: в ідеалі, при витрачанні власних коштів використання зазначеної форми звіту є бажаним, але не обов’язковим (зокрема, цей висновок підтверджується і назвою звіту, що прив’язується до виданого авансу). Щодо строків подання звіту, то податківці і раніше доходили такого висновку (див. Єдину базу податкових знань, розділ 109.14), проте на відміну від зазначених консультацій, у листі вони забули згадати, що будь-якої відповідальності за порушення цього строку при витрачанні працівником власних коштів не передбачено.

3. Контролери вказали: якщо в процесі відрядження працівник зняв готівку з використанням платіжної картки, у тому числі особистої, він повинен подати авансовий звіт та повернути залишок невикористаних коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження. Цей висновок повторює той, який було викладено ними в листі ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 38). У зв’язку з цим зазначимо: висновок щодо особистої платіжної картки не випливає із законодавства, оскільки в п.п. 170.9.3 ПКУ, де, зокрема, встановлено 3-денний строк подання звіту, ідеться лише про корпоративні платіжні картки. При цьому нагадаємо, що, на нашу думку, у подібному випадку слід орієнтуватися на загальний 5-денний строк згідно з п.п. 170.9.2 ПКУ (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 7).

Віталій Смердов