Працівник у відрядженні сплатив туристичний збір: наслідки
Після повернення з відрядження працівник подав Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та підтвердні документи, у тому числі готельний рахунок, в якому окремим рядком виділено суму туристичного збору. Чи підлягає відшкодуванню працівнику сума туристичного збору та чи можна її включити до податкових витрат?
(м. Севастополь)
Спершу розберемося, хто є платником туристичного збору. Згідно з п.п. 268.2.1 ПКУ платники турзбору — це громадяни України, іноземці, а також особи без громадянства, які прибувають на територію адміністративно-територіальної одиниці, де діє рішення сільської, селищної та міської ради про встановлення туристичного збору, та отримують (споживають) послуги з тимчасового проживання (ночівлі) із зобов’язанням залишити місце перебування в зазначений строк. Водночас є категорії осіб, які не можуть бути платниками туристичного збору, серед них вказані й особи, які прибули у відрядження (п.п. «б» п.п. 268.2.2 ПКУ).
Якщо на території адміністративно-територіальної одиниці запроваджено туристичний збір, як податкові агенти визначені, зокрема, адміністрації готелів. До їх обов’язків входить стягнення турзбору під час надання послуг, пов’язаних з тимчасовим проживанням, шляхом уключення його суми окремим рядком до рахунка (квитанції на проживання) (п.п. 268.6.1 ПКУ). Підставою для невключення турзбору до рахунка можуть бути тільки документи, що підтверджують право фізичної особи не сплачувати такий збір. Що стосується відрядженого працівника, то для нього таким документом є копія наказу (розпорядження) про направлення у відрядження (див. лист ДПАУ від 29.04.2011 р. № 12291/7/15-0717, листи ДПСУ від 08.08.2012 р. № 162/О/51-12/15-2216М та від 20.08.2012 р. № 1091/0/71 -12/15 2217М, консультацію, розміщену в ЄБПЗ у підкатегорії 410.03). У разі непред’явлення зазначеного документа адміністрація готелю включить до готельного рахунка туристичний збір.
Далі розглянемо дві можливі ситуації:
1) працівник через свою недбалість не пред’явив копію наказу (розпорядження) про направлення у відрядження, у зв’язку з чим до готельного
рахунка включили турзбір;
2) працівник пред’явив копію наказу (розпорядження) про направлення у відрядження, проте працівник адміністрації готелю помилково включив турзбір до готельного рахунка.
Керівник підприємства при затвердженні Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, може просити працівника надати пояснювальну записку із зазначенням причин, через які турзбір указано в готельному рахунку.
У разі якщо винний працівник (ситуація 1), керівник може прийняти одне з таких рішень: або не відшкодовувати суму сплаченого турзбору, або відшкодувати зазначену суму.
Якщо працівнику не відшкодовують суму турзбору, то питань з оподаткуванням цієї суми не виникає. Працівник повинен внести суму турзбору, указану в готельному рахунку, як надмірно витрачені кошти або під час подання Звіту, що у загальному випадку подається до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершив відрядження.
У випадку якщо роботодавець прийме рішення про відшкодування витрат на сплату турзбору, слід мати на увазі, що:
— уключати до складу податкових витрат суму турзбору не можна. Річ у тім, що згідно з п.п. 140.1.7 ПКУ до складу податкових витрат можна включити, зокрема, оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, ремонт та прасування одягу, взуття або білизни), на наймання інших житлових приміщень, оплату телефонних розмов, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, у тому числі будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат. А як зазначалося вище, відряджені особи не є платниками турзбору;
— сума витрат на сплату турзбору потрапить до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо (п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ) з урахуванням натурального коефіцієнта. Пояснюється це тим, що не обкладати такі витрати податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) як витрати на відрядження ми не маємо права, оскільки витрати на відрядження не оподатковуються в сумі, що включається до податкових витрат (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ), а до податкових витрат сума збору не потрапить. Нагадаємо: дохід у вигляді додаткового блага оподатковується за ставками 15 і 17 %. Щодо строків утримання та перерахування ПДФО, то положення ПКУ не містять вказівок щодо того, в які саме строки роботодавцю слід утримати ПДФО та перерахувати його до бюджету в цій ситуації. На наш погляд, найбезпечніше для роботодавця — утримати та перерахувати до бюджету ПДФО в день затвердження Звіту. Єдиний внесок на загальнообов’язкове соціальне страхування із суми відшкодування сплаченого турзбору не справляється, оскільки ця виплата не включається до фонду оплати праці згідно з п. 3.15 Інструкції № 5 (вважаємо, що для цих цілей сума турзбору може бути класифікована як частина витрат на наймання житлового приміщення).
Якщо турзбір уключено до готельного рахунка з вини працівника адміністрації готелю (обставини ситуації, що склалася, працівник указує в пояснювальній записці), то підприємство може наполягати на поверненні помилково сплаченого турзбору, оскільки законодавчих підстав для його сплати відрядженим працівником не було. У такому разі при відшкодуванні працівнику сплаченої суми турзбору, на нашу думку, оподатковуваний дохід не виникає. Звертаємо увагу: і в цій ситуації включати суму сплаченого турзбору до витрат не можна.
Катерина Скрипкіна, економіст-аналітик
