Працівник відзвітував за допомогою чека через тривалий час (рік і більше): які податкові наслідки?
Працівник підприємства відповідно до укладеного з ним договору доручення деякий час здійснював придбання для підприємства за свій рахунок. Тепер же він відзвітував за ними, проте деякі з наданих ним чеків датуються минулим роком і раніше. Чи можна на підставі таких чеків відшкодувати працівнику його витрати, а також урахувати їх у податковому обліку?
(м. Полтава)
Відшкодування витрат працівника. Прийняти такі чеки з метою відшкодування працівнику відповідних витрат можна, оскільки, як зазначали самі податківці, строк для складання авансового звіту при витрачанні працівником власних коштів нічим не обмежено (див. Єдину базу податкових знань, розділ 07.16).
Податковий кредит. Як відомо, відповідно до п. 201.11 ПКУ для підтвердження податкового кредиту можна використовувати в тому числі й касові чеки, але лише в межах 240 грн. (з урахуванням ПДВ) за день. Причому, якщо сума ПДВ в одному чеку перевищує зазначений ліміт, то за ним не можна відображати податковий кредит навіть у межах названої вище суми. Отже, якщо працівник, який витратив власні кошти, відзвітував за допомогою чека, платник, з урахуванням зазначеної межі, може розраховувати на податковий кредит — але за умови, що придбаний працівником товар (послуга) буде задіяний в оподатковуваних постачаннях у межах господарської діяльності. Проте це загальний випадок, тоді як у нашій ситуації наявна специфіка, зумовлена істотним проміжком часу з моменту складання чека (здійснення розрахункової операції) до його надання підприємству, — рік і більше.
Що стосується граничного строку з моменту складання чека, у межах якого він може використовуватися для відображення податкового кредиту, то податківці про нього, як правило, не згадують, проте це не означає, що враховувати його не доведеться. Насамперед поговоримо про строки, установлені п. 198.6 ПКУ: 365/60 календарних днів. Щоб розібратися з тим, чи поширюються вони на касові чеки, звернемо увагу на абзаци перший і другий зазначеного пункту: у них називається як податкова накладна, так і її замінники, до яких належать, у тому числі, і касові чеки. Водночас у його абзацах третьому і четвертому, якими встановлено відповідні строки, уже йдеться лише про податкові накладні, у зв’язку з чим можна зробити висновок, що на чеки такі строки поширюватися не повинні*. Крім того, навіть якщо заплющити очі на цей аргумент, неможливість застосування в цьому випадку 365-денного строку також пов’язана з тим, що він починає розраховуватися лише після отримання відповідного документа, тоді як касовий чек вважатиметься отриманим підприємством лише після затвердження авансового звіту. Щодо строку в 1095 календарних днів, то для його застосування в цьому випадку також жодних підстав немає (річ у тім, що в цьому разі платник не виправляє помилку згідно з п. 50.1 ПКУ), проте думку контролерів із цього приводу передбачити доволі складно: вони схильні «притягувати» цей строк навіть до тих ситуацій, до яких він прямого відношення не має (див., наприклад, лист ДПСУ від 08.06.2012 р. № 16100/7/15-3417-08 // «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 75, с. 9).
Як бачимо, правових підстав для обмеження строків, протягом яких наданий працівником чек може бути використано для відображення податкового кредиту, немає. Незважаючи на це, певні строки враховувати все ж доведеться — і причиною цього є існуюча технологія друкування чеків та умови навколишнього середовища. Річ у тім, що, як відомо, з метою відображення податкового кредиту касовий чек повинен містити певний набір реквізитів (названих у п. 201.11 ПКУ та Положенні про форму та зміст розрахункових документів, затвердженому наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614), а тому дуже важливо, щоб інформацію в ньому можна було прочитати. У зв’язку з цим варто пам’ятати, що з часом відомості, указані в касових чеках, здебільшого схильні до так званих «вигорання»/«вицвітання», що зумовлено технологією їх друкування. Як результат, у разі втрати хоча б одного обов’язкового реквізиту використати такі чеки для відображення податкового кредиту не вдасться.
Крім того, нагадаємо про деякі особливості відображення на підставі таких чеків податкового кредиту. Почнемо з того, що свого часу в консультації, розміщеній у розділі 130.17 Єдиної бази податкових знань (діяла до 25.01.2013 р.), податківці прямо визнавали те, що чек може вважатися отриманим лише в момент затвердження авансового звіту, а тому з метою відображення за ним податкового кредиту слід орієнтуватися на цю ж дату. Водночас на сьогодні їх підхід до відображення податкового кредиту за касовими чеками, наданими підзвітними особами, доволі неоднозначний, що пов’язане з висновками в листі ДПСУ від 21.03.2013 р. № 116/4/15-33-13 (див. на с. 37). З критикою їх позиції можна ознайомитися на с. 18 цього номера, там же викладено й порядок відображення таких чеків у звітності з ПДВ.
Витрати. У частині витрат будь-яких особливостей немає: після затвердження авансового звіту з додаванням до нього відповідного чека такі витрати повинні відображатися або за датою збільшення доходів від продажу товарів (робіт, послуг), або в момент їх здійснення згідно з правилами бухгалтерського обліку (у тому числі за датою затвердження звіту, якщо, наприклад, момент їх здійснення відбувся до дати такого затвердження). Щодо граничних строків для врахування таких чеків, то, на нашу думку, ПКУ їх не обмежує, проте не виключено, що податківці наполягатимуть на максимальному строку в 1095 днів із моменту складання, а тому з їх відображенням слід бути обачними. Про зазначення таких витрат у декларації з податку на прибуток див. матеріал на с.18.
Ще одне питання, яке може зацікавити бухгалтерів, пов’язане з тим, чи може вартість покупки кваліфікуватися як поворотна чи безповоротна фіндопомога. Воно вже розглядалося у вказаному вище матеріалі, а тому тут ми лише зазначимо, що вартість придбаних працівником товарів (робіт, послуг) перетвориться на заборгованість підприємства перед працівником лише після затвердження авансового звіту. При цьому така заборгованість в будь-якому разі не може вважатися поворотною фінансовою допомогою, а безповоротною вона може стати лише за умови закінчення щодо неї строку позовної давності, який, у свою чергу, почне спливати не раніше того, як у підприємства з’явиться обов’язок відшкодувати працівнику його витрати (про розрахунок строку позовної давності див. на с. 26 цього номера).
Віталій Смердов, економіст-аналітик
* Не виключено, що у контролерів із цього приводу буде інша думка, про що свідчить чинна до 05.02.2013 р. консультація в розділі 130.18 Єдиної бази податкових знань.
