Електронна звітність — основні поняття та перші кроки

алгоритм

Електронна звітність — основні поняття та перші кроки

Сьогодні навряд чи можна здивувати бухгалтера-практика можливістю подання звітності в електронному вигляді. Більше того, для багатьох підприємств «онлайн»-подання податкових звітів є обов’язковим. Як свідчить практика, впоратися з поданням звітності по Інтернету не так уже й складно — премудрість цю опановують практично всі, перед ким постає таке завдання. Пропонований до вашої уваги матеріал призначено для тих, хто здійснює найперші кроки в цьому напрямі.

Олександр КЛЮЧНИК, економіст-аналітик

Умовно виділимо такі етапи в опануванні подання електронної звітності засобами Інтернету:

1) отримання електронного цифрового підпису;

2) підписання договору з контролюючим органом та придбання (отримання) спеціального програмного забезпечення (ПЗ);

3) формування та відправлення звітів.

У цьому розділі ми вимушені навести декілька нудних визначень, які не повинні вас засмутити, — просто при викладі матеріалу не обійтися без термінологічної визначеності. У цілому ж точними технічними поняттями обіцяємо не зловживати! Більш повний і точний перелік термінів та основних понять ви за бажанням можете знайти у Законі № 851 і Законі № 852, проте для розуміння всього написаного нижче це навряд чи знадобиться.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — вид підпису, отриманого в результаті шифрування набору електронних даних, що дає можливість ідентифікувати підписувача. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Особистий ключ — параметр шифрувального алгоритму формування ЕЦП, доступний лише підписувачу.

Відкритий ключ — параметр шифрувального алгоритму перевірки ЕЦП, доступний усім зацікавленим особам.

Сертифікат відкритого ключа (сертифікат ключа) — документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу.

Посилений сертифікат відкритого ключа (посилений сертифікат ключа) — сертифікат ключа, який відповідає вимогам Закону № 852, виданий акредитованим центром сертифікації ключів.

Якщо говорити про податкову звітність (а саме про неї переважно йтиметься в цій статті), то зацікавлена особа має дотримуватися вказівок Інструкції № 233.

Відповідно до зазначеної Інструкції (зокрема, розділу «Порядок підготовки та подання податкової звітності в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку», що міститься в ній) платник податків:

отримує в будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів посилені сертифікати відкритих ключів посадових осіб юридичної особи, які мають право підпису (керівника, бухгалтера), і печатку юридичної особи. Фізична особа — підприємець може обмежитися одним ключем ЕЦП (якщо працює без печатки);

укладає договір (у паперовому чи електронному вигляді) з відповідним територіальним органом Міндоходів і подає посилені сертифікати відкритих ключів;

складає звіти за допомогою будь-якого програмного забезпечення, здатного сформувати електронний файл у затвердженому форматі.

Зазначений формат (стандарт) електронного документа звітності платників податків затверджено наказом № 242 (це так званий формат XML).

Отже, ЕЦП є електронним варіантом підпису директора, бухгалтера, а також печатки підприємства та реалізується за допомогою відповідних ключів. Для отримання ключів слід звернутися до одного з акредитованих сертифікаційних центрів.

Почнемо з АЦСК ІДД — акредитованого центру сертифікації ключів інформаційно-довідкового департаменту Міндоходів. Його офіційний сайт — www.acskidd.gov.ua. У розділі «Реєстрація користувачів» цього сайта подано багато інформації, корисної для початківців. Зокрема, перелік документів, необхідних для отримання посиленого сертифіката ключа.

Наприклад, для юридичних осіб на сьогодні потрібний такий пакет документів:

— заповнена та підписана Реєстраційна картка (для юридичної особи), за необхідності — з Додатком до розділу 2 реєстраційної картки, у двох примірниках;

— оригінал статуту юридичної особи (положення про установу, філію) або його нотаріально засвідчена копія (надається виключно для ознайомлення);

— документи, що підтверджують повноваження керівника заявника (копія наказу про призначення тощо);

— документи, що підтверджують належність підписувача до юридичної особи — заявника та його повноваження, засвідчені печаткою та особистим підписом керівника юридичної особи;

— копії паспортів заявника та підписувачів (копії 1—4 сторінок), завірені власноручними підписами власників паспортів (у разі якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилася від ідентифікаційного номера — копія сторінки паспорта з відміткою про таку відмову);

— копія облікової картки платника податків (довідки про присвоєння ідентифікаційного номера ДРФО керівника та головного бухгалтера) у разі, якщо формуються сертифікати для керівника та бухгалтера.

На сайті можна знайти також переліки документів для фізособи-підприємця і просто для фізичної особи.

Крім переліку необхідних документів та форм бланків для заповнення, на сайті подано пам’ятки стосовно заповнення реєстраційних карток і зразки заповнення останніх, що допомагає уникнути помилок.

Значною перевагою АЦСК ІДД Міндоходів є безоплатність надання ключів. Також безоплатно можна завантажити на сайті і програмне забезпечення, що є засобом накладення ЕЦП. А з недавньою появою в Податковому кодексі України від 02.12.2010 р. № 2755-VI нового п.49.4¹ на Міндоходів («центральний орган виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику») законодавчо покладено обов’язок безоплатно надавати послуги у сфері ЕЦП зацікавленим особам.

Разом із тим існує можливість звернутися й до інших (комерційних) центрів сертифікації. Перелік таких центрів можна знайти на сайті Міндоходів у розділі «Електронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Інформаційно-аналітичне забезпечення».

Питання відображення в обліку витрат на придбання ключа ЕЦП досить докладно розглядалися раніше (див. статтю «Ключ електронного цифрового підпису: відображення в обліку» // «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 85).

Після того, як в одному з акредитованих центрів сертифікації ключів вам записали особисті ключі та сертифікати на цифрові носії інформації, слід звернутися до інспекції, в якій ви перебуваєте на обліку, для підписання договору, що дозволить вам подавати податкову звітність по Інтернету. Примірний текст такого договору наведено в додатку до Порядку № 233. Як правило, у податковій інспекції вам запропонують варіант, схожий на «примірний», який потрібно буде роздрукувати у двох примірниках, підписати, засвідчити печаткою та віддати для підписання другою стороною (до нього потрібно буде додати також копії електронних файлів сертифікатів). Після підписання вам дістанеться один примірник договору.

Проте набагато зручніше та сучасніше буде створити договір «Про визнання електронних документів» в електронному вигляді й заповнити реквізити договору: дата заповнення, орган Державної податкової служби за місцем реєстрації платника податків, прізвище, ім’я, по батькові посадової особи органу ДПС (начальника, заступника начальника податкової інспекції), адреса органу ДПС, а також дані про платника податків. Електронний вигляд такого договору дозволяє створити програмне забезпечення, яке безоплатно пропонується тим самим АЦСК ІДД Міндоходів або отримується в інших сертифікаційних центрах. За допомогою цього ж програмного забезпечення відбувається й надсилання файлу адресату.

Після підготовки договору в електронному вигляді на нього накладаються електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків: першим — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим — ЕЦП керівника, третім — ЕЦП відбитка печатки платника податків. За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб накладаються в такому порядку: першим — ЕЦП керівника, другим — ЕЦП відбитка печатки платника податків.

Як підтвердження про доставку договору платник податків отримає першу квитанцію з ЕЦП контролюючого органу. А після підписання договору територіальним органом Міндоходів йому надішлють другу квитанцію та підписаний другою стороною договір. У разі ж відмови у підписанні договору платник отримає квитанцію із зазначенням причини такої відмови.

Електронна звітність формується за допомогою програмного забезпечення, призначеного для цих цілей. Програма може бути будь-якою (безкоштовною або платною), головне, щоб дозволяла створити файл у форматі XML або експортувати дані звітності у цей формат.

На сьогодні практично всі бухгалтерські програми підтримують можливість формування електронної звітності у форматі «для податкової». Принаймні «1С:Бухгалтерия» починаючи з версії 7.7 і вище такі можливості має. Сформований файл має розширення *.xml і може бути відкритий та оброблений програмою контролюючого органу.

Для тих користувачів, які не мають можливості користуватися комерційними програмами або їх бухгалтерська програма не дозволяє створити xml-файл (чи експортувати у файл такого формату дані звіту, підготовленого в іншому форматі), існує безкоштовна програма «Податкова звітність» (широко відома також під назвою OPZ). Завантажити її актуальну версію можна на сайті Міндоходів у розділі «Електронна звітність/Платникам податків про електронну звітність/Програмне забезпечення». Надалі у разі появи змін, доповнень і будь-якого поліпшення потрібно буде оновлювати встановлену на вашому комп’ютері програму OPZ до останньої версії.

Сформувавши звітність у форматі XML, її необхідно підписати та надіслати електронною поштою на сервер контролюючого органу. Слід мати на увазі, що безкоштовною програмою, яка дозволяє надсилати електронну звітність, є не лише поширювана податківцями «ДПС Захист звітності» (завантажити можна там же, де й OPZ, але підтримка її, судячи з усього, найближчим часом припиниться), але й демо-версії деяких платних програм (які мають обмежену функціональність порівняно зі своїми комерційними побратимами).

Незалежно від того, якою з можливих програм ви скористаєтеся, необхідно дотримуватися черговості накладення ЕЦП, визначеної Інструкцією № 233:

— спочатку накладається ЕЦП головного бухгалтера,

— потім ЕЦП керівника

— і, нарешті, печатка підприємства.

Наступним важливим моментом є підтвердження прийняття звітності. Безпосередньо факт прийняття надісланого вами послання фіксується першою квитанцією, яка має надійти на ту ж адресу, з якої здійснювалося надсилання. Ця квитанція просто підтверджує, що доставку файлів виконано.

А от прийняття звітності до бази даних контролюючого органу (проходження перевірки на відповідність формату) підтверджується другою квитанцією. У цій квитанції в текстовому форматі зазначаються: реквізити прийнятого документа, відповідність прийнятого документа встановленим стандартам (формі) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата і час прийняття звіту, реєстраційний номер, податковий період та дані про відправника квитанції. На цю квитанцію накладається ЕЦП контролюючого органу. Саме з моменту отримання другої квитанції з цифровим підписом електронна звітність вважається поданою.

Загальна схема подання звітності каналами зв’язку наведена на рисунку.

Загальна схема подання звітності засобами телекомунікаційного зв’язку.

Навіть якщо раптом усе написане вище здалося вам дуже незрозумілим (хоча ми свідомо спрощували опис деяких процесів, прагнучи не засмічувати загальну схему подробицями), не варто засмучуватися. Найкращий вихід — почати діяти.

По-перше, технічна підтримка програми OPZ, організована податковим відомством, є досить дієвою. До ваших послуг не лише можливість безоплатно завантажити із сайта Міндоходів установлювальний файл програми в найактуальнішому стані, але й наданий там же досить докладний Порядок роботи з програмним забезпеченням з формування податкової звітності в електронному вигляді (що супроводжується докладними скріншотами — «фотографіями» екрану в різні моменти встановлення, налаштування та експлуатації OPZ). Крім того, також наведено перелік осіб, відповідальних за надання допомоги в інсталяції OPZ у розрізі районних (!) ДПІ.

По-друге, існує неофіційний сайт підтримки користувачів програми — opz.org.ua, що містить безліч корисної інформації для користувачів як початківців, так і бувальців. З розвитком програмного забезпечення для подання звітності за допомогою Інтернету зазначений сайт уже присвячено не лише програмі OPZ, а будь-яким варіантам такого подання з акцентом на зручності та/або безоплатності. На момент підготовки цієї статті на сайті знаходилися матеріали, присвячені програмам OPZ, M.E.Doc, Арт-Звіт, онлайн-сервісу iFin тощо. Зазначимо, що opz.org.ua — зовсім не єдиний інтернет-помічник у справі подання податкової звітності засобами Інтернету. Корисну інформацію можна отримати також, наприклад, на сайті elzvit.org.ua.

По-третє, самі податківці жодним чином не наполягають на використанні платниками податків саме їх програмного забезпечення. Так, наприклад, нещодавно в ЄБПЗ з’явилася консультація (підкатегорія 401.01), згідно з якою платники податків, які отримали ключі електронного цифрового підпису від АЦСК ІДД, можуть подавати звітність в електронному вигляді за допомогою електронних сервісів, перелік яких наведено на офіційному інформаційному ресурсі АЦСК ІСД acskidd.gov.ua у розділі «Програмне забезпечення». Ішлося, зокрема, про сервіси «iFinZvit» та «Звіт Оператор».

Характерно, що останні два сервіси дозволяють подавати звітність не лише до податкового органу, але й до Пенсійного фонду та органів статистики. Здійснюваний поступовий перехід адміністрування ЄСВ від ПФУ до Міндоходів, яке стане отримувачем ЄСВ-звітності, ймовірно, вже з вересня поточного року, жодним чином не зменшує привабливість самого принципу обслуговування клієнта, побудованого на можливості використання універсального підходу до створення та надсилання електронної звітності до найрізноманітніших зацікавлених держорганів.

	висновки
	Програмні засоби, що розвиваються та оновлюються, націлені на простоту та зручність, а отже, і доступність роботи з електронною звітністю. Наявність різних варіантів надає платнику вибір, який він може здійснити виходячи з власних переваг (платність/безоплатність, універсальність, комплексність, надійність, підвищений сервіс тощо). Звернення до платних сервісів не є абсолютною необхідністю, залежить від платоспроможності, прагнення до комфорту, бажання або небажання заглиблюватися у вивчення якихось технічних моментів. Сьогодні цілком можливо організувати онлайн-подання звітності на безоплатній основі, якщо виявити трохи наполегливості та присвятити деякий час «зануренню» в тему. Альтернативи поступовому заміщенню паперового документообігу цифровими технологіями створення та подання документів просто не існує. Тому чим швидше ви станете учасником цього, не завжди звичного спочатку процесу, тим швидше і більшою мірою відчуєте всі його супутні переваги.

1. Закон № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

2. Закон № 852 — Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.

3. Інструкція № 233 — Інструкція, затверджена наказом ДПА України від 10.04.2008 р. № 233 «Про подання електронної податкової звітності».

4. Наказ № 242 — наказ ДПАУ «Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків» від 03.05.2006 р. № 242.