Трудові відносини

З першого робочого, але не з першого календарного: розраховуємо лікарняні, декретні, відпускні

Почнемо з теорії. Правила розрахунку середньої зарплати для оплати періоду тимчасової непрацездатності та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами визначені Порядком № 1266, а відпуск­них — Порядком № 100. Причому право давати роз’яснення щодо застосування обох Порядків КМУ надало Мінсоцполітики (раніше Мінпраці).

У загальному випадку розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата для визначення суми:

— лікарняних і допомоги по вагітності та пологах є останні 6 календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п. 4 Порядку № 1266);

— відпускних — останні 12 календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю надання відпустки (абзац перший п. 2 Порядку № 100).

Як бачите, у наведених нормах обох Порядків є «прив’язка» до 1-го числа місяця. Проте, на думку Мінсоцполітики (пам’ятаєте, це відомство має право нам із вами роз’яснювати, як користуватися порядками № 1266 і № 100), тільки при розрахунку лікарняних місяць, у якому працівника було прийнято на роботу з першого робочого дня місяця, але не з першого календарного дня, не можна включати до розрахункового періоду (див. листи Мінпраці від 19.10.2007 р. № 595/020/99-07, від 16.12.2008 р. № 621/18/99-08).

При визначенні розрахункового періоду, за який здійснюють обчислення середньої зарплати для розрахунку допомоги по вагітності та пологах та відпускних, перший місяць роботи на підприємстві може увійти до розрахункового періоду, якщо він відпрацьований працівником повністю (див. лист Мінпраці від 12.03.2010 р. № 2515/0/14-10/18 // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 34, роз’яснення фахівця Мінсоцполітики в «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 22, с. 46).

Приклад. Працівницю прийнято на роботу з 3 лютого 2014 року. Припустимо, що в серпні 2014 року вона: а) захворіла; б) іде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами; в) іде у щорічну відпустку. На підприємстві встановлено п’ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями — субота, неділя.

День прийняття на роботу (3 лютого 2014 року) є першим робочим днем цього місяця (1 і 2 лютого 2014 року — вихідні дні на підприємстві).

Розрахунковим періодом для обчислення суми:

— оплати днів тимчасової непрацездатності (варіант «а») буде березень — липень 2014 року. Лютий 2014 року виключаємо з розрахункового періоду;

— допомоги по вагітності та пологах і відпускних (варіанти «б» і «в») — лютий — липень 2014 року.

Важливо! Розрахунок середньоденної заробітної плати для оплати періоду щорічної відпустки та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами слід здійснювати в календарних днях. І якщо до розрахункового періоду ввійшов місяць, у якому працівника було прийнято на роботу не з першого календарного дня, але з першого робочого (місяць відпрацьований повністю) (у прикладі — лютий 2014 року), то при підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді потрібно такий місяць ураховувати як повний. Тобто в розрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді необхідно враховувати 28 календарних днів лютого 2014 року (з 1-го по 28-ий, а не з 3-го по 28-й день місяця).

Якщо працівник «пустився на всі заставки» й забув отримати розрахунок

Відповідь на перше запитання — чекати, поки працівник не зробить ласку отримати суму належної йому зарплати. Відповідь на друге запитання — їх немає. Чому? Читаємо далі ☺.

У своєму запитанні, шановний читачу, ви говорите про трирічний строк, найімовірніше, маючи на увазі строк позовної давності, установлений ст. 257 ЦКУ. Проте відносини, що виникають між працівником і роботодавцем у межах трудового договору, регулює трудове законодавство, зокрема Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. (далі - КЗпП), а не ЦКУ.

Тож строк позовної давності, протягом якого працівник може звернутися до суду (комісії по трудових спорах), до заробітної плати не застосовується (ч. 2 ст. 233 КЗпП). Причому роботодавець зобов’язаний виплатити не отримані працівником у день звільнення суми зарплати не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП). Саме тому така заборгованість повинна обліковуватися підприємством до її повного погашення.

Якщо ж роботодавець відмовить працівнику в отриманні депонованої заробітної плати, то матимемо в наявності факт порушення трудових прав працівника на виплату зарплати та виникнення трудового спору.

Утім, Держказначейство в цьому питанні дотримується протилежної думки. Це відомство вважає, що до депонованих сум зарплати слід застосовувати загальні строки позовної давності, установлені ЦКУ (див. лист Держказначейства від 23.12.2005 р. № 07-04/2393-11338 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 23). Проте ми вважаємо такий підхід помилковим. Наші аргументи див. вище.

Підвищення зарплати: чи врятує від індексації

Одразу ж відповімо, що за допомогою одноразового підвищення уникнути «назавжди» нарахування зарплатної індексації не вдасться. Якщо ціни на товари та послуги зростають, то збільшується й індекс інфляції. Офіційно опубліковані Держкомстатом щомісячні індекси інфляції беруть участь у розрахунку коефіцієнтів індексації (величин приросту індексу споживчих цін (далі — ІСЦ)).

Збільшення зарплати може допомогти уникнути індексації, але максимум на три місяці. Однак для такого зарплатного підвищення необхідно одночасно виконати такі умови:

1) зростання зарплати — тільки за рахунок постійної складової (посадового окладу, тарифної ставки, «гарантованої» надбавки тощо);

2) сума підвищення зарплати повинна перекривати (бути більшою або дорівнювати) належну індексацію в такому місяці (норма працює з 21.06.2012 р.).

Приклад. До 2014 року базовим місяцем працівника був серпень 2013 року (місяць останнього підвищення зарплати). У лютому 2014 року посадовий оклад працівнику збільшили на 50 грн. Що з індексацією за період січень — серпень 2014 року?

При підвищенні зарплати за рахунок окладу в лютому 2014 року цей місяць став базовим. У лютому 2014 року у працівника настало право на поточну індексацію (від попереднього базового — серпня 2013 року) в розмірі 13,40 грн. (1218 грн. х 1,1 %). Але, оскільки сума підвищення окладу (50 грн.) перевищила суму належної індексації (13,40 грн.), працівник втратив право на індексацію. Його зарплату за лютий, березень і квітень 2014 року не індексуємо.

Для нової індексації з березня 2014 року починаємо розрахунок величини приросту індексу до перевищення порога індексації 101 %. Таке право настає у працівника вже у травні 2014 року. Належна працівнику сума травневої індексації (від базового лютого 2014 року) становить 26,80 грн. (1218 грн. х 2,2 %). Якщо у травні 2014 року не збільшити зарплату на суму, яка перевищує 26,80 грн., то її потрібно індексувати.

Величина приросту індексу від базового лютого 2014 року становить: за червень 2014 року — 5,6 %; за липень і серпень 2014 року — 9,6 %. При повністю відпрацьованих місяцях сума індексації дорівнюватиме: за червень 2014 року — 68,21 грн. (1218 х 5,6 %); за липень і серпень 2014 року — 116,93 грн. (1218 х 9,6 %) у кожному з місяців.

Майте на увазі: якщо ви підвищите зарплату на суму меншу, ніж належна в такому місяці поточна індексація, то доведеться виконати вимоги абзацу третього п. 5 Порядку № 1078. Тоді в такому базовому місяці необхідно буде нарахувати індексацію з урахуванням підвищення зарплати, тобто розрахувати фіксовану суму індексації. Її визначатимемо як різницю між належною індексацією і сумою підвищення зарплати.

От і робимо висновок: немає готового «одноразового рецепту», щоб повністю «піти» від нарахування індексації. Усе залежить від базового місяця працівника та коефіцієнта індексації (величини приросту ІСЦ), що обчислюється наростаючим підсумком.

Проте «систематичне» рішення все ж є! Якщо в місяці, в якому у працівника право на індексацію не настало (індексація = 0), збільшити зарплату, нехай навіть на 1 грн., а потім один раз на три місяці регулярно її підвищувати (на відповідну суму) або підвищувати через місяць, то індексацію нараховувати не доведеться.

Чим загрожує непроведення індексації?

Індексація зарплати — це не право, а обов’язок роботодавця (ст. 95 КЗпП, ст. 33 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР).

Майте на увазі, що індексацію зарплати працівник може відсудити, і для стягнення таких сум строк позовної давності необмежений (ч. 2 ст. 233 КЗпП). На це обґрунтовано вказав Вищий спеціалізований суд України з розгляду цивільних і кримінальних справ (лист від 07.05.2013 р. № 708/0/4-13 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 40). Непроведення індексації зарплати кваліфікується як порушення законодавства про працю. За ненарахування індексації посадові особи підприємства, установи, організації можуть бути притягнені до адміністративної відповідальності відповідно до ст. 41 КпАП. Розмір адмінштрафу становить 30 — 100 нмдг (510 — 1700 грн.). Рішення про накладення штрафу виноситься судом на підставі протоколу про адміністративне порушення, складеного за результатами перевірки Державної інспекції з питань праці.

При повторній контрольній перевірці вже представники органів Держпраці можуть накласти адмінштраф за невиконання вимог Припису про усунення виявлених порушень. У такому разі за ігнорування вимог перевіряючих розмір штрафу становитиме 50 — 100 нмдг (850 — 1700 грн.).

Зверніть увагу, що адмінштраф можуть накласти не пізніше ніж через три місяці з дня виявлення правопорушення.

Якщо організація, установа чи заклад бюджетні, то перевірити може ще й Держфінінспекція.

Донараховуємо суми індексації: що із «трудозарплатною» звітністю

Оскільки індексація за минулі місяці нараховується в поточному місяці, то донарахована сума включається до ФОП місяця донарахування (поточного місяця) (п.п. 1.6.2 Інструкції № 5). Тому ПДФО та ЄСВ таку виплату обкладають у складі зарплати за поточний місяць (у цьому випадку — за серпень).

ЄСВ-звіт. Штрафи і пеню нараховувати не потрібно. У таблиці 1 і таблиці 6 форми № Д4 суми донарахованої індексації відображайте в місяці донарахування. Підстава — п. 4.9 Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування від 09.09.2013 р. № 454 і п.п. 3 п. 4.3 Інструкціїї № 455.

Отже, усі індексаційні донарахування увійдуть до складу нарахованої зарплати за звітний місяць, тобто за серпень 2014 року. Суми ЄСВ із такого донарахування також відображаємо в загальній сумі ЄСВ, нарахованого/утриманого із серпневої зарплати працівників.

Звіт № 1ДФ. Поданий Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за 2 квартал не коригуємо. Суму заробітної плати за фактично відпрацьований час і суми донарахованої індексації відображаємо в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за  3 квартал 2014 року (тобто в тому кварталі, на який припадає місяць донарахування) у загальному порядку: в одному рядку з ознакою доходу «101».

Водночас при проведенні перерахунку з ПДФО (п.п. 169.4.2 ПКУ) для цілей правильності застосування ПСП і ставок ПДФО (15 і 17 %) усі донарахування (у тому числі й сум індексації) необхідно розподілити за місяцями, за які вони донараховуються (лист ДПСУ від 19.02.2013 р. № 2972/0/51-12/17-1115). Причому такий перерахунок можна зробити одразу в місяці донарахування.

Новостворене підприємство: розраховуємо індексацію

Індексація зарплати — обов’язок роботодавця. Усі належні суми індексації необхідно донарахувати працівникам. Усі донарахування відображаємо у ФОП місяця донарахування, у тому числі й у звітності.

Щоб визначити право працівників на індексацію, необхідно знати величину приросту ІСЦ.

Якщо працівники були прийняті на роботу в жовтні 2013 року, то до появи базового місяця (місяця першого підвищення зарплати після цієї дати) керуємося нормою п. 10¹ Порядку № 1078 (діє з 21.06.2012 р.). Це означає, що величину приросту індексу розраховуватимемо з урахуванням ІСЦ місяця прийняття на роботу, тобто жовтня 2013 року, як для новоприйнятих працівників.

Якщо ви користуєтеся готовими таблицями індексації, то орієнтиром для пошуку коефіцієнта індексації (величини приросту ІСЦ) буде вересень 2013 року (місяць, що передує місяцю прийняття на роботу).

Уперше право на проведення індексації зарплати працівників настає в лютому 2014 року. Величина приросту ІСЦ за цей місяць становить 1,1 %. У наступних місяцях величина приросту ІСЦ збільшується.

Оскільки зарплата підвищуватиметься в липні 2014 року, то за період лютий — червень 2014 року необхідно нарахувати поточну індексацію:

— за лютий, березень і квітень 2014 року по 13,40 грн. (1218 х 1,1 %) щомісячно;

— за травень 2014 року — 49,94 грн. (1218 х 4,1 %);

— за червень 2014 року — 92,57 грн. (1218 х 7,6 %).

Важливо! Розраховані суми індексації в повному розмірі ви нарахуєте при повністю відпрацьованому місяці. Якщо місяць «неповний» — до сум індексації застосовуємо пропорційний підхід (абзац сьомий п. 4 Порядку № 1078)

При підвищенні зарплати в липні 2014 року потрібно використовувати норму абзацу третього п. 5 Порядку № 1078 і приклад, наведений у додатку 4 до Порядку № 1078. Отримуємо, що сума підвищення зарплати (10 грн.) менше належної індексації за липень 2014 року — 142,51 грн. (1218 х 11,7 %).

Тому в липні 2014 року необхідно розрахувати фіксовану суму індексації: 142,51 грн. - 10 грн. = 132,51 грн. Ця сума індексації зберігається у працівника доти, доки чергове підвищення зарплати не перевищить зазначену величину.

Липень 2014 року стає базовим місяцем, оскільки в ньому відбулося підвищення зарплати. Із серпня 2014 року починаємо розрахунок величини приросту ІСЦ для подальшої індексації.

Індексація при неповному робочому часі

Нормою абзацу сьомого п. 4 Порядки № 1078 установлено: при неповному робочому часі суму індексації визначаємо з розрахунку повного робочого часу, а виплачуємо — пропорційно відпрацьованому часу.

Це правило офіційно «прописалося» в Порядку № 1078 з 13.02.2014 р. (дати набрання чинності постановою КМУ від 29.01.2014 р. № 36). При цьому застосовувати «пропорційність» до сум індексації залежно від фактично відпрацьованого часу фахівці Мінсоцполітики рекомендували вже після 21.06.2012 р. Причому в поняття «неповного» часу роботи чиновники вкладають і неповністю відпрацьований місяць (у разі відпустки, хвороби, звільнення тощо).

Тому, якщо працівник працює на 0,5 ставки, то суму індексації (і поточну, і фіксовану) ми спочатку визначимо з розрахунку повної ставки (повного робочого часу). Потім нарахуємо такі суми з урахуванням зайнятості (навантаження) працівника і фактично відпрацьованого часу*.

Наприклад, від базового грудня 2013 року сума поточної індексації в липні 2014 року становить 1218 грн. х 10,4 % = 126,67 грн.

Працівнику, який працює на 0,5 ставки, буде нараховано 126,67 грн. х 0,5 = 63,34 грн.