(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
8/8
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Липень , 2014/№ 53

Довіреність на одержання ТМЦ

Найбільш популярною довіреністю в діяльності суб’єктів господарювання, звісно, є довіреність за ф. № М-2. Вона — невід’ємний супутник одержання/відпустку товарів і не тільки. Хто і в яких випадках повинен пред’являти/вимагати таку довіреність? Як її правильно скласти? Які наслідки очікують суб’єктів господарювання, що ігнорують вимоги про наявність цього документа? Коли вона і зовсім не потрібна? Розглянемо ці важливі питання.

Навіщо потрібна довіреність?

Згідно з п. 2 Інструкції № 99 сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструмент, товари, основні засоби та інші ТМЦ, а також нематеріальні активи, грошові документи та цінні папери відпускаються покупцям або передаються безоплатно тільки за довіреністю одержувачів.

З 01.06.2008 р. довіреність перестала бути бланком суворої звітності. Для оформлення довіреності використовується типова форма № М-2, наведена в додатку 1 до Інструкції № 99.

Для одержувача довіреність є документом, який фіксує рішення уповноваженої особи (керівника) підприємства про повноваження конкретної фізичної особи одержати певний перелік та кількість цінностей. Отже, якщо у працівника немає довіреності, то виходить, що його підприємство не уповноважило одержувати ТМЦ.

Для постачальника довіреність є підставою для відпуску цінностей одержувачу. Без довіреності не може бути створений (виписаний, підписаний) інший первинний документ — товарно-транспортна накладна на відпуск цінностей, який є дозволом на здійснення господарської операції з відпуску цінностей та підставою для її бухгалтерського обліку. Оформлення накладної здійснюється після надання довіреності. У ній має бути зазначено, за якою довіреністю та через кого відпускаються цінності (див. лист Мінфіну України від 29.08.2005 р. № 31-04200-30/23-7454/6784).

Тобто довіреність є своєрідною гарантією доставки цінностей за призначенням підприємству-покупцю через його представника — довірену особу.

Коли видається довіреність?

Довіреність видається практично для будь-якого одержання цінностей. У межах якого договору здійснюється передання ТМЦ, значення не має. Це може бути купівля-продаж, зберігання чи ремонт (п. 14 Інструкції № 99), дарування, оренда тощо.

Довіреність необхідна і при одержанні цінностей, право власності на які не переходить

Одержувач цінностей повинен виписати, а постачальник повинен одержати довіреність, у тому числі, і при відпуску:

товару на комісію та техніки з ремонту (див. лист Мінфіну України від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021);

товару на відповідальне зберігання та при переданні зворотної тари (див. лист Мінфіну України від 30.07.2003 р. № 04220-92);

— товару безоплатно неприбутковим організаціям та іншим одержувачам;

— давальницької сировини на переробку та при поверненні готової продукції, отриманої з давальницької сировини (див. лист Мінфіну України від 19.01.2005 р. № 31-04200-20-10/821);

— ТМЦ у межах договору про спільну діяльність (див. лист Мінфіну України від 06.11.2000 р. № 053-41-54);

акцій та векселів (див. листи Мінфіну України від 28.04.2001 р. № 061-303/11-2263 і від 19.01.2005 р. № 31-04200-20-10/821).

Коли можна обійтися без довіреності?

Виписувати довіреність при одержанні цінностей потрібно не завжди. Випадків, коли довіреність не потрібна при прийманні/переданні цінностей, не так вже й багато. Тому пригадаємо кожен.

1. Придбання цінностей за готівковий розрахунок як юридичними особами, так і підприємцями (див. лист Мінфіну України від 19.01.2005 р. № 31-04200-20-10/821). У тому числі і в разі придбання ТМЦ у приватного підприємця.

2. Одержання цінностей особисто приватним підприємцем, який пред’явив при цьому паспорт (інший документ, що засвідчує особу) (див. листи Мінфіну України від 31.10.2000 р. № 053-29151 і від 06.11.2000 р. № 053-4154). А статус фізособи як підприємця постачальник завжди може перевірити в базі даних ЄДР.

3. Одержання цінностей особисто директором або іншою особою, яка має повноваження діяти від імені підприємства без довіреності. Детальніше про документи, які її замінюють, див. газету «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 27, с. 32.

4. При внутрішньому переміщенні ТМЦ, коли вони передаються між особами, які працюють на одному підприємстві. Подібні переміщення мають інше документальне оформлення.

5. Придбання цінностей звичайними громадянами — кінцевими споживачами, незалежно від форми розрахунків (дія Інструкції № 99 на прос­тих громадян не поширюється).

6. Якщо постачання здійснюється в умовах централізовано-кільцевих перевезень (детальніше про це див. далі).

Хто видає довіреність?

Заповнюють довіреність (за типовою формою № М-2, наведеною в додатку 1 до Інструкції № 99) працівники, які обіймають посади, що надають право складати довіреність на одержання цінностей. Тобто виписуванням довіреності займається працівник (п. 5 Інструкції № 99):

— посадовою інструкцією якого передбачено таку функцію;

— якого керівник призначив виписувати й реєструвати видані, повернуті та використані довіреності.

Перш ніж видати довіреність, особа, яка її видає, повинна в обов’язковому порядку проінструктувати працівника — одержувача цінностей (на чиє ім’я видається довіреність), як має бути використана довіреність: у які строки її потрібно надати постачальнику та в які строки відзвітувати (кому і які документи надати) за виданою довіреністю.

Пам’ятайте! Працівникам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається (п. 11 Інструкції № 99).

Щоб відстежити рух довіреності на підприємстві, відповідальний працівник повинен вести Журнал реєстрації довіреностей (далі — Журнал) за формою, наведеною у додатку 2 до Інструкції № 99.

Ураховуючи, що при отриманні довіреності працівник повинен залишити як розписку про отри­мання в журналі свій підпис (графа 7), то вести його в електронному виді не вдасться. Окрім того, п. 3 Інструкції № 99 вимагає, щоб такий Журнал був пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою і підписом керівника та головного бухгалтера підприємства (якщо керівник на підприємстві у тому числі і за бухгалтера, то — підписом керівника).

У Журналі нумерація довіреностей протягом календарного року здійснюється в наскрізному порядку. Тобто з початку кожного року має починатися новий відлік номерів довіреності з № 1.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності в Журналі робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності.

Невикористана довіреність має бути повернута працівнику, який виписав та зареєстрував довіреність, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності (п. 10 Інструкції № 99). Повернення невикористаної довіреності також має бути зафіксоване в Журналі реєстрації довіреності. При цьому в колонці 8 «Відмітка про використання довіреності (№ і дата документа)» зазначається, що довіреність була не використана.

На повернутих невикористаних довіреностях слід проставити напис «невикористана» (п. 10 Інструкції № 99). Зберігати їх потрібно протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.

Не нехтуйте правильністю виписування, реєстрації та зберігання довіреностей! Копії окремих сторінок Журналу можуть стати доказом у суді, якщо виникне необхідність довести факт одержання товару від постачальника або перевізника.

Правила заповнення довіреності

При заповненні довіреності відповідальна особа має бути дуже уважною, адже постачальник не відпустить цінності, якщо побачить у ній:

— незаповнені реквізити.;

— виправлення та помарки, не підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність;

— неправильні дані довіреної особи.

Усі реквізити в довіреності мають бути заповнені

Не забудьте зазначити дані у графі «Документ, що засвідчує особу ____…». Як правило, в цій графі наводять дані паспорта громадянина України. Але альтернативою паспорта громадянина України (наприклад, за його відсутності) можуть бути інші встановлені документи, що засвідчують особу. Вичерпний перелік таких документів містить ст. 43 Закону про нотаріат:

— паспорт громадянина України для виїзду за кордон (закордонний паспорт);

— дипломатичний чи службовий паспорт;

— посвідчення особи моряка;

— посвідчення члена екіпажу;

— посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні;

— національний паспорт іноземця або документ, що його замінює;

— посвідчення інваліда чи учасника ВВв;

— посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи.

Головне, щоб довірена особа при одержанні цінностей пред’явила той самий документ, реквізити якого записані в довіреності (п. 12 Інструкції № 99).

У графах бланка довіреності обов’язково наводиться:

— точна назва цінностей;

— одиниця виміру (натуральні — кг, т, м, шт., кв. м, куб. м, комплекти тощо);

— кількість (а не вартість!) цінностей.

Причому ця інформація повинна завжди наводитися у довіреності «розгорнуто», незалежно від того, чи є вона в документах на одержання (виділення) цінностей (див. лист Мінфіну України від 29.08.2005 р. № 31-04200-30/23-7454/6784). Незаповнені рядки цієї частини довіреності обов’язково прокреслюються.

Довіреність підписують одночасно керівник і головний бухгалтер або уповноважені ними заступники. Якщо ж керівник «один у полі воїн» (самостійно веде бухоблік), то і довіреність підписує самостійно (п. 5 Інструкції № 99).

Чи потрібна буде печатка на довіреності?

У формі довіреності на одержання цінностей за типовою формою № М-2 (див. додаток 1 до Інструкції № 99) одним із обов’язкових реквізитів є наявність печатки.

При заповненні довіреності будь-які упущення згідно зі стандартним бланком не допускаються

Відповідно, без печатки в цьому документі вже не обійтися. Пункт 12 Інструкції № 99 забороняє відпускати цінності в разі пред’явлення довіренос­ті, виданої з порушенням установленого порядку або з незаповненими реквізитами.

Хоча для підприємців, які не мають печатки, Мінфін дозволяв видавати довіреність без неї (див. його листи від 31.10.2000 р. № 053-29151, від 06.11.2000 р. № 053-4154).

З 1 листопада 2014 року суб’єктам господарювання можна буде не використовувати печатки. Детальніше про ці нововведення законотворців див. у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 40, с. 16. Як правило, чиновникам доведеться підвести під цю новацію підзаконну нормативну базу. Зокрема, це має стосуватися й Інструкції № 99. Водночас власне Закон № 1206, яким запроваджено ці новації, про такий обов’язок не говорить і не встановлює строків для коригування підзаконних документів.

У принципі, зовсім печатки не скасують. Їх за бажання можна буде використовувати і після 1 листопада 2014 року. Тому, найімовірніше, цей реквізит у формі буде не обов’язковим, і взагалі-то це має бути прописано і в Інструкції № 99. Тобто після відміни обов’язковості печаток вимога ставити її в довіреності має бути скасована.

Спосіб заповнення

Навряд чи бланки довіреності хтось купує. Здебільшого створюють в електронному вигляді у чіткій відповідності до форми з додатка 1 до Інструкції № 99. Працівник, відповідальний за складання довіреності, за допомогою комп’ютера заповнює її на потрібного працівника та роздруковує — і от довіреність складено друкованим способом. Залишається проставити тільки підписи керівника і головного бухгалтера (уповноважених ними заступників), але вже кульковою ручкою.

«Комбінований» спосіб цілком має право на існування (частково за допомогою комп’ютера, частково від руки). Ще в листі від 29.08.2005 р. № 31-04200-30/23-7454/6784, після набуття довіреністю «несуворого» статусу, Мінфін не заперечував проти заповнення довіреності частково засобами техніки, а частково — від руки. І як варіант «комбінованого» способу наводив приклад, коли в довіреності такі реквізити підприємства, як назва, код, адреса, банківські реквізити тощо, можуть бути заповнені друкованим способом (на принтері), а дані про довірену особу, постачальника, про перелік та кількість цінностей, які доручається одержати від постачальника, — кульковою ручкою (чорнилом).

Яким є строк дії довіреності?

Строк дії довіреності встановлюється залежно від можливості одержання та вивезення відповідних ТМЦ за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність. Проте відповідно до п. 8 Інструкції № 99 він не повинен перевищувати 10 днів. Причому за аналогією з наступною нормою цього пункту (див. далі) до розрахунку беруться календарні дні.

Крім того, довіреність може бути видана і строком дії на 1 календарний місяць, якщо відповідальний працівник підприємства за нею одержуватиме цінності (абз. 2 п. 8 Інструкції № 99):

1) розрахунки за якими здійснюються в порядку планових платежів;

2) доставка яких виконується централізовано-кільцевими перевезеннями.

За роз’ясненнями Мінфіну (див. лист Мінфіну України від 27.07.2009 р. № 31-34000-10-10/20370), строк дії довіреності спливає на дату (включно), зазначену в графі «Довіреність дійсна до __». Відлік строку дії довіреності ведеться із зазначеної в довіреності дати видачі.

Майте на увазі! Продавець не відпустить ціннос­ті, якщо в довіреності не буде зазначена дата закінчення строку її дії (п.п. «г» п. 12 Інструкції № 99).

Централізовано-кільцеві перевезення: за довіреністю чи без?

Під централізовано-кільцевими перевезеннями (далі — ЦКП) розуміються перевезення, за якими вантажовідправником (товаровиробником, товаропостачальником тощо) завезення ТМЦ здійснюється:

— систематично;

— за узгодженими на певний період параметрами постачання: кількість, асортимент, час тощо;

— на адресу одного або більше замовників — юридичних осіб або їх відділень, ділянок, філій (див. лист МФУ від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021).

Будь-які роз’яснення щодо критеріїв «систематичне завезення» та «узгодження на певний період» наразі відсутні. Тому доцільніше безпосередньо в договорі зазначити, що постачання цінностей здійснюється централізовано-кільцевим завезенням: систематичність прописувати безпосередньо в договорі, наприклад, вказавши «постачання здійснюється систематично, не рідше ніж 4 рази на місяць» або складати графік постачання. На підтвердження критерію узгодженості можна заручитися листом (іншим документом) про попереднє замовлення.

Погодивши всі ці моменти, довіреність можна виписати на календарний місяць, у якій і врахувати одночасно всі постачання за місяць із погодженою кількістю та асортиментом.

Але можна обійтися і взагалі без довіреності!

При ЦКП цінностей замість «звичайної» довіреності може бути одноразово складене повідомлення

Таке повідомлення покликане проінформувати постачальника про зразок печатки (штампу), якою матеріально відповідальна особа, яка прийматиме цінності, завіряє на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання цінностей (п. 13 Інструкції № 99).

Зверніть увагу! Передбачено тільки повідомлення про зразок печатки або штампу і нічого не зазначається про зразок підпису матеріально відповідальної особи.

Тому матеріально відповідальні особи, які приймають цінності, можуть бути різними, головне, щоб вони використовували при прийнятті цінностей при ЦКП одну і ту саму печатку.

Адже постачальнику в цьому випадку доведеться звірити відбиток печатки, якою представник одержувача завіряє свій підпис при одержанні цінностей, зі зразком, наведеним у повідомленні.

Оскільки форма такого повідомлення законодавством не передбачена, складають його в довільній формі. Головне, щоб повідомлення було завірене підписом директора і головного бухгалтера (п. 13 Інструкції № 99).

Здебільшого повідомлення оформляється як доповнення до договору, але може бути оформлене у вигляді листа. Майте на увазі: якщо повідомлення складене до певного договору, то його строк дії буде обмежено строком дії договору.

Наведемо приклад такого повідомлення.

 

 

 

Як буде вирішено цей варіант постачань без довіреності після 1 листопада 2014 року у світлі скасування обов’язковості печаток, чекатимемо роз’яснень.

Склад один — договорів багато

Як правило, довіреність на одержання цінностей від постачальника видається під кожний наряд, рахунок, договір, замовлення, угоду чи інший документ, що їх замінює (п. 6 Інструкції № 99). Чи можна виписати одну довіреність, якщо ТМЦ за кількома договорами потрібно одержати в одному місці?

У разі, коли довірена особа повинна одержувати ТМЦ в одному місці (з одного складу), але за кількома нарядами, рахунками та іншими документами, що їх замінюють, їй може бути видана одна довіреність. Але в ній обов’язково мають бути перелічені номери і дати видачі всіх нарядів, рахунків та інших аналогічних документів.

Якщо ж місць, де потрібно забрати товар, декілька, тобто ТМЦ мають бути одержані з різних складів, то на кожен склад (місце одержання) виписується своя довіреність (абз. 2 п. 6 Інструкції № 99).

Якщо за довіреністю відвантажили тільки частину ТМЦ

Довіреність видано на одержання 50 одиниць товару, але постачальник відвантажив 20 одиниць. Як бути в такому разі? Одразу скажемо, Інструкцією № 99 не заборонено за довіреністю одержувати лише частину товару. Порядок одержання за однією довіреністю товарів частинами прописано в п. 13 Інструкції № 99.

У разі одержання за довіреністю тільки частини ТМЦ, незалежно від строку її дії довіреність слід залишити у постачальника

Майте на увазі, вона залишається у постачальника одразу ж при першому відпуску ТМЦ. При цьому на кожний частковий відпуск складається окрема накладна (акт приймання-здачі чи інший аналогічний документ) із зазначенням на ній номера довіреності та дати її видачі. Один примірник накладної (або документа, що її замінює) передається одержувачу цінностей. Другий — додається до залишеної у постачальника довіреності і використовується:

— для спостереження і контролю за відпуском ТМЦ;

— для проведення розрахунків з одержувачем.

Одержувач товару зобов’язаний не пізніше наступного дня після кожної доставки на підприємство цінностей, незалежно від того, одержані цінності за довіреністю повністю чи частково, надати працівнику підприємства, який видав довіреність, документ про одержання ним цінностей та їх здавання на склад (до комори) або матеріально відповідальній особі (п. 10 Інструкції № 99).

Відпускати цінності за анульованою довіреністю заборонено

Тому, якщо підприємство анулює довіреність, за якою цінності одержують частинами, воно зобов’язане одразу ж повідомити постачальника про анулювання довіреності.

Чи можна видати довіреність непрацівнику підприємства?

У п. 4 Інструкції № 99 зазначено, що довіреність може бути видана тільки особам, які працюють на цьому підприємстві.

Але є винятки! Довіреність особам, які не працюють на підприємстві, може бути видана за наявності:

1) дозволу керівника підприємства. Майте на увазі! Оформляти дозвіл окремим документом не обов’язково. Наявність підпису керівника на довіреності, виданій непрацівнику, вже вважається дозволом керівника (див. лист Мінфіну України від 19.01.2005 р. № 31-04200-20-10/821);

2) довіреності, виданої на підприємстві, де працює ця особа, на одержання тих же ТМЦ і такої ж кількості.

У непрацівника на руках мають бути дві довіреності на одержання одних і тих же ТМЦ

Тільки в разі дотримання цих умов підприємство має право виписати довіреність особі, яка не перебуває з ним у трудових відносинах. В іншому разі виписати довіреність за ф. № М-2 на непрацівника підприємства не можна.

Коли це працює? Це можливо, коли фізособа є працівником підприємства, яке надає послуги експедитора (транспортні послуги), або є виконавцем за договором доручення. Наприклад, підприємство А (покупець) доручає підприємству Б забрати товар у підприємства В (продавця). Для цього підприємство А виписує довіреність на одержання товару непрацівнику (працівнику підприємства Б), який повинен одержати товар у підприємства В (продавця). Одночасно підприємство Б видає своєму працівнику довіреність на одержання в підприємства В того ж товару і в тій же кількості.

Довіреність за ф. № М-2 чи довіреність за ЦКУ?

Чи може підприємство (його керівник) замість довіреності за ф. № М-2 видати довіреність за ЦКУ? Можна, але не рекомендуємо, оскільки можуть бути проблеми.

Довіреність на одержання ТМЦ, оформлену згідно з правилами ЦКУ, підприємство може видати, якщо:

1) уповноважений одержувач цінностей для підприємства не є працівником підприємства;

2) з таким одержувачем укладено договір доручення.

Про переваги довіреності по ГКУ не сперечатимемося. Як її складати дивіться детальніше на с. 12 цього номера.

В інших випадках користуватися довіреністю, оформленою згідно з ЦКУ, не радимо. Річ у тім, що Інструкція № 99 є нормативним документом, який регламентує порядок відпуску цінностей, і при цьому приписує здійснювати такий відпуск за довіреністю на одержання цінностей за визначеною типовою формою — ф. № М-2.

Недотримання цієї вимоги та застосування одержувачем цінностей довіреності, оформленої відповідно до ЦКУ, може бути розцінене як порушення Інструкції № 99. До того ж, можливо, і сам постачальник, отримавши від покупця цивільну довіреність замість належної довіреності за ф. № М-2, не ризикуватиме й вимагатиме її переоформити.

Якщо постачальник — підприємець

Приватні підприємці повинні відпускати ТМЦ, розрахунки за які здійснюються в безготівковій формі або ж які передаються безоплатно чи шляхом товарообмінних операцій, тільки за умови подання довіреності підприємства (п. 14 Інструкції № 99).

Тобто, поставляючи цінності підприємству, підприємець в обов’язковому порядку повинен вимагати й отримати довіреність за ф. № 2-М.

Довіреність «не відходячи від складу»

Доволі поширеною є ситуація, коли постачальник здійснює доставку товару прямо покупцю на склад. Тобто відповідальна особа одержуватиме товар на території підприємства (підрозділу), не виїжджаючи за ним до постачальника. Чи потрібно виписувати довіреність на одержувача товару? Відповідь тут— так, потрібно.

Підтвердити право працівника підприємства на одержання ТМЦ від постачальника потрібно незалежно від місця його передання

Адже довіреність є документом, який фіксує рішення уповноваженої особи (керівника) підприємства про повноваження конкретної фізичної особи одержати для підприємства певний перелік та кількість цінностей.

І те, що відповідальна особа одержує товар на території підприємства, не виїжджаючи за ним до постачальника, значення не має. Адже без довіреності не може бути створений (виписаний, підписаний) інший первинний документ — товарно-транспортна накладна на відпуск цінностей, що є дозволом на здійснення господарської операції з відпуску цінностей та є підставою для її бухгалтерського обліку. Оформлення накладної здійснюється після надання довіреності.

Довіреність при залізничних перевезеннях

Тут дещо інші правила. При постачаннях товару з використанням послуг перевезення залізниці, як правило, обов’язок передавати вантаж одержувачу (покупцю) покладено саме на залізницю. Тобто передання товару за договором постачання здійснюється не «постачальник-одержувач», а через перевізника.

Постачальнику не потрібно отримувати довіреність від покупця на одержання вантажу

Таку довіреність покупець видає своєму працівнику для пред’явлення й одержання товару від станції призначення залізниці.

Одержання вантажу. Відповідно до п. 6 Правил видачі вантажів для одержання вантажу, адресованого підприємству, організації, установі або громадянину — суб’єкту підприємницької діяльності, одержувач повинен надати станції довіреність. Видача вантажу здійснюється після внесення одержувачем всіх належних залізниці платежів. При дотриманні цих умов представник одержувача отримує залізничну накладну.

Майте на увазі: у графі 53 «Підтвердження одержання вантажу» накладної має бути зазначена дата одержання вантажу, номер довіреності на одержання вантажу, дата її видачі, серія і номер паспорта матеріально відповідальної особи, яка одержує вантаж, та її підпис. В електронній накладній накладається ЕЦП одержувача (див. додаток 3 до Правил оформлення перевізних документів).

Накладна, оформлена в паперовому вигляді, видається відповідальному одержувачу ще й під розписку у примірнику накладної, що залишається у залізниці (п. 8. Правил видачі вантажів).

Власне накладна необхідна одержувачу для звіту за виданою довіреністю.

Одержання вантажобагажу. Згідно з п. 29.6 розд. 29 Правил № 1196 вантажобагаж, що надійшов на адресу підприємства, станція залізниці видає:

— за довіреністю, підписаною керівником і бухгалтером, із пред’явленням документа, що посвідчує одержувача;

— під розписку одержувача, яку він повинен зробити на зворотному боці дорожньої багажної відомості.

При цьому особа, уповноважена на одержання вантажобагажу, має право зняти копію дорожньої відомості, яку багажний касир зобов’язаний завірити особистим підписом та печаткою станції. Така копія знадобитися для звіту за виданою довіреністю.

Відсутність довіреності — витратам не перешкода?

Розглянемо ситуацію, коли ТМЦ одержали без довіреності, хоча зобов’язані були її надати, і є підтвердні первинні документи — платіжне доручення на оплату, накладна постачальника. Чи може підприємство розраховувати в податковому обліку на витрати за цими цінностями?

Вважаємо, що може. Річ у тім, що згідно з п. 138.2 ПКУ витрати, які враховуються при визначенні об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення та зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку.

Що стосується довіреності, то вона за своєю суттю не є первинним документом, оскільки згідно із Законом про бухоблік первинний документ — це документ, що містить відомості про господарську операцію та підтверджують її здійснення*. Довіреність надає лише повноваження здійснити господарську операцію. Цей документ посвідчує виключно повноваження довіреної особи одержати від імені підприємства належні цінності. Причому в довіреності наводяться тільки кількісні (!) показники цінностей, що одержуються. Тобто сам по собі факт видачі довіреності будь-яких податкових наслідків не спричинює.

* Хоча Мінфін та ВГСУ наполягають на статусі довіреності на одержання ТМЦ як первинного документа (див. лист Мінфіну України від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991, постанову ВГСУ від 31.05.2011 р. № 3/029-11).

Показники, що підтверджують витрати, зокрема вартість цінностей, у довіреності не наводяться

Відомості про господарську операцію та її здійснення підтверджуються накладними, актами та іншими документами. І саме ці документи вважаються первинними і до того ж придатними для податкового обліку.

Тому факт ненадання довіреності постачальнику навряд чи повинен впливати на можливість відображення у складі витрат вартості одержаних цінностей. Тим більше, що первинка в підприємства на руках (платіжне доручення, накладна).

Хоча варто попередити, що відсутність факту виписування довіреності за ф. М-2 на одержання цінностей може розглядатися податківцями як недостатність доказів реального виконання цих постачань. Судова практика в цьому питанні неоднозначна. Зустрічаються постанови ВГСУ і «за» визнання постачання без довіреності і «проти» (див. «погану» — постанову ВАСУ від 24.01.2013 р. № К-31852/10 і «добру» — постанову ВГСУ від 14.08.2013 р. № 5020-875/2012).

Відповідальність

Формальне невиконання вимог Інструкції № 99 тягне адміністративну відповідальність, установлену ст. 1642 КпАП (порушення встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку та звітності), якою передбачено штраф у розмірі від 8 до 15 не-­ оподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.).

За те саме порушення, вчинене повторно протягом року, розмір адмінштрафу становить від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 170 до 340 грн.).

Проте накладати його можуть тільки органи державного фінансового контролю. При цьому адмінштраф накладається саме на постачальника, який відпустив цінності без довіреності.

Порушенням порядку ведення бухобліку є саме відпуск цінностей без довіреності

Згідно з п. 15 Інструкції № 99 відповідальність за дотримання постачальником установленого порядку відпуску цінностей за довіреністю покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи на відпуск цінностей.

Відповідальність покладається на постачальника й у разі відпуску цінностей за довіреністю, заповненою з порушенням норм Інструкції № 99. Адже п. 12 Інструкції № 99 прямо забороняє постачальнику відпуск товарів, коли довіреність виписана з порушеннями або з незаповненими реквізитами.

Що стосується приватних підприємців (пригадайте, відвантажувати товар підприємству вони повинні виключно за довіреністю (п. 14 Інструкції № 99)), то адмінсанкції їм не загрожують. Адже підприємці бухгалтерського обліку не ведуть, а отже, покарати їх за порушення правил його ведення неможливо.

Та все ж ставитися недбало до довіреності не варто. Цей документ виконує важливу роль у діяльності будь-якого суб’єкта господарювання і насамперед дозволяє забезпечити збереження свого майна.

Упевнені, що тепер виписувати/використовувати довіреність на одержання ТМЦ ви будете правильно.

висновки

  • При заповненні довіреності будь-які відхилення від форми стандартного бланку не допускаються

  • Виписувати довіреність на одержання ТМЦ необхідно незалежно від місця одержання цінностей.

  • При централізовано-кільцевих постачаннях альтернативою довіреності може бути одноразово складене повідомлення про печатку.

  • У разі одержання за довіреністю тільки частини ТМЦ довіреність усе одно слід залишити у постачальника.

  • Порушенням порядку ведення бухобліку є саме відпуск цінностей без довіреності. Тому відповідальним є завжди постачальник.

Довіреність, ТМЦ додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
8/8
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті