Міндоходів України розглянуло звернення Федерації професійних спілок працівників малого та середнього підприємництва України щодо практичного застосування норм Податкового кодексу України (далі — Кодекс) при витратах на відрядження і в межах компетенції повідомляє таке.
Згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями.
Відповідно до п.п. 140.1.7 ст. 140 Кодексу платник податку на прибуток підприємств при визначенні об’єкта оподаткування враховує витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на наймання інших житлових приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (виїзд), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
При цьому зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Сума добових визначається в разі відрядження:
у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку.
Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.
З огляду на викладене при продовженні строку відрядження у зв’язку з виробничою необхідністю за наявності відповідного наказу та підтвердних документів витрати на відрядження відшкодовуються працівнику.
При вибутті у відрядження раніше чи затримці у відрядженні витрати, понесені при вибутті у відрядження раніше чи затримці у ньому, не можуть бути враховані при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток підприємств.
Відповідно до п. 5 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (далі — Інструкція), затвердженої наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59, підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Зазначені в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника підприємства (п. 6 Інструкції).
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Кодексу. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави (п. 15 Інструкції).
З огляду на викладене вище підприємство може відносити до складу витрат витрати, понесені відрядженою особою на оплату користування послугами камери схову, якщо наказом (розпорядженням) керівника підприємства не передбачено обмежень щодо цих витрат.
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу.
Відповідно до п.п. 165.1.11 ст. 165 Кодексу до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 Кодексу та розділом III Кодексу.
Згідно з п.п. 170.9.2 ст. 170 Кодексу звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку, зокрема, завершує таке відрядження.
З огляду на викладене вище, у разі якщо підприємство може віднести до складу витрат витрати на оплату користування послугами камери схову, понесені відрядженою особою на підставі підтвердних документів (в оригіналі), то такі витрати не включаються до загального місячного (оподатковуваного) доходу працівника та не є об’єктом оподаткування ПДФО.
Заступник Міністра А. Ігнатов
коментар редакції
Продовження відрядження та витрати на камеру схову
Лист, що коментується, присвячено двом проблемам — продовженню відрядження й оподаткуванню витрат відрядженого працівника на камеру схову. Почнемо з першої.
Судячи з усього, запитання, яке ставили Міндоходів, полягає в такому: чи може підприємство оплатити витрати на відрядження (зокрема, на проїзд) у разі затримки працівника у відрядженні, якщо дати в наказі й дати транспортних квитків не збігаються?
Це питання ми порушували ще у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 5, с. 76. З боку податківців схоже питання розглядалося зовсім недавно, в листі від 25.11.2013 р. № 16039/6/99-99-19-03-02-15 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 48). У ньому основну увагу було приділено зв’язку витрат на відрядження з госпдіяльністю. Проте це лише один бік, але ж існує й інший. Саме йому і присвячено лист, що коментується.
Серед обмежень, пов’язаних із продовженням відрядження, слід виділити два: зв’язок затримки з поважними причинами і наявність наказу про продовження відрядження.
Як орієнтир щодо переліку поважних причин можна використовувати Інструкцію № 59* (хвороба, відсутність квитків, скасування рейсів, поломка транспортного засобу тощо). У такому разі слід продовжити строк відрядження наказом, і питань із компенсацією понесених витрат та їх відображенням у податковому обліку бути не повинно.
* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59.
Дещо складніше, якщо дати наказу і дати, зазначені на квитках, не збігаються. Як правило ця ситуація викликана суб’єктивним рішенням працівника, а не поважними причинами (наприклад, залишився на вихідних у місці відрядження помилуватися пам’ятками). У такому разі цілком очевидно, що такі витрати, як добові, наймання житла тощо, додатково понесені у зв’язку з раннім виїздом або затримкою, не можуть бути компенсовані працівнику.
А от із витратами на проїзд ситуація інша. На нашу думку, вони не повинні дискримінуватися. Адже цілком очевидно: коли б не повертався (або виїжджав) працівник, витрати на проїзд усе одно були б понесені, причому, найімовірніше, в тій самій сумі. Тому незалежно від збігу чи незбігу дат наказу і транспортних квитків такі витрати повинні компенсуватися та відображатися у складі податкових витрат. Більше того, Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ) пов’язує дати наказу з розрахунком сум, що компенсуються відрядженому працівнику, тільки щодо добових, але на них працівник і не претендує.
Заборона на компенсацію витрат у разі незбігу дат випливає з п. 4 розд. ІІІ та п. 8 розд. I Інструкції № 59. Як відомо, вона поширюється тільки на бюджетні організації. Усі інші можуть звертатися до цієї Інструкції лише як до рекомендаційного документа
Не виділяючи конкретно витрати на проїзд, податківці роблять висновок, що витрати, понесені при «ранньому» виїзді або при затримці, не враховуються в «прибутковому» обліку. При такому розумінні має з’явитися ПДФО з відшкодованих працівнику сум.
Що стосується другого запитання (витрати відрядженого на камеру схову), то тут слід віддати належне послідовності податківців. Ще в листі від 06.03.2012 р. № 3268/5/15-1416 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 53) вони дали добро на відображення таких витрат у податковому обліку (а також низки інших витрат — оплати залу очікування, послуг сервісних центрів із придбання квитків, комісійних зборів у разі повернення квитка).
Зверніть увагу на зв’язок, який існує між ПДФО й податком на прибуток: якщо підприємство може відносити витрати до складу податкових витрат, то і ПДФО не виникає. Така прив’язка у цьому випадку цілком логічна й установлена в п.п. 170.9.1 ПКУ.
Дмитро Костюк, заступник головного редактора
