Якщо мобільний телефон поповнено через термінал
У підприємства виникло таке запитання. Директор двічі поповнював корпоративний телефон через термінал самообслуговування. Уперше він приніс роздруківку термінала, а вдруге — ні (загубив). Чи можна йому відшкодувати витрати на перше поповнення (на підставі авансового звіту з цією роздруківкою). Чи може підприємство таку суму включити до витрат? Як бути підприємству із другим поповненням, коли підтвердного документа немає?
Людмила Солошенко, податковий експерт
Розглянемо кожну із ситуацій. Але спершу нагадаємо: працівнику можуть відшкодовуватися кошти, витрачені на потреби підприємства. Для цього працівник повинен подати авансовий звіт (за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845). Детально пов’язані з цим обліково-правові нюанси розглядалися у статті «Купуємо за свої — звітуємо як за чужі» // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 26. Проте в нашій ситуації до них додаються ще й «термінальні» нюанси. Давайте розбиратися, що до чого.
Якщо збережено роздруківку термінала про поповнення рахунка
При першому поповненні директор зберіг роздруківку термінала й має намір із нею подати авансовий звіт. У такому разі повинні попередити наших читачів: на жаль, але роздруківки термінала буде недостатньо. Усьому виною — порядок документального підтвердження витрат. Він передбачає, що будь-яка господарська операція повинна підтверджуватися первинним документом. Первинні документи є підставою для відображення записів у бухгалтерському обліку (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Тому
до авансового звіту повинні додаватися оригінали первинних документів, що підтверджують величину витрат
Такими документами, зокрема, можуть бути розрахункові або платіжні документи, які підтверджують оплату.
Схожі вимоги в податковому обліку висуває п.п. 139.1.9 ПКУ. Він установлює, що витрати повинні підтверджуватися відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку.
Однак, на жаль, роздруківка термінала — не розрахунковий документ. Критеріям розрахункового документа зі ст. 2 Закону про РРО та Положення № 614 вона не відповідає. Не можна вважати таку роздруківку і первинним документом. У ній немає всіх необхідних обов’язкових реквізитів первинного документа, як цього вимагають ч. 2. ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88. Нагадаємо, до них належать:
— назва документа (форми);
— дата і місце складання;
— назва підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції;
— одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному вираженні);
— посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
— особистий або електронний підпис чи інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Але заковика в тому, що ані відповідальних осіб, ані потрібного підпису в роздруківці немає. Одним словом, до потрібного підтвердного документа роздруківка не дотягує.
Хоча взагалі-то в банківсько-платіжній сфері така роздруківка термінала має статус касового документа (п. 24.7 Закону № 2346, п. 1.21 розд. IV Інструкції № 174). Проте її «розрахунковість», «платіжність» і «первинність» для цілей ПКУ навряд чи вдасться довести.
На жаль, не визнають роздруківку повноцінним документом і податківці. Вони зазначають: чек, виданий терміналом моментальної оплати («IBOX» тощо), не містить усіх необхідних реквізитів фіскального чека. Тому він не може вважатися розрахунковим документом (п. 2.1 Положення № 614). А отже, не може бути документом, що підтверджує оплату за рахунок підприємства будь-яких послуг (див. підкатегорію 109.10 БЗ).
Але сумувати в жодному разі не варто. Маючи на руках таку роздруківку, є шанс отримати «справжній» документ. Для цього можна звернутися до компанії — власника термінала (особи, яка встановила платіжний пристрій) із проханням скласти документ, що відповідає критеріям первинного.
Тоді залишаться дрібниці. Такий первинний документ вже можна сміливо додавати до авансового звіту. Адже поповнення рахунка буде належним чином підтверджене документально.
Тепер щодо витрат підприємства. Відомо, що оплата на витрати не впливає. Згідно з п.п. 139.1.3 ПКУ суми внесеної попередньої (авансової) оплати товарів, робіт, послуг до податкових витрат не включаються. А для витрат важливим є фактичне отримання послуг. Тому включити витрати на мобільний зв’язок до витрат підприємство зможе за фактом отримання послуг від мобільного оператора. При цьому документом-підтвердженням буде виставлений оператором рахунок. Ну і, зрозуміло, для відображення податкових витрат затрати на мобільний зв’язок мають бути пов’язані з господарською діяльністю.
Розглянемо такий приклад.
Приклад. Працівник за рахунок власних коштів поповнив корпоративний телефон через термінал самообслуговування. Сума платежу становила 100 грн. у тому числі:
— сума поповнення — 96 грн. (без ПДВ — 75,30 грн.; ПДВ 20 % — 15,06 грн.; збір до Пенсійного фонду 7,5 % — 5,64 грн.);
— сума сплаченої комісії — 4 грн.
На підставі авансового звіту працівнику відшкодовано витрачені кошти.
В обліку підприємства операції відобразяться таким чином:
Відшкодування працівнику коштів, витрачених на поповнення рахунка
№ з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | Податковий облік | ||
Дт | Кт | доходи | витрати | |||
1 | Затверджено авансовий звіт, відображено заборгованість перед працівником: | |||||
— на вартість послуг мобільного зв’язку | 377/ | 372 | 96 | — | — | |
— на вартість комісії при поповненні рахунка | 92* | 372 | 4 | — | 4 | |
2 | Відшкодовано працівнику з каси підприємства витрачені кошти | 372 | 301 | 100 | — | — |
3 | На підставі рахунка оператора відображено: | |||||
— вартість послуг зв’язку | 92* | 377/ | 80,94 | — | 80,94 | |
— суму податкового кредиту з ПДВ (за наявності податкової накладної) | 641 | 377/ | 15,06 | — | — | |
* Припустимо, що мобільний телефон використовується в адміністративних цілях. |
Якщо роздруківки термінала немає
Ця ситуація підступніша за попередню. Без роздруківки про поповнення рахунка особа — власник термінала навряд чи погодитися оформити на операцію будь-який первинний документ. Урешті-решт, виявиться, що документа, який підтверджує поповнення рахунка, просто не існує. І додати до авансового звіту нема чого.
Тому варіант з авансовим звітом не пройде. І відшкодувати директору витрачені кошти через «підзвіт» не вдасться.
Хоча за бажання компенсувати директору витрати все ж можна. Але вже дещо іншим шляхом — наприклад, видавши нецільову благодійну (матеріальну) допомогу. Для підприємства такий варіант жодних податкових наслідків не спричинить. Адже сума матеріальної допомоги не є зарплатою (п. 3.31 Інструкції № 5). А отже, ЄСВ не обкладається. До того ж із суми фіндопомоги (у 2014 році — у розмірі, що не перевищує за рік 1710 грн.) не утримується ПДФО (п.п. 170.7.3 ПКУ). Детальніше про безповоротну фінансову допомогу ви можете прочитати в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 62, с. 9.
А чи будуть у підприємства в такому разі витрати? Без розрахункового (платіжного) документа, що підтверджує оплату, витрат і податкового кредиту підприємство за такими послугами зв’язку, скажемо прямо, не дочекається.
Більше того, це спричинює й іншу неприємність. У рахунку, отриманому від оператора, напевно буде зазначена вся вартість послуг, у тому числі й «поповнених» директором. А якщо підтвердного документа про оплату немає, для підприємства з’являється загроза визнання їх безоплатно отриманими. За цим криються відомі наслідки: податкові доходи на підставі п.п. 135.5.4 ПКУ. Детальніше про безоплатне отримання див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 93.
Хоча до ситуації можна підійти інакше. Вважати, наприклад, що директор уніс друге поповнення, щоб використовувати телефон для особистих потреб. Сам же директор може пояснити такі обставини у складеній записці. Вона допоможе підтвердити, що частина вартості послуг зв’язку в телефонному рахунку — це не витрати підприємства, а сума, внесена директором для оплати особистих розмов. Тоді податкових наслідків підприємству вдасться уникнути (детальніше про компенсацію особистих переговорів див. статтю на с. 17). Проте в будь-якому разі в підприємства не буде права на витрати. Тому документи краще все ж не втрачати.
Як бачимо, із роздруківкою термінала ситуація не проста. І як не дивно, але в епоху електронних технологій доступна оплата через термінали облікову роботу може все ж ускладнити. Тому значно спокійніше поповнюватися безготівково або з оплатою через РРО (з придбанням скретч-карток або взагалі без них). Адже тоді будуть «підтвердні» документи: платіжне доручення, чек РРО, розрахункова квитанція або товарний чек. І жодних запитань не виникатиме.
висновки | | |
|