Теми статей
Обрати теми

Відрядження за кордон, ТОП-10: перша п’ятірка

Редакція ПБО
Стаття

Відрядження за кордон, ТОП-10: перша п’ятірка

Я вчера закончил ковку,

Я два плана залудил —

И в загранкомандировку

От завода угодил.

В. Висоцький

«Круте» начальство комерційних (і не лише) структур зазвичай полюбляє роз’їжджати «по закордонах». Трапляється, що за потреби (зрозуміло, виробничої) «туди» направляються й їх працівники різних рангів.

Загалом, хтось по світу катається, а хтось морочиться… з документальним оформленням та відображенням таких відряджень в обліках. Цим останнім, тобто — «бійцям на облікових фронтах», ми і присвячуємо цю добірку «закордонновідряджувальних» запитань та ситуацій. Сподіваємося, що наш матеріал допоможе читачам в їх нелегких облікових баталіях.

Олексій Павленко, податковий експерт

 

Спочатку нагадаємо читачам, що основні моменти стосовно відряджень за кордон ми висвітлювали у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 5, с. 95. Сьогоднішній матеріал — це ще низка податково-облікових запитань, пов’язаних із відрядженнями за кордон.

1. Розміри закордонних добових

Яким є максимальний і мінімальний розмір добових для відряджень за кордон працівників комерційних (тобто небюджетних) суб’єктів господарювання?

Максимальний розмір добових для відряджень за кордон працівників недержавних та небюджетних суб’єктів господарювання законодавчо не встановлено (нагадаємо, що для відряджень працівників держ- і бюджетних структур такий розмір встановлює постанова № 98).

Одразу зауважимо, що норми Інструкції № 59 для комерційних структур не є обов’язковими до застосування і мають рекомендаційний характер. Головні податківці в підрозділі 102.07.14 Бази знань із цього приводу написали, що інші (крім тих, які фінансуються з держбюджету) підприємства та організації цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий). Аналогічно висловлювалися і мінфінівці — в листі від 03.06.2011 р. № 31-07230-16-25/13720 (див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 5, с. 26).

Водночас як підприємствам — платникам податку на прибуток, так і ФОП, які працюють на загальній системі оподаткування, слід пам’ятати про норми п.п. 140.1.7 ПКУ, що обмежує включення в податковому обліку до витрат сум добових за відрядженнями (включаючи закордонні). Цей підпункт установлює, що до складу витрат на від­рядження за кордон платник має право віднести добові в сумі, що не перевищує 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, законодавчо встановленої на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

img 1На 2014 рік ця гранична сума становить еквівалент 913,5 грн. (1218 х 0,75).

Сума доволі пристойна (принаймні вона значно перевищує граничні розміри «держдобових», установлених для різних країн).

До того ж пам’ятайте таке. Якщо добові будуть вищими за цю «гранично-витратну» суму, то час­тина закордонних добових у сумі перевищення не увійде до витрат СПД. Крім того, податківці напевно вимагатимуть уключення такої суми до доходу відрядженого з обкладенням ПДФО (за ставкою 15 та/або 17 %). На це вони прямо вказують у відповіді на подібне запитання в Базі знань (див. у підкатегорії 103.17).

А от запитання щодо обкладення такого перевищення (як і решти добових) ЄСВ взагалі виникати не повинне. Згідно з п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5, добові в будь-якому розмірі не входять до фонду оплати праці.

Мінімальний розмір добових для відряджень за кордон — тут картина протилежна. Згідно зі ст. 121 КЗпП роботодавець повинен забезпечити працівника, який відряджається, добовими в порядку та розмірі, встановлених законодавством. Оскільки для небюджетних структур такий розмір чітко не визначено, то, на наш погляд, для цих цілей слід за аналогією орієнтуватися на розмір закордонних добових, установлений для держслужбовців та працівників інших структур, що фінансуються (повністю або частково) з держбюджету*.

* Нагадаємо, що в п. 111 постанови КМУ від 23.04.99 р. № 663, яка діяла до 01.04.2011 р., прямо зазначалося, що розмір добових витрат, які виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами всіх форм власності, не може бути нижчим за норми добових витрат, установлені для відряджень бюджетників.

Такі розміри (для різних країн) установлені, як уже згадувалося, постановою КМУ № 98 у додатку 1.

Ці суми добових у світлі ст. 121 КЗпП повинні вважатися мінімальними соціальними гарантіями і для відряджених за кордон працівників комерційних структур та ФОП.

Тобто, на нашу думку, виплати добових менше зазначених норм, установлених для бюджетників, можуть бути розцінені як порушення трудового законодавства.

На завершення ще один момент.

Документи для добових у разі відрядження до «безвізових» країн. Для визначення загальної суми добових при відрядженнях до таких країн податківці вважають, що необхідно орієнтуватися на такі документи: наказ про відрядження та, за наявності, транспортні квитки або інші документи, які засвідчують дату вибуття у відрядження, дату перетину кордону та дату прибуття до місця постійної роботи (підкатегорія 102.07.21).

2. Якщо аванс видали у гривні

Через відсутність у підприємства валютного рахунка та у зв’язку з терміновістю відрядження аванс на відрядження за кордон було видано працівнику в гривні. Працівник сам придбав необхідну суму інвалюти в обмінному пункті та надав відповідні документи разом з авансовим звітом. Наскільки це правомірно?

Аванс у гривні на відрядження за кордон видавати можна, але тільки частково. Тобто тільки в час­тині тих передбачених відряджувальним кошторисом витрат, які відряджений планує здійснити у гривні на території України (див. із цього приводу лист Мінфіну від 04.06.2007 р. № 31-26030-12/23-3982/4279). Решта авансу має бути видана у валюті країни відрядження або у ВКВ.

І хоча норми Інструкції № 59 на «небюджетних» суб’єктів господарювання не поширюються, але видача повної суми авансу в гривні призводить згодом до порушення валютного законодавства. Адже в такій ситуації можна говорити, що працівник, конвертуючи інвалюту в обмінному пункті, здійснює це від імені підприємства. А підприємству Декрет № 15-93 фактично забороняє придбання інвалюти в такий спосіб.

Загалом, якщо вже такий казус стався, то вас можуть намагатися залякати штрафною санкцією, встановленою абзацом четвертим п. 2 ст. 16 Декрету № 15-93. У ньому за подібні діяння передбачено штраф у розмірі вчиненої незаконної валютної операції (перерахованої у гривні за курсом НБУ на день вчинення такого порушення)*. Див. таку страшилку в листі НБУ від 16.08.2004 р. № 46-009/285-8297.

* Ми писали про це у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 5, с. 98.

Зауважимо, що тут є й загроза застосування адмінштрафу за ст. 1642 КУпАП, детальніше про яку див. у відповіді на наступне запитання.

Утім, імовірність такого покарання вельми мала. По-перше, касові операції перевіряються банками не настільки часто (хіба що податківці під час перевірки «люб’язно повідомлять» про такий факт НБУ). А по-друге, у разі виникнення такої загрози варто звернути увагу перевіряючих, що ця санкція передбачена лише для банків та інших фінустанов.

Тепер застережемо, що, на наш погляд, для податкових цілей таке порушення жодних наслідків спричинювати не повинно.

Обмежувати витрати, здійснені відрядженим за рахунок інвалюти, придбаної в обміннику, підстав ми не бачимо

Адже немає обмежень навіть для витрат, здійснених відрядженим за рахунок його власних коштів (у тому числі інвалютних).

Водночас нагадаємо, що невидача небюджетними суб’єктами господарювання авансу на відрядження податківцями цілком допускається і як порушення КЗпП чомусь не розглядається (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 60, с. 14 і наш «незгодний» коментар там же). Тому можна було б замість авансу видати відрядженому безпроцентну фіндопомогу в гривні. А потім, після подання ним авансового звіту за відрядженням, зробити залік заборгованостей.

Узагалі-то, можна знайти вихід і в цій ситуації (коли гривневий аванс уже за документами проведено, а робити з нього заднім числом фіндопомогу — бажання немає). Піти можна таким шляхом — спочатку прибрати з авансового звіту документи про придбання інвалюти в обмінному пункті. Потім, прийнявши авансовий звіт з інвалютними «витратами», провести за касою «повернення» гривневого авансу (оскільки, мовляв, працівнику гривня не знадобилася — він витратив власну інвалюту). І тут же «видати» йому гривні (за курсом НБУ на дату видачі) як компенсацію за витрату «власної» інвалюти.

Бухгалтер із «групи підвищеного ризику» може взагалі залишити все як є. А в разі виявлення такого порушення захищатися, залучаючи підхід головних податківців, використаний у консультаціях у Базі знань (підкатегорія 103.25). Там, нагадаємо, логіка відповідей будувалася на тому, що відряджений здійснює витрати від свого імені, а підприємство йому їх згодом компенсує. Міркуючи в такому ключі, можна спробувати переконати перевіряючих, що інвалюта в обміннику придбавалася працівником не від імені підприємства, а від свого імені (що підтверджується і документами обмінника)…

У світлі цього питання звертаємо увагу, що податківці в консультації в Базі знань (підкатегорія 109.19) зазначають, що отримання підзвітними особами готівки в іноземній валюті на відрядження безпосередньо в установі банку, оминаючи касу юридичної особи, чинним законодавством не передбачене.

3. Відряджений замість інвалюти повернув гривні

Працівник повернув частину не витраченого під час відрядження за кордон авансу не в інвалюті авансу, а у гривні за курсом НБУ на дату розрахунку (на це є письмове розпорядження керівника, видане на прохання відрядженого, пов’язане з викраденням у нього в поїзді інвалюти).

Чи можливі якісь негативні наслідки проведення такого розрахунку?

На нашу думку, таке повернення виглядає не дуже законно.

Адже в цій ситуації необхідно керуватися Правилами № 200. А згідно з п. 8.14 цих Правил готівкова іноземна валюта, отримана юридичними особами — резидентами (та іноземними представництвами) з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується виключно на цілі, на які вона отримана. НБУ в своєму листі від 17.11.2006 р. № 13-123/4285-1230 зазначив, що в разі нецільового використання іноземної валюти винних посадових осіб може бути притягнуто до адміністративної відповідальності за ст. 1642 КУпАП.

Ця стаття передбачає адмінпокарання в розмірі від 8 до 15 нмдг (136 — 255 грн.).

Але, по-перше, штраф цей накладається органами державного фінансового контролю (колишнім КРУ). А по-друге, позовна давність за такими порушеннями згідно зі ст. 38 КУпАП становить два місяці з дня вчинення правопорушення.

Тобто реально потрапити під цю адмінсанкцію зможуть хіба що посадові особи держ- та інших структур, підконтрольних КРУ, і тільки якщо контро­лери встигнуть вчасно (тобто протягом 60 днів з моменту прийняття за авансовим звітом гривні) «відловити» це порушення.

Утім, тут можуть бути і більш серйозні наслідки. Згідно зі ст. 2 Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.95 р. № 217/95-ВР неповернена заборгованість в інвалюті за виданим на відрядження за кордон авансом стягується з працівника в потрійному розмірі за курсом НБУ на дату погашення заборгованості.

Але чи можна в цій ситуації говорити про завдання підприємству шкоди — адже гривневе повернення «благословив» сам керівник? Боїмося, що так. Крім того, згідно зі ст. 3 згаданого Закону сума перевищення над збитком (а вона може становити і 2/3 від суми, що підлягає стягненню) повинна перераховуватися до бюджету. Тому цим фактом дуже навіть можуть зацікавитися під час перевірки податківці. І їм буде абсолютно байдуже те, що розчулений керівник начебто узаконив таку «конвертацію», розпорядившись: «Як виняток прийняти до каси підприємства залишок не витраченої у відрядженні іноземної валюти в гривневому еквіваленті».

Водночас ми вважаємо, що перевіряючі не мають прав спонукати підприємство розцінювати таку ситуацію як завдання підприємству шкоди та змусити його стягнути з працівника згадану суму, крім того, ще у двократному розмірі та перерахувати її до бюджету. Проте якщо вони цей факт «розкопають», то, цілком імовірно, запропонують вам (наприклад, в акті перевірки) саме так і вчинити…

Крім того, хтось тут ще може угледіти й порушення норм Декрету № 15-93. Проте буквально ст. 16 цього Декрету санкцій за таке діяння не передбачає.

І ще. На наш погляд, у податковому обліку цю «конвертацію» краще відобразити як погашення заборгованості, а не як продаж іноземної валюти*.

* Оскільки така діяльність підлягає і ліцензуванню, і патентуванню…

Зауважимо, що податківці тут можуть ще й порушити питання щодо обкладення ПДФО суми додаткового блага, яке нібито було отримане відрядженим у вигляді додатної гривневої різниці (вона може мати місце в разі різниці в курсах на дату повернення гривні: між ринковим курсом та курсом НБУ цієї інвалюти до гривні).

Ураховуючи купу таких негативних моментів, простіше було видати працівнику матдопомогу, щоб він придбав в обміннику необхідну суму інвалюти та повернув її до каси…

Принагідно нагадаємо читачам, що в разі повернення до каси невитраченої інвалюти — вона згідно з п. 8.4 Правил № 200 протягом п’яти банківських днів має бути внесена на поточний валютний рахунок суб’єкта господарювання.

4. Відшкодування закордонних витрат не у гривні, а в інвалюті

Чи можливо в разі перевитрати інвалютних коштів під час відрядження за кордон (підтвердженої документально) за авансовим звітом компенсувати працівнику суми витраченої ним власної ВКВ не у гривні, а у вигляді такої ВКВ?

Тут ми вже маємо справу із ситуацією, протилежною розглянутій в попередньому пункті публікації.

Нагадаємо, що п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59 передбачає в такому разі проводити компенсацію перевитрачаних в інвалюті коштів у гривнях за курсом НБУ на день проведення такого розрахунку (причому в цій нормі зазначено, що розрахунок з відрядженим має бути здійснено до закінчення третього банківського дня після затвердження авансового звіту).

І хоча, як ми вже зазначили, Інструкція № 59 для небюджетників має лише рекомендаційний характер, проте такий (ВКВешний) вид компенсації фактично виключає п. 2.5 Правил № 200 (з урахуванням якого, мабуть, і «версталася» згадана норма Інструкції № 59). А цей пункт Правил поширюється вже на всіх суб’єктів господарювання. І він визначає, що відшкодування працівнику-резиденту, який перебував у відрядженні за кордоном, витрат власних коштів в інвалюті здійснюється у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день виплати зазначених коштів*. А от для працівника-нерезидента ця норма робить виняток: таке відшкодування може бути за його бажанням як в іноземній валюті, так і в гривні.

* На незаконність такого відшкодування в інвалюті вказує і Мінфін у листі від 17.02.2005 р. № 31-06230-13-10/2362.

Які ж санкції можна отримати, якщо відрядженому перевитрата все-таки буде компенсована в інвалюті? Застосування тут санкції з абзацу шос­того п. 2 ст. 16 Декрету № 15-93 нам здається некоректним, оскільки цей розрахунок здійснюється в межах трудових відносин із працівником, а не за товари/роботи/послуги, як це зазначено у ст. 7 цього Декрету. Водночас, цілком імовірно, що банкіри тут знову можуть пригадати про адмінштраф за ст. 1642 КУпАП (але шанси потрапити під нього невеликі — див. вище). Застосування до такого порушення санкцій зі ст. 37 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 р. № 959-XII нам здається малоймовірним.

Утім, краще валютне законодавство, у тому числі і згаданим чином, не порушувати.

5. Витрати в різних інвалютах

Відрядженому було видано аванс у доларах США, але авансу йому не вистачило і він витратив частину своєї інвалюти у вигляді євро. Після повернення з відрядження працівник склав звіт про використання коштів, виданих на відрядження, де фігурують витрати як у доларах, так і в євро.

Як правильно розрахувати суму, що підлягає компенсації працівнику?

Як уже зазначалося вище, працівнику-резиденту відшкодувати такі витрати можна тільки у гривнях.

Що ж до цієї ситуації, то, на нашу думку, тут можливі декілька варіантів.

1. Можна компенсувати працівнику гривні — за курсом НБУ до євро — на дату погашення заборгованості за авансовим звітом.

2. Можна піти за аналогією з абзацом другим того ж п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59** і перерахувати на дату затвердження авансового звіту спочатку за крос-курсом НБУ євро в долари, а потім уже — на дату проведення розрахунку — долари у гривні.

** Яким установлено, що в разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження, перерахунок витрат, здійснених у відрядженні та підтверджених документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, установленим Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

І відшкодувати працівнику (якщо він — резидент) розраховану обраним варіантом суму гривнями.

На сьогодні — все, а другу п’ятірку ми опублікуємо в одному з найближчих випусків.

 

висновки


img 2
 
 
  • На 2014 рік гранична сума закордонних добових (яку можна включити до податкових витрат) становить еквівалент 913,5 грн.

  • Мінімальний розмір добових для небюджетних суб’єктів не визначено, але виплати добових менше норм, установлених для бюджетників, можуть визнати порушенням трудового законодавства.

  • Невидача небюджетними суб’єктами господарювання авансу на відрядження податківцями цілком допускається й як порушення КЗпП чомусь не розглядається. А гривні, замість інвалюти, у вигляді авансу на відрядження за кордон краще не видавати.

  • Повернення відрядженим гривні, замість інвалюти, як і компенсація відрядженому не у гривні, а в інвалюті є порушеннями валютного законодавства. Тому краще їх на практиці не допускати.

 

Документи статті

  1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

  2. Декрет № 15-93 — Декрет КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93.

  3. Постанова № 98 — постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних кош­тів» від 02.02.2011 р. № 98.

  4. Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.

  5. Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління Національного банку України від 30.05.2007 р. № 200.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі