Чи може підприємець делегувати право підпису?
Я — приватний підприємець на загальній системі оподаткування. У трудових відносинах зі мною перебувають кілька працівників. Чи можу я делегувати їм право підпису на договорах, у звітності, податкових накладних та інших документах? Якщо так, то як це зробити?
(м. Полтава)
Підприємець має право на це. Ось тільки спосіб такого делегування може відрізнятися залежно від того, на якому документі буде проставлено підпис. Зараз пояснимо, але перед цим домовимося: людина, якій делеговане право підпису, має проставити його напроти своїх П. І. Б. Отже, категорично не можна допускати, щоб у договорі, наприклад, зазначалося: «Приватний підприємець Іванов І. І.», а навпроти стояв підпис Петрова (тієї особи, кому делеговане право підпису). Багато хто про це, на жаль, забуває.
Але повернемося до основного запитання. Для відповіді на нього потенційно є два підходи: (1) доручити працівнику виконувати зазначені функції в межах трудових відносин; (2) виписати довіреність у межах відносин представництва. Давайте подивимося, якому із них і коли слід віддавати перевагу.
Почнемо з доручення в межах трудових відносин. У процесі виконання трудових обов’язків працівник діє в інтересах та від імені роботодавця. Довіреність для цього не потрібна. У законодавстві це правило зафіксоване тільки стосовно юридичних осіб (ч. 1 ст. 92, ч. 3 ст. 237 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV, далі — ЦКУ), але воно має діяти і для фізичних осіб — роботодавців. Це підтверджують як мінімум два факти:
1) у цьому питанні фізичних осіб — роботодавців та юридичних осіб Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. не розділяє;
2) до підприємницької діяльності фізичних осіб за загальним правилом застосовуються норми, що регулюють діяльність юридичних осіб (ч. 1 ст. 51 ЦКУ).
Таким чином, на перший погляд підприємець має право доручити своїм наказом працівнику підписувати будь-які документи. Більше того, навіть окремий наказ для цього можна не видавати: адже обов’язки працівника фіксуються, зокрема, в його посадовій інструкції*.
* Якщо підприємець її не розробляв, то при визначенні переліку обов’язків конкретного працівника потрібно використовувати відомості, зафіксовані у трудовому договорі, та/або відповідні довідники кваліфікаційних характеристик.
Але, на жаль, цей варіант підходить лише для тих випадків, коли в законодавстві немає спеціальних вимог до підписання документів. Що це за вимоги? Давайте подивимося на них у розрізі «найпопулярніших» документів.
Договори. Як ми вже говорили, до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються норми, що регулюють діяльність юридичних осіб. При цьому ч. 2 ст. 207 ЦКУ вказує: від імені юридичної особи правочини підписують особи, уповноважені на це її установчими документами, довіреністю, законом чи іншими актами цивільного законодавства (ч. 2 ст. 207 ЦКУ). У цьому ключі для підприємця найприйнятнішим є варіант із довіреністю.
Платіжні документи. Одним із реквізитів платіжних документів, зокрема, платіжного доручення, є підпис платника. У цьому полі проставляється підпис відповідальної особи, уповноваженої розпоряджатися рахунком, зразок підпису якої відповідним чином заявлено банку. У зв’язку з цим нагадаємо: при відкритті поточного рахунка підприємець заповнює, зокрема, картку зі зразками підписів (пп. 3.4 і 18.18 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків в національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492, далі — Інструкція № 492). У ній наводяться у тому числі й зразки підписів довірених осіб. Підприємець має право делегувати довіреній особі право на використання свого рахунка й після його відкриття. Але що це за особа? Виходячи з тексту Інструкції № 494 нею може бути хто завгодно, у тому числі й непрацівник. Головне, щоб його повноваження підтверджувалися нотаріально посвідченою довіреністю (п. 5.6 Інструкції № 492).
Але зауважте: п. 18.18 Інструкції № 492 дозволяє говорити, що й довіреність потрібна не завжди. Коли підприємець відкриває рахунок, він може привести із собою довірених осіб, зразки підписів яких заносяться до відповідної картки. В такому випадку банк вимагає від них не довіреність, а паспорт (інший документ, що підтверджує особу) та облікову картку платника податків.
Позови. Для захисту своїх прав та інтересів інколи доводиться звертатися до суду. Припустимо, що позов подається до загального суду. Підписати його має право не лише позивач, а і представник (ч. 3 ст. 119 Цивільного процесуального кодексу України від 18.03.2004 р. № 1618-IV, далі — ЦПКУ). Ось тільки для фізичної особи, у тому числі підприємця, повноваження такого представника (окрім законних представників та представників-адвокатів) можуть підтверджуватися лише посвідченою належним чином довіреністю (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 42 ГПКУ). Це означає, що доручити підписати позов без використання довіреності в цьому випадку не вийде.
Якщо підприємець сперечається з податківцями чи іншими державними органами, ситуація не зміниться. У подібному випадку повноваження представника доведеться підтверджувати договором та довіреністю (ч. 3 ст. 56, ч. 1 ст. 58 Кодексу адміністративного судочинства України від 06.07.2005 р. № 2747-IV).
У межах господарського процесу повноваження представника підприємця підтверджуються довіреністю, посвідченою нотаріально (п. 1.8 постанови пленуму ВГСУ від 26.12.2011 р. № 8).
Податкова звітність. Податкова декларація, подана від імені фізичної особи — підприємця, має підписуватися особисто нею або її законним представником (п.п. 48.5.2 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI, далі — ПКУ). При цьому законними представниками є, як правило, батьки/усиновлювачі/опікуни (ст. 242 ЦКУ). Водночас п. 19.2 ПКУ повідомляє, що для податкових цілей представниками можуть бути й особи, які діють за довіреністю. Контролери віддають пріоритет саме цій нормі (див. підкатегорію 135.02 БЗ), навіть незважаючи на те, що подібний підхід суперечить п.п. 48.5.2 ПКУ. Головне при цьому — пам’ятати: довіреність, видану фізичною особою — підприємцем, доведеться нотаріально посвідчити (про це ви можете прочитати в п. 19.2 ПКУ та згаданій вище консультації). Водночас про можливість підписати й подати декларацію фізичної особи — підприємця його працівником контролери нічого не сказали. Звичайно, це не означає, що так діяти не можна, але такі дії однозначно потраплять до зони ризику. Тим більше, що для юридичних осіб правила підписання декларації прописані ширше (п.п. 48.5.1 ПКУ), ніж для фізичних осіб — підприємців* (п.п. 48.5.2 ПКУ).
* Декларацію юридичної особи мають підписати керівник чи уповноважена особа, а також особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку.
Податкова накладна. З податковою накладною складається схожа ситуація. Нагадаємо: її має підписати особа, уповноважена платником на здійснення постачання товарів/послуг** (п. 18 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міндоходів від 14.01.2014 р. № 10, далі — Порядок № 10). Яким документом користуватися для подібного уповноваження, Порядок № 10, як і його попередники, не уточнює. Цю прогалину заповнили міндоходівці: вони повідомили, що податкову накладну має підписувати особа, уповноважена на це установчими документами, довіреністю, законом чи іншими актами цивільного законодавства (див. підрозділ 101.19 БЗ). Як бачите, у межах цієї консультації в частині фізичних осіб — підприємців «уповноваженою» може вважатися лише та особа, яка діє за довіреністю. У зв’язку з цим, якщо податкову накладну підпише працівник без довіреності, то є шанс, що податківці її не визнають. Для тих же, хто вирішить ризикнути, зауважимо: прямих законодавчих заборон на це немає. Тим більше, що згадане в п. 18 Порядку № 10 правило підпису податкової накладної сформульоване дуже широко.
** З нововведеннями у формі податкової накладної та порядку її складання ви можете ознайомитися в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 14, с. 21.
Підіб’ємо підсумок. За загальним правилом ніщо не забороняє фізичній особі — підприємцю уповноважити своїх працівників на підписання документів власним наказом. Але цей підхід можна використовувати лише в тих випадках, коли законодавство не встановлює спеціальних вимог, зокрема, вимоги про обов’язкове складання довіреності.
Віталій Смердов, податковий експерт
