Не дай собі замерзнути: усе про облік зимового одягу (спеціального та фірмового)

Організаційні аспекти обліку

Спецодяг. Для досягнення високої продуктивності та безпеки праці представникам багатьох професій потрібний спеціальний одяг, взуття, а також інші засоби індивідуального захисту. Обов’язок із забезпечення працівників таким необхідним «арсеналом» покладено на плечі роботодавця і прописано у ст. 163 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 і ст. 8 Закону про охорону праці. Там, зокрема зазначено, що зазначені засоби індивідуального захисту мають видаватися без­оплатно в межах установлених норм працівникам, які зайняті на роботах:

— зі шкідливими та небезпечними умовами праці;

— пов’язаних із забрудненням;

— здійснюваних у несприятливих метеорологічних умовах;

— разових, не передбачених трудовим договором, але при цьому пов’язаних з ліквідацією наслідків аварій, стихійного лиха тощо.

Правила забезпечення працівників засобами захисту, а також порядок їх утримання та зберігання встановлено Положенням № 53. Норми цього документа актуальні для всіх підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності і видів їх діяльності. У ньому ми знаходимо й саме визначення терміна «засіб індивідуального захисту», під яким розуміється спорядження, призначене для носіння користувачем і забезпечення його захисту від одного або декількох видів небезпек для життя та здоров’я. Одними зі складових засобів індиві­дуального захисту є спеціальний одяг і взуття.

У п. 4.8 Положення № 53 прямо зазначено, що при настанні холодної пори року працівникам необхідно надати теплий спеціальний одяг і взуття (далі — спецодяг): костюми на утепленій прокладці, штани на утепленій прокладці, куртки для захисту від низьких температур, кожухи, кожушки, валянки, шапки-вушанки тощо. Користуватися таким теплим одягом можна протягом сезону, але в межах строків, що враховують кліматичні умови. Ці строки встановлює роботодавець спільно з профспілками (а за їх відсутності, з уповноваженою найманими працівниками особою з питань охорони праці) і прописує їх у колективному договорі.

Виданий працівникам спецодяг є власністю підприємства, тому з настанням теплої пори року його слід здати на зберігання. І робити це потрібно на підставі поіменного списку працівників, яким вона була видана. З настанням холодів теплі речі в належному стані знову повертають тим працівникам, у яких вони були прийняті на зберігання. Видача працівникам і повернення ними спецодягу відображається в особистій картці обліку спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту, за формою з додатка 1 до Положення № 53.

Зверніть увагу, спецодяг видається працівникам тільки тих професій і посад, які зайняті на перелічених нами роботах з несприятливими умовами праці та для яких вона передбачена нормативно-правовими актами з питань охорони праці. При цьому конкретний перелік професій і посад визначається підприємством самостійно, виходячи з особливостей технологічного процесу, і зазвичай уключається до колективного договору як додаток до нього.

Обов’язковий мінімум безоплатної видачі спецодягу з визначенням його захисних властивостей і строків використання (носіння) установлено Нормами безоплатної видачі працівникам спеціаль­ного одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту (далі — Норми безоплатної видачі спецодягу). Саме ними і слід керуватися при видачі теплого одягу.

Існують загальні та галузеві (типові галузеві) Норми безоплатної видачі спецодягу. Загальні норми призначені для працівників загальних (наскрізних) професій і посад усіх галузей економіки. На сьогодні такими чинними загальними нормами є Норми безплатної видачі спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту працівникам загальних професій різних галузей промисловості, затверджені наказом Державного комітету України з промислової безпеки; охорони праці та гірничого нагляду від 16.04.2009 р. № 62, що визначають види і строки носіння (використання) спецодягу, необхідного працівникам для виконання виробничого процесу.

Крім цього, існує й низка галузевих нормативних актів, що регулюють видачу спецодягу працівникам залізничного транспорту, м’ясної та молочної промисловості, сільського та водного господарства тощо. Підприємствам, які належать до таких сфер, слід керуватися нормами відповідних профільних документів.

Водночас на практиці не завжди вдається дотримуватися встановлених норм видачі спецодягу. Бувають ситуації об’єктивного характеру, коли працівнику доводиться видавати спецодяг понад норми. До таких ситуацій належать:

— достроковий знос одягу не з вини працівника, пропажа одягу зі встановлених місць її зберігання або псування. У таких випадках роботодавець зобов’язаний замінити спецодяг за свій рахунок (п. 4.4 Положення № 53). При цьому факт передчасного зносу слід зафіксувати актом спеціально створеної комісії, яка й повинна винести рішення про заміну спецодягу;

— суміщення професій або робота за сумісництвом, коли працівнику, окрім одягу для роботи за основною професією, необхідно додатково видати одяг для роботи за сумісництвом (суміщенням, п. 4.13 Положення № 53);

— робота в умовах, що вимагають додаткового використання спецодягу. Зрозуміло, умова про таке додаткове постачання має бути закріплена в колективному договорі (п. 7.1 Положення № 53).

У межах цієї статті ми пригадали тільки про найпоширеніші причини використання спецодягу понад встановлені норми, але в Положенні № 53 є й інші об’єктивні причини.

При виникненні будь-якої з цих причин перевитрата спецодягу не вважатиметься наднормативною і не призведе до негативних податкових наслідків

Фірмовий одяг. Сьогодні чимало підприємств приймають рішення про забезпечення працівників фірмовим одягом (або його елементами). Це відбувається тому, що такий одяг виступає носієм фірмового стилю і як наслідок підкреслює індивідуальність конкретного підприємства, краще запам’ятовується та сприймається клієнтами. Жодних установлених правил щодо фірмового одягу не існує. Пов’язано це перш за все з тим, що кожен суб’єкт господарювання самостійно розробляє такі правила для окремих категорій працівників. При цьому він визначає коло осіб, яким фірмовий одяг видаватиметься, його дизайн, зовнішній вигляд, строк служби і норми видачі. Усі ці правила щодо фірмового одягу відображаються у внутрішніх документах та затверджуються керівником підприємства.

Бухгалтерський облік

Порядок відображення в бухгалтерському обліку фірмового одягу нічим не відрізняється від обліку спецодягу і залежить виключно від строку його використання. Різниця тільки в тому, що для спецодягу передбачуваний строк використання визначають на підставі типових (галузевих) норм безоплатної видачі одягу, а для фірмового одягу такий строк прописують у внутрішніх документах підприємства.

Якщо строк використання одягу (як спеціального, так і фірмового) не перевищує 1 року, то такий одяг зараховують до складу запасів як малоцінні та швидкозношувані предмети (далі — МШП). Облік одягу як МШП ведеться з використанням однойменного рахунка 22. За дебетом цього рахун­ка відображається придбання одягу, а за кредитом — його відпуск в експлуатацію зі списанням на рахунки обліку витрат.

Підставою для передачі одягу в індивідуальне користування працівників і для її списання на рахунки обліку витрат буде запис у Відомості обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристосувань (типова форма № МШ-7, затверджена наказом № 145). Відмітку про видачу одягу роблять і в Особистій картці обліку спецодягу за формою № МШ-6 або ж наведеною в додатку 1 до Положення № 53. Далі ведеться оперативний кількісний облік МШП у розрізі матеріально відповідальних осіб і місць експлуатації протягом строку їх фактичного використання (п. 23 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 20.10.99 р. № 246).

Що стосується одягу зі строком використання більше 1 року, то його оприбутковують як об’єкт необоротних активів:

— або на субрахунок 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» (далі — МНМА), якщо вартість одягу не перевищує вартісної межі, закріпленої в наказі про облікову політику*;

— або на субрахунок 117 «Інші необоротні матеріальні активи» (далі — ОЗ), якщо вартість одягу вище встановленої межі.

Так, наприклад, зимову шапку за ціною 360 грн., необхідно облікувати як МНМА на субрахунку 112, а утеплену куртку за 3200 грн. відносять до ОЗ і зараховують на субрахунок 117.

Підставою для зарахування одягу на баланс підприємства буде Акт приймання-передавання (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1). За застосування цієї форми висловився Держкомстат у листі від 05.12.2005 р. № 14/1-2-25/102, де дослівно йдеться: «для обліку малоцінних необоротних матеріальних активів, які включаються до складу основних засобів, підприємствам рекомендується застосовувати типові форми обліку основних засобів, затверджені наказом Мінстату від 29.12.95 р. № 352 — ф. № ОЗ-1, ф. № ОЗ-3, ф. № ОЗ-6.

Вартість «довгограючого» одягу підлягає амортизації, починаючи з місяця, що настає за місяцем, в якому одяг було передано в експлуатацію. Згідно з п. 27 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 27.04.2000 р. № 92, амортизація інших необоротних активів нараховується із застосуванням прямолінійного або виробничого методу. Водночас для амортизації недорогого одягу, що значиться у складі МНМА (на субрахунку 112), можуть застосовуватися ще два методи:

— списання 100 % вартості, що амортизується, уже при відпуску одягу зі складу в експлуатацію;

— списання 50 % вартості, що амортизується, у першому місяці її використання, а решти 50 % — у місяці вилучення одягу зі складу активів підприємства.

Підприємство має право обрати будь-який з перелічених методів амортизації одягу та закріпити свій вибір у наказі про облікову політику.

Нарахування амортизації відображається проводкою Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 132, а списання спецодягу з балансу — Дт 132 — Кт 112, 117.

Для списання окремих предметів одягу, що прийшли в непридатність, раніше зарахованих до складу ОЗ, застосовується спеціально затверджена для цього форма ОЗ-3 «Акт списання основних засобів».

Що стосується витрат на догляд та обслуговування спецодягу, то вони списуються до складу тих же витрат, що й вартість виданого працівникам одягу (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 209, 661, 685,…).

Податковий облік

Якщо в бухгалтерському обліку підходи до відображення спеціального фірмового одягу, збігаються, то в податковому обліку такої єдності немає. Тому розглянемо порядок оподатквання цих двох типів одягу окремо.

Спецодяг. Витрати на придбання спецодягу потрапляють до податкових витрат на підставі спеціального п.п. 140.1.1 ПКУ разом з п. 5 Переліку № 994. Нагадаємо, що відповідно до норм зазначеного підпункту при визначенні оподатковуваного об’єкта обліковуються витрати платника податків на забезпечення найманих працівників спеціальним одягом, взуттям, спеціальним (форменим) одягом, необхідними для виконання професійних обов’язків за переліком, установленим Кабміном і галузевими нормами безоплатної видачі працівникам спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту.

Що стосується Переліку № 994, то в ньому, як відомо, перелічені заходи і засоби щодо охорони праці, витрати на здійснення та придбання яких уключаються до податкових витрат. У п. 5 цього Переліку згадані заходи щодо забезпечення працівників спецодягом і взуттям у межах установленнях норм. Виходить, що

у підприємства є право на податкові витрати зі спецодягу тільки в межах норм

Крім цього, шлях до податкових витрат відкритий і для спецодягу, що не вписався в нормативи з об’єктивних причин, про які ми вже писали вище. Якщо ж таких причин немає, то і для податкових витрат підстав не буде.

У податковому обліку витрати на придбання спецодягу, як правило, включаються до складу загальновиробничих витрат підприємства на підставі п.п. «є» п.п. 138.8.5 ст. 138 ПКУ. При цьому зменшують об’єкт оподаткування вони за правилами бухгалтерського обліку: розподілені загальновиробничі витрати  обліковуються в тому звітному періоді, в якому визнаються доходи від реалізації готової продукції (робіт, послуг), а нерозподілені — у періоді їх здійснення.

Проте ті підприємства, які не формують загальновиробничі витрати (наприклад, підприємства торгівлі), можуть обліковувати витрати на спецодяг, у складі:

— адміністративних витрат на підставі п.п. «ж» п.п. 138.10.2 ст. 138 ПКУ;

— витрат на збут згідно з п.п. «з» п.п. 138.10.3 ст. 138 ПКУ;

— інших операційних витрат відповідно до п.п. «в» п.п. 138.10.4 ст. 138 ПКУ.

У цьому випадку витрати на придбання спецодягу відображаються в податковому обліку за датою їх передачі в експлуатацію, а ось попередня (авансова) оплата ніяк на величину податкових витрат підприємства не впливає (п.п. 139.1.3 ст. 139 ПКУ).

Зверніть увагу, як випливає з норм п.п. 140.1.1 ПКУ: головною і достатньою умовою включення вартості спецодягу до складу податкових витрат є дотримання підприємством установлених Норм безоплатної видачі засобів індивідуального захис­ту. При цьому жодних додаткових умов у вигляді строку служби спецодягу або її вартості п.п. 140.1.1 ст. 140 ПКУ не висуває. Немає в ньому й застереження «(крім тих, що підлягають амортизації)». У зв’язку з цим усі витрати на придбання спецодягу в межах норм повинні включатися до податкових витрат. Цей висновок повною мірою поширюється і на спецодяг, вартість якого перевищує встановлений п.п. 14.1.138 ст. 14 ПКУ вартісний критерій 2500 грн. і строк служби якої більш за один рік з моменту введення в експлуатацію. Інакше кажучи,

вартість «дорогого» спецодягу зі строком служби більше року має потрапити до податковий витрат, але не одразу, а з урахуванням норм п. 138.5 ПКУ (тобто в міру нарахування витрат у бухгалтерському обліку)

А це означає, що якщо спецодяг відобразили на субрахунку 117 «Інші необоротні матеріальні активи» і амортизують його із застосуванням лінійного або виробничого методу, то податкові витрати слід відображати в міру нарахування амортизації.

Щоправда, ми повинні попередити наших читачів, що в податківців із цього приводу може бути інша думка. Так, у консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2012, № 5, с. 30, вони зазначили, що засоби індивідуального захисту, що відповідають вимогам п.п. 14.1.138 ПКУ щодо вартості і строку експлуатації, можуть належати до основних засобів. У зв’язку з цим представники податкового відомства можуть наполягати на віднесенні дорогого одягу до гру- пи 9 ОЗ і подальшій її амортизації протягом 12 років.

На нашу думку, такий формальний підхід до податкового обліку спецодягу не можна назвати справедливим. У цьому випадку пріоритет слід віддати нормам спеціального п.п. 140.1.1 ПКУ, що регламентує облік витрат подвійного призначення, а він, у свою чергу, жодних умов щодо строку служби спецодягу або його вартості не висуває.

І ще один момент. У разі повернення працівником спецодягу відображені раніше податкові витрати коригувати не потрібно (причому, незалежно від строків повернення спецодягу і стану придатності для подальшого використання). Пов’язано це з тим, що переходу права власності не відбувається: одяг був і залишається власністю платника податків. Про це, до речі, йшлося і в консультації фіскалів, опублікованій у підкатегорії 102.07.09 БЗ.

Тепер перейдемо до ПДВ-обліку. Забезпечення працівників спеціальним одягом, взуттям і засобами індивідуального захисту (відповідно до встановлених переліків і в межах норм) є прямим обов’язком роботодавця. Тому зв’язок витрат на ці цілі з господарською діяльністю підприємства очевидний. А оскільки так, то віднести до податкового кредиту суму «вхідного» ПДВ підприємство зможе в загальновстановленому порядку — за наявності належним чином оформленої податкової накладної (пп. 198.3, 198.6 ПКУ).

Передача спецодягу в експлуатацію не вважається постачанням товару, адже право власності на неї залишається за роботодавцем і до працівника не переходить. А оскільки немає постачання, то немає й об’єкта для нарахування ПДВ (причому незалежно від того, вписується обсяг спецодягу в установлені норми чи ні).

Видача спецодягу працівнику підприємства в межах норм не зумовлює жодних податкових наслідків і з податку з доходів для такого працівника. Так, у п.п. 165.1.9 ПКУ прямо зазначено, що до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника не включається вартість спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту. Щоправда, для цього необхідне виконання таких умов:

1) особи, які отримують спецодяг, повинні перебувати у трудових відносинах з підприємством;

2) спецодяг необхідно видавати відповідно до Закону про охорону праці, а також галузевими нормами безоплатної видачі спецодягу;

3) спецодяг має бути повернений на склад підприємства:

— після закінчення строку носіння;

— при отриманні нового замість зношеного (що став непридатним, зіпсованим, зник з місця зберігання не з вини працівника);

— при звільненні працівника.

Факт повернення спецодягу необхідно зафіксувати шляхом складання спеціального акта або просто розписами в аналітичній картці обліку спецодягу — працівник «здав», комірник «прийняв» — у такому-то стані.

Невиконання хоча б однієї з цих умов стає причиною для включення вартості спецодягу до сукупного оподатковуваного доходу працівника. Винятком є видача одягу понад установлені норми у випадках, передбачених Положенням № 53.

Вартість неоподатковуваного спецодягу роботодавці зобов’язані відобразити в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «136». Детальніше про це можна прочитати у статті «Спеціальний одяг у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ», опублікованій у «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 29, с. 24.

І ще один момент. Вартість виданих у межах норм спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту зазначена в п. 5 розд. II Переліку видів виплат, здійснюваних за рахунок коштів роботодавців, на яких не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженому постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170, і, отже, єдиним внеском не обкладаються. Зауважимо, що це ж правило повною мірою поширюється і на наднормативний спецодяг, оскільки до об’єкта обкладення ЄСВ вона просто не вписується (ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI).

Що стосується військового збору (далі — ВЗ), то оскільки спецодяг у межах норм не є доходом працівника, то обкладати її вартість цим збором не потрібно. А ось наднормативний спецодяг, що надається в межах трудових відносин і включається до доходу працівника, податківці, швидше за все, захочуть віднести до того, що обкладається ВЗ.

Фірмовий одяг. Незважаючи на те що витрати, пов’язані з придбанням фірмового одягу, необхідні для просування товарів (робіт, послуг) на ринку, податківці щодо них займають досить жорстку позицію. Так, у листі ДПСУ від 19.10.2012 р. № 3976/0/61-12/15-1415 викладені вже звичні нам висновки, відомі ще з «докодексного» періоду: обліковувати у складі податкових витрат вартість фірмового (форменного) одягу для працівників підприємства можна тільки в тому випадку, якщо такий одяг є спеціальним — входить до переліку, затвердженого Кабінетом Міністрів України, і передбачений Типовими галузевими нормами безоплатної видачі працівникам спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту. Виходить, що якщо фірмовий одяг не був віднесений до категорії спеціального одягу і не передбачений типовими нормами, то витрати на неї не включаються до складу податкових витрат і повинні йти за рахунок чистого прибутку підприємства.

На нашу думку, такий підхід є несправедливим, оскільки забезпечення працівників підприємства фірмовим одягом цілком пов’язане з його господарською діяльністю. Звичайно, для обґрунтування податкововитратності норми спеціального п.п. 140.1.1 ПКУ не підходять. Вони стосуються виключно витрат на забезпечення працівників спеціальним (форменим) одягом, переліки та норми видачі якого затверджено Кабінетом Міністрів України. Упевнені, що підстави для відображення податкових витрат мають бути серед інших підпунктів.

Так, якщо фірмовий одяг містить якісь відомості про суб’єкта або товари (наприклад, логотип торгової марки, бренд або слоган підприємства), що продаються ним, то такий одяг вважається рек­ламою, витрати на яку входять до складу витрат на збут (п.п. «г» п.п. 138.10.3 ПКУ). Нагадаємо, що відповідно до ст. 1 Закону України «Про рекламу» від 03.07.96 р. № 270/96-ВР рекламою вважається інформація про особу або товар, розповсюджена в будь-якій формі та будь-яким способом і призначена сформувати або підтримати обізнаність споживачів реклами та їх інтерес щодо таких особи або товару. Як бачимо,

фірмовий одяг цілком вписується в це визначення і може потрапити до податкових витрат на підставі «рекламного» п.п. «г» п.п. 138.10.3 ПКУ

У документальному плані забезпечення працівників фірмовим одягом слід оформити:

— наказом по підприємству;

— положенням про порядок використання фірмового одягу, що обумовлює складові комплекту фірмового одягу, перелік працівників, яким вона видається, норми видачі і строки носіння;

— відповідними записами в колективному договорі.

Якщо фірмовий одяг не містить елементів рек­лами (наприклад, коли працівників забезпечують просто однаковою формою без нанесення логотипу підприємства), то таким витратам місце в податкових витратах на підставі п.п. «з» п.п. 138.10.3 ПКУ як інших витрат, пов’язаних зі збутом товарів (робіт, послуг).

І ще один момент. Якщо підприємство — платник ПДВ, то за витратами на виготовлення фірмового одягу, ураховуючи їх господарську спрямованість, суму «вхідного» ПДВ воно має право віднести до податкового кредиту (п. 198.1 ПКУ). Зрозуміло, за наявності належним чином оформленої податкової накладної (п. 201.10 ПКУ)

Крім того, вартість фірмового одягу, виданого працівнику в тимчасове користування, якщо така видача передбачена у трудовому або колективному договорі, не включається до оподатковуваного доходу і не обкладається ПДФО.

Підстав для нарахування ЄСВ і ВЗ на вартість фірмового одягу теж не буде. Пов’язано це перш за все з тим, що відповідно до п.п. 2.2.11 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 до фонду додаткової зарплати входить вартість безоплатно наданого працівникам форменого одягу, обмундирування, яке може використовуватися поза робочим місцем і залишається в особистому постійному користуванні. Але, як ми зазначили вище, фірмовий одяг видається працівникам на якийсь час і в їх особистому постійному користуванні не залишається.

А тепер наведемо приклад.

Приклад. У жовтні 2014 року виробниче підприємство, що є платником податку на прибуток і ПДВ, придбало та видало вантажнику спецодяг для зовнішніх робіт взимку (у межах установлених норм):

В обліку операції з придбання зимового одягу відображають таким чином (див. таблицю).

Табл. Облік спецодягу

висновки

• Обов’язковий мінімум безоплатної видачі спецодягу з визначенням її захисних властивостей і строків використання (носіння) установлено загальними і галузевими Нормами безоплатної видачі.

• Правила носіння та відповідні норми щодо фірмового одягу відображаються у внутрішніх документах підприємства і затверджуються його керівником.

• Порядок відображення в бухгалтерському обліку фірмового одягу нічим не відрізняється від обліку спецодягу і залежить виключно від строку її використання.

• У підприємства є право на податкові витрати зі спецодягу тільки в межах норм.

• Якщо фірмовий одяг не є спеціальним, то за право включити його вартість до витрат доведеться поборотися.