Кожне підприємство незалежно від обсягу доходів та чисельності працівників будує відносини з іншими особами — постачальниками та підрядниками, покупцями та замовниками. Наприклад, придбаває в інших суб’єктів господарювання товари (роботи, послуги), реалізує покупцям власну продукцію (товари, роботи, послуги), взаємодіє з позичальниками та позикодавцями. Також підприємство здійснює розрахунки з працівниками щодо заробітної плати та підзвітних сум. Тому цілком природно, що в результаті таких операцій може виникнути дебіторська або кредиторська заборгованість.
Тож інвентаризація розрахунків якраз і спрямована на те, щоб виявити за відповідними документами залишки та ретельно перевірити обґрунтованість сум, що значаться на рахунках обліку дебіторської та кредиторської заборгованості.
Отже, під час інвентаризації розрахунків інвентаризаційна комісія:
— установлює наявність у підприємства дебіторської та кредиторської заборгованості;
— оцінює реальну величину заборгованості;
— визначає строки виникнення заборгованості;
— установлює осіб, винних у пропуску строків позовної давності, якщо це має місце;
— вживає заходів для усунення розбіжностей щодо виявлених сум.
7.1. Інвентаризуємо розрахунки з дебіторами та кредиторами
Порядок проведення інвентаризації розрахунків застерігають п.п. 11.11 Інструкції № 69 і розд. VII Положення № 158. Крім того, при здійсненні цієї процедури потрібно брати до уваги норми П(С)БО 10 і П(С)БО 11, які встановлюють правила визнання і оцінки дебіторської та кредиторської заборгованості.
Давайте поглянемо, як же саме інвентаризаційна комісія проводить інвентаризацію розрахунків.
Починається все з того, що підприємство-кредитор згідно з п.п. «а» п.п. 11.11 Інструкції № 69 передає всім своїм дебіторам виписки з регістрів аналітичного обліку про заборгованість, що значиться за ними. Такі виписки мають форму актів звіряння розрахунків. Вони скріплюються підписом та печаткою.
Підприємства-дебітори зобов’язані протягом 10 днів від дня отримання зазначених виписок (актів звіряння) підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення
Ці виписки надалі пред’являють інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності заборгованості.
Аналогічні виписки варто надіслати й кредиторам, щоб підтвердити суми кредиторської заборгованості. І це не марні слова. Адже на рахунках обліку розрахунків з покупцями та замовниками, постачальниками та підрядниками, іншими дебіторами та кредиторами повинні залишатися виключно погоджені суми (п.п. «в» п.п. 11.11 Інструкції № 69).
Послаблення передбачене тільки в одному випадку — якщо до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися не з’ясованими. Тоді кожна сторона може відобразити розрахунки з дебіторами та кредиторами у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухобліку та визнаються нею правильними.
Причому якщо за таких обставин дебітор і кредитор не погоджують розбіжності, то зацікавлена сторона вживає заходів щодо врегулювання таких розбіжностей у встановленому порядку. Тож вона має право передати матеріали про ці розбіжності для прийняття рішення до господарського суду (п.п. «в» п.п. 11.11 Інструкції № 69, лист Мінфіну від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896).
Якщо підприємство-контрагент на дату проведення інвентаризації виступає одночасно і дебітором, і кредитором, то йому передають виписку із зазначенням окремо дебіторської та окремо кредиторської заборгованості. А все тому, що згідно з п. 3 розд. IV НП(С)БО 1 згортання статей активів та зобов’язань є недопустимим, окрім випадків, передбачених відповідними П(С)БО. На те, що суми дебіторської та кредиторської заборгованості слід відображати розгорнуто, вказує також Інструкція № 291 в описі рахунків класу 6.
Інспектують під час інвентаризації й суми заборгованості постачальникам за невідфактурованими поставками (коли відсутні розрахункові документи на отримані матеріальні цінності). Цю заборгованість перевіряють за відповідними документами та кореспондуючими рахунками (прибутковий ордер складу, виписка банку).
На ці суми після перевірки бухгалтерія має затребувати від постачальників розрахунково-платіжні документи. Постачальники ж зобов’язані надати покупцям такі документи або повідомити причини їх ненадання. Якщо у постачальника заборгованість не значиться, він зобов’язаний повідомити покупця про відсутність такої заборгованості (п.п. «б» п.п. 11.11 Інструкції № 69).
Ще при інвентаризації розрахунків інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки встановлює:
— вжиті заходи щодо стягнення дебіторської заборгованості;
— правильність і обґрунтованість сум дебіторської та кредиторської заборгованості, щодо яких закінчився строк позовної давності. При цьому в разі виявлення безнадійної дебіторської заборгованості вона підлягає списанню за рішенням керівника на витрати підприємства або за рахунок створеного резерву сумнівних боргів. Кредиторську заборгованість зі строком позовної давності, що минув, відображають у складі інших доходів від операційної діяльності.
Також інвентаризаційна комісія перевіряє правильність розрахунків з установами банків, фінансовими, податковими та казначейськими органами, а також структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси.
Пам’ятайте: суми за розрахунками з банками, фінансовими, податковими та казначейськими органами мають бути погоджені з ними обов’язково
Відображати в балансі неврегульовані суми за такими заборгованостями в жодному разі не можна (п.п. «г» п.п. 11.11 Інструкції № 69).
При інвентаризації підзвітних сум перевіряють звіти підзвітних осіб за виданими авансами з урахуванням їх цільового використання, а також суми виданих авансів щодо кожної підзвітної особи (дати видачі, цільове призначення).
За розрахунками з працівниками перевіряють реальність заборгованості перед працівниками підприємства, зокрема правильність та обґрунтованість сум депонентської заборгованості. Одночасно з цим перевіряють суми переплат робітникам і службовцям та виявляють причини їх виникнення.
Інвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей має забезпечити перевірку причин, з яких затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку. У матеріалах інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальної шкоди наводять прізвище боржника, причину та період виникнення боргу, дату прийняття рішення суду чи іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди, а якщо таке рішення не прийняте, то вказують, коли підприємством пред’явлено позов, та суму заборгованості на дату інвентаризації (п. 42 Положення № 158).
7.2. Оформляємо документально інвентаризацію розрахунків
При інвентаризації розрахунків із дебіторами та кредиторами складають:
— акти звіряння розрахунків з усіма контрагентами;
— Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами за формою № инв-17;
— Довідку до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до форми № инв-17).
Зауважимо, що типової форми акта звіряння розрахунків не існує. Як орієнтир можна використовувати форму, наведену в додатку 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.98 р. № 148/234/383.
Утім, ви цілком можете самостійно розробити відповідну форму такого первинного документа. Головне, щоб у ньому були всі необхідні реквізити, застережені ст. 9 Закону про бухоблік.
Акт звіряння розрахунків повинні підписати уповноважені представники підприємств-контрагентів. Чи достатньо, щоб це зробила тільки бухгалтерська служба? Мабуть, так. Такі повноваження головному бухгалтеру чи особі, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, дає ч. 7 ст. 8 Закону про бухоблік.
Але на практиці такі акти найчастіше підписують і керівники підприємств-контрагентів, до компетенції яких входить розпорядження майном та грошовими коштами
Тоді сторони відчувають себе спокійніше в питаннях, пов’язаних із перериванням перебігу строку позовної давності, а точніше — з його податковими наслідками.
Річ у тім, що однією з підстав визнання заборгованості безнадійною є заборгованість за зобов’язаннями, стосовно яких закінчився строк позовної давності (п.п. «а» п.п. 14.1.11 ПКУ). А податкові наслідки визнання заборгованості безнадійною внаслідок закінчення строку позовної давності є досить обтяжливими для дебітора. Тому підприємства-боржники часто намагаються продовжити цей строк, зокрема шляхом складання актів звіряння (ст. 264 ЦКУ). У продовженні строку позовної давності може бути зацікавлений і кредитор.
Тож для того щоб в акті звіряння комар носа не підточив, краще проставити на ньому по два підписи від кожної сторони — керівника та головного бухгалтера.
Докладніше з темою позовної давності ви можете ознайомитися в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 33, с. 5; № 58, с. 33.
Наведемо зразок заповнення акта звіряння розрахунків на с. 55.
Результати інвентаризації оформляють Актом інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17). До нього вносять дані про підтверджені і не підтверджені актами звіряння суми дебіторської та кредиторської заборгованості. На те, що при інвентаризації розрахунків повинні враховуватися суми як погоджених заборгованостей, так і тих, що не підтверджені актами звіряння розрахунків, звернуло увагу й Міністерство фінансів України в листі від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896.
У формі № инв-17 наводять (п. 43 Положення № 158):
— найменування проінвентаризованих рахунків (субрахунків);
— суми виявленої підтвердженої і не підтвердженої актами звіряння розрахунків дебіторської та кредиторської заборгованості;
— суми безнадійних боргів;
— суми кредиторської та дебіторської заборгованості, щодо якої закінчилися строки позовної давності.
Акт за формою № инв-17 інвентаризаційна комісія складає в одному примірнику. Його підписують голова та всі члени комісії. Потім цей документ передають до бухгалтерії.
Як зазначено в п.п. «д» п.п. 11.11 Інструкції № 69, до акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську та кредиторську заборгованість, щодо якої закінчився строк позовної давності. Для цієї мети використовують Довідку до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до форми № инв-17). Її складають в одному примірнику в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.
У Довідці наводять:
— відомості про кожного дебітора і кредитора (найменування та адресу);
— за що та з якого часу значиться заборгованість;
— суми заборгованостей;
— документ, що підтверджує виникнення заборгованості.
Окремо щодо простроченої дебіторської заборгованості в Довідці вписують інформацію про осіб, винних у пропуску строку позовної давності. При цьому інвентаризаційна комісія зобов’язана затребувати письмові пояснення від відповідних працівників (п. 47 Положення № 158).
Зауважимо, що поточну (не прострочену) заборгованість у Довідку до форми № инв-17, як правило, не включають, оскільки цього не вимагає Інструкція № 69. При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку докладну інформацію про таку заборгованість неважко отримати з оборотно-сальдових відомостей по рахунках розрахунків з дебіторами та кредиторами, роздрукованих із комп’ютерної програми, що використовується підприємством.
Наведемо зразок заповнення Акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17) і Довідки до нього на с. 57 — 59.
висновки
-
Інвентаризація розрахунків починається з того, що підприємство-кредитор передає всім своїм дебіторам виписки з регістрів аналітичного обліку про заборгованість, що значиться за ними (акти звіряння). Аналогічні виписки варто надіслати й кредиторам, щоб підтвердити суми кредиторської заборгованості.
-
Акт звіряння розрахунків повинні підписати уповноважені представники підприємств-контрагентів. Краще, щоб від кожної сторони це зробили і керівник, і головний бухгалтер.
-
До акта інвентаризації розрахунків за формою № инв-17 уносять дані про підтверджені і не підтверджені актами звіряння суми дебіторської та кредиторської заборгованості.
-
До акта інвентаризації розрахунків додають довідку про дебіторську та кредиторську заборгованість, щодо якої закінчився строк позовної давності.
