7.1. Головне про розрахунок і виплату відпускних
Основні моменти, що стосуються оплати відпусток, розкриті у профільному Порядку № 100. Зокрема, п. 7 цього документа встановлює, як розрахувати відпускні за час щорічної відпустки, додаткових навчальних відпусток, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або компенсацію* за невикористані відпустки, тривалість яких обчислюється в календарних днях.
* Детально про компенсацію за невикористану відпустку читайте на с. 107.
Так, у всіх перелічених випадках спочатку визначають середню заробітну плату. Для цього сумарний заробіток за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період ділять на відповідну кількість календарних днів року або меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів).
Отриманий результат множать на кількість календарних днів відпустки.
На Порядок № 100 потрібно орієнтуватися і при оплаті додаткової відпустки працівникам, які мають повнолітню дитину — інваліда підгрупи А групи І (ч. 2 ст. 21 Закону про відпустки)
Зручно розрахунок суми відпускних представити у вигляді формули:
В = Д x ЗП : (К - С - Ч),
де В — сума відпускних;
Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗП — сума заробітної плати, нарахованої в розрахунковому періоді;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців — це 365 (у високосному році — 366) календарних днів);
С — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період (див. с. 81);
Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді.
Таким чином, для розрахунку суми відпускних необхідно визначити:
— розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому;
— виплати, що нараховані в розрахунковому періоді і беруть участь у розрахунку середньої зарплати.
Тривалість розрахункового періоду
У загальному випадку обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток здійснюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2 Порядку № 100). Але є й окремі випадки. Систематизуємо інформацію в табл. 7.1 і «приправимо» наочними прикладами.
Таблиця 7.1. Визначення розрахункового періоду: поширені ситуації
Умова | Як визначити розрахунковий період | Приклад |
Працівник відпрацював на підприємстві один рік і більше (загальний випадок) | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки | Працівник підприємства прийнятий на роботу 11.03.2013 р. З 23.03.2015 р. йому надано щорічну відпустку тривалістю 24 календарних дні. Розрахунковим періодом є березень 2014 року — лютий 2015 року |
Працівник пропрацював на підприємстві менше року | Фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка). Тобто враховуються тільки повністю відпрацьовані місяці | Працівник прийнятий на роботу 11.09.2014 р. З 16.03.2015 р. йому надано щорічну відпустку тривалістю 14 календарних днів. Працівник пропрацював на підприємстві менше 12 календарних місяців, тому середня заробітна плата обчислюється за фактичний час роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю надання відпустки. У цьому випадку розрахунковим періодом буде жовтень 2014 року — лютий 2015 року |
Працівника прийнято на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем | Такий місяць враховується при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді | Працівник прийнятий на роботу 03.11.2014 р. і йде у щорічну відпустку з 14.04.2015 р. Розрахунковим періодом, за який визначається середня зарплата, є листопад 2014 року — березень 2015 року, оскільки 3-те число — перший робочий день листопада 2014 року (1 і 2 листопада — вихідні дні). Аналогічні роз’яснення було надано фахівцем Мінсоцполітики в «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 22, с. 46 |
Працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді | 12 календарних місяців. При цьому середня заробітна плата обчислюється виходячи з установлених у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу | Працівник прийнятий на роботу 06.04.2015 р. З 20.04.2015 р. йому надано навчальну відпустку. Працівник не мав заробітку в розрахунковому періоді, тому обчислення відпускних здійснюють виходячи з тарифної ставки (посадового окладу), установленої трудовим договором. Це підтверджує Мінпраці в листі від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05 |
Працівниця підприємства 04.03.2015 р. вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років. З 16.03.2015 р. їй надано щорічну відпустку за 2011 — 2012 роки. Протягом 12 календарних місяців, що передували місяцю, в якому працівниця йде в щорічну відпустку, вона не мала заробітку. У зв’язку з цим середня заробітна плата обчислюватиметься виходячи з установленої в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (приклад див. на с. 90) | ||
Працівнику надаються невикористані дні щорічної відпустки за декілька років | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. При цьому якщо: — «не розривати» відпустки та оформити їх надання одним наказом (розпорядженням), то розрахунковий період буде один; — якщо ж надання кожної відпустки за відповідний відпрацьований рік надають окремо, то й розрахунковий період доведеться визначати щоразу заново | Працівник іде у відпустку з 01.04.2015 р. Тривалість відпустки становить 30 календарних днів (24 календарні дні за поточний рік і 6 днів за минулий робочий рік). Розрахунковим періодом для обчислення суми відпускних є квітень 2014 року — березень 2015 року. Якщо ж відпустки надають окремо, то розрахунковий період доведеться визначати щоразу заново |
На кількість днів у розрахунковому періоді впливають різні фактори. Розглянемо які.
1. При визначенні тривалості розрахункового періоду виключають святкові та неробочі дні, установлені ст. 73 КЗпП.
Приклад 7.1. Працівник прийнятий на роботу 12.01.2015 р. З 27.04.2015 р. йому надають відпустку на 5 календарних днів.
Розрахунковим періодом у цьому випадку є лютий — березень 2015 року. На цей період припадає один святковий день — 8 березня, який необхідно виключити при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних.
Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становить: 28 + 31 - 1 = 58 (к. дн.).
Для зручності наведемо інформацію про календарні дні, що включаються до розрахунку, у табл. 7.2.
Таблиця 7.2. Дні, що включаються до розрахунку відпускних
Місяць | Кількість календарних днів | Кількість святкових і неробочих днів (число місяця, на яке припадає свято) | Календарні дні, що враховуються |
2014 рік | |||
Березень | 31 | 1 (8) | 30 |
Квітень | 30 | 1 (20) | 29 |
Травень | 31 | 3 (1, 2, 9) | 28 |
Червень | 30 | 2 (8, 28) | 28 |
Липень | 31 | — | 31 |
Серпень | 31 | 1 (24) | 30 |
Вересень | 30 | — | 30 |
Жовтень | 31 | — | 31 |
Листопад | 30 | — | 30 |
Грудень | 31 | — | 31 |
2015 рік | |||
Січень | 31 | 2 (1, 7) | 29 |
Лютий | 28 | — | 28 |
Березень | 31 | 1 (8) | 30 |
Квітень | 30 | 1 (12) | 29 |
Травень | 31 | 4 (1, 2, 9, 31) | 27 |
Червень | 30 | 1 (28) | 29 |
Липень | 31 | — | 31 |
Серпень | 31 | 1 (24) | 30 |
Вересень | 30 | — | 30 |
Жовтень | 31 | 1 (14)* | 30 |
Листопад | 30 | — | 30 |
Грудень | 31 | — | 31 |
* Законом від 05.03.2015 р. № 238-VIII внесено зміни до ст. 73 КЗпП. Відповідно до них 14 жовтня (День захисника України) тепер є святковим днем. | |||
2. Час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. На цій підставі з розрахункового періоду виключають:
— дні простою не з вини працівника, за які за працівником частково зберігався заробіток;
Дні прогулів з вини працівника не виключають з розрахункового періоду, оскільки їх не можна вважати поважною причиною для відсутності на робочому місці
— дні, коли працівники не працювали у зв’язку з встановленням режиму неповного робочого тижня з не залежних від них причин (див. с. 89);
— час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (6-річного віку — згідно з медичним висновком). Цю ситуацію розглянемо на прикладах (див. с. 90);
— дні відпустки без збереження зарплати як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (див. консультацію в журналі «Вісник податкової служби України», 2012, № 17-18, с. 16, лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12). Але! Якщо працівник відпочивав «за свій рахунок» довше, ніж передбачено в зазначених статтях, то «надлишок» відпускних днів вважається наданим незаконно і такі дні не виключають з розрахунку середньої заробітної плати.
Приклад 7.2. Працівниці підприємства надано щорічну відпустку з 14.04.2015 р. Розрахунковим періодом є квітень 2014 року — березень 2015 року. З 17.12.2014 р. по 31.12.2014 р. працівниця перебувала у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ст. 26 Закону про відпустки.
Згідно з вимогами Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку відпускних час перебування працівниці у відпустці без збереження заробітної плати (15 календарних днів) необхідно виключити з розрахункового періоду.
Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становитиме:
365 - 10 - 15 = 340 (к. дн.).
3. Для працівників з відрядною оплатою праці в разі відсутності оперативних даних для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду його можна замінити іншим місяцем, що безпосередньо передує розрахунковому періоду.
Приклад 7.3. Для працівника підприємства встановлено відрядну систему оплати праці. З 01.04.2015 р. він іде у щорічну відпустку. Розрахунковим періодом має бути квітень 2014 року — березень 2015 року. Проте оперативні дані про заробітну плату за березень 2015 року на момент розрахунку та виплати відпускних відсутні.
У цьому випадку враховується заробітна плата за період березень 2014 року — лютий 2015 року.
Виплати, що включаються до розрахунку відпускних
Перелік виплат, які беруть участь у розрахунку відпускних, наведено в п. 3 Порядку № 100. У свою чергу, виплати, що не включаються до розрахунку середньої заробітної плати, зазначено в п. 4 цього Порядку (див. табл. 7.3).
Таблиця 7.3. Виплати, що беруть участь / не беруть участі у розрахунку відпускних
№ з/п | Виплати, що враховуються при розрахунку відпускних |
1 | 2 |
1 | Основна заробітна плата |
2 | Доплати і надбавки за: — надурочну роботу; — роботу в нічний час; — суміщення професій і посад; — розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт працівниками-почасовиками; — високі досягнення у праці (високу професійну майстерність); — умови праці; — інтенсивність праці; — керівництво бригадою; — вислугу років тощо |
3 | Виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії та теплової енергії |
Премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. | |
4 | Винагорода за підсумками роботи за рік, за вислугу років тощо |
Подробиці читайте на с. 85. | |
5 | Виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (зокрема, за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо) |
Увага! Виплати за час, протягом якого за працівником середній заробіток зберігається не повністю (наприклад, за період простою), у розрахунку відпускних не беруть участі. | |
6 | Допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю |
При розрахунку середньої зарплати слід також ураховувати й оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця. | |
7 | Допомога по вагітності та пологах |
У Порядку № 100 про допомогу по вагітності та пологах нічого не зазначено, але її також потрібно враховувати при розрахунку середньої зарплати. Це підтверджує й Мінпраці в листі від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13. | |
Виплати, що не враховуються при обчисленні середньої заробітної плати | |
1 | Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника |
Виняток становлять (тобто враховуються при розрахунку середньої заробітної плати): — доплата за суміщення професій і посад; — доплата за розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт; — доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників; — різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками. | |
2 | Одноразові виплати: — компенсація за невикористану відпустку; — матеріальна допомога; — допомога працівникам, які виходять на пенсію; — вихідна допомога тощо |
Зверніть увагу: незалежно від того, є матеріальна допомога разовою чи ні, надана вона одному або всім (більшості) співробітників, її суму не враховують при обчисленні середньої заробітної плати (див. лист Мінпраці від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05). | |
3 | Компенсаційні виплати на відрядження і при переведенні на іншу роботу. Вони включають: добові, оплату за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових |
4 | Окремі види премій: — за винаходи та раціоналізаторські пропозиції; — за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій; — за впровадження нової техніки і технології; — за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин; — за введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності) |
5 | Грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо |
6 | Пенсії, державні допомоги, соціальні та компенсаційні виплати |
7 | Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що виплачується за авторським договором |
8 | Вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування |
9 | Дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку |
10 | Виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо |
11 | Вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування |
12 | Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством) |
13 | Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівнику каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я |
14 | Доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства |
15 | Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати |
Важливо! Виплати враховують у тих місяцях, за які їх нараховано (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11). Це, зокрема, стосується «перехідних» виплат — лікарняних і відпускних. І тільки облік премій має особливості (подробиці читайте на с. 85).
Усі виплати включають до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, в якому їх нараховано, без вирахування сум ПДФО, ЄСВ, військового збору, аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.
Отже, основні ввідні за розрахунком відпускних ви вже знаєте. Тепер з’ясуємо, коли ж потрібно виплатити відпускні.
Строки виплати відпускних
Суму заробітної плати за весь час відпустки необхідно виплатити працівнику не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ст. 21 Закону про відпустки, ст. 115 КЗпП). Причому в цьому випадку маються на увазі календарні дні (див. лист Мінпраці від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09).
Ці строки краще не порушувати. Адже несвоєчасна виплата відпускних може стати підставою для:
— перенесення щорічної відпустки відповідно з п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки. Причому, якщо працівник звернеться до роботодавця із заявою про перенесення відпустки з цієї причини, роботодавець не має права йому відмовити;
— застосування до роботодавця штрафних санкцій на підставі ст. 265 КЗпП, а до його посадових осіб — адміністративних стягнень відповідно до ст. 41 КУпАП.
Трапляються ситуації, коли з будь-яких причин працівник звертається до роботодавця з проханням надати йому відпустку у скорочені строки, не визначені заздалегідь. Відповідно, виплатити відпускні за 3 дні до початку відпустки не є можливим. Як бути? У цьому випадку уникнути негативних наслідків допоможе ст. 7 Конвенції Міжнародної організації праці «Про оплачувані відпустки» № 132, ратифікованої Законом України від 29.05.2001 р. № 2481-III. Відповідно до неї
відпускні виплачують працівнику до відпустки, якщо інше не передбачено угодою між працівником і роботодавцем
Таким чином, у заяві про надання відпустки працівник може зазначити бажаний строк виплати йому відпускних. Такий вихід пропонувало Мінсоцполітики в листі від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 45, с. 15). Заява, підписана керівником підприємства, буде підставою для надання відпустки і виплати відпускних у строки, відмінні від передбачених КЗпПі Законом про відпустки. Але це все ж крайній випадок.
