Погодження та реєстрація ПН
Як правильно: спочатку погодити ПН з контрагентом і надіслати до ЄРПН на реєстрацію чи спочатку зареєструвати ПН, а потім її надіслати контрагенту?
На жаль, у законодавстві із цього приводу ми не знайдемо належних інструкцій. Тому тут усе в ваших руках — ви можете діяти і так, і так. Та все ж багато що залежить від конкретної ситуації. Отже, можливі варіанти.
Варіант 1. ПН спершу надіслали на погодження покупцю, а потім зареєстрували в ЄРПН. Найчастіше так діють, якщо бажають, щоб ПН про всяк випадок «свіжим поглядом» перевірив покупець (припустимо, щоб новий покупець звірив реквізити шапки та табличної частини в ПН). Адже в нього від правильності заповнення ПН залежить право на ПК. Тоді ПН ще до реєстрації в ЄРПН надсилають покупцю на погодження. Це остання можливість «у разі чого» відловити неточності, усунути їх і надалі без сумнівів реєструвати ПН. Тобто так вийде уникнути ПН-помилок.
Утім, якщо ви й так упевнені, що в ПН усе правильно, її з покупцем можна й не погоджувати, а одразу надсилати на реєстрацію до ЄРПН.
Варіант 2. ПН без погодження з покупцем зареєстрували в ЄРПН. Зазвичай так діють, якщо ПН не потребує перевірки — наприклад, у відносинах з постійними покупцями чи при регулярних операціях (коли твердою рукою день у день вносять усі дані до ПН).
Зверніть увагу: після реєстрації ПН (за будь-якого з варіантів) ви можете потім її надіслати покупцю. Але навіть якщо цього не зробити, то покупець завжди зможе сам її витягнути з ЄРПН (у порядку, визначеному абзацом п’ятим п. 201.10 ПКУ).
Якщо покупець помилково відхилив ПН
Продавець надіслав покупцю ПН на уз- годження. Покупець випадково (помилково) відхилив ПН. Як це виправити?
Напевно, з початком випробування СЕА ця кар- тина знайома багатьом. Але не засмучуйтеся — безвихідних ситуацій, як відомо, не буває. Не зволікаючи, зв’яжіться з продавцем і повідомте, що його ПН відхилена помилково. Навіщо? Щоб продавець без вагань реєстрував ПН.
Адже зволікання для продавця може спричинити прострочення в реєстрації. За це в перехідний період (з 01.02.2015 р. до 01.07.2015 р.) передбачено 20 % — 50 % штраф ( ст. 1201 ПКУ).
На щастя, «мінімальний» 10 % штраф (за запізнілу реєстрацію ПН — з 16 по 30 календарний день з моменту виписки) до 1 липня 2015 року на платників не накладається ( п. 35 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ,
детальніше про штрафи див. запитання на с. 10).
Урахуйте, що заминка в реєстрації ПН може зіграти злий жарт також і з самим покупцем. Яким чином? Прострочення в реєстрації спричиняє для покупця відкладений (!) ПК. Нагадаємо, що ПК покупець може відобразити тільки в періоді реєстрації ПН і за умови, що з дати складання ПН не минуло 180 календарних днів ( п. 198.6 ПКУ). Навіщо вам ця неприємність?
Отже, одразу повідомте продавця про випадкове скасування і чекайте на реєстрацію ПН. І не переймайтеся: через помилкове скасування ПН не пропаде. Можливості програмного забезпечення дозволяють продавцю цю ПН зареєструвати (і навіть за необхідності її дані відкоригувати). Тоді після реєстрації продавцем ПН ви завжди зможете її отримати від продавця або витягнути цю ПН з ЄРПН (у порядку, визначеному абзацом п’ятим п. 201.10 ПКУ).
Якщо не доходять зареєстровані ПН/РК
Від контрагентів не надходять зареєстровані ПН/РК. Що нам робити? Який запит до ЄРПН надіслати?
Не турбуйтеся. Отримувати електронні ПН можна прямо з ЄРПН. Усю процедуру описує абзац п’ятий п. 201.10 ПКУ. Для отримання ПН/РК з ЄРПН покупець надсилає електронний запит до ЄРПН (за формою «Запит щодо отримання відомостей з Єдиного реєстру податкових накладних (J/F1300103)»). На нього покупцю надійде електронна відповідь про реєстрацію в ЄРПН разом з ПН/РК в електронному вигляді.
Зокрема, за цим запитом можна отримувати відомості про ПН/РК:
— зареєстровані на конкретну дату;
— за списком документів (наприклад, за будь-яким контрагентом).
Важливо! Щоб отримати не тільки інформацію про реєстрацію ПН/РК в ЄРПН, а й самі ПН/РК в електронному вигляді, поставте в нижній частині цього запиту позначку в полі «Імпорт документу з квитанцією». Тоді ви зможете отримати витяг з ЄРПН разом із зареєстрованими ПН/РК.
На надісланий запит платнику прийде витяг з ЄРПН за формою «Витяг з Єдиного реєстру податкових накладних (J/F1400103)» і безпосередньо ПН/РК в електронному вигляді. Такі ПН вважаються зареєстрованими та отриманими від продавця ( п. 201.10 ПКУ).
Утім, деяке програмне забезпечення дозволяє продавцю самостійно надсилати ПН/РК покупцям. У таких випадках є можливість отримувати зареєстровані ПН/РК прямо від продавця.
Штрафи за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК в ЄРПН
Чи загрожують штрафи за несвоєчасну (пізніше 15 календарних днів) реєстрацію ПН в ЄРПН в період з 1 лютого до 1 липня 2015 року?
Так, з 1 лютого 2015 року за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК в ЄРПН передбачено штрафні санкції згідно зі ст. 1201 ПКУ. Але зробимо деякі застереження.
По-перше, штрафи накладають за запізнілу реєстрацію/нереєстрацію тих ПН, що видаються (!) покупцям (див. назву ст. 1201 ПКУ). Тому за нереєстрацію, скажімо, підсумкових, виписаних самому собі тощо ПН штрафи не загрожують (хіба що за це може накладатися адмінштраф як за порушення порядку ведення податкового обліку згідно зі ст. 1631 КпАП). Зверніть увагу також, що за запізнілу реєстрацію «зменшуючого» РК розплачуватися штрафом буде покупець (адже він зобов’язаний реєструвати такий РК*, п. 22 Порядку № 957).
* Виняток — «зменшуючі» РК до «старих» ПН (складених до 01.02.2015 р.) — їх реєструє продавець.
По-друге, штрафи обчислюють від суми ПДВ у ПН/РК. А отже, «пільгові» ПН випадають з-під штрафів. Адже якщо немає ПДВ у ПН, то неможливо застосувати і штраф.
А по-третє, у перехідному (тестовому) періоді (з 01.02.2015 р. до 01.07.2015 р.) платників звільнили від «мінімального» зі штрафів. Тобто в цей період 10 % штраф за запізнілу реєстрацію ПН/РК не накладається ( п. 35 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ). Нагадаємо, це штраф за прострочення в реєстрації до 15 днів (тобто якщо після 15 днів, відведених на реєстрацію, ПН/РК зареєстрували в наступні 15 календарних днів). По суті — штраф за реєстрацію ПН/РК з 16-го по 30-й календарний день за днем виписки.
Тому в перехідний період — до 1 липня 2015 року — реєструвати ПН/РК, не побоюючись штрафів, можна впродовж 30 календарних днів, що настають за днем виписки ПН/РК. Інакше за реєстрацію з 31 дня та пізніше (нереєстрацію ПН/РК) накладуть 20 — 50 % штраф.
