Механізм заповнення реквізитів і граф Податкового розрахунку за формою № 1ДФ описано в розд. III Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.
Керуючись цим Порядком, податковий агент у табличній частині розділу I Податкового розрахунку зазначає щодо кожної фізичної особи у графах 3а і 4а суми нарахованих у місяцях звітного кварталу доходів і ПДФО відповідно.
У графі 3 слід відобразити суму фактично виплачених у звітному кварталі доходів фізособам. Причому якщо дохід у вигляді зарплати виплачується в установлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то він також відображається як виплачений у графі 3 форми № 1ДФ за той квартал, до якого належить місяць нарахування зарплати. Під установленими строками слід розуміти строки виплати зарплати, зазначені у ст. 115 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р.
При своєчасній виплаті зарплати порядки заповнення граф 4 і 3 ідентичні. Тобто сума перерахованого податку на доходи дорівнюватиме сумі нарахованого податку.
При формуванні рядка з військовим збором у розділі II Податкового розрахунку необхідно застосовувати правила, аналогічні наведеним вище.
Отже, у разі повної та своєчасної (у встановлені строки) виплати зарплати збігатимуться:
— значення граф 3а і 3, а також значення граф 4а і 4 розділу I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ;
— значення граф «Загальна сума нарахованого доходу (грн., коп.)» і «Загальна сума виплаченого доходу (грн., коп.)», а також значення граф «Загальна сума утриманого податку, збору (грн., коп.)» «нарахованого», «перерахованого» рядка «Військовий збір» розділу II форми № 1ДФ.
Якщо зарплата виплачується несвоєчасно або виплачується інший ніж зарплата дохід, інформацію про їх нарахування (виплату), а також нарахування (виплату) ПДФО відображайте у формі № 1ДФ за фактом.
Таким чином, якщо зарплату, нараховану в 4 кварталі 2014 року, було виплачено:
— своєчасно в установлені строки, то суми такої зарплати, а також ПДФО і ВЗ, сплачених до бюджету при її виплаті в січні 2015 року, до рядків Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2015 року потрапити не повинні;
— несвоєчасно, то суму виплаченого доходу слід відобразити у графі 3 розділу I та у графі «Загальна сума виплаченого доходу (грн., коп.)» рядка «Військовий збір» розділу II форми № 1ДФ за той звітний квартал, в якому відбулася виплата зарплати (у нашому випадку в Податковому розрахунку за 1 квартал 2015 року). Аналогічно відображаються ПДФО (графа 4 розділу I) і ВЗ (графа «Загальна сума утриманого податку, збору (грн., коп.)» «перерахованого» рядка «Військовий збір» розділу II форми № 1ДФ). Зокрема, у розділі II форми № 1ДФ за 1 квартал 2015 року потрібно відобразити суму перерахованого ВЗ, який було утримано із зарплати за грудень 2014 року.
