Проводити річний перерахунок — це обов’язок усіх роботодавців. За його результатами перевіряють, чи правильно щомісяця утримували ПДФО із зарплати і застосовували податкову соціальну пільгу (далі — ПСП) ( пп. 169.4.2, 169.4.3 ПКУ*).
Чи потрібно перевіряти ще раз зарплату всіх працівників? Так, і за основними працівниками, і за сумісниками, причому незалежно від того, застосовувалася до їх заробітної плати ПСП чи ні.
Хто і для чого проводить перерахунок
За всіма найманими працівниками, що значаться у вас станом на 31.12.2015 р., потрібно провести річний перерахунок, правила якого не перестають тішити нас своєю постійністю. ☺
Перерахунок проводять роботодавці — юридичні та самозайняті особи (у тому числі ФОП), які використовували працю фізосіб за трудовими договорами
Коли вам потрібно зайнятися цією справою? Буквально під дзін новорічних келихів ☺. Річ у тім, що річний перерахунок проводять за результатами кожного звітного податкового року при нарахуванні заробітної плати за останній місяць звітного року. Перерахунок за підсумками 2015 року необхідно провести у грудні 2015 року (формально при нарахуванні зарплати в останній день місяця).
Зверніть увагу! Перерахунок проводять за період з моменту проведення останнього перерахунку (за результатами попереднього (2014) року або за інший період) по грудень 2015 року (включно). А якщо працівник був прийнятий у 2015 році? Щодо нього перерахунок проводять при нарахуванні зарплати за грудень 2015 року за період з місяця прийняття до вас на роботу.
Чи потрібно «ворушити» доходи звільнених працівників? Ні, за ними ви повинні були зробити перерахунок при проведенні остаточного розрахунку.
До речі, ви не забули, що ПСП до середнього заробітку мобілізованих працівників не застосовується (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 82, с. 42)? Якщо застосовували — перераховуйтеся та виправляйтеся.
Майте на увазі: перерахунок сум військового збору не здійснюють.
Доходи для перерахунку
В обов’язковому річному перерахунку бере участь тільки зарплата (ознака доходу у розрахунку за формою № 1ДФ — «101»). Для визначення переліку виплат, що входять до її складу, можна використовувати Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5, але тільки в частині, що не суперечить ПКУ (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 87). Річ у тім, що для цілей обкладення ПДФО ПКУ ширше розглядає заробітну плату. Так, за ПКУ прирівняні до зарплати:
— лікарняні;
— дивіденди на користь фізосіб (у тому числі нерезидентів) за акціями або іншими корпоративними правами, які мають статус привілейованих або інший статус, що передбачає виплату фіксованого розміру дивідендів або суми, яка більше, ніж сума виплат, розрахована на будь-яку іншу акцію (корпоративне право), емітовану платником податку (див. п.п. 57.11.4 ПКУ).
Наведемо на рисунку (див. с. 18) покроковий алгоритм проведення ПДФО-перерахунку.
Покроковий алгоритм проведення перерахунку
Примітка 1. Якщо в періоді, за який проводимо перерахунок:
— донараховувалися суми за попередні податкові періоди (місяці), то при проведенні перерахунку суми донарахувань відносимо до відповідних місяців, за які проводилося донарахування (див. лист ДФСУ від 19.08.2015 р. № 7682/6/99-99-17-03-03-15);
— нараховувалися «перехідні» виплати (відпускні та лікарняні), то суми таких виплат або їх частини відносимо до відповідних місяців, за які вони були нараховані ( абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ).
А ось якщо працівнику протягом звітного року нараховувалися та виплачувалися виплати за податкові періоди, відмінні від місячного (наприклад, премії за квартал, півріччя, рік), для цілей перерахунку їх не розподіляємо за місяцями, за які були нараховані. Такі виплати відносимо до місяця їх нарахування.
Примітка 2. У 2015 році ставка 15 % застосовувалася до бази оподаткування зарплати (її частини), сума якої за місяць не перевищує 12180,00 грн., а ставка 20 % — до частини бази оподаткування, що перевищує цю величину.
Відображаємо перерахунок у бухгалтерському обліку
У результаті перерахунку ви можете виявити суму ПДФО, яку слід доутримати з працівника, або навпаки, суму, яку потрібно йому повернути. Або у вас усе зійдеться в нуль. Як відобразити результати перерахунку в бухгалтерському обліку, якщо результат все-таки відрізняється від нуля? Дуже просто:
— суму недоплати податку, виявлену в результаті перерахунку та утримувану з працівника, покажіть проводкою Дт 661 — Кт 641/ПДФО;
— суму переплати ПДФО, що підлягає поверненню працівнику, — Дт 661 — Кт 641/ПДФО методом «червоне сторно».
Чи потрібно при доутриманні ПДФО враховувати обмеження згідно зі ст. 128 КЗпП*? Так, таке обмеження необхідно враховувати. Це підтверджують і податківці (див. лист ДПСУ від 06.03.2012 р. № 8724/Я/17-1114).
* Нею встановлено обмеження щодо загальної суми відрахувань із зарплати працівника — не більше 20 % «чистої» суми зарплати, а у випадках, окремо передбачених законодавством, — 50 % або 70 %.
Якщо нарахованої з грудневих доходів суми ПДФО недостатньо, щоб повернути всю переплату працівнику, то зменшують суму ПДФО, нараховану в січні 2016 року, тощо. Відповідно, ці операції будуть відображені в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2016 року.
Відображаємо результати перерахунку у формі № 1ДФ
Результати перерахунку відображають у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за той звітний квартал, в який входить місяць проведення перерахунку. Якщо виявлено:
— недоплату, показники граф 4 і 4а збільшують на суму фактично доутриманого з працівника ПДФО;
— переплату, показники граф 4 і 4а зменшують на суму фактично поверненого працівнику ПДФО.
Якщо в ході проведення перерахунку були виявлені помилки, то їх виправляють шляхом подання уточнюючих Податкових розрахунків за формою № 1ДФ за ті періоди, в яких ці помилки було допущено
Визначте, що стало причиною недоплати/переплати з ПДФО, виявленої при перерахунку. Якщо недоплата/переплата виникла, наприклад, у зв’язку з розкиданням перехідних виплат або донарахованих/сторнованных виплат, то результат перерахунку відображаємо в поточному Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. Якщо ж під час перерахунку виявлено помилку (припустимо, не утримали із систематичної матдопомоги ПДФО, оскільки неправильно класифікували дохід), то її необхідно виправляти через уточненку. На це звертають увагу податківці в роз’ясненні в підкатегорії 103.26 БЗ).
Чи будуть штрафи, якщо під час перерахунку виявлено помилки
На нашу думку, якщо ви під час перерахунку за 2015 рік самостійно виявили помилки і виправили їх через уточнюючий Податковий розрахунок за формою № 1ДФ, то до вас не повинен застосовуватися ані 3 % «самоштраф» згідно з п. 50.1 ПКУ (якщо було заниження зобов’язань), ані штраф у розмірі 510 грн. (1020 грн.) згідно з п. 119.2 ПКУ. На це прямо вказують норми цих пунктів ПКУ.
Що загрожує за непроведення перерахунку
Ми радимо проводити річний перерахунок з ПДФО. Адже так ви, по суті, перевіряєте ще раз себе.
Але якщо ви його не проводили і податківці при перевірці не виявили в періоді, що перевірявся, жодних помилок, то можете спати спокійно.
Відповідальність за непроведення перерахунку не передбачено
Якщо ж ви проігнорували таку можливість, а податківці під час перевірки виявили недоплату (переплату) з ПДФО через непроведений перерахунок, то готуйтеся до штрафу згідно з п. 119.2 ПКУ (за подання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ з недостовірними відомостями) у розмірі 510 грн.
Більше того, якщо вони виявлять недоплату з ПДФО (недоїмку), то вона буде стягнута з підприємства зі сплатою штрафу в розмірі 25 % (50 %, 75 %) суми податку, що підлягає сплаті до бюджету ( ст. 127 ПКУ), і пені за весь період прострочення сплати ( ст. 129 ПКУ).
Також не слід забувати про адмінштраф згідно зі ст. 1634 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Останній штрих для закріплення матеріалу — числовий приклад.
Приклад. ТОВ «Сюрприз» проводить річний перерахунок з ПДФО щодо працівника Ігнатенка І. І. (податковий номер — 2355321448). Всічні його заробітна плата з урахуванням зайнятості (на 0,5 ставки) складала 1000,00 грн. Працівник скористався правом на ПСП у розмірі, встановленому п.п. 169.1.1 ПКУ (у 2015 році — 609 грн.). У 2015 році право на таку пільгу (609 грн.) мали працівники, чия заробітна плата за місяць не перевищувала 1710 грн.
З 01.02.2015 р. оклад Ігнатенка І. І. згідно зі штатним розписом був підвищений і становив 3200,00 грн. Але з урахуванням режиму роботи за повністю відпрацьований місяць йому нараховувалася заробітна плата в розмірі 1600,00 грн.* З 30 березня по 6 квітня 2015 року (включно) працівник перебував у відпустці. Загальна сума відпускних становила 331,04 грн., з них за дні березня 2015 року — 82,76 грн., за дні квітня — 248,28 грн.
* Лютий 2015 року став новим базовим місяцем для проведення індексації.
У вересні 2015 року працівнику було донараховано суму індексації за період з травня по серпень 2015 року (зарплату в зазначеному періоді необхідно було індексувати, проте індексація помилково не нараховувалася). Загальна сума донарахованої у вересні 2015 року індексації з урахуванням зайнятості працівника становила 580,38 грн., у тому числі за травень — 65,77 грн., за червень — 160,17 грн., за липень —177,22 грн., за серпень — 177,22 грн. Сума індексації за вересень — 200,50 грн.
З 01.10.2015 р. оклад Ігнатенка І. І. був підвищений на 500,00 грн. (до 3700,00 грн.) і він був переведений у режим повного робочого дня. У зв’язку з тим, що жовтень 2015 року став черговим базовим місяцем, індексація в жовтні — грудні 2015 року не проводилася.
Дані про доходи працівника за період січень — грудень 2015 року наведено в таблиці.
Перерахунок за працівником Ігнатенком І. І. за 2015 рік
| Розрахунковий період | Факт | Перерахунок | |||||||
| сума нарахованої зарплати, грн. | ЄСВ у частині утримань, грн. | ПСП, грн. | ПДФО, грн. | уточнена сума зарплати, грн. | ЄСВ у частині утримань, грн. | ПСП, грн. | ПДФО за результатами перерахунку, грн. | результат перерахунку, грн. (гр. 9 - гр. 5) | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Січень | 1000,00 | 36,00 | 609,00 | 53,25 | 1000,00 | 36,00 | 609,00 | 53,25 | — |
| Лютий | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | — |
| Березень | 1778,66(1) | 64,04 | — | 257,19 | 1530,38(3) | 55,09 | 609,00 | 129,94 | -127,25 |
| Квітень | 1295,24 | 46,63 | 609,00 | 95,94 | 1543,52(4) | 55,57 | 609,00 | 131,84 | 35,90 |
| Травень | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1665,77(5) | 59,97 | 609,00 | 149,52 | 9,51 |
| Червень | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1760,17 | 63,37 | — | 254,52 | 114,51 |
| Липень | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1777,22 | 63,98 | — | 256,99 | 116,98 |
| Серпень | 1600,00 | 57,60 | 609,00 | 140,01 | 1777,22 | 63,98 | — | 256,99 | 116,98 |
| Вересень | 2380,88(2) | 85,71 | — | 344,28 | 1800,50 | 64,82 | — | 260,35 | -83,93 |
| Жовтень | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | — |
| Листопад | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | — |
| Грудень | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | 3700,00 | 133,20 | — | 535,02 | — |
| Разом за 2015 рік | 25554,78 | 919,98 | Х | 3055,77 | 25554,78 | 919,98 | — | 3238,47 | 182,70 |
| (1) Сума березневої зарплати (1447,62 грн.) і відпускних за березень — квітень (331,04 грн.). (2) Сума зарплати за вересень (1600,00 грн.), індексації за вересень (200,50 грн.) і донарахованої індексації за травень — серпень (580,38 грн.). (3) Сума березневої зарплати (1447,62 грн.) і відпускних, нарахованих за дні березня (82,76 грн.). 4) Сума квітневої зарплати (1295,24 грн.) і відпускних, нарахованих за дні квітня (248,28 грн.). (5) Тут і нижче сума зарплати (1600,00 грн.) та індексації за відповідний місяць (травень, червень, липень, серпень). | |||||||||
За результатами річного перерахунку виявлено суму недоплати з ПДФО в розмірі 182,70 грн. Чи можна всю цю суму утримати з грудневого доходу працівника? Давайте порахуємо.
Дохід працівника за грудень 2015 року дорівнює 3700,00 грн. З цього доходу необхідно утримати ПДФО в сумі 535,02 грн., ЄСВ — 133,20 грн. і ВЗ (його суми в таблиці не відображені, оскільки не впливають на результат перерахунку) — 55,50 грн. (3700,00 грн. х 1,5 %).
«Чистий» заробіток працівника дорівнює:
3700,00 - 535,02 - 133,20 - 55,50 = 2976,28 (грн.).
Щоб виконати вимоги ст. 128 КЗпП (див. вище), розрахуємо граничну суму відрахувань, що може бути утримана з грудневого доходу працівника:
2976,28 х 20 : 100 = 595,26 (грн.).
Сума недоплати з ПДФО (182,70 грн.) не перевищує допустимої величини відрахувань, тому всю її суму можна утримати з доходу працівника за грудень 2015 року.
У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2015 року щодо працівника з ознакою доходу «101» в гр. 3 і 3а зазначатиметься 11100,00 грн. (3700,00 + 3700,00 + 3700,00), а у гр. 4 і 4а — 1787,76 грн. (535,02 + 535,02 + 535,02 + + 182,70).
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||||
| <…> | ||||||||||||||
| 19 | 2355321448 | 11100 | 00 | 11100 | 00 | 1787 | 76 | 1787 | 76 | 101 | — | — | — | — |
| <…> | ||||||||||||||
Фрагмент Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2015 року
висновки
- Роботодавець зобов’язаний провести річний перерахунок з ПДФО при нарахуванні зарплати за грудень 2015 року.
- Перерахунок полягає в уточненні бази оподаткування в кожному місяці періоду, що перераховується (розкидання) для перевірки правильності застосування ПСП та обкладення ПДФО.
- Сума недоплати з ПДФО доутримується з працівника, а сума переплати повертається працівнику шляхом зменшення суми поточних зобов’язань.
- Результат річного перерахунку відображайте у формі № 1ДФ за 4 квартал 2015 року. Якщо під час перерахунку ви виявили помилки (наприклад, не утримали ПДФО з оподатковуваного доходу або до бази оподаткування включили неоподатковувані доходи), виправляйте їх через уточнюючі Податкові розрахунки.
