Як відомо, правила організації готівкового обігу регламентовані Положенням № 637. Більшість вимог цього документа філії у своїй діяльності застосовують без жодних особливостей. Водночас Положенням установлено і спеціальні касові правила для відокремлених підрозділів.
До речі, одразу ж звернемо вашу увагу: у цій статті ми орієнтуватимемося на визначення терміна «відокремлений підрозділ», наведене в п. 1.2 Положення № 637. Так, відокремлені підрозділи — це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України. Тобто дотримуватися описаних тут спеціальних правил потрібно не тільки тим філіям та відокремленим підрозділам, інформація про які вноситься до ЄДРПОУ, а й іншим структурним підрозділам, у тому числі господарським одиницям. На цьому акцентують увагу підприємств і фахівці ДФСУ в консультації з підкатегорії 109.01 БЗ.
Отже, поглянемо, в чому особливості «філіальної» роботи з готівкою.
Особливості організації роботи з готівкою
Правила роботи відокремленого підрозділу з готівковими грошовими коштами слід, на нашу думку, прописати в наказі про організацію касової дисципліни на підприємстві (або в наказі про організацію касової дисципліни у відокремленому підрозділі). Саме в цьому документі слід визначити обсяг «касових» повноважень філії (тобто які операції з прийняття-видачі готівкових коштів можуть здійснюватися безпосередньо в касі підрозділу, а які — прерогатива самого підприємства) тощо. Крім того, тут же варто розписати порядок взаємодії відокремленого підрозділу з бухгалтерією головного підприємства* (наприклад, визначити час робочих змін філії та підприємства, а також порядок здачі підрозділом готівкової виручки).
* У цій частині положення наказу про організацію касової дисципліни в деякій мірі дублюватимуть інформацію з Положення про відокремлений підрозділ. Останній документ теж, як правило, містить норми, що регламентують порядок проведення готівкових розрахунків усередині підрозділів, а також між підрозділом і головним підприємством.
Усі розрахунки готівковими грошовими коштами повинні здійснюватися в касі підрозділу ( п. 4.1 Положення № 637). При цьому «філіальна» каса може бути організована за аналогією з касою* підприємства.
* Нагадаємо, що під касою прийнято розуміти приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також прийняття, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів ( п. 1.2 Положення № 637).
Якщо у відокремленому підрозділі здійснюються тільки розрахунки через РРО (прибуткові та видаткові касові ордери не оформляються), то саме місце здійснення готівкових розрахунків через РРО підпадає під визначення каси. У цьому випадку відокремленому підрозділу додатково касу можна не «створювати».
Усі операції з готівкою в касі підрозділу проводить касир або інший працівник, який виконує за розпорядженням керівника обов’язки касира ( п. 4.8 Положення № 637). Причому дуже важливо:
з касиром або виконуючим його обов’язки працівником неодмінно має бути укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність
Про обов’язкову наявність такого договору** свідчить п. 4.7 Положення № 637.
** Приклад оформлення договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, що укладається з касиром підприємства, за бажання ви можете знайти в журналі «Податки та бухгалтерський облік», 2012, спецвипуск № 9, с. 18.
Відокремлені підрозділи та касова книга
Загальні «касові» правила передбачають, що всі надходження та видачі готівки в національній валюті відображають у касовій книзі, типову форму № КО-4 якої наведено в додатку 5 до Положення № 637. При цьому кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).
А ось для відокремлених підрозділів підприємств абзаци третій і четвертий п. 4.2 Положення № 637 установлюють свої, спеціальні правила застосування касової книги. Так, касову книгу:
— повинні вести — відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з прийняття готівки за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням їх прибутковими касовими ордерами, а також операції з видачі готівки (наприклад, на виплати, пов’язані з оплатою праці, на виробничі (господарські) потреби тощо) з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями;
— можуть не вести — відокремлені підрозділи підприємства, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК і веденням КОРО, але не проводять операцій з прийняття (видачі) готівки за касовими ордерами.
Виходить, що відокремлений підрозділ без касової книги не має права, наприклад, приймати виручку за прибутковими касовими ордерами, виплачувати заробітну плату працівникам або видавати підзвітні кошти за видатковими касовими ордерами або відомостями.
Також, на думку фахівців ДФСУ (див. підкатегорію 109.15 БЗ), касову книгу не ведуть торговельні об’єкти, які не є відокремленими підрозділами в розумінні Положення № 637 і не проводять операції з прийняття готівкової виручки за касовими ордерами.
Тут слід уточнити. Як ви пам’ятаєте, на самому початку ми звертали вашу увагу, що під визначення «відокремленого підрозділу» для цілей застосування норм Положення № 637 потрапляють усі структурні підрозділи підприємства, його господарські одиниці, у тому числі торговельні точки. Більше того, підтверджують це й самі податківці у своїх роз’ясненнях. Це означає, що при, у цілому, правильному висновку, якого дійшли фахівці ДФСУ в зазначеній консультації, формулювання «...торгові об’єкти, які не є відокремленими підрозділами в розумінні Положення № 637...» дещо некоректне. Торговельні точки — ті самі відокремлені підрозділи (звичайно, для цілей готівково-касових правил), а отже, на них поширюються всі правила, установлені для відокремлених підрозділів. У тому числі це стосується, наприклад, правил ведення касової книги або здавання понадлімітної готівкової виручки (див. консультацію в підкатегорії 109.15 БЗ).
Касова книга відокремленого підрозділу ведеться незалежно від касової книги головного підприємства. Причому зберігатися вона повинна на місці проведення готівкових розрахунків, тобто в касі відокремленого підрозділу.
Реєстрація юрособою касових книг для своїх відокремлених підрозділів Положенням № 637 не передбачена, а отже ця процедура, загалом, зайва. Про це податківці зазначають у консультації з підкатегорії 109.15 БЗ.
І насамкінець іще один момент. У наш час високих технологій відокремлені підрозділи можуть вести касові книги в електронному вигляді. Головне при цьому — дотримуватися типової форми книги, а також установлених пп. 4.3 — 4.4 Положення № 637 правил її ведення.
Відокремлений підрозділ і ліміт каси
Усі, хто працює з «готівкою», звичайно ж, знають про існування такого поняття як «ліміт залишку готівки в касі», або просто «ліміт каси». Розраховують його самостійно на підставі Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (далі — Розрахунок) за формою, наведеною в додатку 8 до Положення № 637.
Що стосується підприємств, які мають відокремлені підрозділи, то вони встановлюють окремі ліміти каси для себе, а також для кожного свого відокремленого підрозділу ( п. 5.2 Положення № 637).
Розрахунок ліміту каси для відокремлених підрозділів проводиться за загальними правилами ( пп. 5.2 — 5.4 Положення № 637): на підставі середньоденного надходження готівки до каси або на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси. При цьому суми надходжень (виплати) готівки беруть за три будь-які місяці підряд з останніх 12 місяців, що передують установленню ліміту.
Крім того, крім загальних «лімітно-касових» правил, при розрахунку ліміту для відокремленого підрозділу слід ураховувати й низку особливостей. Перерахуємо їх.
1. Ми вже згадували, що під визначення «каси» підпадає також місце проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО. А це означає, що відокремленому підрозділу, в якому здійснюються розрахунки через РРО, ліміт каси встановлюють на загальних підставах (див. лист НБУ від 04.10.2007 р. № 11-115/3693-10119).
2. Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється в цілому, без розподілу його на кожну касу, що входить до складу цього відокремленого підрозділу (див. лист НБУ від 22.11.2006 р. № 11-115/4301-12445).
Якщо в підрозділі декілька РРО, то ліміт каси встановлюється загальний по підрозділу, без розподілу на кожен РРО
3. Для кожного відокремленого підрозділу може бути вибрано свій тримісячний період для розрахунку ліміту каси залежно від специфіки функціонування цього підрозділу (див. лист НБУ від 19.05.2006 р. № 11-113/1875-5345). Додамо, що, на наш погляд, у цьому випадку може розрізнятися і сам порядок розрахунку лімітів: так, наприклад, для підприємства ліміт можна розраховувати за середньоденними надходженнями, а для відокремленого підрозділу (якщо, припустимо надходження до каси в нього відсутні або мінімальні) — за середньоденною видачею готівки. Або навпаки.
4. Розрахунок ліміту каси для новостворених підрозділів, на наш погляд, здійснюється з урахуванням норм абзацу третього п. 5.2 Положення № 637, тобто за прогнозними розрахунками. Таким чином, підприємство на перші 3 місяці роботи нового підрозділу встановлює йому прогнозний ліміт каси. Причому мінімальний розмір такого прогнозного ліміту законодавством не обмежується, на що податківці вказують у своїй консультації з підкатегорії 109.16 БЗ. І вже після закінчення тримісячного строку (тобто коли в підприємства з’являється тримісячний розрахунковий період) ліміт потрібно переглянути з урахуванням фактичних показників касових оборотів підрозділу.
Розрахункова сума ліміту каси затверджується керівником підприємства і доводиться до відома відокремленого підрозділу відповідним внутрішнім наказом (розпорядженням)
І майте на увазі: обов’язкові реквізити такого документа Положенням № 637 не регламентовано, а отже, вони визначаються керівником підприємства самостійно.
Якщо мінімальний розмір ліміту законодавчо не регламентовано, то ось установлювати ліміт у сумі, що перевищує розрахункову величину, ми вам не рекомендуємо. У такому разі ліміт каси вважається встановленим на рівні розрахункової величини, а сума перевищення вважається понадлімітною ( п. 5.8 Положення № 637). Виняток із цього правила становлять ті підрозділи, в яких середньоденний показник, розрахований на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше 10 нмдг (тобто не більше 170 грн.). Таким підрозділам ліміт каси можна встановити в розмірі, що перевищує розрахований середньоденний показник, але не більше 170 грн. ( абзац п’ятий п. 5.4 Положення № 637).
І ще один важливий момент, який хотілося б пригадати на завершення розмови про правила розрахунку «філіального» ліміту каси. Пам’ятайте! Нехтувати розрахунком ліміту каси для відокремлених підрозділів, власне так само, як і «для себе», підприємству не варто. Річ у тім, що якщо ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то такий ліміт вважається нульовим ( п. 5.8 Положення № 637). У цьому випадку вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана відповідно до вимог Положення № 637, вважається понадлімітною. У свою чергу, виявлення понадлімітних залишків у касі загрожує застосуванням штрафних санкцій у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день (ст. 1 Указу № 436).
Відокремлений підрозділ і готівкова виручка
Не секрет, що готівка в неробочий час може зберігатися в касі відокремленого підрозділу тільки в межах ліміту каси. У свою чергу, вся готівка, що перевищує ліміт, має бути здана ( п. 2.8 Положення № 637):
— до каси головного підприємства або
— до будь-якого банку для її переведення та зарахування на банківські рахунки головного підприємства.
За відсутності банків готівкова виручка для переведення на банківські рахунки підприємства може здаватися операторам поштового зв’язку і небанківським фінансовим установам, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунка.
Здаємо виручку до каси підприємства. У цьому випадку виручка відокремленого підрозділу приймається до каси головного підприємства з оформленням прибуткового касового ордера і відображенням цієї операції в касовій книзі головного підприємства. Факт здавання виручки до каси підприємства підтверджуватиме квитанція до прибуткового касового ордера головного підприємства.
І пам’ятайте! Якщо час роботи відокремленого підрозділу, що приймає готівку через РРО, не збігається з часом роботи підприємства, у цій ситуації не вважатиметься порушенням здавання готівки до каси підприємства наступного дня (див. лист НБУ від 09.08.2010 р. № 11-110/4073-13707, консультація в підкатегорії 109.15 БЗ).
Здаємо виручку до банку. Другий не менш поширений спосіб «прилаштувати» понадлімітну виручку — здати її безпосередньо до банку для зарахування на рахунок головного підприємства. У цьому випадку готівка, що потрапила до банку прямо з відокремленого підрозділу, зараховується на рахунок підприємства в безготівковому порядку і безпосередньо до каси підприємства не надходить. А отже, така готівкова виручка не оформляється прибутковими і видатковими касовими ордерами в касі підприємства (п. 4.3 Методрекомендацій № 210).
У касовій книзі підприємства рух виручки відокремленого підрозділу в цьому випадку показувати теж не потрібно.
Проте в цьому випадку питання виникає з касовою книгою відокремленого підрозділу, який використовує РРО або РК і веде КОРО. Суть питання в тому, чи може такий підрозділ, що самостійно здає понадлімітну виручку до банку, не заводити касову книгу?
На нашу думку, може. Річ у тім, що здавання відокремленим підрозділом проведеної через РРО виручки до банку в будь-який із можливих способів (самостійно, через службу інкасації) не вимагає складання касових ордерів. Адже інкасація виручки відокремленого підрозділу в цьому випадку здійснюється з використанням операції «службова видача» і враховується таким відокремленим підрозділом у КОРО. А оскільки немає касових ордерів, то й заводити касову книгу немає ніякої необхідності. До речі, не прагнуть ускладнювати життя платників податків і фахівці ДФСУ. Аналогічні роз’яснення з цього приводу вони дають у консультації з підкатегорії 109.15 БЗ.
Відокремлений підрозділ і касові документи
За загальними вимогами Положення № 637 касові документи:
— на прийняття готівкових грошових коштів мають бути підписані головним бухгалтером або працівником підприємства, уповноваженим на це керівником ( п. 3.3 Положення № 637);
— на видачу готівкових грошових коштів — керівником і головним бухгалтером або працівником підприємства, уповноваженим на це керівником.
Як бачимо, Положення № 637 прямо передбачає право керівника підприємства уповноважити певного працівника підрозділу на підписання касових документів. Для цього має бути видано наказ і доведено до відомості такого працівника.
Таким чином,
право підпису касових документів відокремленого підрозділу (у тому числі видаткових касових ордерів) мають керівник (заступник керівника) такого підрозділу
Головне — не забути наділити відповідного працівника підрозділу такими повноваженнями і закріпити ці повноваження внутрішнім розпорядчим документом підприємства.
На це свого часу звертав увагу і НБУ в листі від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75. У ньому, зокрема, зазначається, що окремі обов’язки керівника, не визначені законом як виключна компетенція, можуть покладатися в порядку, передбаченому законодавством про працю і цивільним законодавством, на інших працівників за наказом (розпорядженням) керівника, дорученням тощо.
Окремо згадаємо такий атрибут сучасного керівника, як факсиміле. Майте на увазі! Використовувати факсимільний підпис при підписанні касових документів не можна. На це вказував НБУ у своєму листі від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507. Крім того, аналогічний висновок випливає і зі «свіжого» листа ДФСУ від 24.11.2015 р. № 25024/6/99-95-42-03-15.
Ось, власне, і всі головні особливості організації роботи з готівковими грошовими коштами у відокремлених підрозділах. В усьому іншому слід керуватися загальними вимогами Положення № 637. Ну а якщо все ж виникнуть запитання, то ми завжди раді відповісти на них на сторінках нашого видання.
висновки
Не всі відокремлені підрозділи повинні вести касову книгу. Не ведуть книгу підрозділи, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК і веденням КОРО, але не проводять операцій з прийняття (видачі) готівки за касовими ордерами.
Ліміт каси встановлюється окремо «для себе» і окремо для кожного відокремленого підрозділу юридичної особи.
Якщо ліміт каси відокремленого підрозділу не встановлено, то він вважається нульовим. Тоді вся готівка в касі на кінець робочого дня є понадлімітною.
Готівкова виручка, здана відокремленим підрозділом до банку для зарахування її на рахунок головного підприємства, прибутковими та видатковими касовими ордерами в касі підприємства не оформляється.
