(066) 87-010-10 Передзвоніть менi
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
10/10
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Лютий , 2015/№ 15

Бухгалтеру про договір. 7. Підтверджуємо документально виконання договірних зобов’язань

Факт виконання зобов’язань за договором має бути відповідним чином підтверджений. При цьому, оформляючи документи, які підтверджують виконання зобов’язання, не забувайте, що вони є первинними документами* бухгалтерського обліку і повинні відповідати вимогам, викладеним у ст. 9 Закону про бухоблік.

* Більше про первинні документи читайте в журналі «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 12, с. 21.

Важливо! Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти їх здійснення (ст. 9 Закону про бухоблік, п. 1.2 Положення № 88). Вони мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її завершення.

Первинні документи відіграють першорядну роль і в податкових цілях

Так, згідно з приписами п. 44.1 ПКУ платникам податків забороняється формувати показники податкової звітності на основі даних, не підтверджених первинними документами.

Причому документ матиме силу первинного тільки при фактичному здійсненні господарської операції (див. лист ВАСУ від 02.06.2011 р. № 742/11/13-11, постанову ВАСУ від 17.12.2014 р. у справі № 2а-13868/12/2070). Якщо ж факту здійснення госпоперації не було, відповідні документи не можуть розглядатися як первинні навіть за наявності всіх формальних реквізитів, передбачених чинним законодавством (див. лист ДФСУ від 11.09.2014 р. № 285/2/99-99-10-04-02-10).

За необхідності в договорі можна зазначити конкретний перелік тих документів, які мають бути передані за результатами виконання договору (накладна, двосторонній акт тощо). Дуже важливо, щоб документи, що підтверджують виконання зобов’язання (накладна, акт прий­мання-передачі виконаних робіт або наданих послуг, акт приймання-передачі майна тощо), були правильно оформлені.

Вам, як бухгалтеру, слід ознайомити співробітників, які займаються виконанням договору, з формами первинних облікових документів, що підлягають складанню під час його виконання, і зі строками їх подання до бухгалтерії.

Які це документи?

 

Накладна

 

Для обліку відпуску матеріальних цінностей покупцям існує типова форма накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11), затверджена наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193. Її виписують на підставі договорів, нарядів та інших відповідних документів у двох примірниках. Кожен з них підписує головний бухгалтер або уповноважена на те особа. Перший примірник передають складу як підставу для відпуску матеріалів, другий — одержувачеві матеріалів. В обліку постачальника накладна-вимога слугує підставою для відображення доходів від реалізації.

Водночас для оформлення відпуску товарів покупцям можна використовувати бланк накладної нетипової форми. Складають її з урахуванням специфіки операцій на кожному конкретному підприємстві. До цієї накладної, на відміну від накладної-вимоги, не включають такі реквізити, як кореспондуючий рахунок, інвентарний номер, номер паспорта, порядковий номер запису за складською картотекою.

Такі дії не суперечать чинному законодавству. Адже згідно з нормами п. 2.7 Положення № 88 документування господарських операцій можна здійснювати з використанням самостійно виготовлених бланків. Підприємство має повне право розробити зручну для нього форму накладної, що слугуватиме підставою для відпуску товарів покупцям. Головне, щоб при цьому вона містила всі обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Якщо вантаж перевозиться із залученням сторонніх осіб (перевізників) на підставі договору перевезення, тоді застосовують товарно-транспортну накладну (далі — ТТН). Зауважте: її використовують навіть у тому випадку, коли вантажовідправником, вантажоодержувачем і замовником є одна й та сама особа. Зазначимо: у загальному випадку ТТН складають за типовою формою № 1-ТН (див. додаток 7 до Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні від 14.10.97 р. № 363). Про те, як її заповнити, читайте журнал «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 10, с. 18, а також лист Мінінфраструктури від 11.03.2014 р. № 2455/25/10-14 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 24, с. 5).

 

Акт виконаних робіт

 

Як правило, факт виконання робіт (надання послуг) підтверджують відповідним актом. Це найбільш оптимальний варіант оформлення сторонами виконання всіх договірних умов, однак, як засвідчує практика, не єдиний.

Так, податківці визнають, що фактичне отримання відповідної послуги може бути підтверджено не тільки актом приймання-передачі послуг, а й будь-яким іншим документом (див. лист ДПСУ від 28.02.2012 р. № 3536/6/15-1415). Наприклад, у відносинах з нерезидентом таким документом може бути інвойс, якщо він містить реквізити, що підтверджують фактичне надання послуг (див. лист ДПАУ від 30.06.2006 р. № 12304/7/15-0517).

Те, що виконання робіт (надання послуг) можуть підтверджувати й інші документи (наприклад, листи-замовлення і рахунки на оплату, виписані виконавцем за договором), визнають і суди (див. постанову ВГСУ від 18.04.2007 р. у справі № 2-3/10237-2006 ).

Сторонам не уникнути підписання акта виконаних робіт (наданих послуг) у тих випадках, коли це прямо передбачено законодавством. Наприклад, ЦКУ щодо договору будівельного підряду передбачає, що передачу робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляють актом, підписаним обома сторонами (ч. 4 ст. 882 ЦКУ). У разі відмови однієї зі сторін від підписання про це робиться вказівка в акті, і він підписується тільки другою стороною.

Примірні форми первинних облікових документів у будівництві № КБ-2в «Акт приймання виконаних будівельних робіт» і № КБ-3 «Довідка про вартість виконаних будівельних робіт та витрати» наведено в додатках до ДСТУ Б Д.1.1-1:2013 «Правила визначення вартості будівництва», затвердженого наказом Мінрегіону від 05.07.2013 р. № 293.

Зверніть увагу! Зазначений ДСТУ має обов’язковий характер при визначенні вартості об’єктів, які споруджуються за бюджетні кошти, кошти державних і комунальних підприємств, установ та організацій, а також за рахунок кредитів, наданих під державні гарантії. Для інших суб’єктів гос­подарювання, які не використовують держкошти, його застосування застерігають у договорі. Тому такі суб’єкти застосовують форми № КБ-2в і № КБ-3 відповідно до умов договору підряду.

З положень ЦКУ, що встановлюють вимоги до порядку здавання робіт за договором будівельного підряду, випливає, що підписаний тільки однією зі сторін акт є повноцінним документом, який підтверджує виконання робіт.

Відповідно, такий односторонній акт цілком можна використовувати для цілей бухгалтерського обліку

Зверніть увагу ще на одну особливість підрядних відносин. У ч. 5 ст. 853 ЦКУ передбачено правило, застосовне до всіх видів договору підряду (крім будівельного) на випадок неприйняття замовником виконання договору. Так, якщо замовник протягом місяця ухиляється від прийняття виконаної роботи, підрядник має право після дворазового попередження продати результат роботи, якщо інше не передбачено договором. При цьому суму виторгу, за вирахуванням усіх належних підрядникові платежів, він має право внести в депозит нотаріуса (нотаріальної контори) на ім’я замовника.

Проте на випадок виникнення спору підрядник має забезпечити себе доказами неприйняття замовником виконання договору. Таким доказом може бути рекомендований лист з повідомленням про вручення, надісланий замовнику з пропозицією підписати акт виконаних робіт (наданих послуг).

Та все ж рекомендуємо наполягати на підписанні акта, щоб убезпечити себе від:

— недобросовісності замовника, який може раптом «забути» про те, що йому були надані послуги (або результат виконаних робіт);

— непередбачуваних податківців, які можуть передумати і не визнати інший документ як підтвердний.

До договору доцільно включити умову, яка передбачає, що сторони підтверджують виконання договірних зобов’язань шляхом підписання відповідного акта

При виникненні спору позивачу потрібно буде надати докази того, що він повідомив другу сторону договору про необхідність підписати акт виконаних робіт.

Зазначимо, що такий пункт не слід уключати до договору будівельного підряду, оскільки щодо нього ЦКУ передбачив, яким чином підтверджують умову виконання договору, якщо одна з його сторін відмовляється від підписання акта.

Наведемо приклади з розділами договорів, що встановлюють порядок приймання-передачі результатів наданих послуг (див. рис. 7.1 і 7.2).

 

 

Рис. 7.1. Порядок приймання-передачі наданих послуг за договором комісії

 


Рис. 7.2. Порядок підтвердження приймання-передачі послуг

 

Які реквізити повинен містити акт виконаних робіт (наданих послуг)? Податківці протягом тривалого періоду часу відстоюють позицію, згідно з якою акти повинні містити всі реквізити первинного документа, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88.

Так, ДПАУ в листах від 27.12.2004 р. № 14170/5/14-3216 і від 30.06.2006 р. № 12304/7/15-0517 наполягала, що незазначення в актах конкретного переліку послуг, місця і дати їх надання, а також у чому виражений результат наданих послуг, є порушенням ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88. На тому, щоб в акті виконаних робіт (наданих послуг) були присутні всі зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік реквізити, наполягав і Мінфін (див. лист від 11.06.2007 р. № 31-34000-10-16/11926).

Отже, акт виконаних робіт (наданих послуг) має бути оформлено з обов’язковим зазначенням у ньому змісту господарської операції та її вимірників (у натуральному і вартісному вираженні), тобто конкретного переліку виконаних робіт (наданих послуг).

 

Підписи на первинних документах

 

Хто може підписувати документи, що оформляють під час виконання договору?

Підпис осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та складання первинного документа, є його обов’язковим реквізитом (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88).

За загальним правилом відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе керівник підприємства (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).

Водночас п. 2.13 Положення № 88 дозволяє керівнику затвердити перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням):

— грошових коштів і документів;

— товарно-матеріальних цінностей;

— нематеріальних активів;

— іншого майна.

Із цього припису випливає, що в наказі, яким затверджують перелік осіб, уповноважених підписувати документи, необхідно зазначати конкретних людей, а не просто назви посад, обіймання яких дає право на підписання первинних документів.

Тобто наказ повинен містити назву посади і прізвище, ім’я, по батькові особи, яка її обіймає та має право підписувати певні первинні документи

У разі зміни переліку осіб, уповноважених на підписання певних документів (у зв’язку зі звільненням, перебуванням у відпустці, у відрядженні), видають наказ про наділення цими повноваженнями інших осіб.

У деяких випадках законодавством передбачено спеціальний порядок повідомлення контр­агента про те, що повноваження підписувати певні документи передано іншій посадовій особі. Найбільш яскравий приклад такої ситуації наведено в Інструкції № 492. Вона, зокрема, передбачає механізм повідомлення банка про тимчасову передачу повноважень на підписання банківських документів іншим особам замість керівника або головного бухгалтера, чиї підписи спочатку зазначалися в картці зі зразками підписів. Так, у разі призначення тимчасово виконувача обов’язків першого керівника або головного бухгалтера нову картку не складають, а додатково подають до банку тимчасову картку із зразком підпису такої особи (п. 18.15 Інструкції № 492).

Важливо! Якщо первинний документ було підписано не уповноваженою посадовою особою, то в договірних відносинах це може призвести до неможливості довести здійснення тієї чи іншої господарської операції, що має юридичне значення.

Як переконатися, що основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи тощо отримує уповноважена особа контрагента? Як зазначено в п. 2.5 Положення № 88, підтвердити повноваження особи можна письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи та іншими документами.

 

Використання факсимільного підпису

 

Чи можливо проставляти факсиміле на первинних документах за наявності укладеної між контрагентами угоди про це?

Тут звернемо увагу на деякі істотні моменти.

По-перше, нормативно-правові акти можуть містити пряму заборону на використання факсиміле.

Так, заборонено використовувати факсиміле у грошових чеках (п. 1.9 гл. 1 розд. IV Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління НБУ від 01.06.2011 р. № 174). Також не дозволяється використання факсиміле при заповненні розрахункових документів, що застосовуються в безготівкових розрахунках (п. 2.8 Інструкції № 22).

По-друге, з положень Закону про бухоблік і Положення № 88 видно, що вони розрізняють поняття «особистий підпис» і «факсимільне відтворення підпису». Так, ч. 2 ст. 9 Закону про бух­облік серед обов’язкових реквізитів первинних документів називає особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Одночасно з цим п. 2.5 Положення № 88 уточнює, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

На наш погляд, для обґрунтування висновку про можливість використання факсиміле можна спиратися на ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Вона, нагадаємо, свідчить, що використання факсимільного відтворення підпису допускається у випадках, установлених:

— законом;

— іншими актами цивільного законодавства;

— письмовою угодою сторін, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.

Проте будьте пильні! Мінфін послідовно виступає проти використання факсиміле при підписанні первинних документів (див. лист від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991). Його єдиний аргумент зводиться до того, що Закон про бухоблік застосування факсиміле для підписання первинних документів не передбачає.

Проти використання факсиміле при підписанні первинних документів висловилися також податківці (див. Узагальнюючу податкову консультацію з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджену наказом ДПСУ від 22.11.2012 р. № 1047 // «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 97, с. 20).

Проте подібна вимога контролерів, на нашу думку, не відповідає чинному законодавству

На наш погляд, при підписанні документів, що оформляють під час виконання договору, факсиміле можна використовувати, якщо чинне законодавство не містить прямої заборони. Якщо ж спеціальний нормативний акт, що встановлює вимоги до оформлення того чи іншого первинного документа, як реквізит називає особистий підпис, використання факсиміле в цьому випадку може бути розцінено як неправильне оформлення первинного документа.

Так, наприклад, згідно з абзацом другим ч. 5 ст. 5 Закону України «Про обіг векселів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2374-III вексель підписується:

— від імені юридичних осіб — власноручно керівником і головним бухгалтером (якщо таку посаду передбачено штатним розписом юридичної особи) або уповноваженими ними особами;

— від імені фізичних осіб — власноручно зазначеною фізичною особою або уповноваженою нею особою.

У цій ситуації проставляти факсиміле замість особистого підпису не варто.

Суди, в цілому, досить лояльно ставляться до можливості проставляти факсимільний підпис на первинних документах (див., наприклад, ухвалу Одеського апеляційного адмінсуду від 11.04.2012 р. у справі № 2-а-911/11/1470).

Водночас, щоб уникнути спорів як зі своїми контрагентами, так і з перевіряючими, рекомендуємо передбачити в договорі або в окремій угоді можливість проставляння факсиміле в первинних документах.

Як вирішується питання із застосуванням факсиміле у документах, що найбільш часто використовуються у практиці договірних відносин, наведемо в табл. 7.1.

Таблиця 7.1. Факсиміле в первинних документах

Документ

Можливість використання факсиміле

Акт приймання-передачі, накладна, рахунок-фактура

Оформляють відповідно до загальних вимог. Тобто документ має бути підписано особисто, а підпис може бути скріплено печаткою.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства (п. 2.5 Положення № 88).
Суди визнають можливість використання факсиміле в таких документах. Необхідним є укладення угоди з контрагентом про застосування факсиміле, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів

Касові ордери

Як зазначено в пп. 3.3 і 3.4 Положення № 637, приймання готівки до кас проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Документи на видачу готівки повинні підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником.
З листа НБУ від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507 можна зробити висновок, що він проти проставляння факсиміле на касових ордерах

 

Хоча законодавство таких вимог не містить, не зайвим буде видати наказ керівника підприємства про порядок використання факсиміле. У ньому, зокрема, зазначте:

1) які посадові особи можуть підписувати документи з використанням факсиміле;

2) перелік документів, які можуть бути підписані факсимільним підписом;

3) способи зберігання факсиміле і доступу до нього;

4) осіб, відповідальних за зберігання факсиміле.

Крім того, до наказу доцільно включити застереження, що використовувати факсиміле може тільки та посадова особа, чий підпис таким чином відтворюється. Не буде зайвим додати до наказу зразки відповідних аналогів власноручних підписів посадових осіб.

Висновок. При оформленні первинних документів не слід зловживати факсимільним відтворенням підпису. А якщо вже така необхідність виникла, то як мінімум переконайтеся, що немає прямої законодавчої заборони на його використання. Але навіть в умовах її відсутності будьте готовими до того, що контролюючі органи з підозрою поставляться до будь-якого документа, на якому немає «живого» підпису посадової особи.

 

Печатка на первинних документах

 

Чи потрібно проставляти печатку на первинних документах, що оформляють під час виконання договору?

Обов’язковість скріплення підпису посадової особи на первинному документі печаткою підприємства ніколи не була присутня ані в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, ані в п. 2.4 Положення № 88. Там такий реквізит, як печатка, серед обов’язкових не названо.

Проте до недавнього часу був практично загальноприйнятим підхід, згідно з яким підприємство зобов’язано було проставляти свою печатку на тих первинних документах, затверджена форма яких це передбачає. Так, наприклад, згідно з п. 7.12 Інструкції № 22 чек скріплюють відбитком печатки чекодавця (за винятком чеків, які видають фізичні особи). Проставляння печатки підприємства на відривній частині прибуткового касового ордера вимагає також абзац другий п. 3.3 Положення № 637.

Тому якщо підприємство не відмовилося (документально) від використання печатки, тобто печатку де-юре має, то, щоб уникнути можливих неприємностей, йому не слід відмовлятися від подальшого проставляння її відбитка в установлених законодавством випадках.

А якщо печатки в підприємства немає

Тоді, як-то кажуть, як нема, то й дарма.

Але! Як зазначив НБУ в листі від 11.12.2014 р. № 25-110/74213, це має бути зафіксовано в установчих документах юридичної особи. Якщо підприємство відмовилося від використання печатки у своїй діяльності, йому потрібно буде надати обслуговуючому банку нову картку без зразка відбитка печатки, завірену в установленому порядку. Тільки з цього моменту печатку можна не використовувати у процесі банківського обслуговування.

На завершення підкреслимо: укладання та виконання правочинів — значна частина діяльності підприємства, від якої бухгалтер не може і не повинен залишатися осторонь. У цьому спецвипуску ми спробували максимально повно охопити всі моменти, про які вам необхідно пам’ятати під час роботи з договором.

висновки

  • Документ матиме силу первинного тільки при фактичному здійсненні господарської операції.

  • Фактичне отримання відповідної послуги може бути підтверджено не тільки актом приймання-передачі наданих послуг, а й будь-яким іншим документом.

  • Акт виконаних робіт (наданих послуг) має бути оформлено з обов’язковим зазначенням у ньому змісту господарської операції та її вимірників (у натуральному і вартісному вираженні).

  • Обов’язковим реквізитом первинного документа є підпис осіб, відповідальних за здійснення господарської операції.

  • При підписанні документів, що оформляють під час виконання договору, факсиміле можна використовувати, якщо чинне законодавство не містить прямої заборони.

  • Якщо підприємство не має печатки, про що свідчить застереження в його установчих документах, то відсутність печатки на первинних документах — не порушення. Це справедливо і в тому випадку, коли затверджена форма первинного документа передбачає проставляння печатки.

договір, виконання договірних зобов’язань додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті