Ситуація загальновідома. В той же час, запитань довкола неї, як і раніше, багато. Розберемося з ними разом.
Немає сумнівів, що, купуючи товари для потреб підприємства, працівник діє за його дорученням. Більш того, як правило, підприємство фінансує придбання товарів шляхом видачі працівникові під звіт певної суми грошових коштів. Виходить, що фактично працівник виконує цивільно-правові дії від імені та за рахунок підприємства.
До речі, з цієї причини первинні документи, що підтверджують придбання товару, повинні містити саме реквізити підприємства (якщо це передбачає форма бланка). Детальніше про такі документи читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 83, с. 43. У той же час, дозволено зазначати також прізвище, ім’я і по батькові особи, від якої прийнято грошові кошти.
Отже, головними дійовими особами залишаються підприємство-покупець і підприємець-продавець. Підприємство виплачує підприємцю дохід, отже, зобов’язане виконати функції податкового агента. І той факт, що гроші «приніс» працівник підприємства (фізособа, яка не є податковим агентом) у цьому випадку значення не має.
Відтак, підприємство зобов’язане відобразити виплату доходу підприємцеві в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. Такому доходу присвоюють ознаку «157».
Аналогічні рекомендації дають податківці в консультації з розділу 103.25 БЗ.ср.
Важливий відступ. Зовсім інша ситуація складається, якщо працівник був у відрядженні і, наприклад, орендував у підприємця житло. Тут важливо, що споживачем послуги проживання є безпосередньо працівник, до того ж за житло він сплатив особисто. Інакше кажучи, фактично дохід виплачено саме працівником, а підприємство всього лише відшкодувало йому витрати на відрядження. Тому відображати дохід підприємця в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ у такій ситуації не потрібно. Виняток — якщо оренда житла оплачена за безготівковим розрахунком з рахунка підприємства або корпоративною платіжною карткою. Подробиці можна знайти в «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 29, с. 20.
Але повернемося до вашого запитання. Купівля товару у підприємця через підзвітну особу однозначно потрапить до форми № 1ДФ. Крім того, нагадуємо, що при виплаті доходу підприємцю податкові агенти мають право не утримувати ПДФО. Для цього необхідно мати копію документа, що підтверджує підприємницький статус контрагента (п. 177.8 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI). Зокрема, підійде копія виписки або витягу з Єдиного держреєстру. Зауважте: отримати документи потрібно лише від підприємців на загальній системі оподаткування.
А от співпрацювати з єдиноподатниками стало простіше. На сайті ДФСУ (http://www.sfs.gov.ua/) запрацював довгоочікуваний Реєстр платників єдиного податку. Отже, достатньо мати відомості про такого підприємця в Реєстрі на дату виплати доходу.
Тому не забудьте попередити своїх підзвітників: якщо вони щось купують у підприємців-загальносистемників, то зобов’язані надати документ, що підтверджує не лише витрати, а й підприємницький статус продавця.
Тепер що стосується періоду, в якому потрібно відобразити виплачений дохід. Орієнтуйтеся на Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форму затверджено наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845). Добре, якщо Звіт пройде три ключові стадії (складання, подання, затвердження) протягом одного дня. В цьому випадку жодних проблем немає. Але Звіт може бути складено в один день, подано — в інший, а затверджено — взагалі третього дня. Крім того, дата закупівлі і дата складання Звіту також можуть відрізнятися. Як же бути? Вважаємо, що вирішальне значення має період затвердження Звіту. Адже лише після того, як керівник «дасть добро», витрати можуть бути обліковані в податковому та бухгалтерському обліку.
Відповідно, дохід підприємця має потрапити до Податкового розрахунку за формою № 1ДФ, сформованого за той звітний період, у якому в обліку підприємства проведено затверджений Звіт. А от видача грошей працівникові під звіт у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ не відображається (за умови, що працівник своєчасно відзвітує і поверне невитрачені кошти).
